Financieel protocol

Financieel protocol als bedoeld in artikel 16 van de Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort’ Dit protocol legt de afspraken vast over de financiële aspecten en verantwoordelijkheden van de centrumgemeente en de deelnemende gemeenten binnen de gemeenschappelijke regeling ‘Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort’. Dit protocol is een nadere uitwerking van de afspraken die vastgelegd zijn in bedoelde Centrumregeling. 1. Begrotingsproces en financiële planning 1.1. Voor de organisatiekosten, als bedoeld in artikel 13 van de Centrumregeling wordt jaarlijks een begroting opgesteld die besproken wordt in het ROF, de SSD en het BOSD. In de begroting is per deelnemende gemeente inzichtelijk wat de bijdrage is die zij voor de organisatiekosten verschuldigd is aan de centrumgemeente voor komend jaar. Ook is hierin zichtbaar welk deel van de kosten gefinancierd wordt vanuit centrumtakenmiddelen die beschikbaar gesteld worden door het Rijk. 1.2. Indien in het lopende jaar aanpassing van de begroting noodzakelijk is, verloopt de besluitvorming hierover als aangegeven onder punt 1.1. 1.3. Indien een aanpassing van de begroting om aanpassing van de bestaande verdeelsleutel(s) of het vaststellen van (een) nieuwe verdeelsleutel(s) vraagt, gelden de afspraken als bedoeld onder punt 7.1. 1.4.

Indien er op basis van bereikte overeenstemming in het BOSD nieuwe taken of grote inkooptrajecten aan de Centrumregeling worden opgedragen, worden de financiële gevolgen daarvan inzichtelijk gemaakt in de vorm van een begrotingswijziging. Deze begrotingswijziging wordt behandeld op de wijze als uitgewerkt in punt 1.1. 1.5. Indien het opdragen van nieuwe taken of grote inkooptrajecten aan de Centrumregeling als bedoeld in punt 1.4. vraagt om aanpassing van de bestaande verdeelsleutel(s) of het vaststellen van (een) nieuwe verdeelsleutel(s) dan gelden de afspraken als weergegeven onder punt 7.1.

2. Indexering 2.1. De organisatiekosten en de kosten voor uitvoering van de zorgadministratie worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de gecombineerde loon/prijsbijstelling zoals de centrumgemeente die in haar kadernota vaststelt. 3. Verdeling van de organisatiekosten (artikel 13 Centrumregeling) 3.1. De organisatiekosten worden op basis van inwoneraantal verdeeld, met uitzondering van: a) Accountantskosten b) Kosten voeren zorgadministratie c) Kosten sociale recherche: PM Financieel protocol Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort

1

3.2. De kosten bedoeld onder a) worden op basis van het aantal controleverklaringen verdeeld tussen de deelnemende gemeenten, met uitzondering van de centrumgemeente. De kosten voor Amersfoort vallen binnen de accountantscontrole in het kader van de jaarrekening voor de gemeente Amersfoort. Omdat de kosten al betaald zijn, deelt Amersfoort niet mee in de kosten die gemaakt worden voor de accountantsverklaringen voor de deelnemende gemeenten. Indien er kosten specifiek voor één gemeente worden gemaakt zullen die 1 op 1 doorbelast worden aan de betreffende gemeente. 3.3. De kosten bedoeld onder b) worden door de deelnemende gemeenten gedragen met als verdeelsleutel de werkproces-aantallen maal het normbedrag; 3.4. Voor het inwoneraantal dat gehanteerd wordt voor de doorbelasting van de kosten aan de deelnemende gemeenten gelden de gegevens van het CPB op peildatum T-2. Dus voor de verdeling van de kosten in 2025, worden de inwoneraantallen van 2023 gebruikt.

4. Verdeling van de kosten van hulp en ondersteuning (artikel 15 Centrumregeling) 4.1. De kosten die op basis van PxQ gemaakt worden in het kader van door aanbieders geleverde hulp en ondersteuning, bedoeld in artikel 15 van de Centrumregeling, worden 1 op 1 doorbelast naar de gemeente waarop de kosten betrekking hebben. 4.2. Voor het onderdeel jeugdhulp worden de kosten verdeeld zoals vastgesteld in het BOSD van 22 juni 2023. Zie bijlage 1. 4.3. De verdeling van de kosten Veilig Thuis zijn opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. Zie bijlage 2. 5. Controle en verantwoording 5.1. De verantwoordingen van de organisatiekosten en de kosten van het voeren van de zorgadministratie (artikel 13 Centrumregeling) voor zover uitgevoerd door de Centrumgemeente, worden door de centrumgemeente op hoofdlijnen verstrekt. Desgevraagd verstrekt de centrumgemeente in redelijkheid een nadere toelichting en detaillering. 5.2. De verantwoording van de uitvoering van de centrumgemeentetaken (artikel 14 Centrumregeling) verloopt via de P&C cyclus van de centrumgemeente. Omdat hier geen financiële gevolgen uit volgen voor de deelnemende gemeenten, zijn geen aanvullende afspraken over verantwoording in dit protocol opgenomen. Op verzoek van de SSD of het BOSD kan er een gedetailleerdere verantwoording verstrekt worden. 5.3.

Wanneer een deelnemende gemeente de zorgadministratie niet laat uitvoeren door de centrumgemeente, verlangt de gemeente Amersfoort vanuit die gemeente een verantwoording inclusief controleverklaring van een onafhankelijk accountant. Deze verklaring dient te waarborgen dat de data van de zorgadministraties over het te verantwoorden jaar van alle materiële aspecten getrouw en rechtmatig zijn. De deelnemende gemeente is zelf verantwoordelijk voor de kosten van deze accountantsverklaring. De inhoudelijke uitwerking van deze afspraak zal jaarlijks in het ROF gedeeld worden middels het “Protocol Sociaal Domein – Verantwoording Financieel protocol Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort

2

zorgadministraties”. 5.4. Op basis van de verantwoording bedoeld in punt 5.3 wordt door de centrumgemeente een prognose gemaakt van de totale te verwachten kosten van de maatwerkvoorzieningen voor rekening van de regiogemeente. Deze prognose wordt jaarlijks vastgesteld bij de jaarverantwoording. Op basis van deze prognose kan de gemeente de “nog te verwachten kosten” positie bepalen. Deze prognose zal verantwoord worden op regiogemeente niveau. Bij deze verantwoording zal de accountant een controleverklaring afgeven, op basis van de jaarlijks vast te stellen controleprotocol. De controle op de prognose wordt gedaan door de accountant van de centrumgemeente. 5.5. De centrumgemeente zal minstens 2x per jaar een jaarprognose delen met het ROF. Deze rapportage zal gebaseerd zijn op de beschikbare regionale data. De prognose heeft betrekking op de zorglasten van de deelnemende gemeenten, voor zover de contracten waaruit deze lasten voortvloeien, via het RISB lopen. Deze zorglasten worden per gemeente inzichtelijk gemaakt.

6. Facturatie en betalingstermijn 6.1. De facturatie door de Centrumgemeente aan de deelnemende gemeenten vindt maandelijks voor de 10e van de maand plaats. Dit geldt voor de organisatiekosten (artikel 13 Centrumregeling) en voor de kosten van hulp en ondersteuning (artikel 15 van de Centrumregeling). De regiogemeenten dragen binnen 30 dagen zorg voor de betaling.

7. Aanpassing van de afspraken 7.1. Indien de verdeelsleutels voor de organisatiekosten herijkt of aangepast dienen te worden, geldt de procedure, bedoeld in artikel 13.4 van de Centrumregeling. Een voorstel zal achtereenvolgens in het ROF, de SSD en het BOSD geagendeerd worden. De besluitvorming vindt plaats in de colleges. Wanneer er financiële consequenties voor de deelnemende gemeenten uit de aanpassing van de verdeelsleutels volgen, vindt besluitvorming plaats door de raden. Zowel de colleges als in voorkomende gevallen de raden moeten hierover overeenstemming bereiken. Vervolgens zullen de aangepaste verdeelsleutels worden opgenomen in dit financieel protocol. 7.2. Indien er sprake is van doordecentralisatie van centrumgemeentetaken zullen de afspraken rondom de bekostiging van de centrumgemeentetaken herijkt worden. In die gevallen wordt de procedure van besluitvorming gevolgd, als beschreven in punt 7.1. 7.3. Na uiterlijk vier jaar wordt het financieel protocol geëvalueerd en zal deze worden aangepast indien nodig.

8. Uitvoeren centrumgemeentetaken voor niet deelnemende gemeenten

Financieel protocol Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort

3

8.1. De Centrumregeling kan centrumgemeentetaken voor niet deelnemende gemeenten uitvoeren indien en voor zover zij daartoe is aangewezen door het Rijk en de daarvoor benodigde middelen van het Rijk ontvangt.

Aldus vastgesteld door de colleges van de regiogemeenten d.d. xxxxx

Financieel protocol Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort

4