C6 - B&W - (Vertrouwelijk) Managementrapportage BRP 2024 D454903
Tekst van het document
MANAGEMENTRAPPORTAGE BRP voor intern gebruik.
Zelfevaluatie BRP van de gemeente Brummen Jaar: 2024
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
Inhoud
1
INLEIDING ....................................................................................................... 3
2
RAPPORTAGE INHOUDELIJKE TOETSING KWALITEIT ....................................... 4 2.1 2.2 2.3
3
RESULTAAT BESTANDSCONTROLE MODULE (BCM) ....................................................... 5 RESULTAAT INHOUDELIJKE CONTROLE PERSOONSLIJSTEN ................................................. 6 UITWERKING PER INDIVIDUELE PERSOONSLIJST ............................................................ 7
TOETSING PROCESSEN ..................................................................................... 9 3.1 3.2
RESULTATEN VRAGENLIJST ................................................................................. 10 ACTIEPUNTEN ................................................................................................ 11
BIJLAGE: Verslag vragenlijst Volwassenheid
Pagina 2 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
1
Inleiding
Op grond van de Wet basisregistratie personen heeft het college van burgemeester en wethouders het jaarlijkse onderzoek laten uitvoeren naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie. De resultaten hiervan dienen via het uittreksel aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) uiterlijk op 30 april 2025 te worden verstrekt. Het onderzoek bestaat uit het beantwoorden van de vragen over de BRP, de inhoudelijke controle (IHC) van de persoonslijsten en het verbeteren van de bevindingen in persoonslijsten uit de bestandscontrole module (BCM). De beantwoording van de vragen en de bevindingen uit de controles zijn verwerkt in de kwaliteitsmonitor. Daarnaast worden de vragen over de informatiebeveiliging van de BRP in de ENSIAtool beantwoord. De kwaliteitsmonitor genereert de managementrapportage aan de hand van: • de resultaten van de op 23 november 2024 jl. gedraaide Bestandscontrolemodule (BCM); • de resultaten uit de inhoudelijke controle persoonslijsten; • de antwoorden op de vragen over de basisregistratie. De resultaten van de vragen en antwoorden uit de ENSIA-tool, over de informatieveiligheid, zijn in de managementrapportage vanuit het ENSIA overzicht overgenomen.
De vragen zijn afzonderlijk ingedeeld in een bepaald aspect van de basisregistratie en de informatieveiligheid die afkomstig zijn uit het nieuw ontwikkelde normenkader. Door het nieuwe normenkader met beheersdoelstellingen en beheersmaatregelen, wordt een duidelijk kader geboden voor de kwaliteit van de data, het inrichten van de processen en de BRP dienstverlening. Voor medewerkers wordt het inzichtelijker waar de kwaliteitscriteria van de gemeentelijke bestanden van de BRP aan moeten voldoen. Daardoor is het duidelijk welke normen gelden voor het tijdig, op de juiste, volledige en rechtmatige wijze verwerken van gegevens in de BRP. Dit draagt bij aan een verbetering van de kwaliteit van de BRP, de dienstverlening en uiteindelijk aan het gebruik van de BRP. De normen sluiten aan op het wettelijk kader en beleidsuitgangspunten voor de kwaliteit van de BRP. In de volgende hoofdstukken zijn de resultaten per onderdeel voor gemeente Brummen weergegeven. In hoofdstuk 2 vindt u de resultaten van de inhoudelijke toetsing en hoofdstuk 3 geeft een samenvatting van de processen en de mogelijke actiepunten en aanbevelingen. Als bijlage bij deze rapportage is het verslag van de vragenlijst BRP Volwassenheid toegevoegd. De gemeente hoeft over deze vragenlijst geen verantwoording af te leggen aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
De vragenlijst is een instrument voor de gemeente om toe te werken naar een integraal kwaliteitsbeleid voor de BRP met een Plan-Do-Check-Act cyclus. Beantwoording van de vragenlijst geeft een beeld van waar de gemeente Brummen staat op dit gebied.
Pagina 3 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
2
Rapportage Kwaliteit van gegevens
Voor de toetsing van de kwaliteit van de gegevens is gebruikt gemaakt van de gegevens die in de Kwaliteitsmonitor aangeboden worden: • de resultaten van de Bestandscontrole Module (BCM); • de resultaten van de inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten. Op basis van de resultaten van de zelfevaluatie is het in paragraaf 2.1 vermelde percentage behaald op de technische kwaliteit van de gegevens en in het in paragraaf 2.2 vermelde percentage voor de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens op basis van brondocumenten in de basisregistratie. Er is detailinformatie beschikbaar in een Excel-overzicht in de kwaliteitsmonitor.
Pagina 4 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
2.1
Resultaat Bestandscontrole Module (BCM) Op 23 november 2024 heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens een controle (BCM-run) uitgevoerd. Tabel 1: Algemene gegevens Datum bestandscontrole
23-11-2024
Totaal aantal PL-en
27549
Totaal aantal correcte PL-en
27546
Percentage correcte PL-en
99.99 %
Aantal PL-en status Actueel
21369
Aantal PL-en status Overleden
6180
Aantal PL-en Emigratie/Min. besluit
0
Tabel 2: Behaald percentage per klasse/groep
Groep (art 21 Reg.BRP)
Klasse Omschrijving
1
2
3
Behaald percentage
Norm
A
Persoon en overlijden
99,99%
99,70%
B
Adres
100,00%
99,70%
C
Relaties
99,99%
99,60%
D
Identificatienummers en nationaliteit
100,00%
99,50%
E
Overig algemeen
99,99%
99,50%
F
Administratief
100,00%
99,40%
Tabel 3: Openstaande onderzoeken per categorie Categorie
Actueel
Historie
01 Persoon
0
1
02 Ouder 1
2
03 Ouder 2
Categorie
Actueel
Historie
08 Verblijfplaats
6
0
0
09 Kind
0
0
1
0
10 Verblijfstitel
1
78
04 Nationaliteit
0
0
11 Gezagsverhouding
0
0
05 Huwelijk
0
0
12 Reisdocumenten
0
N.v.t.
06 Overlijden
0
0
Totaal
10
79
Pagina 5 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
2.2
Resultaat Inhoudelijke controle persoonslijsten Aan de hand van brondocumenten is een controle uitgevoerd naar de juiste verwerking daarvan in de basisregistratie. Tabel 4: Algemene gegevens Datum selectie PL-en
14-06-2024
Aantal geselecteerde PL-en
50
Aantal correcte PL-en
37
Percentage correcte PL-en
74 %
Datum verzending controle PL-en
20-12-2024
Tabel 5: Behaald percentage per klasse/groep
Groep
Klasse
1
A
Behaald percentage
Norm
Persoon en overlijden
94%
98%
B
Adres
94%
98%
C
Relaties
96%
97%
D
Identificatienummers en nationaliteit
100%
96%
E
Overig algemeen
100%
96%
3
F
Administratief
90%
95%
4
G
Niet aanwezig
94%
95%
2
Omschrijving
Pagina 6 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
2.3
Uitwerking per individuele persoonslijst In de onderstaande tabel zijn de afwijkingen verzameld die door u in de kwaliteitsmonitor zijn opgenomen. Tabel 6: Meldingen per anummer Volgnummer
Fout Hersteld
Controle Datum
Fout Omschrijving 53 Ouder 2 historie 00 Overig Categorie 51, 52 en 53 lijken te ontbreken. Omdat het een RNI-PL is, had er in elk geval een lege categorie 52 en 53 moeten zijn. Ook categorie 51 lijkt te ontbreken, omdat het niet waarschijnlijk is dat deze in de RNI met een gevulde datum geldigheid is opgenomen. 52 Ouder 1 historie 00 Overig Categorie 51, 52 en 53 lijken te ontbreken. Omdat het een RNI-PL is, had er in elk geval een lege categorie 52 en 53 moeten zijn. Ook categorie 51 lijkt te ontbreken, omdat het niet waarschijnlijk is dat deze in de RNI met een gevulde datum geldigheid is opgenomen. 51 Persoon historie 00 Overig Categorie 51, 52 en 53 lijken te ontbreken. Omdat het een RNI-PL is, had er in elk geval een lege categorie 52 en 53 moeten zijn. Ook categorie 51 lijkt te ontbreken, omdat het niet waarschijnlijk is dat deze in de RNI met een gevulde datum geldigheid is opgenomen. 04 Nationaliteit 73 Buitenlands persoonsnummer ontbreekt/onjuist Op Slowaakse id-kaart staat buitenlands persoonsnummer. Staat niet op PL. 08 Verblijfplaats 85 Datum geldigheid onjuist Datum aangifte is 12-9-2023 ipv 8-9-2023. Categorie 08 gecorrigeerd 08 Verblijfplaats 85 Datum geldigheid onjuist Datum aangifte is 12-9-2023 . Is niet juist verwerkt op de PL 12 Reisdocumenten 82 Omschrijving brondocument onjuist Omschrijving is niet volgens de HUP.
Omdat document inmiddels is ingehouden, is dit niet aangepast.
1
Nee
12-11-2024
2
Ja
12-11-2024
3
Ja
12-11-2024
4
Ja
12-11-2024
5
Nee
05-12-2024
01 Persoon 99 Brondocument ontbreekt
8
Ja
19-11-2024
01 Persoon 85 Datum geldigheid onjuist naamgebruik is per de verkeerde datum verwerkt
12
Ja
22-11-2024
08 Verblijfplaats 00 Overig indicatie document was niet verwijderd
19
Nee
05-12-2024
01 Persoon 99 Brondocument ontbreekt vestigingsdossier niet terug te vinden
21
Ja
22-11-2024
12 Reisdocumenten 82 Omschrijving brondocument onjuist geen standaardwaarde gebruikt terwijl dat wel voorgeschreven in de HUP
29
Ja
05-12-2024
55 Huwelijk / Geregistreerd partnerschap historie 82 Omschrijving brondocument onjuist
31
Nee
09-12-2024
02 Ouder 1 99 Brondocument ontbreekt Brondocument niet gevonden
41
Ja
19-12-2024
52 Ouder 1 historie 00 Correctie onjuist of ten onrechte uitgevoerd Pagina 7 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
Volgnummer
Fout Hersteld
Controle Datum
Fout Omschrijving 12 Reisdocumenten 82 Omschrijving brondocument onjuist aanvraagformulier gebruikt ipv CSO-locatiecode
54
Nee
05-12-2024
01 Persoon 85 Datum geldigheid onjuist o.b.v. brondocument moet cat 01/ cat 02/ cat 03 heroverwogen worden
Pagina 8 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
3
Toetsing processen
De percentages worden afzonderlijk in de ENSIA-tool en de kwaliteitsmonitor gegenereerd. ENSIA richt zich op de gemeentelijke verantwoording rondom de informatieveiligheid op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De percentages van de zelfevaluatie BRP worden via 2 verschillende tools aangeboden: • de specifieke BRP vragen via de kwaliteitsmonitor; • de vragen die gaan over de informatieveiligheid van de BRP via de ENSIA-tool. In deze managementrapportage zijn de resultaten van de vragen die via de kwaliteitsmonitor zijn gesteld en de vragen vanuit de ENSIA verantwoording in tabellen vertaald. Zo wordt een beeld geschetst van de informatiebeveiliging en de werkwijzen rondom informatieveiligheid. Er is detailinformatie beschikbaar in een Excel-overzicht in de kwaliteitsmonitor voor de specifieke vragen.
Pagina 9 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
3.1
Resultaten vragenlijst Voor 2024 is de thema indeling bepaald met een maximum van 2000 punten voor 7 afzonderlijke thema’s. De resultaten voor de thema’s 1, 2 en 3 zijn vanuit het overzicht uit de ENSIA-tool in de rapportage overgenomen. De thema’s 4, 5, 6 en 7 zijn direct vanuit de kwaliteitsmonitor in het uittreksel verwerkt. Het totaal aantal punten van 2000 is in de afzonderlijke thema’s als volgt verdeeld: Tabel 7: Algemene gegevens
Thema
Punten
1. Organisatie van de beveiliging (ENSIA)
400
2. Toegangsbeveiliging (ENSIA)
400
3. Naleving (ENSIA)
400
4. Beleid en organisatie (KWM)
205
5. Uitvoering bijhouden (KWM)
490
6. Uitvoering verstrekking (KWM)
70
7. Uitvoering incidentafhandeling (KWM)
35
Tabel 8: Resultaat Zelfevaluatie BRP (KWM en ENSIA)
Vragenlijst Totaal
Behaalde punten
Te behalen punten
BRP ENSIA
1120
1200
BRP
704
800
Resultaat
Resultaat %
1. Organisatie van de beveiliging
370
92,5%
2. Toegangsbeveiliging
400
100%
3. Naleving
350
87,5%
4. Beleid en organisatie
141
68,7%
5. Uitvoering bijhouden
458
93,4%
6. Uitvoering verstrekking
70
100,0%
7. Uitvoering incidentafhandeling
35
100,0%
Tabel 9: Resultaat per thema (KWM en ENSIA)
Vragenlijst ENSIA thema
Pagina 10 van 11
Management rapportage BRP D452242 |4 maart 2025
3.2
Actiepunten Hieronder is aangegeven welke acties naar aanleiding van het resultaat worden ondernomen. Deze rapportage bevat standaard geen acties over de informatiebeveiligingsvragen die in de ENSIA-tool zijn beantwoord. • •
•
•
• •
Periodiek de actualiteit van de BRP verwerkingen die zijn opgenomen in het AVG verwerkingsregister controleren, (vraag 2). Hiervoor zal een jaarlijks controlemoment ingepland worden Het proces voor jaarlijkse bijscholing om de benodigde kennis en vaardigheden op peil te houden inrichten en uitvoeren, (vraag 3). Het actiepunt voor het maken van een opleidingsplan is in 2024 opgepakt door de coördinator KCC en burgerzaken, en krijgt hopelijk zijn beslag in 2025. Dit opleidingsplan betreft het toewerken naar de Basis op Orde wat betreft benodigde kennis en vaardigheden. Daarna wordt een proces ingericht voor het op peil houden van deze kennis en vaardigheden. Het proces inrichten om de administratieve organisatie rond de BRP te verbeteren, (vraag 4). Er worden wel acties uitgevoerd om de administratieve organisatie rond de BRP te verbeteren, maar dit is niet vastgelegd in een proces. Hiervoor zal een proces ingericht en vastgelegd worden. Controleprocessen voor het bijhouden van de BRP-administratie op basis van de signalen van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit inrichten, (vraag 6). Er worden wel controles uitgevoerd, maar dit is niet vastgelegd in een proces. Dit zal opgenomen worden in het Handboek Procedures BRP bij het betreffende proces. Processen inrichten voor het aanschrijven van burgers als een sterker brondocument mogelijk is, (vraag 16).
Aantonen dat de wettelijke termijnen van 4 weken voor artikelen 2.54 t/m 2.59 uit de BRP behaald worden, (vraag 20).
Pagina 11 van 11
Bijlage Verslag vragenlijst Volwassenheid
BRP volwassenheid van de gemeente Brummen Jaar: 2024
Managementrapportage BRP volwassenheid |4 maart 2025
Inhoud
1
INLEIDING ............................................................................................................................................................ 3
2.
VERSLAG VRAGENLIJST VOLWASSENHEID ............................................................................................ 4
Pagina 2 van 4
Managementrapportage BRP volwassenheid |4 maart 2025
1
Inleiding
RvIG heeft samen met een aantal gemeenten, de NVVB en de VNG gezocht naar een betere manier van meten op en rapporteren over de kwaliteit van de BRP. Doelstelling hierbij was het opstellen van toetsbare normen en een beter beeld van de dienstverlening aan burgers. Daarbij is een onderscheid gemaakt in normen die toezien op het naleven van de wet- en regelgeving (rechtmatigheidsvragen) en normen die toezien op de sturing door gemeenten op de eigen kwaliteitsdoelen voor de BRP (volwassenheidsvragen).
Bij de volwassenheidsvragen wordt aangegeven op welk volwassenheidsniveau de gemeente zit. Op alle niveaus kan de vraag gesteld worden: 'Wat kan er beter’? Hiermee wordt aangesloten op de algemene principes van kwaliteitsmanagement; het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen door het toepassen van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus op de eigen processen. De uitkomsten van de volwassenheidsmeting sluiten beter aan op de informatiebehoefte van college en raad, waardoor de kwaliteit van de BRP meer politieke aandacht krijgt.
De uitkomsten van deze volwassenheidsmeting zijn bedoeld voor interne verantwoording en worden daarom niet opgenomen in de verantwoording aan de minister en de Autoriteit Persoonsgegevens.
Pagina 3 van 4
Managementrapportage BRP volwassenheid |4 maart 2025
2. Verslag vragenlijst volwassenheid Voor 2024 zijn de thema’s: Tabel 1: Algemene gegevens Thema
Punten
4. Beleid en organisatie
20
5. Uitvoering bijhouden
15
8. Interne controles
5
Tabel 2: Overzicht vragenlijst Vragenlijst
BRP volwassenheid
Aanbevelingen
Totaal
17 (40)
17 (40)
Tabel 3: Overzicht vragenlijst per thema Thema
Resultaat
Resultaat %
4. Beleid en organisatie
5 (20)
25,0%
5. Uitvoering bijhouden
9 (15)
60,0%
8. Interne controles
3 (5)
60,0%
Pagina 4 van 4