(053) Jaarplan Griffie 2025

Jaarplan Griffie 2025

grif-fie (de; v; meervoud: griffies) De gemeenteraad heeft een eigen ondersteunende afdeling: de griffie. De belangrijkste taak van de griffie is de gemeenteraad in brede zin te ondersteunen. De griffie van de gemeente Brummen, bestaande uit de raadsgriffier (Manon Knook), raadsadviseur/plv. griffier (Heleen Ruijsch) en een griffiemedewerker (Lotte van Essen), werkt met passie en toewijding voor de Brummense gemeenteraad. Wij geloven in het belang van een sterke lokale democratie en streven naar de beste besluiten voor de inwoners van Brummen. Dat doen we door de raad te faciliteren in het voeren van zorgvuldige debatten, waarin argumenten en standpunten worden afgewogen, en te ondersteunen – zowel technisch als strategisch – bij het effectief inzetten van raadsinstrumenten. Zo dragen wij bij aan een proces waarin de raad weloverwogen en toekomstgerichte beslissingen kan nemen.

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5.

Inleiding Kernkwaliteiten raadsgriffie Taken raadsgriffie Doelstellingen en ontwikkelingen 2025 Formatieplan

Betekenis ‘Griffie’ 1 Jaarplan griffie 2025

2 Jaarplan griffie 2025

1. Inleiding Voor ligt het jaarplan 2025. Dit is het eerste jaarplan van de raadsgriffie Brummen en geeft inzicht in waar de griffie in 2025 aandacht en tijd aan wil besteden. Dit jaarplan is een leidraad in het gesprek met de werkgeverscommissie en geeft een beeld van wat de raad van de griffie mag verwachten in het komend jaar en vormt daarmee de basis van de werkwijze van de griffie.

Leeswijzer Dit jaarplan bestaat uit verschillende onderdelen. Het eerste deel gaat in op de kernkwaliteiten van de griffie (waar staan wij voor) en de (basis)taken van de griffie (wat doen wij). Deze onderdelen zijn te lezen als een meerjarenvisie en komen op deze manier, wellicht met een kleine accentverschuiving, dan ook terug in het volgende jaarplan. Daarnaast zijn in dit plan de aandachtspunten en doelstellingen voor komend jaar opgeschreven. Hoewel deze extra doelstellingen en ontwikkelingen ieder jaar anders zijn, gaat het niet om incidentele werkzaamheden. Naast het vaste takenpakket van de griffie zorgt de dynamiek waarin een gemeenteraad functioneert ieder jaar voor nieuwe doelstellingen en ontwikkelingen die aandacht en inzet van de griffie vragen. In het jaarplan van 2026 wordt hierop terugblikt in een evaluatie en worden nieuwe aandachtspunten en ontwikkelingen beschreven. In de laatste paragraaf staat de benodigde inzet van mensen en middelen voor een volwaardige griffie beschreven. Dit is deels een formalisatie van aanpassingen in de formatie die in de afgelopen jaren zijn doorgevoerd en de doorvertaling daarvan naar de begroting. Bovenal is dit nodig om als griffie de gemeenteraad van Brummen professioneel te blijven ondersteunen.

Tot slot Het afgelopen jaar werd gekenmerkt door bijzondere omstandigheden. Er waren onverwachte en ingrijpende wisselingen van griffiemedewerkers en rekenkamersecretaris. Desondanks is het gelukt om de raad goed te ondersteunen. En des te meer zie ik uit naar het komend jaar, waarin de griffie op volle sterkte komt en beter toegerust zal zijn voor haar taken en de ondersteuning van de raad.

Manon Knook, raadsgriffier Brummen

3 Jaarplan griffie 2025

2. Kernkwaliteiten Raadsgriffie Sinds de invoering van het dualisme is de ondersteuning van de gemeenteraad door de raadsgriffie wettelijk verankerd. De griffie vervult een essentiële rol in het goed laten functioneren van de raad en is verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die voortvloeien uit de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad. Naast deze basistaken streeft de raadsgriffie van Brummen naar een meer strategische invulling van haar rol. Dit betekent dat de griffie niet alleen operationele en procesmatige ondersteuning biedt, maar ook proactief meedenkt over de lange termijnvisie en doelstellingen van de raad. Om haar taken goed uit te voeren, baseert de raadsgriffie haar werk op een aantal kernkwaliteiten: Open en toegankelijk De raadsgriffie is een laagdrempelig aanspreekpunt voor alle betrokkenen binnen en buiten de gemeenteraad. Raadsleden, steunfractieleden, de burgemeester, wethouders, ambtenaren, inwoners en maatschappelijke organisaties kunnen rekenen op een snel en adequaat contact met de griffie. Deze openheid is gekoppeld aan een neutrale werkhouding: de griffie werkt voor de gehele raad en maakt geen onderscheid tussen politieke groeperingen. Dit benadrukt de onafhankelijke en verbindende positie van de griffie.

Bovendien geeft de griffie praktische invulling aan deze kernkwaliteit door te werken op het gemeentehuis en daarmee vier dagen bezetting op kantoor te realiseren. Professioneel De raadsgriffie kenmerkt zich door een efficiënte en effectieve werkwijze. Werkprocessen worden gestandaardiseerd waar mogelijk, zodat de griffie flexibel kan inspelen op de dynamiek van het raadswerk. Daarbij heeft de griffie een goed beeld van het bestuurlijkambtelijk krachtenveld en functioneert zij als een betrouwbare partner in dit speelveld. Deze professionele houding vraagt bovendien om een signalerende en kritische blik: de griffie neemt knelpunten waar, benoemt deze en werkt actief mee aan oplossingen. De raadsgriffier heeft wekelijks afstemming met de directiesecretaris. Op de agenda staat de Lange Termijn Agenda, maar doel van dit overleg is ook om voor de gemeenteraad relevante procesverbeteringen door te voeren. Bijvoorbeeld de processen van de afhandeling van bestuurlijke toezeggingen of de beantwoording van schriftelijke vragen art. 39 binnen de daarvoor bepaalde termijnen. Politieke affiniteit De raadsgriffie beschikt over een scherp politiek en bestuurlijk inzicht. Dit stelt de griffie in staat zich goed in te leven in de rol en positie van de gemeenteraad als geheel, maar ook in die van fracties en individuele raadsleden.

Deze politieke sensitiviteit helpt de griffie om adviezen en ondersteuning te bieden die aansluiten bij de behoeften van de raad en bovendien helpt om proactief mogelijke nieuwe uitdagingen en thema’s aan te sturen.

Gericht op samenwerking

4 Jaarplan griffie 2025

Een goede samenwerking is een onmisbare pijler in het werk van de raadsgriffie. De griffie zoekt actief de verbinding met de ambtelijke organisatie en deelt kennis over procedures en regelgeving om processen soepel te laten verlopen. Daarnaast speelt de griffie een brugfunctie naar externe belanghebbenden en belangstellenden, zoals inwoners, maatschappelijke organisaties en andere stakeholders. Het onderhouden en versterken van relevante netwerken vormt hierbij een belangrijke focus van de raadsgriffier. Ook heeft de raadsgriffier wekelijks overleg met de burgemeester, in zijn hoedanigheid van de voorzitter van de raad, en neemt deel aan het driehoeksoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. In deze overleggen worden werkzaamheden, prioriteiten en processen afgestemd, zodat deze optimaal op elkaar aansluiten.

5 Jaarplan griffie 2025

3. Taken Raadsgriffie De voornaamste rol van de raadsgriffie is het ondersteunen van de gemeenteraad bij het uitvoeren van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken. Deze ondersteuning richt zich op drie hoofdgebieden: raadsadvisering, procesondersteuning en logistieke ondersteuning. Hieronder wordt elk van deze (basis)taken verder uitgewerkt. Raadsadvisering De raadsgriffie biedt zowel technische als strategische ondersteuning aan de raad en helpt raadsleden om hun rollen effectief te vervullen. Dit omvat: 

Adviseren over de kaderstellende en controlerende functie: Het bieden van inhoudelijke ondersteuning aan de raad, zodat deze goed geïnformeerd besluiten kan nemen en het college van burgemeester en wethouders effectief kan controleren.



Ondersteuning bij raadsinstrumenten: Technische en strategische begeleiding bij het opstellen van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen of andere raadsinstrumenten.



Adviseren over de bestuurlijke organisatie en werkzaamheden van de raad: Strategische advisering over de bestuurlijke agenda, procedures en de prioritering van raadswerkzaamheden.

Procesondersteuning De griffie zorgt voor een soepel verloop van bestuurlijke en besluitvormingsprocessen en bewaakt daarbij de naleving van afspraken en procedures. Dit omvat: 

Procesondersteuning voor besluitvorming: Het organiseren en begeleiden van het besluitvormingsproces, zodat dit zorgvuldig en transparant verloopt.



Advisering en procesondersteuning voor raadsagenda’s: Het voorbereiden van inhoudelijke en procedurele aspecten van raads- en forumvergaderingen.



Monitoring van moties, toezeggingen en vragen: Het bewaken van de uitvoering van moties en toezeggingen en het opvolgen van beantwoording van schriftelijke vragen op basis van artikel 39 van het Reglement van Orde.



Vertrouwenspersoon: De raadsgriffier heeft de rol van vertrouwenspersoon voor raadsleden bij complexe of gevoelige zaken.



Procesondersteuning en adviseur van diverse commissies: Bijvoorbeeld de agendacommissie, het presidium, de auditcommissie, de klankbordgroep toekomstvisie, de werkgroep bestuurlijke vernieuwing etc.



Secretaris van diverse commissies: Dit omvat agendabeheer, verslaglegging en het bewaken van acties en besluiten voor de agendacommissie, het presidium, de auditcommissie, de klankbordgroep toekomstvisie, de werkgroep bestuurlijke vernieuwing etc.



Secretariaat Rekenkamer Brummen Voorst: De raadsadviseur/plv. griffier heeft in haar takenpakket de ondersteuning van de Rekenkamer. Dit omvat agendavoorbereiding, procesbewaking en verslaglegging. De raadsadviseur werkt hiervoor nauw samen met de rekenkamersecretaris in Voorst.

Logistieke ondersteuning

6 Jaarplan griffie 2025

Naast inhoudelijke en procesmatige ondersteuning draagt de raadsgriffie zorg voor de praktische en facilitaire kant van het raadswerk. Dit omvat: 

Afhandeling van inkomende post en raadscorrespondentie: Het beoordelen en verwerken van ingekomen stukken, inclusief het doen van afdoeningsvoorstellen.



Facilitaire zaken: Het fungeren als aanspreekpunt voor raadsleden en externe partijen op het gebied van facilitaire ondersteuning.



Organiseren van bijeenkomsten en werkbezoeken: Het coördineren en logistiek ondersteunen van raadsbijeenkomsten, werkbezoeken en andere activiteiten van de raad.



Verslaglegging van vergaderingen: Het verzorgen van videotulen, besluitenlijsten en overzichten van vragen, toezeggingen en moties tijdens forumen raadsvergaderingen.



Informeren gemeenteraad: Wekelijks opstellen en verzenden van griffiebericht. In deze wekelijkse nieuwsbrief bundelt de raadsgriffie zoveel mogelijk de communicatie aan de raad.

7 Jaarplan griffie 2025

4. Doelstellingen en Ontwikkelingen 2025 Naast de basistaken van de raadsgriffie, zoals beschreven in de voorgaande paragrafen, staat er voor 2025 een aantal specifieke doelstellingen en ontwikkelingen centraal. Deze doelstellingen spelen in op belangrijke thema’s en gebeurtenissen in het komende jaar. Toekomstbestendige griffie De raadsgriffier is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de griffie en het functioneren van het team. In die rol draagt de griffier zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, coacht medewerkers en voert functionerings- en beoordelingsgesprekken. Deze leidinggevende taken horen bij de basistaken, maar zullen vanwege de ontwikkelingen in het afgelopen jaar en de werving van een nieuwe griffiemedewerker extra aandacht vragen. Komend jaar is er extra aandacht voor het team om samen te ontwikkelen tot een toekomstbestendige griffie. Bestuurlijke Toekomstvisie In april 2025 staat een belangrijk besluit op de agenda: de raad kiest uit vijf scenario’s voor de bestuurlijke toekomstvisie van de gemeente Brummen. Voor welk scenario de raad ook kiest; elk van de vijf scenario’s zal in 2025 extra aandacht en ondersteuning vragen van de griffie. Bij vier van de vijf scenario’s start de benoeming van een kroonbenoemde burgemeester. Dit is een intensief proces, dat wordt ondersteund door de raadsgriffier.

Als de raad kiest voor het herindelingsscenario, zal dit leiden tot een intensief herindelingsproces dat de komende jaren op een andere manier veel aandacht van de griffie vraagt. Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen 2026 De gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 komen in 2025 al duidelijk in beeld. De raadsgriffie neemt hierin een actieve rol door: -

-

-

Cursus ‘Politiek Actief’ (voorjaar 2025) te organiseren: Een cursus bedoeld om inwoners te enthousiasmeren en informeren over politieke betrokkenheid. ‘Democracity’ voor nieuwe Nederlanders (najaar 2025) te organiseren: Democracity is een interactieve simulatie voor nieuwe Nederlanders, gericht op het vergroten van inzicht in het functioneren van de lokale democratie. Voorbereiding installatie nieuwe raad: Hoewel de installatie van de nieuwe raad in 2026 plaatsvindt, zal de voorbereiding in 2025 al veel aandacht vragen. Bijvoorbeeld door het opstellen van adequate draaiboeken voor de installatie van de nieuwe gemeenteraad en een professioneel inwerkprogramma. Afstemming met de ambtelijke organisatie en fractievoorzitters over draaiboek, voorbereiding en inhoud coalitieakkoord.

Versterken van de lokale democratie De griffie blijft zich inspannen om de bekendheid en betrokkenheid van inwoners bij het werk van de raad te vergroten. Dit gebeurt onder andere door: -

‘Gasten van de Raad’: Een programma waarbij inwoners en nieuwe collega’s een kijkje achter en voor de schermen krijgen bij de gemeenteraad. Burgerschapsdag en verkiezing van de kinderburgemeester: 240 leerlingen van 10 basisscholen houden raadsvergaderingen en kiezen de kinderburgemeester.

8 Jaarplan griffie 2025

-

Begeleiding van de kinderburgemeester: De raadsadviseur en griffiemedewerker ondersteunen de kinderburgemeester in haar rol en bij het uitvoeren van activiteiten.

Weerbaar en integer bestuur Het thema ‘Weerbaar en integer bestuur’ krijgt in 2025 prioriteit. De gedragscode voor politieke ambtsdragers ‘Het glazen huis’ wordt herzien ter vaststelling aan de raad aangeboden. Daarnaast organiseert de griffie in samenwerking met het team Weerbaar Bestuur van het ministerie van binnenlandse zaken een bijeenkomst voor de raad en college over integriteit en weerbaarheid.

Regionale samenwerking en gemeenschappelijke regelingen Regionale samenwerkingsverbanden nemen een steeds belangrijkere plaats in binnen de lokale democratie. De Regionale Adviescommissie (RAC) van de Stedendriehoek is in november 2024 officieel gestart, en in 2025 volgt de VNOG. De raadsgriffier investeert in samenwerking met andere griffiers in de regio om de invloed en rol van de gemeenteraad binnen deze gemeenschappelijke regelingen te waarborgen. De democratische legitimiteit is het belangrijkste onderwerp op de agenda. Dit vraagt om nauwe afstemming en actieve betrokkenheid van de raadsgriffier in de griffierskringen.

Inrichting van de raadzaal en digitale ondersteuning De raadsgriffie is nauw betrokken bij het project voor de herinrichting van de raadzaal. Daarbij wordt gekeken naar een optimale inrichting die zowel het fysieke als digitale raadswerk ondersteunt. Een belangrijk onderdeel is het waarborgen van kwalitatieve livestreams van raads- en forumvergaderingen via RTV748 of Notubiz, inclusief parallelle sessies.

9 Jaarplan griffie 2025

5. Formatieplan Inleiding Het Jaarplan Griffie 2025 geeft inzicht in de werkzaamheden van de raadsgriffie. Om een zo compleet mogelijk te geven, is onderscheid gemaakt in de basistaken van de griffie en de doelstellingen en ontwikkelingen die in het komend jaar bijzonder de aandacht vragen. Hierbij is nadrukkelijk aangegeven dat dit laatste niet gaat om incidentele werkzaamheden, maar dat de dynamiek waarin een gemeenteraad functioneert ieder jaar voor nieuwe doelstellingen en ontwikkelingen zorgt, die aandacht en inzet van de griffie vragen. In 2016 is de griffie niet meegenomen in het organisatiebrede formatieplan. In 2023 ging de ambtelijke organisatie over op HR21. Net als in de meeste gemeenten is er in Brummen bewust voor gekozen de griffie hier niet in mee te nemen. Dit heeft te maken met de bijzondere positie van de griffie. Sinds 2016 is de formatie wel een aantal keer gewijzigd. Ook zijn in 2023 conceptfunctiebeschrijvingen opgesteld, maar deze zijn nog niet formeel vastgesteld. Om te ontwikkelen tot de toekomstbestendige griffie die nodig is om de gemeenteraad professioneel en adequaat te blijven ondersteunen is het nodig de formatie op orde te brengen, te formaliseren en de functiebeschrijvingen vast te stellen.

Programmabegroting Raadsgriffier 36 uur (schaal 12)

Huidige situatie Raadsgriffier 36 uur (schaal 12)

Griffiemedewerker 22 uur (schaal 8)

Raadsadviseur/ plv. griffier 22 uur (schaal 10) Secretaris Rekenkamer 6 uur (schaal 10)

Griffiemedewerker 20 uur (schaal 7)

Griffiemedewerker 24 uur (schaal 8)

Benchmark Necker, adviesbureau voor het openbaar bestuur in Utrecht, publiceert jaarlijks de Griffiemonitor. Dit rapport geeft inzicht in de beschikbare fte’s bij griffies, de samenstelling ervan en de ambities en ontwikkelwensen binnen het vakgebied. Uit het rapport blijkt dat kleine gemeenten gemiddeld 2,7 fte beschikbaar hebben op de griffie. Ter vergelijking: de huidige formatie in Brummen bedraagt 2,12 fte, in de gewenste situatie is dit 2,44 fte. De gewenste formatie is noodzakelijk om het jaarplan 2025 en de toekomstige jaarplannen te realiseren, de werkdruk aanvaardbaar te houden en continuïteit te waarborgen bij vakantie en verzuim.

10 Jaarplan griffie 2025

Kosten De kosten van de uitbreiding van fte bedragen maximaal € 45.000,-. Bijlagen: 1. Functieboek griffie Brummen: functiebeschrijvingen raadsgriffier, raadsadviseur/plv. griffier/secretaris Rekenkamer en griffiemedewerker 2. De griffiemonitor 2024; een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland (Necker)

11 Jaarplan griffie 2025