(051) Raadsvoorstel Verlengen overeenkomst en aanwijzen accountant boekjaar 2025

RaadsVoorstel Ons kenmerk

:

Programma(s)

:

Onderwerp

:

Z110191/D452015 Bedrijfsvoering en Financiën Verlengen overeenkomst en aanwijzen accountant boekjaar 2025

AAN DE GEMEENTERAAD

Brummen, 11 februari 2025

Wij stellen voor te besluiten om:

1. In te stemmen met het verlengen van de overeenkomst tussen de gemeente Brummen en de accoun-tant Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten voor boekjaar 2025. 2. Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten aan te wijzen als accountant voor boekjaar 2025.

Inleiding Voor de controle van onze jaarstukken, hebben wij een overeenkomst (D350449) met Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten. Die overeenkomst betreft de boekjaren 2021 tot en met 2023. Er is de mogelijkheid deze overeenkomst vier keer voor één jaar te verlengen. Vorig jaar is de overeenkomst voor een eerste maal verlengd (D442421). Voor boekjaar 2025 stellen we een tweede verlenging voor. Met dit voorstel vragen wij uw raad in te stemmen met het verlengen van de overeenkomst voor boekjaar 2025. Ook vragen we uw raad Stolwijk Kelderman aan te wijzen als accountant voor boekjaar 2025. Deze twee besluiten zijn nodig omdat de gemeenteraad de accountant aanwijst die o.a. de jaarstukken controleert. In de controleverordening 213 Gemeente Brummen (art. 2, lid 1) is vastgelegd dat we dit doen voor een periode van vier jaar. En: “Na deze periode kan de aanwijzing van de accountant, met instemming van de raad, vier keer met één jaar verlengd worden.” Na instemming van de raad op dit punt zal het College van B&W de overeenkomst met accountant Stolwijk Kelderman verlengen. Beoogd effect We willen een transparante en betrouwbare overheidsorganisatie zijn. De accountantscontrole op de jaarstukken draagt hier aan bij. Het helpt ons als raad in het uitvoeren van onze controlerende rol.

Tegelijkertijd voldoen we aan de wettelijke taak een accountantsverslag te overleggen bij de jaarstukken. Argumenten 1.1 We móeten een accountant hebben die de jaarstukken controleert Artikel 213 Gemeentewet stelt dat bij de jaarstukken een accountantsverslag hoort. Dit is een wettelijke plicht. Dit betekent dat we als gemeente een overeenkomst met een accountant nodig hebben. 1.2 De overeenkomst voorziet in mogelijkheid tot verlengen Artikel 3 lid 1 van de overeenkomst met accountant Stolwijk Kelderman (D350449) voorziet in de mogelijkheid tot verlengen: “Deze overeenkomst geldt voor de werkzaamheden ten behoeve van de boekjaren 2021 tot en met 2023 met daarna de optie van viermaal een verlenging van een boekjaar voor de (boekjaren 2024 - 2027) onder de condities en voorwaarden van de opdrachtgever en voor de overeengekomen prijs van de opdrachtnemer.” 1.3 Stolwijk Kelderman voert de werkzaamheden naar tevredenheid uit. Jaarlijks evalueren de accountant en onze ambtelijke organisatie de samenwerking. De ambtelijke ondersteuning heeft over afgelopen periode aangegeven tevreden te zijn over de wijze waarop de accountant de werkzaamheden uitvoert. Dit is voor ons een belangrijke reden om te verlengen.

Adviseur: O. Ritsema

Blz. 1 van 3

1.4 Geen tijd meer voor aanbesteding boekjaar 2025 Boekjaar 2025 is reeds gestart. Daarmee is het te laat voor een nieuwe aanbestedingsprocedure. Dit is inhoudelijk geen sterk argument om de overeenkomst te verlengen. Tevredenheid over dienstverlening en samenwerking is dat wel. Op basis hiervan hebben wij geen aanleiding gezien om nu al te starten met voorbereidingen voor een aanbestedingsprocedure. We kunnen nog verlengen tot en met boekjaar 2027. Dit betekent dat we medio 2027 een overeenkomst moeten hebben voor accountantsdiensten voor de periode boekjaar 2028 tot en met 2031. Dit vraagt om een aanbestedingsprocedure die start in 2026. Tot die tijd zijn we – afhankelijk van onze tevredenheid en samenwerking – voornemens de volledige verlengingstijd van de bestaande overeenkomst met Stolwijk Kelderman te benutten. 2.1 De raad wijst de accountant aan en is formeel opdrachtgever van de accountant. Volgens artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de gemeenteraad de accountant aan. Daarmee is de raad formeel opdrachtgever van de accountant. Hieronder valt onder andere de bevoegdheid van de raad om de accountant bij aanvang van de controlewerkzaamheden aan te geven aan welke (twee) posten van de jaarrekening de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. Dit op basis van onze controleverordening, artikel 2, lid e.

De keuze hiervoor bepaalt u in samenspraak met de accountant. Kanttekeningen 1.1 Door de contractverlenging maken we geen gebruik van marktwerking Vanwege de doorlooptijd van een aanbesteding, redden we het niet om in 2026 een andere accountant aan te wijzen dan Stolwijk Kelderman. Dit zal naar onze inschatting ook gelden voor boekjaar 2027. Een aanbesteding leidt niet altijd tot verbetering van relatie, dienstverlening of prijs. Bovendien zijn we tevreden over de huidige samenwerking. Burgerparticipatie Voor dit besluit is geen burgerparticipatie nodig. Advies adviesorganen Het verlengen van de overeenkomst en het aanwijzen van de accountant stond op de agenda van de auditcommissie op 4 februari 2025. Zij zullen hun advies toelichten in de raadsvergadering. Communicatie Er zijn geen extra kosten verbonden aan het verlengen. Dit besluit maakt enkel mogelijk dat we formeel gebruik maken van de mogelijkheid tot verlenging van de overeenkomst met onze huidige accountant. Financiële toelichting Voor de kosten van de accountant is een jaarlijks budget geraamd in programma 1. Bestuur en Veiligheid. Dit bedraagt in 2025 € 103.609. Naar verwachting is dit voldoende budget voor de werkzaamheden van de accountant. Juridische grondslag Dit besluit kunnen we nemen op grond van: - Artikel 3, lid 1 overeenkomst met Stolwijk Kelderman (D350449).

Hierin is de looptijd vastgelegd met de mogelijkheid tot verlenging van vier keer met één jaar. - Artikel 213 gemeentewet, waarin is vastgelegd dat bij de jaarstukken ook een accountantscontrole plaatsvindt, met als resultaat een accountantsverslag en verslag van bevindingen. - Artikel 160, lid 1 e Gemeentewet, waarin is vastgelegd dat het besluiten tot aangaan van privaatrechtelijke handelingen een bevoegdheid van het College van B&W is. - De “Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Brummen”, waarin we nadere regels hebben vastgelegd, waaronder de aanwijzing van de accountant door de gemeenteraad (art. 2.1)

Z110191/D452015

Blz. 2 van 3

Inkoop en aanbesteding Met dit besluit voldoen we aan de mogelijkheden van de overeenkomst, die eerder openbaar en Europees is aanbesteed. Daarmee blijft de overeenkomst met Stolwijk Kelderman rechtmatig binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uitvoering Op basis van dit besluit ligt er grondslag voor de accountant voor uitvoering van controle op de jaarstukken 2025. Over de verlenging van de overeenkomst en het specifiëren van de opdracht van de jaarrekeningcontrole 2025 wordt na de besluitvorming in de raad met de accountant gecommuniceerd. Het is de bevoegdheid van de raad om specifieke aandachtspunten mee te geven aan de accountant bij de controle van de jaarstukken (art. 2, lid 3 e Controleverordening (Gemeentewet 213) Gemeente Brummen). De keuze hiervoor zal samenvallen met de behandeling door de raad van het “Normenkader rechtmatigheid 2025”. Behandeling hiervan is voorzien in november van dit jaar. Stukken behorende bij besluitvorming: 1. 2.

Concept raadsbesluit (D452016) Overeenkomst voor de levering van accountantsdiensten tussen gemeente Brummen en Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten (D350449)

Burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

Z110191/D452015

G.J.M. van Rumund burgemeester (wnd.)

Blz. 3 van 3