Proceskaders gemeente Breda

Raad in positie – proceskaders

Sturen op de vormgeving van besluitvormingsprocessen (een procesontwerp of startnotitie)

Een raad stelt inhoudelijke kaders: geeft richting door doelen te stellen en te bereiken effecten te formuleren. Om goed in positie te zijn is het belangrijk dat een raad ook proceskaders stelt: stuurt op de inrichting van besluitvormingsprocessen. Zodat direct vanaf het begin duidelijk is hoe en wanneer de raad aan zet is. Door proceskaders te stellen zorgt de raad er ook voor dat tijdig duidelijk is welke plaats ‘de samenleving’ heeft in de besluitvorming. Dat is belangrijk omdat steeds meer ‘partijen’ bijdragen aan de realisatie van publieke diensten en inwoners willen meepraten, meedenken en soms ook willen meebepalen.

Let op: natuurlijk is er niet voor elk dossier een procesontwerp of startnotitie nodig. Dat zou te omslachtig zijn. Doe die tijds­investering bij een beperkt aantal (grote, complexe) dossiers.

In februari 2023 is aan de hand van het dossier armoede en schuld­hulpverlening door (een afvaardiging vanuit) raad, college en organisatie gesproken over en ook ‘geoefend’ met het stellen van proceskaders. Deze pdf geeft een aantal handvatten over de totstandkoming ervan en de keuzes daarin, mede op basis van dat gesprek over proceskaders armoede en schuldhulpverlening.

Belangrijke voorwaarde om goed proceskaders te kunnen stellen zijn een actuele termijnplanning (college en organisatie) en een langetermijn­ agenda van de raad (met daarop een aantal onderwerpen die meer dan een regulier vergader- en besluitvormingsproces verdienen).

1. procesontwerp (startnotitie) 3. Focus of reikwijdte

Wie schrijft het stuk? Het vraagt hoe dan ook om afstemming tussen raad en college (en organisatie). Maar wie neemt de pen ter hand? Dat kan een medewerker zijn, een raadsadviseur of een medewerker samen met een van de raadsadviseurs. Of zoals tijdens de oefensessie armoedebestrijding: samen schrijven tijdens een werksessie. De agendacommissie zal hier een belangrijke (opdrachtgevende en regisserende) rol moeten vervullen.

Start

Worden er ‘slechts’ kaders gesteld met betrekking tot het proces of worden in het procesontwerp ook direct een aantal inhoudelijke kaders meegegeven: ‘goed dat we met de samenleving na gaan denken over armoede en schuldhulpverlening maar deze inhoudelijke kaders zijn er en blijven er en deze nieuwe kaders geven we als raad ook direct mee.’

Opstelle n proc es on twerp (s ta rtnoti ti e)

De verschillende fases van informeren tot en met besluitvorming moeten van een duidelijke planning worden voorzien. Wat is de duur van het proces van begin tot eind? Welke stap op welk moment?

3

1

2

Vasts telle n proce sontwerp (startnoti tie)

Focu s of re ikwijd te

7. Afstemming

5. Planning

7

5

4

Plan ning

Be trekke n va n ’ ‘d e sa m enle ving

Het succes wordt bepaald door het samenspel binnen het stadhuis. Raad en college, bijgestaan door de organisatie, moeten dit samen doen (met een duidelijke rol en taakverdeling). Die afstemming moet goed georganiseerd worden.

A fs te m m in g

6 Orga nisatie

2. Vaststellen procesontwerp (startnotitie)

4. Betrekken van ‘de samenleving’

6. Organisatie

Wordt het ontwerp ter kennisgeving aangeboden of ter vaststelling door de raad? Ofwel: wordt het (nadat het door afvaardiging van raad, college en organisatie) is opgesteld nog geagendeerd zodat het besproken en ook geamendeerd kan worden?

Welke wensen heeft de raad met betrekking tot de betrokkenheid van inwoners en, ketenpartners, externe deskundige, enzovoort? Het is belangrijk daar duidelijke kaders voor mee te geven. Het is ook belangrijk om aan te geven - en daarna heel goed te communiceren - wat er van het ‘veld’ en de inwoners wordt gevraagd: informeren, mee wikken en wegen, keuze maken uit twee of meer scenario’s, enzovoort.

Schrijf duidelijk op wie wat organiseert. Zie het voorbeeld armoede en schuldhulpverlening: wie nodigt de ‘partijen’ en inwoners uit, wie organiseert dat ‘luisteren’ en dat ‘samen wikken en wegen’?

Voorbeeld procesontwerp op hoofdlijnen (op basis van eerste trialoog raad-college-organisatie)

Inrichting besluitvorming armoede en schuldhulpverlening

Inwoners

Raad

College B&W

Start

Informeren

Wikken en wegen

Stakeholders

Ambtelijke organisatie

Besluit nemen ARMOEDE EN SCHULDHULPVERLENING

Informatiefase

Wikken en wegen: oordeelsvorming

Zeker bij complexe dossiers is het belangrijk om als raad ‘op vlieghoogte te komen’. Dus is het belangrijk om in de startnotitie goed aan te geven hoe die fase eruit komt te zien. Bij armoede en schuldhulpverlening is onder meer aangegeven: 1. Wat doen we al, en hoe succesvol is dat? Van wie willen we een antwoord op die vraag? Ofwel: wie (inwoners), welke maatschappelijke partijen (zoals voedselbank, onderwijs, etc.) nodigen we uit om ons te informeren? 2. Wat zouden we kunnen doen, welke opties of scenario’s zijn er? Welk beleid hebben ze in andere gemeenten en hoe succesvol is dat? Van wie willen we een antwoord op die vragen (experts, professionals, etc.)?

Het ‘veld’ betrekken bij het bespreken van die discussie­notitie en dus bij de keuzes die gemaakt kunnen worden. Hoe kijkt het ‘veld’ aan tegen die keuzes? Missen er keuzes? Welke mogelijk onvoorziene gevolgen (‘waterbed­effect’) zien zij? Etc. Een proces van oordeelsvorming dus waarin de raadsleden, in gesprek met het ‘veld’ en met elkaar, komen tot richtinggevende uitspraken. Met die richtinggevende uitspraken van de raad wordt een raadsvoorstel armoede en schuldhulpverlening opgesteld. Dat gaat de reguliere besluitvorming in, eindigend in besluitvorming in de raadsvergadering.

Uitmondend in een discussienotitie met informatie (over gedeelde waarden en doelen) en vooral met scenario’s en mogelijke keuzes en hun consequenties.

Elk proces is weer anders. Een startnotitie is dus niet zomaar te kopiëren van dossier A naar dossier B.