Presentatie 19052022 PWC

Presentatie nieuwe raadsleden Samenwerking met uw accountant 19 mei 2022

PwC

Agenda

1. Introductie/rol van de accountant

2. Planning & controlcyclus

03

4. Uw accountant en adviseur

04

05

6. Hoe kunt u ons bereiken

5. Overige thema’s 11

PwC

3. De jaarstukken

15

16

Introductie

Wat doet de accountant?

Onafhankelijke controle van de jaarrekening Benoeming door Raad (aanbesteding)

Introductie nieuwe raadsleden PwC

3

Planning & Control cyclus Link naar de blogs met vijf adviezen voor raadsleden

• Kadernota

Kadernota

• Begroting • Tussentijdse rapportages • Managementletter en boardletter

• Jaarrekening Jaarstukken

Begroting

Relevante kaderstellende stukken • Financiële verordening gemeente Breda 2019 (art 212 Gemeentewet) + Financiële verordening gemeente Breda 2022

Bestuursrapportage II

Bestuursrapportage I

Begrotingswijzigingen gedurende het jaar Introductie nieuwe raadsleden PwC

• Controleverordening gemeente Breda 2018 (art 213 gemeentewet) • Verordening 2021 onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda (art 213a Gemeentewet)

4

Samenwerking accountant en gemeente Augustus - september

Maart – mei

Oktober- november

Planningsfase

Controle opzet processen

Controle werking processen

• Bespreken controleplan • Kennis nemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene ITbeheersing beoordelen

• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn

• Vaststellen of processen in de praktijk ook werken zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de processen tm 30/9: • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken

Opdrachtbevestiging raad Controleplan raad

PwC

September - oktober

Managementletter college Managementmeeting organisatie

Boardletter raad

Jaarrekeningcontrole • Uitvoeren/ bespreken jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen t/m 31/12: Accountantsverslag raad Controleverklaring raad

Betrokken partijen binnen de gemeente Breda: • Procesverantwoordelijken • Financiële administratie • P&C • Concerncontrol • Directie • College • Griffie • Auditcommissie • Gemeenteraad

5

De jaarstukken: Jaarverslag en jaarrekening

Jaarstukken

Jaarrekening

Jaarverslag

Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stelt de accountant, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening

Introductie nieuwe raadsleden PwC

Balans+ toelichting

Overzicht baten en lasten + toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording

WNT- bijlage

SiSa - bijlage

Bijlage taakvelden

De controleverklaring van de onafhankelijke accountant heeft betrekking op deze onderdelen van de jaarstukken

6

Jaarverslag

Jaarverslag In de programmaverantwoording wordt per programma door het college verantwoording afgelegd over de realisatie van de in de begroting opgenomen beleidsdoelstellingen. Over het algemeen gaat dit op basis van de vier W-vragen: Niveau

Begroting

Jaarstukken

Uitwerking in

Effect

Wat willen we bereiken?

Wat hebben we bereikt?

Programma’s

Output

Wat gaan we ervoor doen?

Wat hebben we ervoor gedaan ?

Productgroepen Producten

Activiteiten

Wat zijn de indicatoren?

Wat zijn de indicatoren?

Activiteiten

Input

Wat mag het kosten?

Wat heeft het gekost?

Budgetten en uren

Jaarverslag Paragrafen De paragrafen geven inzicht in zeven relevante (verplichte) beleidsmatige aspecten: • lokale heffingen; • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • onderhoud kapitaalgoederen; • financiering; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • grondbeleid.

Eventueel kunt u als gemeenteraad bij de begroting besluiten om aanvullende paragrafen toe te voegen. Zo zijn er gemeenten die ook een paragraaf subsidies hebben, of een paragraaf projecten.

Introductie nieuwe raadsleden PwC

7

Jaarverslag | Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

Deze paragraaf bevat de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen voor deze risico’s. U bepaalt als raad de risicobereidheid (de gewenste omvang van het weerstandsvermogen).

Daarnaast bevat de paragraaf een overzicht van de verplichte financiële kengetallen

Netto schuldquote Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de gemeentelijk schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen

Weerstandsvermogen (relatie risico’s en weerstandscapaciteit)

Netto schuldquote gecorrigeerd Via dit kengetal wordt duidelijk wat het aandeel is van de verstrekte leningen in de exploitatie.

Solvabiliteit Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen.

Grondexploitatie Dit kengetal geeft de omvang van de grondexploitaties in een % van de totale baten weer.

Financiële risico’s (kans x impact)

Weerstandscapaciteit (algemene reserves, post onvoorzien, etc.)

Belastingcapaciteit Dit cijfer geeft inzicht in hoe de belastingdruk in de gemeente zich verhoudt ten opzichte van het landelijk gemiddelde.

VNGadvies

Gemeente Breda begroting 2022

Landelijk gemidd. begroting 2022

<90% groen <130% oranje >130% rood

80,6%

74%

<90% groen <130% oranje >130% rood

60,2%

67,7%

<20% rood >20% oranje >50% groen

13,5%

30,3%

<20% groen <35% oranje >35% rood

0,985%

7,1%

<95% groen <105% oranje >105% rood

97,7%

104,7%

>0% groen

-/-0,20%

0,2%

Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een gemeente heeft om de eigen lasten te dragen. Introductie nieuwe raadsleden PwC

8

Jaarrekening

Balans en de toelichting op de balans Op de balans staan uw bezittingen (activa), uw schulden en uw eigen vermogen (schulden + eigen vermogen = passiva). De activa en passiva zijn altijd in evenwicht.

Overzicht baten en lasten en toelichting op het overzicht baten en lasten Het overzicht baten en lasten bevat per (door de raad bij de begroting vastgesteld) programma de baten en lasten voor dat jaar. Let op: dit is wat anders dan ontvangsten en uitgaven! Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben.

Incidentele baten en lasten Om te bepalen of er in de begroting en meerjarenraming sprake is van structureel evenwicht, moet inzichtelijk gemaakt worden welke incidentele baten en lasten de begroting en meerjarenraming bevat. Op basis van artikel 19 van het BBV moet de toelichting op het overzicht van baten en lasten ten minste een overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma bevatten. Hierbij worden de belangrijkste posten per programma afzonderlijk gespecificeerd. In de jaarrekening wordt hierbij de realisatie opgenomen.

Bijlage Wet normering uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WNT)

Jaarrekening

In deze (verplichte) bijlage moet de bezoldiging van uw wettelijke aangewezen topfunctionarissen (griffier en gemeentesecretaris) opgenomen worden. Daarnaast moet ook de bezoldiging van overige functionarissen > €209.000 opgenomen worden.

Bijlage Single information, Single audit (SiSa) U ontvangt gedurende het jaar van ministeries en provincies subsidies voor de uitvoering van projecten en wettelijke taken. Deze subsidies worden verantwoord via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening.

Bijlage taakvelden Gemeenten zijn verplicht de baten en lasten in de begroting en jaarrekening ook, verdeeld over circa 40 voorgeschreven taakvelden, te rapporteren. Dit heeft tot doel de vergelijkbaarheid tussen gemeenten te vergroten.

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2022 wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening

Introductie nieuwe raadsleden PwC

9

Relevante aspecten jaarrekening voor de raad Inzicht in de baten en lasten In de staat van baten en lasten worden de baten en lasten per programma weergegeven Als raad bepaalt u in de begroting welke programma’s gehanteerd worden Let op: in jaarverslag staat de financiële analyse van afwijkingen (van de laatste begroting), in het programmaverantwoording staat de beleidsmatige analyse van afwijkingen! In de staat van baten en lasten wordt tevens aangegeven of stortingen of onttrekkingen aan reserves hebben plaatsgevonden. Voorbeeld:

Programma X

Subtotaal voor reserves Mutatie reserves

Totaal Introductie nieuwe raadsleden PwC

Begroting na wijziging

Realisatie

Lasten

Lasten

Baten

Baten

Als raad bent u eigenaar van de reserves. Een reserve is een ‘spaarpot’ met een specifieke bestemming. In de programmarekening kunt u de spaarpot vullen of gebruiken. Voor elke mutaties in de reserves die hier is opgenomen (last = storting in de reserve, bate = inzet/gebruik van de reserve), is het college dus met een voorstel bij u geweest.

10

Jaarrekeningcontrole op basis van materialiteit De controle wordt uitgevoerd met de volgende materialiteit Reikwijdte van de controle Wij hebben de reikwijdte van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel. Materialiteit is bepaald op € 7,4 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u ook gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande weergegeven. We actualiseren de materialiteit bij aanvang van de eindejaarscontrole om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.

Introductie nieuwe raadsleden PwC

Fouten

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Onzekerheden

Goedkeurend

Soort tolerantie

2021

2020

Goedkeuringstolerantie

€7.455.000

€7.400.000

Uitvoeringstolerantie

€5.590.000

€5.100.000

Rapporteringstolerantie

€300.000

€300.000

Wet normering Topinkomens Single information Single audit (SiSa)

11

5 tips voor het beoordelen van de jaarstukken

1

Begin met de samenvatting: in de jaarstukken is een samenvatting met de beleidsmatige en financiële hoofdlijn opgenomen;

2

Focus op uw rol als volksvertegenwoordiger: verantwoordt het college voldoende concreet welke effecten en doelstellingen zijn bereikt met het gevoerde beleid?

3

Less is more: de jaarstukken zijn omvangrijk. Het is over het algemeen effectiever een aantal beleidsonderwerpen die voor u politiek relevant zijn goed uit te diepen en te begrijpen dan alle beleidsonderwerpen oppervlakkig door te nemen.

4

Zorg ervoor dat u de techniek begrijpt voordat u het politieke debat gaat voeren, veelal zijn er technische sessies over de jaarstukken voor het debat. En vraag anders de organisatie of uw accountant om een nadere verdieping. Dit komt het politieke debat ten goede.

5

Hou oog voor het meerjarenperspectief: is voor de financiële en beleidsmatige afwijkingen in voldoende mate beschreven wat het meerjarig effect is?

Introductie nieuwe raadsleden PwC

12

De accountant: uw factchecker en adviseur

Getrouwheid Factchecker

Wij controleren of de jaarrekening waarheidsgetrouw is: staan er geen onjuistheden of onvolledigheden in. Dit doen we met een bepaalde nauwkeurigheid die u als raad bepaalt.

Rechtmatigheid * Als accountant stellen we vast of alle financiële transacties in overeenstemming met wet- en regelgeving hebben plaatsgevonden.

De rol van de accountant

Natuurlijke adviesfunctie Adviseur

Wij informeren u via onze rapportages en besprekingen over bevindingen en brengen adviezen uit voor de toekomst. Daarnaast delen we ontwikkelingen en kunt u met vragen bij ons terecht,

Advies buiten de controle Uiteraard kunt u of de organisatie ook bij ons terecht met een adviesvraag die niet direct gerelateerd is aan de controle. In die gevallen maken we vooraf afspraken over de uit te voeren opdracht en checken we eerst of het onze onafhankelijkheid niet schaadt.

* Vanaf 2022 controleren we naar verwachting de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college Introductie nieuwe raadsleden PwC

13

Toegevoegde waarde

Ondersteuning in uw kaderstellende rol Op uw verzoek meelezen in kaderstellende (financiële) documenten (nota’s, verordeningen enz.) en delen van onze ervaringen.

Delen van ‘verwonderpunten’ bij uw begroting: dit stelt u in staat de juiste vragen aan het college van burgemeester en wethouders te stellen. Verdiepende workshop op een inhoudelijk thema om u daarmee te ondersteunen duidelijke, uitvoerbare en controleerbare kaders te stellen.

De producten van de accountantscontrole Gedurende de controle ontvangt u de volgende producten van uw accountant Product accountantscontrole Controleplan

Risicoanalyse, controleaanpak, inschatting frauderisico Speerpunten van de raad

Rapportage interimbevindingen

Bevindingen en adviezen ten aanzien van de interne beheersing – gericht aan het college

Reflectie op verbeterplan Rechtmatigheid

Op verzoek van de raad een reflectie op het uitvoeringsplan en voortgangsrapportages inzake verbetering beheersing rechtmatigheid door het college

Accountantsverslag

Bevindingen en adviezen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole – gericht aan de gemeenteraad

Controleverklaring

Ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van uw jaarrekening

Ondersteuning in uw controlerende rol Controleren van de jaarstukken van Breda. Adviezen op het gebied van interne beheersing en financiële beheersing naar aanleiding van de controle en toelcihting daarop. U kunt jaarlijks speerpunten meegeven voor de controle van de jaarrekening. Via de producten van onze controle (zie hiernaast). Introductie nieuwe raadsleden PwC

Inhoud

14

Rol van de auditcommissie Gemeenteraad is opdrachtgever

Auditcommissie is gesprekspartner van de accountant: •

Contact onderhouden

•

Gemeenteraad adviseren over onderwerpen besproken met de accountant

•

Bespreken controleplan, rapportage interimbevindingen en accountantsverslag

Taken: •

Overleg over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid

•

Zich laten informeren over specifieke onderwerpen •

Rechtmatigheidsverantwoording

•

Frauderisicobeheersing

•

Waardering grondexploitaties

Introductie nieuwe raadsleden PwC

15

Met welke vragen kunt u bij ons terecht?

Vanuit de controle (voorbeelden)

Vanuit de adviesrol (bijvoorbeeld als speerpunt)

Budgetrecht van de raad

Financiële positie

Waardering van grondexploitaties

Digitalisering

Het sociaal domein en prestatielevering

Privacy (AVG)

Waardering van vastgoed

Cybersecurity

Naleving van aanbestedingsrichtlijnen

Beheersing / risico’s verbonden partijen

Wet normering topfunctionaris

Informatiewaarde jaarverslag

Heeft u een vraag? Stel deze dan in een reguliere bespreking met ons of tussentijds via/in overleg met de griffie.

Introductie nieuwe raadsleden PwC

16

Meestgestelde vragen

Waar toetst de accountant op? Wij controleren of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het BBV bevat de verslaggevingsregels van de gemeente of provincie. Dat wil zeggen, voldoet de jaarrekening aan de vormvereisten: zijn de opgenomen bedragen juist en volledig (getrouwheid) en zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met regelgeving tot stand gekomen (rechtmatigheid).

Kijkt de accountant naar alles? Nee, we controleren niet alles, maar we voeren de controle uit op basis van deelwaarnemingen. De onderwerpen die we daarbij extra controleren zijn gebaseerd op de samen met de raadsleden of statenleden geïnventariseerde gebieden waarin de risico’s op fouten het grootst zijn. Binnen de grenzen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden stellen zij ook vast hoeveel fouten zij acceptabel vinden (goedkeuringstolerantie). Dus als wij fouten ontdekken (bevindingen) - en eigenlijk gebeurt dat meestal wel - kan het nog steeds heel goed zijn dat we de jaarrekening goedkeuren.

Controleert de accountant op fraude? Wij controleren niet specifiek op fraude. Wel maken we samen met de raadsleden, met de organisatie en met het college een inschatting van het risico op fraude. Voor hoogrisicogebieden in de jaarrekening voeren we extra werkzaamheden uit. Voor de andere gebieden zijn we wel alert op fraude, maar gaan we er pas specifiek op controleren als er minimaal een vermoeden van fraude is geconstateerd.. Introductie nieuwe raadsleden PwC

17

Overige thema’s

Rechtmatigheidsverantwoording

Waarschijnlijk vanaf 2022 door college, behandeling in de tweede kamer in de week van 23 mei

Fraude

toelichtende paragraaf in de controleverklaring 2022

ESG

Europese verslaggevingsregels voor bedrijven, ook voor lokale overheden?

Cyber

Beveiliging steeds belangrijker onderdeel van de interne beheersng

Introductie nieuwe raadsleden PwC

18

Overige thema’s

Meer informatie over interne beheersing, verantwoording en accountantscontrole? Luister onze podcastserie ‘Breed perspectief op lokale overheden’, waarin we over deze thema’s in gesprek zijn gegaan met raadsleden, bestuurders en controllers/directeuren financiën.

Introductie nieuwe raadsleden PwC

19

Hoe kunt u ons bereiken:

Anton Eelco Gerritsma RA Eindverantwoordelijk accountant

 Rotterdam

 +31 6 5338 8920  anton.eelco.gerritsma@pwc.com

Annemarie Kros Senior Manager

 Eindhoven

 +31 610 81 91 03  annemarie.kros@pwc.com

Introductie nieuwe raadsleden PwC

20

Dank u wel pwc.com

© 2022 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC. “PwC” refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any other member firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm’s professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.