Document · PDF

Powerpoint raadsacademie gemeentefinanciën Sessie begroting

gemeenteraad 6 oktober 2022, gemeente Breda2.999 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Planning & control Sturing & Grip

Haal er de komende 4 jaar uit (en erbij) wat erin zit

Raad Gemeente Breda

Henk Boshove 06 51369916 info@BusinessAct.nl

Even goed om te weten direct bij de start

G --------

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

            

Begin with the end in mind (LAATSTE SHEET)

In goede, concrete Raadsbesluiten ligt de juiste basis voor goede bestuurlijke planning & control (P&C) Check dat de basis uit Raadsbesluiten op de juiste wijze wordt vertaald naar P&C Investeer in het eerste (half)jaar in het “op maat maken” van de gemeentelijke P&C voor de nieuwe Raad

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

P&C is hulpmiddel, géén doel op zich. Behandel & bekijk P&C documenten ook zo Zie, begrijp én gebruik samenhang binnen P&C (zowel de jaarcyclus als de P&C cycli van 3 jaren die altijd door lopen) Timing van sturing is essentieel Sterke focus op Hoofdlijnen & Hoofdzaken geeft meer ruimte voor (belangrijke) details

Zorg dat je bij nieuw beleid of forse aanpassingen (of reparaties) in bestaand beleid als Raad piketpaaltjes inzet De Begroting is primair kaderstellend voor 2023 en verder. Maar gebruik het óók als belangrijke basis voor lopend jaar De jaarstukken zijn primair verantwoording.. Maar gebruik het óók als belangrijke basis voor lopend/komend jaar

Laat je niet teveel afleiden door waan van de dag / wat College presenteert / wat andere fracties inbrengen Blijf vasthouden aan specifieke thema’s en onderwerpen, dwars door de P&C heen Zorg voor een Auditcommissie die de Raad ontzorgt én de Raad toegevoegde waarde (P&C, sturing & grip) oplevert

Kaders… waar heb je ze / wil je ze hebben (1) Algemene kaders

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Beleidsnota’s beleidsvisies

P & C kaders

Algemene P & C kaders

Specifieke P & C kaders Concrete kaders in P & C doc’s

[ + informele “afspraken”, gewoontes, spelregels]

Onderhouds programma’s

Debat, Moties, etc

Raads besluiten

Investerings besluiten

Binnen welke randvoorwaarden, op basis van welke uitgangspunten, volgens welke spelregels?

Kaders… waar heb je ze / wil je ze hebben (2)

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Financiële Verordening Nota Verbonden Partijen Nota Grondbeleid MPG Breda Afspraken Resultaatverdeling Grondexploitaties P & C kaders Nota Reserves en Voorzieningen Verordening Auditcommissie Begrotingsspelregels Indeling van de begroting Budgetoverhevelingen Autorisatie budgetten en investeringen Etc., Etc. Opzet en timing P&C cyclus Algemene Specifieke Afwijkingstoleranties beleid / budget P & C kaders P & C kaders Toleranties rechtmatigheid Etc., etc. Concrete Traject van Voorjaarsnota ->> Begroting kaders in Opzet programma’s & Thema’s Breda P & C doc’s WWW binnen programma’s/thema’s Opbouw meerjaren begroting Doelstellingen in de begroting [ + informele “afspraken”, gewoontes, spelregels] Etc., etc.

Binnen welke randvoorwaarden, op basis van welke uitgangspunten, volgens welke spelregels?

Kaders… waar heb je ze / wil je ze hebben (3) P & C kaders

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

De kaders, spelregels en gewoonten vanuit de vorige Raadsperiode (of zelfs van daarvoor) en de interpretatie/toepassing daarvan door het College bepalen voor een groot deel

 Hoe begroting 2023 & daarop gebaseerde Jaarstukken 2023 eruit ien  Wat wel/niet wordt toegelicht  Hoe het wordt toegelicht Algemene Specifieke  Waar het wordt toegelicht P & C kaders P & C kaders  Of de koppeling tussen begroting en jaarstukken goed – matig – zeer beperkt is Concrete  Wát er gebeurt met niet uitgevoerd beleid, niet bestede budgetten, kaders in nog niet gerealiseerde investeringen en niet ingezette reserves (en P & C doc’s hoe zichtbaar dit in in de P&C documenten)  Hoe bepaalde + en -/- resultaten worden verwerkt  Welk voorstel voor Resultaatbestemming wordt voorgelegd [ + informele “afspraken”, gewoontes, spelregels]  Etc.

Stuurmogelijkheden in P & C (1) Doe NIKS met P&C op basis van 1 document

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

TIP (1):

Bekijk nooit één stuk apart. Zoek altijd logische samenhang en een breed (tijd) perspectief (2) Bekijk het thema gericht

Samenhang is extreem belangrijk

(3) Kijk naar wat er niet staat

Stuurmogelijkheden in P & C (2) Doe NIKS met P&C op basis van 1 document

Wat betekent dit concreet voor de begroting 2023 die jullie net ontvangen hebben en binnenkort behandelen als Raad?

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Stuurmogelijkheden in P & C (3) Doe NIKS met P&C op basis van 1 document

PDF & CTR F

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

TIP (1):

Bekijk nooit één stuk apart. Zoek altijd logische samenhang en een breed (tijd) perspectief (2) Bekijk het thema gericht (3) Kijk naar wat er niet staat

Kaders en structuur in P&C (1) Kiezen voor programma’s & inhoud

Groningen

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Almere

Breda

Arnhem

Breda en Dordrecht: allebei 55% van de totale gemeentelijke lasten in één programma. Wat is impact?

Kaders en structuur in P&C (2) De RAAD kiest de begrotingsprogramma’s & inhoud Welke programma indeling hebben jullie tot nu toe (en hoe lang al?)?

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Zijn de uitgaven/lasten per programma beetje in evenwicht?

1x supergroot 1x gemiddeld 2x klein

55% lasten in één programma

En is dat eigenlijk van belang? Ter illustratie hier even een kort inzicht in de programma’s in de begroting 2022 van de gemeente Dordrecht: 55% begroting (lasten) in één programma. Net als bij jullie

Financiële verordening 2022 gemeente Dordrecht

Kaders & structuur in P&C (3) Programma’s – programma omvang – autorisatie Financiële verordening 2022 gemeente Breda

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Financiële Begroting 2023 Breda

Totaal lasten programma’s / Financiële begroting 2022 € 659.140 € 673.070 2033 € 688.652 € 655.327

Kaders & structuur in P&C (4)

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Zag zo 123 geen directe zichtbare aansluiting. Wellicht wordt dit ergens toegelicht ?

Duurzaam wonen in Breda Ondernemend Breda Vitaal en sociaal Breda Basis op orde in Breda

Jullie Financiële Verordening is actueel en informatief (o.a. door goede inleiding). Gelezen?

Kaders & structuur in P&C (5) Financiële verordening Breda

14 Per Programma & thema. Mooi!

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Is dit iets wat de Raad van Breda actief doet/heeft gedaan? Waarom ontbreken de Thema’s hier? Wat is majeur bij programma’s en thema’s? Wat is majeur bij Investeringskredieten? Hoeft tussendoor niets gemeld te worden? Wat zijn hierbij – vanuit perspectief van de Raad – aandachtspunten? (NB: voor- en nadelen)

De Financiële verordening zijn de kaders van de Raad. Die kun je dus maken zoals je ze wilt. Even “gluren bij de Buren”

Kaders & structuur in P&C (6) Financiële verordening Breda

Voorbeeld gemeente Leiden -> hier is in de Financiële verordening vastgelegd hoe het College verantwoording aflegt over rechtmatigheid aan de Raad van Leiden Voorbeeld gemeente Dordrecht -> hier is in de Financiële verordening vastgelegd dat alle belangrijke kaderstellende nota’s tenminste elke 4 jaar worden geactualiseerd én dat de Auditcommissie daar een specifieke rol vervult ten behoeve van de Raad

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Resultaat & bestemming, “spelregels & gewoontes” (1) Jaarstukken 2021 Breda, overzicht bestemmingsreserves

Raadsbesluit Jaarstukken 2021 Breda

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Resultaat & bestemming, “spelregels & gewoontes” (2)

Vanuit de resultaatbestemming 2021 komt hier € 12,75 mln. bij als budget overheveling van 2021 -> naar 2022

Jaarstukken 2021 Breda

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Resultaat & bestemming, “spelregels & gewoontes” (3) Bestuursrapportage 2022 Breda

Jaarstukken 2021 Breda

Toevoeging vanuit Resultaatbestemming 2021 € 12,75 mln. Begroting 2022 Breda

Begroting 2023 Breda

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Resultaat & bestemming …plus “spelregels & gewoontes” (4) Hoe zien de spelregels / kaders van de Raad van Breda eruit waarin geregeld wordt welke niet bestede budgetten op welke wijze mogen worden overgeheveld?

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Resultaat & bestemming, “spelregels & gewoontes” (5)

Beleid / Beleidsdoelen

Wat zijn zaken om naar te kijken als Raad ten aanzien van het (landelijk bij veel gemeenten toenemende) aandachtsgebied van budgetoverhevelingen?

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

PLUS nog 1 ander cruciaal aspect

Budgetoverhevelingen betreffen voor een deel niet uitgevoerd beleid, nog niet gerealiseerde RAADsdoelen. Dat aandachtspunt geldt ook voor 2 andere gebieden. Goed om dat te beseffen en daar oog & aandacht voor te hebben als Raad. Dit betreft: Tijdig inzetten van reserves voor de RAADsdoelen waar ze voor bestemd zijn

Systematiek? Spelregels? Presentatie? Toelichting? Inzicht vervolg? Behapbaar? Houdbaarheid?

Tijdig starten en realiseren van investeringen (kredieten) Voor de RAADSdoelen waar ze voor bestemd zijn

Wanneer/hoe stuur je op onderhoudskosten (1)

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Bij het vaststellen/actualiseren van het meerjarig onderhoudsBELEID op basis van interne analyses, externe deskundigen, uitgevoerde schouwen en debat over keuzes omtrent kwaliteit, uitvoering, duurzaamheid, kosten etc.

Bij Coalitie/Raadsakkoord In de PPN In de beleidsprogramma’s Gebruik bijvoorbeeld eens zoeken/ CTR F om te kijken naar informatie over onderhoud op diverse plaatsen in jullie P&C cyclus

In de paragrafen

Met daarbij spelregels, systematiek. uitgangspunten en vertaling naar meerjarige financiële consequenties in onder meer programma (budget)

Op basis van voortgangsrapportages of de jaarstukken

Hoe vaak komt het woord ONDERHOUD in de Begroting 2023 van Breda voor Hoe vaak in de Jaarstukken 2021?

179 X in de begroting 2023 205 X in de jaarstukken 2021 (ook na aftrek van “levensonderhoud”) is dit een enorm aantal keren. Ontzettend handig dus om met goede zoekfunctie door de P&C stukken te gaan

Wanneer/hoe stuur je op onderhoudskosten (2) Begroting 2023 Breda Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Wanneer/hoe stuur je op onderhoudskosten (3) Begroting 2023 Breda Paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Wanneer/hoe stuur je op onderhoudskosten (4) Reserves / voorzieningen

Welke twee aspecten spelen nog méér een belangrijke rol ?

Die worden ingezet om onderhoudskosten te egaliseren of om te sparen Begroting 2023 Breda, Financiële begroting

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Investeringen

Impact van soort investeringen & timing op toekomstig onderhoud

Wanneer/hoe stuur je op onderhoudskosten (4)

Begroting 2023 Breda, Financiële begroting

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Reserves (1)

26 Begroting 2023 Breda

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Reserves (2)

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Begroting 2023 Breda

Zoek eens in begroting 2023 op Reserve versnellingsopgave wonen Welke rol voor de Raad ?

Om goed te lezen, te gebruiken (ook bij programma’s) en bewust van te zijn. Jullie paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement is zeer informatief & biedt informatie + manier van presenteren waar veel gemeenteraden jaloers op zijn

Risico’s en weerstandsvermogen (1)

Begroting 2023 Breda Paragraaf Weerstandsvermogen & Risicobeheersing

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Risico’s (idem Reserves en Voorzieningen) hebben vrijwel altijd een directe relatie met de inhoud, jullie beleid & doelen. Zoek die samenhang (of laat het je uitleggen). Op je eigen focusgebied/thema als Raadslid of Raadsbreed. Liefst z.s.m. tijdens 4-jarige raadsperiode

Gluren bij de buren: Gaat niet om goed of fout. Gaat om kijken wat wellicht interessant is voor Breda OF om gesprek onderling beter aan te gaan rondom eigen aannames, (on)zekerheden, risico’s, perceptie, maatregelen, inschattingen. Zodat meer duidelijk ontstaat over wat de basis vormt voor de eigen methode en uitkomsten & wat de impact daarvan is op komende jaren

Risicomanagement en weerstandsvermogen (2) Even “gluren bij de buren”

Heusden, gewoon omdat ik daar gisteren bij de Audit Commissie was om een training te verzorgen]

Gebeurtenis

Discontinuiteit ICT Data/privacy

jaarrekening 2021 netto bruto risico netto risico kans % in € 1.000 in € 1.000 30% 5.000 1.500 10% 6.000 600

begroting 2022 netto bruto risico netto kans % in € 1.000 in € 30% 5.000 1.500 10% 6.000 600

Begroting 2023 Breda, paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

jaarrekening 2020 netto bruto risico netto kans % in € 1.000 in € 1.000 10% 7.000 700 10% 5.000 500

Andere opzet, vorm, Inhoud, Duiding. Elk risico kun je als Raadslid openklappen en alle info zien. Gekwantificeerde ÉN Niet Gekwantificeerde risico’s

Risicomanagement en weerstandsvermogen (3) even “gluren bij de buren” [Rotterdam]

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Begroting lezen vanuit wat komt & wat al was..

AC sessie Heusden Henk Boshove 5 oktober 2022

Wat Komt

DOELEN

BELEID

INZET

Maak van je beleidscyclus geen financiële cyclus

ACTIE

RESULTATEN

EVALUATIE

Wat Was

Jaarstukken: achter- en vooruitkijken (2) Koppel terugen vooruitkijken

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

2021 Beleidsrealisatie Financiële performance Voorspellend vermogen P&C Inzet reserves & voorzieningen Balansposities van activa/passiva Getrouw beeld en Rechtmatigheid Ontwikkeling risico’s/risicobeheersing Etc..

2022 e.v.

31 december 2021

Ook goed om te weten wat jullie accountant wél/niét doet en wat jullie eigen Auditcommissie wél/niét doet

Resultaatbestemming 2021 (voorstel) Perspectief vanuit bestaand beleid Nieuwe externe ontwikkelingen Bestemmingsreserves Raad Weerstandsvermogen Aanpak van risico’s Financiële ruimte Investeringen Etc..

AC: Corvee-Klapvee-Waardevol-Essentieel? (1) Minimum variant & veel uitbreidingsopties

Doelen op gebied van Controle Doelen op gebied van Sturing Doelen op gebied van meedenken/advies

Rol & Positie ten opzichte van de Raad Rol & Positie ten opzichte van Accountant

Jaarrekening College

Overleg Accountant

Accountants -rapport

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Breedte en omvang werkzaamheden

Beschikbare TIJD & prioriteit Samenstelling & kwaliteiten AC

Ondersteuning vanuit Griffie

Raad

Werkwijze en rapportering

AC: Corvee-Klapvee-Waardevol-Essentieel? (2) Minimum variant & veel uitbreidingsopties

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Kiezen wat voor AC je wilt zijn

Ten opzichte van de vorige AC

Wat de taken en thema’s zijn waar je voor gaat

Je hoeft niet dezelfde soort AC te zijn Je hoeft niet dezelfde doelen en opdrachten te kiezen Je hoeft niet op dezelfde wijze te werken

Hoeveel tijd je daaraan gaat / wilt besteden Hoe je de Raad gaat ontzorgen Waar je toegevoegde waarde levert aan de Raad Hoe je dit waarmaakt Welke ondersteuning je daarbij nodig hebt Hoe je jezelf scherp en op koers houdt

GEWOONTES zijn soms goed en soms fout Maak niet de fout om de gewoontes van je voorgangers over te nemen zonder daar goed over na te denken Bepaal zelf welke Auditcommissie je wilt & kunt zijn, hoe je dat gaat realiseren + met welke randvoorwaarden

AC: Corvee-Klapvee-Waardevol-Essentieel? (3) Minimum variant & veel uitbreidingsopties

Landelijke ontwikkelingen

Als je de basis niet op orde hebt dan is doorontwikkeling vaak gedoemd te mislukken.

Basis is goede ondersteunende rol vervullen bij controlerende taak Raad en scherpe opdrachtgever zijn voor Accountant Veel AC’s van gemeenten ontwikkelen zich momenteel van “Small” naar “Medium” (en verder) Veel grote gemeenten/provincies hebben een AC gebaseerd op het vertegenwoordigingsmodel ipv het fractiemodel (1 lid per fractie). Beide modellen kennen de nodige voor- en nadelen & randvoorwaarden Ontwikkeling -> steeds actievere AC’s, toename in taken en aantal bijeenkomsten (richting 5 – 7x per jaar of meer). Vanaf moment dat AC’s voluit “Medium” zijn of meer professionele leiding én ondersteuning essentieel (bij ontwikkeling naar volledig “Medium” is het een flinke impuls voor effectiviteit en om adviezen goed laten landen)

Welke support geeft de AC van Breda aan de Raad van Breda op het gebied Van Planning & Control?

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

LAAG

Inzet tijd/energie van Raadsleden & eisen te stellen aan rol/kwaliteit voorzitter

AC: Corvee-Klapvee-Waardevol-Essentieel? (4)

Geen

Auditcommissie

Small

Auditcommissie

Facilitair: Agenda & verslag

LAAG

Medium

Auditcommissie

Facilitair en licht advies: Agenda, verslag + lichte support (planning, coördinatie, voortgang), incidenteel advies

Large

Auditcommissie Facilitair en zwaar advies: Agenda, verslag + Gedurende hele jaar zware support & sturing & concrete adviezen: - Inhoudelijk - Procedureel - Bestuurlijk - Klankbord - Rapportage/ Advies Raad

Rol & inzet van de Griffie / Strategische planning & sturing / TIJD

HOOG

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

XXL

Auditcommissie

HOOG

            

Begin with the end in mind

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

Meer inzicht vertalen naar slimme keuzes & actie

Have FUN met P&C en de aankomende behandeling van jullie Begroting 2023!

P&C sessie Raad Gemeente Breda Henk Boshove 6 oktober 2022

KOP nooit in het zand steken.. Altijd in beweging blijven als Raad (samen met Griffie, Auditcommissie, RkC, Accountant)

Henk Boshove 06 51369916 info@BusinessAct.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11920952/1