MEMO Samenvatting bijeenkomst Proces van de tafels definitief

Samenvatting ‘Staat van de Tafels - het proces’ Van: griffie en ambtelijke ondersteuning Aan: deelnemers van de sessie ‘staat van de tafels’ Onderwerp: notulen van de sessie ‘proces van de tafels’ op 13 november 2021 Op 13 november 2021 spraken verschillende maatschappelijke partners, raadsleden en ambtenaren met elkaar over het proces van de thematafels. Demy Jongkind, promovenda aan de Universiteit van Leiden opende de dag met een inleiding. Zij is verbonden aan het programma Financieren in netwerken (https://www.financiereninnetwerken.nl). Haar promotieonderzoek gaat over netwerksubsidies, waarbij één van haar artikelen gaan over de in Nederland opkomende subsidietafel. Tijdens haar inleiding gaf zij aan dat de subsidietafel past bij een netwerkende overheid, waarbij het initiatief ook steeds meer vanuit de samenleving komt. Ook deelde zij de ervaringen van andere steden en een provincie met de subsidietafel. Een vaak gehoorde reactie hierbij is dat het woord subsidietafel de lading niet dekt. Deelnemers zien de tafel vooral als plek om te leren van elkaar, samen te werken en plannen met elkaar af te stemmen. In 3 verschillende groepen zijn de deelnemers vervolgens uit elkaar gegaan en hebben samen gesproken over wat er goed en minder goed gaat en welke ideeën ze voor de toekomst zien. Deelnemers reflecteerden vanuit hun eigen een perspectief hierop.

Soms waren ze het niet met elkaar eens. In deze samenvatting wordt getracht een rode draad te geven van de gesprekken aan de tafel. Hieruit volgen een aantal overdenkingen voor de toekomst. Bijgevoegd in de bijlage is de longlist met alle genoteerde opmerkingen. De meerwaarde van de thematafel: in gesprek over het realiseren van waarden, integrale plannen en netwerkvorming De meeste deelnemers ervaren het netwerken en de integrale planvorming als de grootste meerwaarde van de thematafelsystematiek. Door deze netwerken kennen zij elkaar, weten ze van elkaar wat ze doen en stemmen zij de activiteiten op elkaar af. Een van de deelnemers noemde ook het ontdubbelen. Door de tafels bieden organisaties niet meer of in mindere mate dezelfde activiteiten aan. Er worden ook in toenemende mate gezamenlijke activiteiten uitgevoerd of het aanbod wordt op elkaar aangevuld. Hierdoor kunnen ze meer doen voor de Bredase inwoners. De integrale uitvoeringsplannen zijn hierbij ook helpend. Hierdoor is voor iedereen transparant welke activiteiten worden uitgevoerd. Een aantal deelnemers geeft aan nog verdere stappen op het inhoudelijke vlak te willen maken. Door meer systematisch na te denken over de vraag: wat draagt het meest bij de aan de waarden die we willen realiseren? De klantreismethodiek wordt genoemd als methodiek die hierbij helpend kan zijn.

Verder wordt er ook aandacht gevraagd voor preventie en de verbindingen met het verenigingsleven. Het proces aan de thematafels: in gesprek over tijdsdruk, begrotingscyclus en nieuwe deelnemers Er is kritiek over de tijd die deelnemers aan het proces moeten besteden. Met name de maand september betekent voor veel deelnemers dat zij veel tijd kwijt zijn aan overleggen. Voor deelnemers die aan meerdere tafels deelnemen is dit lastig te combineren. Ook vrijwilligersorganisaties worstelen hier vaak mee, zo gaven zij in de gesprekken aan. Zij hebben naast hun werk, vaak nog een reguliere baan. Deelname aan tafels is beperkt mogelijk. Ook voor hen zou een meer uitgelijnd en gefaseerd proces helpend zijn, zodat ze hier rekening mee kunnen houden in hun agenda. Een aantal deelnemers doet de suggestie om aan te sluiten bij de begrotingscyclus van de gemeente. Dan

worden de uitvoeringsplannen grotendeels in het voorjaar al op gesteld. Zij zien hierin het voordeel dat de uitvoeringsplannen niet binnen de tijdsdruk van een maand hoeven worden vastgesteld, en financiële scenario’s tijdig worden voorgelegd aan de gemeente. Die kan hier dan rekening mee houden bij de voorjaarsnota en subsidieplafonds. De gespreksdeelnemers geven aan dat door concretere subsidieplafonds vast te stellen op basis van deze scenario’s, het gesprek aan tafel ook in mindere mate over de verdeling van geld hoeft te gaan. De gemeente kan meer duidelijkheid scheppen, wat wel/niet kan worden gefinancierd. Verder vragen de gespreksdeelnemers aandacht voor nieuwe deelnemers aan het proces. Hier zijn de ervaringen wisselend bij. Sommige deelnemers geven aan dat zij enthousiast zijn ontvangen, maar later toch gefrustreerd zijn geraakt omdat ze geen subsidie ontvingen. Andere deelnemers gaven aan dat sommige nieuwe deelnemers alleen aan tafel willen komen voor subsidie en de samenwerking anders niet vanzelf opzoeken. De grootste uitdaging zit voornamelijk op het ‘ruimte maken’ voor nieuwe activiteiten, door het afscheid nemen van (bestaande) activiteiten wanneer deze minder bijdragen. Duidelijkere kaders aan de voorkant, kunnen hierbij ook helpend zijn.

Verder wordt er opgemerkt dat nieuwe deelnemers goed meegenomen dienen te worden in de principes van samen sturing en de spelregels aan tafel. Het karakter van de afspraken: in gesprek over meerjarig, basis en incidenteel en inkoop/subsidies Naast het faseren van het proces vragen deelnemers ook aandacht om tot meerjarige afspraken te komen. Bij voorkeur voor 4 jaar. Organisaties willen graag duidelijkheid hebben over hun inkomsten, zodat ze hier ook afspraken over kunnen maken met hun personeel. Personeel wordt steeds schaarser, daarom geven organisaties aan dat het bieden van perspectief aan hen steeds noodzakelijk wordt om personeel te kunnen blijven aantrekken. Dit zorgt er ook voor dat er minder tijd aan tafel nodig is om jaarlijks tot afspraken te komen. De gesprekken aan de tafels kunnen dan meer gaan over de inhoud en het bijstellen van plannen. Voor kortdurende activiteiten of innovatieve activiteiten zou je een jaarlijkse regeling kunnen opstellen. Met perspectief om op termijn ook in aanmerking te komen voor meerjarige financiering. Een aantal deelnemers heeft de suggestie gedaan om voor meerjarige activiteiten te werken met het begrip basisinfrastructuur. Deze term wordt nu al gebruikt bij de netwerken van Zorg voor elkaar Breda. Hieronder vallen activiteiten die noodzakelijk zijn om de eerste vragen van burgers om ondersteuning op te vangen.

Verder werd door de deelnemers ook aandacht gevraagd om duidelijker te maken wanneer activiteiten door de gemeente worden ingekocht en wanneer activiteiten worden gesubsidieerd. Nu wordt dit volgens sommige deelnemers door de gemeente wisselend toegepast. Ook wordt opgemerkt dat er een soort van toezicht paradox is. Bij subsidie moet je een veel bredere maatschappelijke verantwoording over de inzet van middelen afleggen. Bij een contract is dit veel minder het geval, terwijl hier wel hardere voorwaarden in staan. Er wordt gepleit voor een landschapskaart, wanneer inkopen en wanneer subsidie. Bij subsidie ligt over het algemeen het initiatief meer bij de samenleving en bij inkoop meer bij de overheid. Er zijn ook onderwerpen waar het initiatief bij zowel de overheid als samenleving ligt. Dit komt vaak voor bij de onderwerpen van de tafels, waardoor beide financieringsmethoden kunnen worden toegepast. De rol van de gemeente in het proces. De scheiding tussen de gemeentelijke rol van het proces en inhoud zien deelnemers als een verbetering. Ook de toenemende inhoudelijke betrokkenheid, bijvoorbeeld vanuit de keten Participatie zien deelnemers als positief punt. Hierdoor worden zaken gezamenlijk opgepakt door gemeente en partners.

Verder zien de deelnemers over het algemeen een grotere rol voor de gemeente in de sturing op de inhoudelijke doorontwikkeling en prioritering van maatschappelijke

uitdagingen aan tafel. De gemeente dient ook rekening te houden dat elke tafel in zijn eigen ontwikkelingsfase en context zit. Sommige tafels zijn redelijk samen sturend en andere tafels moeten die stap nog zetten. Dat vraagt ook voor een diverse invulling van de gemeentelijke rol aan tafel. Veel deelnemers willen zich tot de gemeente als partner verhouden.

Overdenkingen voor de toekomst Uit bovenstaande samenvatting en de longlist van opmerkingen tijdens de bijeenkomst ‘Proces van de tafels’ kunnen een aantal denkrichtingen voor het toekomstige kader worden gehaald 1) Onderzoek de mogelijkheid om de thematafels meer als netwerken te positioneren waar partners leren van elkaar, samenwerken en integrale plannen maken. 2) Probeer meer in (nieuwe) deelnemers te investeren. Zij dienen de principes van ‘samensturing’ uit te kunnen oefenen om deel te kunnen nemen aan het proces. Hier hebben de procesmanagers een duidelijke rol. 3) Onderzoek de opties om meer onderscheid te maken tussen meerjarige afspraken en impulsmogelijkheden. Bekijk of de definitie basisinfrastructuur zoals er nu bij sommige netwerken mee wordt gewerkt, werkbaar is om onderscheid te maken tussen kortdurende en meerjarige financiering. Leg ook een duidelijke link met preventie. 4) Denk na over een vaste methodiek/methodieken om te analyseren welke activiteiten het meeste bijdragen aan de waarden die we samen met de Bredanaars (met een ondersteuningsvraag) willen realiseren. Met de klantreismethodiek kan bijvoorbeeld vertrokken worden vanuit de waarde die de klant wil realiseren. Op basis hiervan kan geanalyseerd worden wat er voor nodig om deze waarde te realiseren en wat hier het meest aan bijdraagt. Bijkomend voordeel is dat het proces voor iedereen duidelijk is.

Voor collectieve activiteiten is wellicht een andere methodiek nodig. 5) Onderzoek de mogelijkheid om het proces om te keren, door bijvoorbeeld uitvoeringsplannen in het voorjaar te maken. Financiële keuzes kunnen dan nog door het college worden gemaakt bij de subsidieplafonds. Met concretere subsidieplafonds, wordt het subsidiegedeelte een sluitstuk van het proces. Hiermee wordt ook duidelijkheid geschapen over de daadwerkelijke ‘beslisruimte’ van de thematafels.

Bijlage: opmerkingen deelnemers Wat gaat goed: -

Samenwerking en samenhang op inhoud. Thematafel VSV heeft een prettige werkwijze en samenwerking. Beweging en proces ontwikkeling en uitvoering tafels. Elkaar kennen en verantwoorden richting elkaar. Samenwerking en integrale uitvoeringsplannen. Snelheid gezamenlijk inspelen maatschappelijke ontwikkelingen(zoals COVID). Subsidiecriteria zijn duidelijk. Mechanisme van ontdubbelen functioneert. Kleine organisaties worden snel opgenomen in netwerken. Makkelijk contact en afstemming met andere partners. Harmonisatie van kostprijzen. Minder bezwaren. Veel dingen worden samen in gang gezet, zonder het gelijk over geld te hebben. Thematafels dragen bij aan de transitie naar de voorkant. Rol voorzitter is verbeterd. Transparantie: openbaar welke activiteiten voor welke prijs worden gesubsidieerd. Er is al beter gestuurd op toeleiding/geleiding naar de juiste tafel. Rijnlandsmodel.

Wat ging minder goed: -

Verschil tussen grote en kleine organisaties. Organisaties die naar de overheid kijken wat ze moeten doen. Tijdsinvestering kleine organisaties. Geld voor nieuwe organisaties. We zijn niet goed in afscheid nemen. Ruimte maken voor nieuwe activiteiten. Jaarlijkse cyclus. Geen langdurige investeringen/Onrust. Geld vrij maken voor het voorliggend veld vanuit de tweede lijn. Geld verdelen blijft heikel punt. Spelregels en tafelvoorzitter wordt nog niet optimaal benut. Inschrijven tot 1 oktober is gezien is gegeven doel netwerken/proces niet logisch. Duidelijke kaders en reikwijdte ambities, waardes neerleggen. Administratieve last is onevenredig, ook op verantwoording tafelvoorzitters. Hoe Rijnlandsmodel vast? Activiteiten subsidiëren en daarnaast deels inkopen. Toezicht paradox. Meer toezicht/verantwoording op subsidie dan bij inkoop. Te laat aanleveren of veranderen spelregels. CAO’s stijgen meer dan de subsidieplafonds.

Aandachtspunten: -

Leg toetsingskader goed uit. Bereik: is dat appels en peren?

-

Regio opdrachten, hoe mee om te gaan? Ideaal weer bovenaan! Kennis verloren door niet tussen de thematafels onderling uit te wisselen. Ontschotting, verkokering werkt voorliggend veld tegen. Denkfout in zorg is denken te kunnen besparen. Je moet juist investeren, juist in voorliggend veld. Groepsdynamiek heeft duister randje. Gedwongen tot conformisme. Tafel valt of staat met de voorzitter. Veiligheid aan tafel. 2e lijns voorliggend te weinig samenwerking (Jeugd). Zakelijke belangen in de weg. Gemeente zet niet zomaar nieuwe aanbieders aan tafel. Niet op tafel plompen, ook via de spelregels. Nieuwe initiatieven/Doelen/ Ambities. Kijk naar hoe je baat is gefinancierd. Voorkom hoppen van tafel naar tafel.

Idee voor de toekomst -

Tafels aan laten sluiten bij beleidscyclus. Meerjarige cyclus van afspraken. Klantreis als methodiek thematafels. Structureel klantervaringsonderzoek. Innovatiebudget Thematafel presenteert financiële scenario’s in plaats van 1 financieel plan. Dilemma tussen innovatie/nieuwe ideeën en basis behouden voor meerjarige periode. Wettelijke taken inkopen en vrij besteedbaar deel via subsidies. Voorzitter: kennis, kunde en onafhankelijk. Alle subsidies voorliggend veld via thematafels/wijkplatforms. Afspraken hoe je geld verdeelt. Hele duidelijke(meetbare) doelen en ambities. Gedoe is ook nodig. Onderscheid tussen basis en impulsen

Gesprekonderwerpen: -

Subsidie netwerken – verdeling van geld. Netwerk verantwoording. Draag je bij aan het doel? Van organisaties naar organiseren. Hoe doe je dat? Randvoorwaarden. Bestuurders voorbeeld voor uitvoering. Scherpere raad/ambtenaren ihkv keuzes. Curatief > preventief > verenigingsleven. Buurthuisafbraak evaluatie. Raad > Ambtenaren. Netwerkversterking/samenwerking ging heel goed Nudging. Tijdsinvestering. Geld verstrekken voor meerder jaren i.v.m. bedrijfsvoering. Landschapskaart maken van wat inkoop is , wat subsidie etc. Dat maakt het speelveld duidelijker voor partijen en nieuwkomers.

-

Moet je weer niet soort ‘bouwgroep’ hebben? Ook om de ontwikkeling van de tafels in de gaten te houden. Andere afspraken grote en kleine organisaties. Het zijn andere grootheden.