Document · PDF

Controleplan gemeente Breda 2021

gemeenteraad 9 december 2021, gemeente Breda9.851 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Morgen maak je samen_

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Controleplan 2021

Gemeente Breda

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak

Morgen maak je samen_ Gemeente Breda T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Claudius Prinsenlaan 10 4811 DJ BREDA

Overige onderwerpen

29 november 2021

Communicatie

Referentie: KZNXZWFHFTMK-1265773995-61

Bijlagen

Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2021. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw controle vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie. Voor het controlejaar 2021 hebben wij het controleplan uitgewerkt en de elementen uit de startnotitie in het controleplan verwerkt. Op deze wijze geven wij u inzicht in de uitvoering van de controle 2021 gekoppeld aan de afgesproken rapportagemomenten in het verbeterplan rechtmatigheid Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod.

Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit ook aan op de bedrijfsvoering van de organisatie. De uitgangspunten voor het controleplan 2021 zoals besproken in de auditcommissievergadering van 16 september 2021 hebben wij verwerkt in het plan. Graag bespreken wij ons controleplan tijdens de vergadering van de auditcommissie op 9 december 2021. Door samen het gesprek aan te gaan, kunnen we elkaar beter begrijpen en kunnen we beter inspelen op de wederzijdse verwachtingen. Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen afgestemd op uw gemeente. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:

Anton Eelco Gerritsma []

drs. A.E. Gerritsma RA senior director

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterda m.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Inhoudsopgave Begeleidende brief

Ons team

Inhoudsopgave

Controleplanning

Onze kernboodschappen

Bijlagen

Onze kernboodschappen

Vereiste communicatie

De fundamenten

Verantwoordelijkheden

Uw feedback

Onze audittools

Onze controleaanpak

Materialiteit

Reikwijdte van de controle

Normenkader 2021

Controlefilosofie

Fraude en niet-naleven

Controleaanpak

IT-aanpak

Overige onderwerpen

Ontwikkelingen

Afhankelijkheid van derden

Communicatie

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit gemeente Breda hebben gekregen.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Onze kernboodschappen

Onze kernboodschappen Risicobeoordeling Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Controleopdracht Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2021 met betrekking tot de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid (inclusief SiSa en WNT). Van het jaarverslag stellen wij alleen vast of wij, op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, geen onjuistheden zien.

Onze opdracht

Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij onze risicobeoordeling uitgevoerd op basis van ons begrip van uw gemeente en zien de volgende inherente significante risico’s: • het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management; • grond- en vastgoedtransacties zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties; • waardering van de grondexploitaties is onjuist; • aanbestedingen voldoen niet aan de EUaanbestedingsrichtlijnen; • gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen.

Risicobeoordeling

Uw speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. In de vergadering van 16 september 2021 hebben wij afgesproken specifiek te rapporteren over de voortgang van het verbeterplan rechtmatigheid en dat wij de focus leggen op ‘de basis op orde’.

Uw speerpunten

Jaarrekeningcontrole 2021

Materialiteit van de controle

Belangrijke onderwerpen Na de afronding van het jaarrekeningtraject 2020 heeft de organisatie veel energie gestoken in het verbeterplan rechtmatigheid. Dit aan de ene kant om de interne beheersing in de eerste en tweede lijn van de organisatie te verbeteren en aan de andere kant rechtmatigheidsfouten te voorkomen. Onzekerheden in het sociaal domein en Covid-19ontwikkelingen nemen wij mee in onze controleaanpak De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening is uitgesteld naar 2022. We adviseren 2021 als pilotjaar te hanteren.

Belangrijkste onderwerpen

Onze controleaanpak

Materialiteit van de controle Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt er, net als veel andere gemeenten, voor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten (€6,8 miljoen). U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €300.000 aan u te rapporteren.

Onze controleaanpak Vanaf begrotingsjaar 2021 geldt dat er in geval van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening moet worden gevormd. Wij zullen specifiek aandacht geven aan deze nieuwe verslaggevingsrichtlijn.

Net zoals vorig jaar zal Covid-19 impact hebben op uw en onze werkzaamheden, denk bijvoorbeeld aan de uitvoering en de controle van de ToZo- en TONK-regelingen. We maken hierover concrete afspraken met de organisatie.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

De fundamenten Breda focust op de interne beheersing

Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

De gemeente Breda focust op de doorontwikkeling van de interne beheersing op basis van het verbeterplan rechtmatigheid. Dit met als doel om te komen tot een adequate interne beheersing. Voor de korte termijn ligt de focus op de herinrichting van de processen inkoop en aanbestedingen, inhuur en subsidies in de primaire processen van de organisatie vanuit het verbeterplan. Daarnaast spelen in de gemeente Breda belangrijke thema’s en projecten zoals: • solide financiële meerjarenbegroting; • ontwikkeling van grondexploitaties en de woningbouwopgave in combinatie met de doorkijk naar de toekomst; • implementatie van Zorgned; • de wijziging in de verantwoording jeugdhulp WBO en verantwoording rechtmatigheid daarvan; • uitvoering ToZo/TONK. Als PwC vinden wij het belangrijk om in onze controles in te spelen op deze relevante ontwikkelingen. Zoals u van ons gewend bent zetten we onze kennis en expertise in om ideeën of perspectieven te delen en te integreren in onze controle. Aan onze bevindingen bij de voortgang van het verbeterplan rechtmatigheid zullen wij daarom in iedere rapportage aandacht geven.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit

Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

De ervaring die u hebt met onze dienstverlening, is van cruciaal belang. Om aan de verwachtingen van de gemeente Breda te voldoen en deze te overtreffen, geven we prioriteit aan de kwaliteit van het werk dat we leveren, de waarde die we toevoegen en de ervaring die we bieden. We hebben geluisterd naar uw feedback over onze dienstverlening in de controle van vorig jaar. We hebben de belangrijkste aandachtsgebieden voor onze dienstverlening tijdens de controle van dit jaar samengevat.

Communicatie in het proces De gezamenlijke open en transparante communicatie in het jaarrekeningproces is een belangrijke succesfactor in de samenwerking die we voor 2021 verder willen verbeteren. Uitdaging voor 2021 is het vormgeven van het hybride werken in de jaarrekeningcontrole. Ook de feedback van de auditcommissie en onze rol als ‘kritische derde’ bij de verbetering nemen wij mee in de controle 2021.

Statusupdates organiseren Hoewel we elkaar vorig jaar goed konden bereiken over specifieke punten, verwaterden de ingeplande updates over de status van de gehele controle, waardoor zaken tussen wal en schip vielen. Onze insteek is om weer op regelmatige basis een statusupdate met elkaar te organiseren

Betere organisatie rondom de inzet van specialisten Het afgelopen jaar verliep de uitvoering van en de communicatie rondom de werkzaamheden van sommige van onze specialistenteams niet optimaal. De inrichting en afstemming over de werkzaamheden richten wij in en wij communiceren hier specifiek over.

Meer dynamiseren We willen zo veel mogelijk gegevensgerichte werkzaamheden naar voren halen in de planning. De insteek is om hier vervolgens over te rapporteren in de rapportage interimbevindingen. Bovendien kan het voor beide partijen voor een verlaging van de werkdruk na jaareinde zorgen.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de input van het voorgaande de controle van de jaarrekening van gemeente Breda uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, ITaanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht

Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Reikwijdte van de controle Wij hebben de reikwijdte van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.

Materialiteit is bepaald op €6,8 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen. U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u ook gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is hiernaast weergegeven. De toleranties zijn nu in eerste instantie gebaseerd op de programmabegroting 2021. We actualiseren de materialiteit bij aanvang van de jaareindecontrole om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.

Fouten

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Onzekerheden

Goedkeurend

Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie

€6.800.000 (2020: €7.400.000).

Uitvoeringstolerantie

€5.100.000 (2020: €5.500.000).

Rapporteringstolerantie

€300.000 (2020: €300.000).

Wet normering topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)

Controleplan gemeente Breda

Wet normering topinkomens

Single information, Single audit (SiSa)

Voor de controle op de bijlage Wet normering topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De desbetreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen van functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.

Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van die voor de jaarrekening: • Voor regelingen ≤ €125.000: €12.500 • Voor regelingen > €125.000 en < €1.000.000: 10% van de omvang basis van de specifieke uitkering • Voor regelingen ≥ €1.000.000: €125.000

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Reikwijdte van de controle

Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle

U hebt ons verzocht de jaarrekening 2021 van gemeente Breda te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.

Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Bij de auditcommissievergadering van 16 september 2021 hebben wij afgesproken u te rapporteren over de voortgang van het verbeterprogramma en de focus te leggen op ‘de basis op orde’ in de interne beheersing.

Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Jaarstukken gemeente Breda

Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Jaarverslag

Jaarrekening

Communicatie Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten op de jaarrekening

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Het normenkader als meetlat voor de controle

Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven

In onze controleverklaring geven wij ook een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De rechtmatigheid omvat drie aanvullende aspecten: • Begrotingsrechtmatigheid: Handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: Zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: Zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?

Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Het college stelt dit normenkader vast en legt dit minimaal ter kennisname voor aan u als raad. Het normenkader voor 2021 wordt in het najaar nog vastgesteld. Onderstaand is weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader moet worden opgenomen.

Controleaanpak IT-aanpak Verplicht onderdeel van het normenkader Overige onderwerpen Communicatie

• Europese aanbestedingsrichtlijnen

Bijlagen

• Staatssteunregels

Optioneel onderdeel van het normenkader

• Aanbestedingswet

• Financiële verordening

• Inkoopbeleid

• Wet maatschappelijke

• Controleverordening

• Overige besluiten

ondersteuning (Wmo)

• Subsidieverordening

NB: het inkoopbeleid van gemeente

Breda maakt geen deel uit van het normenkader.

EU-regelgeving

Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving

Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad

Collegebesluiten

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle

Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het three lines-model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lijnen staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:

•

de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar;

•

de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals Financiën en Control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren;

•

de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.

Normenkader 2021

Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak

Overige onderwerpen

gemeente

IT-aanpak

Communicatie

PwC

Bijlagen

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Verbijzonderde interne controle

Afdelingen en teams

Financiën en Administratie

Concerncontrol

• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.

• Team Audit voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieelkritische processen.

• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen de eigen processen • Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten • Adviseert (met de VIC) over preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces • Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen

• De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de eerste lijn. • Adviseert over preventieve interne beheersingsmaatregelen in het ondersteunende proces en de IT • Geeft adviezen om effectiviteit van de beheersingsmaatregelen te vergroten

• Adviseert over verbetering in de eerste en tweede lijn • Geeft advies/fungeert als klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak • Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van het team Audit

Wij rapporteren via het push-left-principe Het push-left-principe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan deze achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen wordt.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving

Onze controleaanpak Materialiteit

Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet

Reikwijdte van de controle Normenkader 2021

Ons beeld van uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving

Fraude en niet-naleven

Allereerst willen wij inzicht krijgen in uw risicobeoordeling en uw proces om de risico’s vast te stellen, te beheersen en te communiceren op het gebied van fraude, omkoping, corruptie en niet-naleving van wet- en regelgeving.

Controleaanpak

In dit verband willen wij een robuuste dialoog voeren met de directie, het college van B&W en de auditcommissie, over uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces.

Controlefilosofie

IT-aanpak Wat we van uw organisatie mogen verwachten Overige onderwerpen Communicatie

De video hiernaast legt uit wat we zouden verwachten van een organisatie als de uwe, waarin goed bestuur belangrijk is om fraude te voorkomen en op te sporen. De video belicht de verantwoordelijkheden van de organisatie en hoe u dit kunt aanpakken.

Bijlagen Onze observaties en risicobeoordeling We willen graag de volgende observaties van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces met u delen op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving: • Gemeente Breda beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling. Meldingen die via de klokkenluidersmeldpunten binnenkomen worden onderzocht.

Video over verwachtingen en verantwoordelijkheden

12I

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving

Onze controleaanpak Materialiteit

Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet

Reikwijdte van de controle

•

Gemeente Breda beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico’s, en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles en de afdeling Control voert specifieke werkzaamheden uit om medewerkers bewust te maken van frauderisico’s in het inkoopproces. Een frauderisicobeoordeling wordt wel meer geformaliseerd. Wij adviseren u het proces te formaliseren.

•

De frauderisicobeoordeling en maatregelen ter voorkoming van mogelijke fraude zijn niet formeel goedgekeurd door de raad, en er vindt nog geen (periodieke) rapportage plaats aan de raad inzake frauderisico’s, tekortkomingen in de controle, (aanwijzingen voor) fraude en follow-upresultaten van fraudegevallen. Dit is wel een duidelijke doelstelling van de organisatie.

Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

•

Gemeente Breda beschikt niet over een geformaliseerd proces voor het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die op de organisatie van toepassing is en voor het garanderen van de zekerheid daarvan, voor het beoordelen van het risico van niet-naleving en het beheersen daarvan, en voor de opvolging van (mogelijke) niet-naleving. Naleving van relevante wet- en regelgeving is opgenomen in de verschillende interne controlewerkzaamheden van de organisatie.

Op basis van onze observaties, de besprekingen met u in de planningsfase van onze controle en onze eigen analyse hebben we enkele significante risico’s geïdentificeerd. Deze vindt u hier.

Our thought leadership De bovenstaande rapporten zullen u helpen een beter inzicht te krijgen in het huidige fraudelandschap en de dynamiek van fraude •

Global Economic Crime and Fraud Survey 2020

•

Economic Crime Survey Nederland 2019

12II

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Controlerisico’s in verband met fraude Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s

Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021

Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico’s in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Wij hebben geen indicatie dat dit daadwerkelijk bij de gemeente Breda speelt.

Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s.

Controlefilosofie Inherente risico

Risiconiveau dit jaar

Risiconiveau vorig jaar

Fraude en niet-naleven Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie

Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management (Fraude)

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) en transacties van grond en vastgoed zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties (Fraude)

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijnen (Fout)

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Waardering van de grondexploitaties is onjuist (Fout en schatting)

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen (Fraude)

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Bijlagen

Waardering portefeuille materiële vaste activa (Schatting)

Controleplan gemeente Breda

Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management Achtergrond Hoewel het risico van het doorbreken van de interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle organisaties aanwezig en ook significant, in overeenstemming met ISA 240.

Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen wordt beïnvloed door: • schattingen zoals (debiteuren)voorzieningen, bijzondere waardevermindering; • ongebruikelijke journaalposten; • verschuivingen tussen budgetten of projecten. Onze controleaanpak Wij zullen voor zover relevant voor onze controle, de opzet en het bestaan vaststellen van de beheersingsmaatregelen op organisatieniveau zoals het integriteitsbeleid en de klokkenluidersregeling, evenals de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten, het aanvragen en declareren van subsidies, het maken van

schattingen, het bewaken van projecten en het doen van aanbestedingen. Ook beoordelen wij de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregel met betrekking tot de autorisatie van betalingen. Wij voeren gegevensgerichte werkzaamheden uit op journaalposten en boekingen die voldoen aan de risicocriteria die wij identificeren vanuit onze frauderisicoanalyse. Wij identificeren en toetsen deze ongebruikelijke transacties. Wij controleren de juistheid van de journaalposten in het grootboek en andere gemaakte correcties bij het opstellen van de jaarrekening. Dit doen wij onder andere door de toepassing van data-analyse. Daarnaast verrichten wij specifieke controlewerkzaamheden ten aanzien van belangrijke schattingen van het college zoals de waardering van de grondexploitaties, vaste activa en debiteuren en het toereikend zijn van voorzieningen. Ook voegen wij een element van onvoorspelbaarheid toe aan de controle en controleren wij schattingen op afwijkingen.

Controleplan gemeente Breda

Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en het voldoen aan voorwaarden) en grond- en vastgoedtransacties zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties Achtergrond

Onze controleaanpak

Bij het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden als gevolg van fraude is het risico van fraude in de grond- en vastgoedtransacties een verondersteld significant risico (in overeenstemming met verslaggevingsstandaard ISA 240).

Wij toetsen door middel van een deelwaarneming of de gedeclareerde subsidies worden onderbouwd door subsidieaanvragen en aanvragen tot vaststelling van subsidies die voldoen aan de subsidievoorwaarden.

Belangrijkste observaties voor dit risico

Het inherente risico van frauduleuze financiële verslaggeving als gevolg van niet-zakelijke transacties van grond en vastgoed geeft aanleiding tot dergelijke risico’s.

Het risico op omkoping of schijn van afhankelijkheid bij aankopen van grond, grondposities of vastgoed adresseren wij in onze controle door bij aankooptransacties de waarde van grond, grondposities en vastgoed te toetsen aan de waarde volgens taxatierapporten van onafhankelijke taxateurs. Ook gaan wij na of de gemeente transacties is aangegaan met organisaties waarbij de verantwoordelijke wethouders een nevenfunctie hebben.

Controleplan gemeente Breda

Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijnen

Achtergrond

Onze controleaanpak

De regelgeving ten aanzien van(Europese) aanbestedingen is complex. De juiste naleving van de EU-aanbestedingsrichtlijnen wordt achteraf op basis van gegevensgerichte controlewerkzaamheden vastgesteld. Dit heeft zicht geuit in het aangepaste oordeel bij de jaarrekeningcontrole 2020. Voor de jaarrekeningcontrole 2021 merken wij het naleven van de EUaanbestedingsrichtlijnen dan ook wederom aan als een significant risico.

We voeren een gegevensgerichte controle uit op de aanbestedingen, waarbij we vaststellen dat de juiste aanbestedingsvorm is gekozen. In het bijzonder voeren we aanvullende analyses en controles uit op de volledigheid van de naleving van de EU-aanbestedingsrichtlijnen. De afdeling Interne Controle beoordeelt dit ook op basis van een spend-analyse van bestedingen per crediteur over de afgelopen vier jaar.

Belangrijkste observaties voor dit risico

De kans op een fout is groot aangezien de regelgeving specifiek en complex is. Specifiek hebben wij het risico op de naleving van EU-aanbestedingen als een significant risico aangemerkt, vanwege de complexiteit, de aanzienlijke foutgevoeligheid, de bevindingen in het verleden die doorlopen in het huidige begrotingsjaar en de grote omvang van aanbestedingen bij de gemeente Breda.

Daarbij toetsen we ook de naleving van het inkoopbeleid van de gemeente Breda. Eventuele afwijkingen zullen niet in het oordeel voor financiële rechtmatigheid worden meegenomen omdat het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet in het normenkader is opgenomen.

Controleplan gemeente Breda

Waardering grondexploitaties is onjuist

Achtergrond

Onze controleaanpak

De grondexploitaties zijn een significant onderdeel van de jaarrekening van gemeente Breda. Daarbij wordt de waardering van de grondexploitaties beïnvloed door een groot aantal schattingselementen, inclusief (mogelijk onzekere) toekomstverwachtingen.

De uitgangspunten bespreken we met de organisatie en het management. Wij hanteren hierbij overwegend een gegevensgerichte controleaanpak. Daarnaast stellen we vast in hoeverre de verwachtingen van vorig jaar in het huidige jaar gerealiseerd zijn. Ook sluiten we de uitgangspunten waar mogelijk aan met onderzoeken van externe partijen.

De belangrijkste observaties voor dit risico

Wij zullen conform vorig jaar de schattingen toetsen aan de herziene controlestandaard 540R.

De parameters die worden gehanteerd hebben significante invloed op de waardering van de grondexploitaties. Wij zullen deze in lijn met voorgaande jaren in detail controleren. Een andere belangrijke factor voor de waardering van de grondexploitaties zijn de toekomstige verwachtingen. Wij zullen uw verwachtingen toetsen aan de huidige marktcondities en aan inzichten die wij krijgen van vergelijkbare gemeenten. Het is daarnaast van belang de sinds 2020 geldende controlestandaard 540R inzake schattingen goed toe te passen.

Controleplan gemeente Breda

Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen

Achtergrond

Onze controleaanpak

De gemeentesector is aangemerkt als een sector met een verhoogde kans op corruptie/omkoping (al dan niet in combinatie met aanbestedingen). De reden hiervoor is dat er bij gemeenten transacties van relatief grote omvang zijn die veelal tot stand komen met tussenkomst van derden.

Tijdens de controle van de aanbestedingen beoordelen we naast de rechtmatigheid ook het proces waarin de aanbesteding tot stand is gekomen. Hierbij nemen wij onder andere functiescheidingen en totstandkoming in overeenstemming met het inkoopbeleid in overweging. Wij toetsen hierbij in hoeverre er op marktconforme gronden gehandeld is tijdens het gunningsproces.

Belangrijkste observaties voor dit risico De kans op fouten door corruptie/omkoping is inherent aanwezig. Met name de transacties ten aanzien van aanbestedingen en de verkoop van grondposities zien wij als transacties met een verhoogde risicokans. Deze transacties zijn veelal omvangrijk; daardoor is een mogelijke fout als gevolg van corruptie/omkoping groot. Daarnaast is het publiciteitsrisico en de gevoeligheid bij afwijkingen groot.

Controleplan gemeente Breda

Waardering materiële vaste activa is onjuist

Achtergrond

Onze controleaanpak

Tijdens de controle van de portefeuille materiële activa beoordelen wij gegevensgericht de totstandkoming van de transacties en of deze transacties in overeenstemming zijn met de interne richtlijnen en de besluitvorming. Wij toetsen hierbij in hoeverre er op marktconforme gronden gehandeld is tijdens het gunningsproces.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak

Controleaanpak In het hoofdstuk controleaanpak werken we op hoofdlijnen de aanpak uit en geven we een overzicht van de financieel-kritische processen. Daarnaast geven we inzicht in de samenwerking met de afdeling Concerncontrol Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing of de efficiëntie in het controleproces wordt per proces een controleaanpak gekozen. Het heeft de voorkeur om systeemgericht te controleren tenzij de interne beheersing in de processen niet alle risico’s afdekt of de omvang van een proces dermate beperkt is en/of alleen uit een paar grote transacties bestaat waardoor een gegevensgerichte aanpak efficiënter is. De keuze voor een systeemgerichte dan wel gegevensgerichte controle hangt niet alleen af van de mate van in control zijn, maar is ook afhankelijk van andere factoren, zoals efficiency en mogelijkheden tot data-analyse. •

Systeemgerichte controle: Bij een systeemgerichte controle steunt de auditor voornamelijk op de interne beheersingsmaatregelen. Om tot zijn oordeel te komen toetst de auditor de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijke interne beheersingsmaatregelen en vult dit aan met enkele gegevensgerichte werkzaamheden.

•

Gegevensgerichte controle: Bij een gegevensgerichte controle verzamelt de auditor controle-informatie op basis van een combinatie van statistische steekproeven, cijferanalyses en/of deelwaarnemingen.

IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

De specifieke controleaanpak wordt per proces in een werkprogramma uitgewerkt, waarin de geplande werkzaamheden zijn opgenomen inclusief een planning wanneer de organisatie diverse onderbouwingen oplevert aan ons controleteam.

In de controleaanpak voor de gemeente Breda staan de financieel-kritische processen centraal. Het gaat hierbij om de volgende processen: • Inkopen en aanbesteden • Grondexploitatie • Sociale uitkeringen • Wmo • Jeugdhulp • Verstrekte subsidies • Inkomende subsidies • Belastingopbrengsten • Personeelslasten (inclusief ATEA) • Parkeeropbrengsten • Verhuur panden/vastgoed • Opbrengsten (omgevingsvergunningen, burgerzaken en opbrengsten ATEA) • Treasury • ITGC’s.

13I

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Controleaanpak

Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Wij hebben de opzet van de interne controlefunctie geëvalueerd door middel van het doornemen van de controleplannen. Op basis hiervan komen we tot de conclusie dat in opzet de kwaliteit, deskundigheid en onafhankelijkheid van de afdeling Concerncontrol van een dermate niveau is, dat PwC ‘gebruik kan maken’ van de werkzaamheden als beheersingsmaatregel binnen de organisatie. Dat betekent dat PwC naast het gebruikmaken van de door Concerncontrol uitgevoerde werkzaamheden, ook aanvullende eigen waarnemingen zal uitvoeren. De selecties van transacties in het kader van de uit te voeren interne controles zullen altijd vooraf in overleg worden gemaakt. De aanvullende werkzaamheden zullen wij met name voor processen met een hoog risico uitvoeren. De keuze van de controleaanpak (gegevensgericht of systeemgericht) is gebaseerd op de belangrijkste onderdelen van elk proces. Voor de controle kan naast de werkzaamheden van Concerncontrol ook gebruik worden gemaakt van de voorbereidingen van controledossiers door de primaire afdelingen bij de gemeente. Concerncontrol zal dit jaar de balansdossiers wederom reviewen voordat deze worden aangeleverd aan PwC.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak

Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Fraude en niet-naleven Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Ons inzicht in uw IT-omgeving Tijdens de controle krijgen we een goed inzicht in uw processen en uw gegevens. We hebben ons in juni 2021 opnieuw verdiept in de wijze waarop gemeente Breda de IT-risico’s afdekt. De IT-risico’s staan hiernaast weergegeven en deze risico’s adresseren we gedeeltelijk in onze IT-audit. Omdat de gegevens die we gebruiken bij onze controle grotendeels afkomstig zijn van uw systemen, krijgen we inzicht in uw IT-omgeving en relevante IT General Controls (‘ITGC’s’) voor de applicaties die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. De ITGC’s zijn beleidsregels en procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en -activiteiten te beheren en om de voortdurende werking van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde (financiële) procedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. Bij het updaten van dit inzicht besteden we onder andere aandacht aan serviceorganisaties, ERP-systemen, implementatie en gebruikerstoegang. De betrouwbaarheid van uw gegevens staat ook centraal in de data-analyse die we uitvoeren tijdens onze controle.

Risk, compliance and policy management

Architecture and operations

Strategy, governance and management Threat intelligence and vulnerability management

Incident and crisis management

Identity and access management

Information and asset protection

IT risk Business community

Third-party management

Physical and environmental

14I

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

IT-aanpak Belangrijke aandachtsgebieden

Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie

De belangrijkste ontwikkelingen bij gemeente Breda We hebben de volgende ontwikkelingen vastgesteld die mogelijk van invloed zijn op onze controleaanpak: • implementatie van deelmodules Proactis in de tweede helft van 2021; • afgeven van een verklaring bij de digitale jaarrekening. Wij zijn de mogelijkheden hiertoe met de organisatie aan het onderzoeken.

Fraude en niet-naleven Relevante systemen Controleaanpak IT-aanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

We beoordelen applicatiesystemen, datawarehouses, rapporten en ondersteunende T-infrastructuur (database, besturingssysteem en netwerk) die betrokken zijn bij de relevante bedrijfsprocessen, vanaf het begin van een transactie tot de registratie ervan in het grootboek. Dergelijke transacties leiden uiteindelijk tot rapportage in de financiële overzichten, en daarom kunnen een of meer van deze systemen en IT-infrastructuur relevant zijn voor de controle. Nadat we ons begrip van IT hebben afgerond, bepalen we welke van de applicaties die Breda gebruikt, in aanmerking komen voor onze controle van de jaarrekening. Op basis van de uitkomsten van de controle in 2020 verwachten wij voor een deel van de ITafhankelijkheden voldoende zekerheid te kunnen krijgen door de werking te testen van de ITGC’s. Op basis van onze huidige kennis zijn er ten opzichte van vorig jaar geen wijzigingen in onze IT-reikwijdte.

14II

Controleplan gemeente Breda

Cyberbeveiliging Nieuwe digitale kwetsbaarheden, veroorzaakt door toenemende digitalisering. Hoe gaat Breda om met het risico van cybercriminaliteit? Het effect van cyberbeveiliging op onze controle Onze benadering van cyberveiligheid is gebaseerd op onze inherente risicobeoordeling. Deze beoordeling begint met het identificeren van risicofactoren voor cyberveiligheid, zoals de toepasbaarheid van specifieke cyberbeveiligingswetten, het bestaan van contractuele verplichtingen met betrekking tot cyberbeveiliging jegens klanten of het feit dat u zeer gevoelige persoonsgegevens verwerkt (AVG). Op basis van de aard, waarschijnlijkheid en omvang van deze factoren bepalen wij of de risicofactoren resulteren in een cyberbeveiligingsrisico dat een materiële impact kan hebben op de jaarrekening. Als we vaststellen dat cyberbeveiligingsrisico’s een materiële impact kunnen hebben op de financiële overzichten, plannen we een gepaste reactie om het geïdentificeerde risico aan te pakken. De gemeente Breda hecht veel waarde aan een goede adoptie van de digitale werkplek. Een digitale werkplek is één, maar de gemeente wil op termijn graag de stap maken naar een nieuwe manier van werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van de vele toepassingen die Microsoft Office 365 aanbiedt (o.a. SharePoint en OneDrive).

Het technisch implementeren van deze oplossingen kan relatief eenvoudig, maar voor een goede adoptie denkt de gemeente nog wel anderhalf jaar nodig te hebben. Wij onderschrijven de aandacht die de gemeente besteedt aan het menselijke en beheersingsaspect van deze verandering. Voor meer informatie verwijzen wij naar recente publicaties van PwC op dit gebied: Cybersecurity & Privacy – Digital & Data – Thema's – PwC.

Relevante cyberrisicofactoren We beoordelen uw reactie aan de hand van het minimale beheersingsniveau dat we zouden verwachten. Minimumniveau van cyberveiligheidsbeheersing

Cyberbeveiliging als controlerisico

We beoordelen of een cyberincident zou kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening.

Controleplan gemeente Breda

Wat worden als zeer gevoelige persoonsgegevens beschouwd? AVG identificeert de volgende gegevens als ‘zeer gevoelig’: •

raciale of etnische afkomst;

•

politieke opvattingen;

•

religieuze of filosofische overtuigingen;

•

lidmaatschap van een vakbond;

•

genetische gegevens, biometrische gegevens die uitsluitend worden verwerkt om een mens te identificeren;

•

gezondheid;

•

iemands seksleven of seksuele geaardheid; of

•

criminele geschiedenis.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden Communicatie Bijlagen

Overige onderwerpen In dit hoofdstuk reflecteren we op andere onderwerpen die van invloed kunnen zijn op uw gemeente of de jaarrekening. Daarnaast staan we stil bij de afhankelijkheid van derden.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Ontwikkelingen die u als raad raken

Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden Communicatie Bijlagen

Rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld tot 2022 Doordat de parlementaire goedkeuring is vertraagd, is invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar uitgesteld. Dit betekent dat het college naar verwachting vanaf boekjaar 2022 zelf verantwoording over de rechtmatigheid zal moeten afleggen, als onderdeel van de jaarrekening. Uitstel moet er in uw organisatie niet toe leiden dat de voorbereidingen die al zijn getroffen voor het ‘live’ gaan in 2021 nu stil worden gelegd. Wij zijn van mening dat een goede voorbereiding het halve werk is en bevelen u aan om het boekjaar 2021 te gebruiken als pilotjaar. Zo hebt u nog voldoende tijd om het proces richting 2022 eventueel bij te sturen. We gaan graag de komende periode met u aan de slag om dit nader invulling te geven.

Gemeenteraadsverkiezingen in 2022 vragen om een zorgvuldige overdracht De huidige bestuursperiode duurt tot maart 2022. Dit betekent dat de gemeenteraad in een nieuwe samenstelling de jaarrekening over 2021 zal gaan vaststellen. Het is raadzaam om als auditcommissie een overdrachtsdocument te maken om de continuïteit van de aandachtspunten (zoals de versterking van de control en de informatiewaarde van de P&C-stukken) te waarborgen, zie ook informatie op onze site.

Graag geven we een workshop aan de (nieuwe) raadsleden om hen mee te nemen in hun (nieuwe) rol als raadslid, uiteraard met focus op de P&C-cyclus en hun kaderstellende en controlerende rol. Ook zal daarbij de rol van de accountant als onafhankelijk adviseur aan de orde komen.

Ook voor 2021 gelden onzekerheden en risico’s in relatie tot Covid-19 Over 2020 had het Rijk nog niet alle nadelen als gevolg van de coronamaatregelen gecompenseerd. Dit betreft de inkomstenderving (toeristen- en parkeerbelasting) en de extra lasten van afvalinzameling en -verwerking waarvoor compensatie is toegezegd. Het Rijk heeft hier wel bedragen voor gereserveerd, totaal €282 miljoen. De daadwerkelijke compensatie wordt door het Rijk bepaald op basis van de jaarrekeningen 2020 van de gemeenten. De verwachting is dat pas in de septembercirculaire gemeentefonds 2021 de verdeling over de gemeenten bekend wordt gemaakt. Over eventuele extra compensatie over 2021 is nog niets bekend.

Notitie MVA en wijziging voor begrotingsjaar 2021 Vanuit de Notitie materiële vaste activa van januari 2020 geldt vanaf begrotingsjaar 2021 dat er, in geval van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening wordt gevormd. Wij adviseren u hier een inventarisatie van te maken en dit op de juiste manier te verwerken.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden

Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat u voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.

Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.

Communicatie Bijlagen

Onderwerp

Partij waaraan is uitbesteed

1. PGB Jeugd en Wmo

SVB

2. Eigen bijdrage Wmo

CAK

3. Prestatielevering Sociaal Domein

Productieverantwoordingen zorgaanbieders

4. Belastingen

Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB)

4. Salarissen

ADP

Heeft het college al afspraken gemaakt over tijdige aanlevering? Ja

Nee





















Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen

Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Ons team Een betrokken en ervaren controleteam

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Ons team Controleplanning

Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden we de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun contactgegevens, zodat u ze op elk moment kunt bereiken. Een gedeelte van het team is gewijzigd ten opzichte van vorig jaar, maar we zullen waarborgen treffen dat er een goede overdracht plaatsvindt.

Anton Eelco Gerritsma senior director +31 6 53 38 89 20 anton.eelco.gerritsma @pwc.com

Daarnaast zetten wij specialisten in bij onze controle (bijvoorbeeld op het gebied van btw). In de figuur hiernaast hebben we een gedeelte van het controleteam en hun rollen genoemd.

Annemarie Kros senior manager +31 6 10 81 91 03 annemarie.kros @pwc.com

Bijlagen

Uw feedback vertalen in verbeteracties Een open en eerlijke evaluatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die wij bieden, en dat is ook belangrijk voor u. Via een evaluatiegesprek met uw ambtelijke organisatie hebben wij u gevraagd naar uw ervaringen en uw suggesties voor verbetering. We hechten veel waarde aan het continueren van onze open communicatie met u en vertalen uw feedback in verbeterpunten en relevante acties.

Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verder gaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico’s te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best-practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.

Victor Verhagen manager +31 6 13 92 05 96 victor.verhagen @pwc.com

Een toegewijd team

Frank Versleijen director IT Audit +31 6 20 32 12 04 frank.versleijen @pwc.com

Alexander den Breems manager IT Audit +31 (0)88 792 47 88 alexander.den.breems @pwc.com

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Controleplanning Een overzichtelijk controleproces

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie

We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties. Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de controle 2021 gevisualiseerd.

Ons team Controleplanning Bijlagen

Augustus–september

September–november

Planningsfase

Controle opzet processen

• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen

• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn

Opdrachtbevestiging raad

Managementletter college

Controleplan raad

Managementmeeting organisatie

Oktober–december

Maart–mei

Controle werking processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook werken zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de processen tot en met 30 september • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken

• Uitvoeren/bespreken jaarrekeningcontrole • Controle van van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december

Boardletter raad

Accountantsverslag raad Controleverklaring raad

20I

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Onze samenwerking tijdens de controle Een overzichtelijk controleproces en een constructieve samenwerking

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen

De controle van de jaarrekening van gemeente Breda vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport ‘In het publiek belang’, geven wij hieronder een samenvatting van het aantal uren dat PwC Nederland verwacht te besteden aan de controle over 2021. De te verlenen diensten op het gebied van controle en geïntegreerde verslaggeving in 2021 Als onderdeel van onze controle inzake de jaarrekeningcontrole 2021 van de gemeente Breda voeren wij ons controleplan uit zoals samengevat in dit document. Wij verstrekken de volgende rapportages: • rapportage interim-bevindingen; • accountantsverslag per jaareinde, met een samenvatting van de bevindingen van de controle; • controleverklaring over de jaarrekening 2021.

De controle 2020 constructief geëvalueerd Wij hebben met de afdeling Interne Controle en met het productieteam jaarrekening de controle van 2020 geëvalueerd. Ondanks het volledig op afstand met elkaar samenwerken hebben wij elkaar goed kunnen vinden en was de onderlinge communicatie erg goed. Wij hebben met name geleerd om interne controles eerder en frequenter in het jaar uit te voeren om de druk op die manier meer te spreiden, ook vanuit de werkzaamheden van de eerste en tweede lijn.

Dit is voor 2021 al concreet gepland. Wij verwijzen ook naar de aparte paragraaf over feedback voor gerelateerde overwegingen en details. Onze geplande uren en gestelde voorwaarden/aannames In de bepaling van het honorarium gaan wij ervan uit dat de reikwijdte van onze controle niet verder wordt gewijzigd en dat de raad de vereiste informatie zal verstrekken en ons toegang verleent tot relevante medewerkers in overeenstemming met onze verwachtingen en de afgestemde planning. Onze geplande uren zijn gebaseerd op in één keer goed (first time right) en tijdige aanlevering van de gevraagde documenten. Alle werkzaamheden met betrekking tot speciale of specifieke projecten worden afzonderlijk in rekening gebracht. Wij maken gebruik van een webportal (Connect) voor het aanvragen en ontvangen van te verlenen diensten. Functie

Totaal geplande uren

Senior director

102

(Senior) manager

409

Overige teamleden

1.529

Totaal

2.040*

100

* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden zoals het Delivery Center, het Competence Center en Audit Support en inclusief reikwijdte-uitbreidingen waaronder SiSa-regelingen .

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze audittools

Bijlagen In dit deel hebben we de bijlagen opgenomen waaronder de vereiste communicatie, en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de audittools die we inzetten gedurende de controle van de gemeente Breda.

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Door controlestandaarden vereiste communicatie

Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel.

Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze audittools

Vereiste communicatie grond van controlestandaarden

Controleplan

Rapportage interimbevindingen en boardletter

Accountantsverslag

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant



Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC



Kernpunten van de controle



Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle



Eventuele ontdekte of vermoede fraude



Niet-naleving van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het college



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces



Niet-gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit



Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s



Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening

Verantwoordelijkheid van de accountant

Communicatie

Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het bepaalde in en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.

Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze audittools

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.

Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10860837/1