7_12 GGD_beleids_en_jaarplan_2023_2024.pdf

Beleids- en jaarplan 2023 en 2024 1.

Voorwoord

Dit beleids- en jaarplan is het vervolg op de bestuursopdracht Van Pionieren naar Professionaliseren. Deze notitie is opgesteld met de input van alle medewerkers van de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland (IJZ) en geeft richting aan onze activiteiten in 2023 en 2024. 2.

Governance

De 13 Zeeuwse gemeenten zijn verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van alle vormen van jeugdhulp. De Zeeuwse gemeenten hebben de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland (IJZ) opgericht die als Bestuurscommissie is ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland. De gemeenten hebben daarbij de taken en bevoegdheden gedelegeerd aan de Bestuurscommissie. Op dit moment vindt onderzoek plaats naar de toekomstige governancestructuur. In de loop van 2023 zal hierover besluitvorming plaats vinden, de realisatie van de nieuwe governancestructuur wordt per 1 januari 2025 voorzien. 3.

Doelstelling van de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

De doelstelling van IJZ is het ondersteunen, in de breedste zin des woords, van de Bestuurscommissie. Daartoe verricht IJZ de volgende werkzaamheden: a. het opstellen van contracten en subsidie-overeenkomsten met aanbieders van jeugdhulp en uitvoerders jeugdreclassering en jeugdbeschermingsmaatregelen in het kader van de Jeugdwet; b. voeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures voor Jeugdhulp; c. onderhandelen met aanbieders en uitvoerders van Jeugdhulp; d. verzamelen van de benodigde gegevens ten behoeve van de monitoring en verantwoording; e. bewaken van de Zeeuws brede afspraken; f. gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeenten over zaken betreffende de inkoop en het subsidiëren van Jeugdhulp; g. voeren van de financiële administratie; h. contractenbeheer; i. aanspreekpunt voor aanbieders en uitvoerders van Jeugdhulp en voor de gemeenten. 4. 4.1

Inrichting Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland Uitgangspunten van de organisatie IJZ

IJZ is een kleine organisatie speciaal opgericht voor de inkoop en administratieve afhandeling van jeugdhulp voor 13 Zeeuwse gemeenten. Vanuit de organisatiedoelstelling beweegt IJZ zich in het krachtenveld tussen enerzijds jeugdzorgaanbieders (225) en anderzijds de 13 Zeeuwse gemeenten. IJZ zal zich, in lijn van de evaluatie VPNP, in de komende jaren verder ontwikkelen naar een warme professionele inkooporganisatie. Hetgeen betekent dat IJZ een betrouwbare en deskundige inkooporganisatie is, waar planmatig en gestructureerd o.b.v. de PDCA-cyclus gewerkt wordt. Dat er nauw samengewerkt wordt, vanuit de deskundigheid en rol van IJZ, met alle stakeholders. Dat medewerkers grote betrokkenheid hebben naar elkaar en samen aan IJZ inhoud en vorm geven. Dat het belang van jeugdigen de focus is voor ons handelen.

1 Versie: 0.4

Het RACI-model wordt gehanteerd om de verantwoordelijkheidsverdeling binnen IJZ vast te leggen. 4.1.1 Leidinggevende gezichtspunten Leidinggeven wordt vanuit de volgende gezichtspunten vorm en inhoud gegeven: - hiërarchisch; aanname, ontslag, jaargesprekken, re-integratie, opleidingen en declaraties; - operationeel; welke werkzaamheden worden wanneer gedaan; - functioneel; hoe worden de werkzaamheden uitgevoerd. De directeur IJZ is voor alle medewerkers de hiërarchische leidinggevende. Coördinatoren IJZ zijn voor de onder hen ressorterende medewerkers de operationeel en functioneel leidinggevenden. Adviseurs IJZ geven vanuit zijn/haar adviseursrol, gevraagd en ongevraagd, adviezen aan de directeur en coördinatoren IJZ. 4.1.2. Interne Overleggen Naast periodieke bilaterale- en team overleggen zijn er de volgende wekelijkse overleggen: Werkoverleg IJZ Deelnemers: directeur, coördinatoren en adviseur(s); Doel: beleid formuleren, onderlinge afstemming en informeren; Frequentie: wekelijks op maandagochtend; Bespreekpunten: inkoop- en aanbestedingsstrategie, signalen vanuit gemeenten en zorgaanbieders, voortgang IJZ-projecten, organisatie IJZ en voorbereiden ambtelijke en bestuurlijke overleggen. Weekstart IJZ Deelnemers: Doel: Frequentie:

alle medewerkers IJZ; elkaar informeren over de organisatie IJZ, personeelsbeleid GGD en ontwikkelingen bij gemeenten en zorgaanbieders; wekelijks op dinsdagochtend.

4.2 Organogram Het organogram van IJZ is als volgt: Bestuurscommissie

Directeur IJZ Management assistenten

Senior Inkoopadviseur Senior Contractmanager, coördinator

Contractmanagers

Zorgmakelaars

Controller, coördinator

Senior data-analist

Medior data-analist

Administratief medewerkers

2 Versie: 0.4

4.3 Formatie per 1 mei 2023 Functie Directeur Managementassistent Senior Inkoopadviseur

Bezetting 1 mei ’23 1,00 fte 1,45 fte 0,89 fte

Team Contractmanagement Senior Contractmanager, coördinator Contractmanager Zorgmakelaar

1,00 fte 1,00 fte 1,45 fte

Team (Financiële) administratie Controller, coördinator Senior Business-analist Medior Business-analist Administratief medewerker Totale bezetting per 1 mei ’23 Toegestane formatie VPNP Vacatureruimte

1,00 fte 1,00 fte 0,89 fte 2,39 fte 12,07 fte 13,78 fte 1,71 fte

4.4 Uitgangspunten HR-beleid De GGD Zeeland is de formele werkgever van de medewerkers IJZ. Dit betekent dat het HR-beleid van de GGD Zeeland volledig van toepassing is op IJZ. In aanvulling op het HR-beleid van de GGD Zeeland hanteert de IJZ de volgende uitgangspunten: er wordt gericht gewerkt aan teambuilding en professionalisering IJZ door periodiek “leuke” groepsactiviteiten en periodiek inhoudelijk workshops te organiseren; jaarlijks hebben alle medewerkers een jaargesprek met de directeur en de desbetreffende coördinator. In dit gesprek komt het volgende aan de orde: terugblik vorig jaargesprek, Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) o.b.v. 360 graden feedback, deskundigheidsbevordering, inzet van Individueel Keuze Budget (IKB) en het saldo openstaande verlof- en meerwerkuren. De uitkomsten van het jaargesprek worden gearchiveerd in het personeelsinformatiesysteem (Afas). Alle medewerkers gaan hun gewerkte uren registreren in het registratiesysteem van de GGD Zeeland. 5

Ontwikkelingen 2023 en 2024

Voor de jaren 2023 en 2024 worden de volgende ontwikkelingen voorzien die van invloed zijn: − continueren en borgen van de evaluatie bestuursopdracht Van Pionieren naar Professionaliseren; − implementatie aanbeveling HHM: versterk het contract- en leveranciersmanagement; − uitvoeren van rechtmatigheidscontroles, als onderdeel van de jaarrekeningcontrole; − operationaliseren van de Regiovisie Jeugdhulp Zeeland en Hervormingsagenda; − bepalen inkoopstrategie (2023) en aanbesteding (2024) van de Jeugdhulp 2025 – 2028; − ontwikkeling naar meer data-gestuurd werken (zowel gemeenten als jeugdzorgaanbieders). 3 Versie: 0.4

−

Voorbereiding op de concentratie van de inkooporganisaties jeugd/BW/MO/VO

6 Activiteiten 2023 en 2024 6.1 IJZ Algemeen Wat Verdere professionalisering IJZ; structureren van werkprocessen en overlegstructuren, deskundigheidsbevordering medewerkers, verminderen kwetsbaarheid en teambuilding. Werving 1,00 fte contractmanager en financiële waarde van 0,70 fte t.b.v. team Administratie & Data inzetten voor tijdelijke inzet van ondersteuning Updaten functiebeschrijvingen medewerkers IJZ Invoeren uitgangspunten HR-beleid IJZ Uitgeven van nieuwsbrieven per kwartaal Bijeenkomsten om gemeenteraden te informeren over de activiteiten van IJZ Verbeteren archiefsysteem IJZ Mandatering m.b.t. ondertekening raamovereenkomsten, addenda, maatwerkovereenkomsten, subsidieverstrekking, autorisatie (jeugd)factureren, procuratie bankrekeningen IJZ Jaarplanning 2024 overleggen, inclusief begroting – burap – jaarrekening Voorbereiden concentratie inkoop jeugd/BW/MO/VO per 1 jan’25 Monitoren van landelijke ontwikkelingen en deze vertalen naar IJZ Evaluatie functioneren IJZ (gemeenten en zorgaanbieders)

Wanneer Q3 & Q4 2023

Q2 2023 Q3 2023 Q3 2023 Q2 2023 2023 - 2024 Q3 2023 Q3 2023

Q3 2023 2024 2023 & 2024 Q4 2024

6.2 Inkoop Wat Verlenging bestaande samenwerkingsovereenkomsten met jaar Voorstel tot beperking van maatwerkovereenkomsten Voorstel m.b.t. modellen voor contractering en doorlooptijden daarvan Voorstel opstellen m.b.t. stapeling van zorgproducten Opstellen programma van eisen voor een CRM-systeem Contractering Jeugdzorg+ voor 2024 e.v. Contractering Open House Continuering subsidies KISZ en Pleegoudersupport Opstellen Inkoop- en aanbestedingsstrategie o.b.v. Regiovisie Keuze m.b.t. aanbestedingsplatform Opstellen projectplan Aanbesteding 2025 - 2028 Uitvoeren projectplan Aanbesteding 2025 - 2028 Monitoren van landelijke ontwikkelingen en deze vertalen naar IJZ

Wanneer Q2 2023 Q2 2023 Q3-2023 Q3 2023 Q2-2023 Q2 2023 Q3’23 & Q1’24 Q3’23 Q3 2023 Q4 2023 Q4 2023 2024 2023 & 2024

6.3 Team Contractmanagement Wat Standaardisatie van werkwijzen (gezamenlijk beeld over taken-bevoegdhedenverantwoordelijkheden, inzet van medewerkers, taakverdeling, houding, mailwisseling, contractgesprekken, verslaglegging etc.) Realiseren dat contractbeheer bij Perceel 1 uitgevoerd wordt door 2 contractmanagers Sturen op gemaakte contractafspraken (ontwikkelingsopgaven, KPI’s en trajectfinanciering) Versterken rolvastheid van de teamleden Realiseren verbeterpunten n.a.v. evaluatie functie Zorgmakelaar

Wanneer Q2 2023

Q3/uiterlijk Q4 2023 Q3 2023 Q3 2023 Q1 2024 4

Versie: 0.4

Bereikbaarheid van het team van maandag t/m vrijdag (digitaal en telefonisch) Contracteren Open House zorgaanbieders Communicatie (intern, gemeenten en zorgaanbieders) m.b.t. taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, bemensing en bereikbaarheid van team Werkbezoeken aan zorgaanbieders Opstellen programma van eisen voor een CRM-systeem Monitoren van landelijke ontwikkelingen en deze vertalen naar IJZ

Q3 2023 Q2 2023 Q2 2023

Q2 2024 Q2 -2023 2023 & 2024

6.4 Team Administratie & Data Wat Onderzoek en inrichten CRM-Afas (GGD Zeeland) Verklaring over rechtmatigheid door eigen DB m.i.v. boekjaar 2023 Taken die volgen uit het OZO- project “data gedreven werken” Jaarkalender voor controle datakwaliteit Bevorderen uniform gebruik berichtenverkeer (wat, hoe en wanneer) Doorontwikkelen automatische verwerking Aeolus (bijvoorbeeld aspecifiek) Ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering nieuwe aanbesteding Ondersteuning toezichthouders voor JW en BW m.i.v. 2024 Mogelijke gevolgen voortkomend uit onderzoek “Governance” Doorontwikkeling rapportages, monitoren en dashboards inclusief duiding: - prognosemodel - P&C rapportages - contractrapportage t.b.v. overleggen met SWV/jeugdhulpaanbieders Inzichtelijk maken verwijsstromen Doorontwikkeling kwaliteit en onderbouwing P&C- documenten Verder optimaliseren financiële administratie Streven naar 100% via digitaal berichtenverkeer voor p*q (AGB-code/BSN) Verwerken van wijzigingen vanuit de iJW-standaarden Monitoren van landelijke ontwikkelingen en deze vertalen naar IJZ 7

Wanneer Q3 & 4 2023 Q3 & Q4 2023 en Q1 2024 2023 & 2024 2023 & 2024 2023 & 2024 Q3 & Q4 2023 2023 & 2024 Q4 2023 & 2024 Q3 & Q4 2023 & 2024 2023 & 2024

Q3 2023 2023 & 2024 2023 & 2024 2023 & 2024 Q1 2024 2023 & 2024

Uitbreiding personeelsformatie

De bestuurscommissie heeft, op basis van de evaluatie Van Pionieren naar Professionaliseren, ingestemd om de toegestane formatieruimte (1,7 fte) in te vullen. In Q2 2023 wordt een contractmanager (1fte) geworven. In Q3 & Q4 2023 wordt geldswaarde van 0,7 fte bij het team Administratie & Data ingezet om de noodzakelijke werkzaamheden te verrichten om te komen tot een gefundeerd advies voor de rechtmatigheidsverklaring door het DB (m.i.v. jaarrekening 2023). HHM heeft geconcludeerd dat de Inkooporganisatie versterkt moet worden. De invulling van de vacatureruimte in 2023 geeft hier deels invulling aan. Om de Inkooporganisatie verder te versterken en minder kwetsbaar te maken wordt voorgesteld om in 2024 de toegestane formatie uit te breiden met: - Junior contractmanager (1 fte); - Medio business-analist (0,5 fte).

5 Versie: 0.4

Contractbeheer is één van de primaire processen van IJZ. Om continuïteit in het contractbeheer te realiseren wordt voorgesteld een junior contractmanager te werven, die intern opgeleid wordt. De argumenten hiervoor zijn: 1. Uitbreiding moet gaan zorgen voor de gezonde werkdruk en belasting van de huidige contractmanagers. 2. Door de uitbreiding komt er een verschuiving in de werkzaamheden van de contractmanagers zodat er binnen het team een verbeterslag gemaakt kan worden om de door de gemeenten gevraagde kwaliteitsslag uit te voeren. Contractmanagement kan dieper, breder uitgevoerd worden. Met goede communicatie en afhechting. 3. Bepaalde taken die door contractmanagers nu niet/ niet voldoende uitgevoerd worden kunnen worden opgepakt. Hier onder vallen onder andere de 6/8-wekelijkse overleggen met de Toegangen, de Q-gesprekken met de gemeenten, het tijdig beantwoorden van mail en telefoon. 4. Uitbreiding is (ook) voor de continuïteit. Contractmanager is een functie met zeer veel specifieke kennis. De functie is beduidend lastiger goed uit te voeren zijn als kennis van het Zeeuwse (en landelijke) zorglandschap en de aanbestedingsstukken ontbreekt. Minimale inwerktijd 1 jaar. 5. Aanbesteding en de daarbij behorende extra werkzaamheden komen in zicht. Een gedeelte van het team zal ook daarin een aandeel moeten leveren. Het reguliere werk en adhoc zaken moet ook door gaan.

Door de formatie van Medior business-analist met 0,5 fte uit te breiden kan invulling gegeven worden naar de volgende ontwikkelingen; 1. De doorontwikkeling van analyses en rapportages vanuit de inkooporganisatie, die moet leiden tot betere duiding van data en cijfers. De inzet zal liggen op (meer) uniformiteit en verbetering van de datakwaliteit. 2. Vanuit het Zeeuws project “datagedreven werken” wordt inzet gevraagd vanuit IJZ. Die inzet zal zich richten op verbinding met de andere informatiebronnen die samen inzicht moeten bieden in integraal inzicht in de omvang en kosten van jeugdhulp. 3. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur is een verzwaring van de control-functie die leidt tot een verschuiving van deeltaken naar de Senior businessanalist. De gevraagde uitbreiding van 0,5 fte beoogt dat IJZ alle taken kan blijven invullen en dat de kwaliteit verder verbetert. In 2024 zal de geldswaarde van 0,7 fte wederom op projectbasis ingezet worden (flexibele schil) De totale personeelsformatie komt dan uit op 15,58 fte. De geschatte jaarlijkse structurele meerkosten van deze formatie uitbreiding bedraagt € 110.000 (vanaf 2024). 8

Financiën Omschrijving Personele lasten (inclusief CAO 2023) Uitbreiding personeelsformatie met 1,5 fte Externe advieskosten Bijdrage kosten Governance-onderzoek Kantoorkosten Softwarekosten Ondersteuning aanbesteding

2023 € 1.216.000 € 100.000 € 25.000 € 110.000 € 135.000 € 25.000 Totaal € 1.621.000 Begroting € 1.441.000 Verschil € 170.000

2024 € 1.291.000 € 110.000 € 75.000 € 160.000 € 140.000 € 104.000 € 1.883.000 € 1.771.000 € 110.000 6

Versie: 0.4

Toelichting op overschrijding 2023: vacature contractmanager (1 fte) en geldswaarde 0,7 fte t.b.v. Financiën & Data 2e halfjaar 2023, ad € 80.000; verschil CAO-2023 versus indexatie VZG-norm, ad € 25.000; Hogere juridische kosten als gevolg intern onderzoek, ad € 25.000; bijdrage kosten Governance-onderzoek waren niet begroot, ad € 25.000; Voorbereidingskosten in 2023 t.b.v. aanbesteding 2025 – 2028, ad € 25.000.

Goes, 14 juni 2023 Christiaan Soethout

Bijlagen: 1. 2. 3.

Uitwerking RACI-model Taakverdeling Team Contractmanagement Taakverdeling Team Administratie & Data

7 Versie: 0.4