6.1 Aanbiedingsbrief rapport Samen Beter Sterker en verzoek zienswijze raden

Uw kenmerk

: -

Uw brief van

: -

Ons kenmerk

: 20250418/XB/EvP/EvM/SS

Datum

: 18 april 2025

Onderwerp

: Besluitvorming traject samenwerking en huisvesting GGD en VRZ

Geacht college, Naar aanleiding van de algemeen bestuursvergaderingen van Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland (GGD) en Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) op 11 april 2025 bieden wij u het adviesrapport ‘Samen, Sterker en Beter. Samenwerking GGD en Veiligheidsregio Zeeland’ aan en geven wij u een toelichting op de genomen besluiten in het traject samenwerking en huisvesting GGD en VRZ. De algemeen besturen werden op 11 april 2025 gevraagd om voorgenomen besluiten te nemen over: 1. het samenvoegen van de bedrijfsvoeringstaken van GGD en VRZ; 2. het vormen van één Gemeenschappelijke Regeling voor GGD en VRZ; 3. het realiseren van gezamenlijke huisvesting in Goes-West. Beide algemeen besturen hebben met breed draagvlak ingestemd met deze voorgenomen besluiten. Voor de incidentele kosten, die voortvloeien uit deze voorgenomen besluiten zijn twee begrotingswijzigingen voor 2025 opgesteld – één met betrekking tot de begroting van GGD en één met betrekking tot de begroting van VRZ. Deze incidentele middelen zijn nodig om de plan-, ontwerp- en ontwikkelfase te realiseren. In de begrotingswijzigingen wordt gevraagd in 2025 incidentele middelen beschikbaar te stellen door een incidentele verhoging van de gemeentelijke bijdrage. Wat vragen wij u? Wij vragen u deze brief met het adviesrapport ‘Samen, Sterker en Beter.

Samenwerking GGD en Veiligheidsregio Zeeland’ ter kennisgeving door te geleiden naar uw gemeenteraad. Daarnaast vragen wij u om uw gemeenteraad te verzoeken een zienswijze mee te geven op bovengenoemde voorgenomen besluiten en begrotingswijzigingen. Wij ontvangen de zienswijze van uw gemeenteraad graag uiterlijk 2 juli 2025. Definitieve besluitvorming ten aanzien van de begrotingswijzigingen vindt plaats - na weging van de ontvangen zienswijzen - in de algemeen besturen van 3 juli 2025 (VRZ) en 4 juli 2025 (GGD).

Aanleiding: bestuurlijke opdracht 5 juli 2024 De maatschappelijke dynamiek en toenemende complexiteit van taken stellen steeds hogere eisen aan de organisaties van zowel GGD als VRZ, in het bijzonder aan de bedrijfsvoering. Ontwikkelingen op het gebied van veiligheid en gezondheid vragen niet alleen om inhoudelijke expertise, maar ook om een stevige en flexibele ondersteuning vanuit de bedrijfsvoering. Beide organisaties kampen nu al met een kwetsbare bedrijfsvoering. Een kwetsbaarheid die op termijn verder zal toenemen. De ondersteuning van de primaire processen – en daarmee de dienstverlening aan de Zeeuwse samenleving, de gemeenten als deelnemers en andere partijen – komt hierdoor steeds meer onder druk te staan. Het vraagstuk voor het al dan niet samenvoegen van bedrijfsvoering van GGD en VRZ en gezamenlijke huisvesting ligt inmiddels bijna tien jaar op de bestuurlijke tafels. Er zijn gedurende deze periode verschillende onderzoeken verricht, onder andere door Berenschot (2021) en Rooijmans (2024), waaruit blijkt dat de huidige bedrijfsvoering bij beide organisaties onvoldoende stevig is en dat verdere samenwerking noodzakelijk is om continuïteit, kwaliteit en slagkracht te waarborgen. Uw gemeenteraden zijn hier destijds over geïnformeerd door middel van webinars en raadsinformatiebijeenkomsten.

Op 5 juli 2024 hebben de algemeen besturen naar aanleiding van het onderzoek van Rooijmans de directies van GGD en VRZ de opdracht gegeven om: 1. Een businesscase voor het samenvoegen van de bedrijfsvoering van GGD en VRZ uit te werken; 2. Een onderzoek te doen naar de daarbij passende governance; 3. Een businesscase voor gezamenlijke huisvesting in Goes-West of op de Segeerssingel, Middelburg uit te werken. Adviesrapport ‘Samen, Sterker en Beter’ De afgelopen periode zijn de drie deelopdrachten van 5 juli 2024 uitgewerkt in het rapport ‘Samen, Sterker en Beter’. Hiertoe is door de externe projectleiders van KokxDeVoogd (bedrijfsvoering en governance) en Ducereq (huisvesting) zowel intern als extern onderzoek verricht. Hier is tevens gebruik gemaakt van raadpleging bij acht samenwerkingsverbanden in het land tussen GGD-en en veiligheidsregio’s. Tussentijds zijn gemeentelijke stakeholders (waaronder uw gemeenteraad), medewerkers en ondernemingsraden op diverse momenten geïnformeerd en betrokken. Binnen de organisaties en ondernemingsraden is draagvlak voor de conclusies en aanbevelingen uit het adviesrapport.

Conclusies en aanbevelingen adviesrapport De integratie van de GGD en VRZ in één gemeenschappelijke regeling (GR) is de meest duurzame en toekomstbestendige oplossing voor de borging van de continuïteit, de kwaliteit van dienstverlening en de slagkracht voor de lange termijn van beide organisaties in Zeeland. De bestuurlijke en organisatorische voordelen wegen ruimschoots op tegen de tijdelijke transitie-uitdagingen.

Daarnaast blijkt ook uit inventarisaties met medewerkers bedrijfsvoering en uit de zienswijze van de ondernemingsraden van GGD en VRZ dat het samenvoegen van GGD en VRZ tot één GR de voorkeur heeft en als meest kansrijk wordt gezien. Op basis van het onderzoek wordt geconcludeerd dat: 1. Bedrijfsvoering van GGD en VRZ kwetsbaar is. 2. Eén gemeenschappelijke regeling de beste oplossing is. 3. Bestuurlijke en juridische inbedding cruciaal is om belangen en invloed te waarborgen. 4. Draagvlak onder medewerkers en ondernemingsraden bestaat. 5. Gezamenlijke huisvesting een randvoorwaarde is voor verdere samenwerking. 6. Efficiëntie mogelijk is en minder meerkosten verwacht kunnen worden op langere termijn. 7. De arbeidsmarktpositie versterkt wordt door samenvoegen en samenwonen in Goes-West, doordat door de centrale ligging een breder arbeidsmarktpotentieel ontstaat. 8. De transitie om een investering vraagt, maar op termijn kwaliteitsvoordelen en minder meerkosten oplevert. De volgende aanbevelingen zijn gedaan in het adviesrapport: 1. Besluit tot één GR voor GGD en VRZ. 2. Voeg bedrijfsvoering samen. 3. Realiseer gezamenlijke huisvesting op een centrale locatie, namelijk in Goes-West. 4. Draag zorg voor een zorgvuldige begeleiding van de transitie. 5. Heb oog voor cultuuraspecten en de communicatie en betrokkenheid van stakeholders. 6.

Borg de financiële haalbaarheid en risicobeheersing. KokxDeVoogd en Ducereq geven in hun rapport aan dat door deze stappen te zetten, de toekomstbestendigheid van de publieke taken op gezondheid en veiligheid in Zeeland wordt gewaarborgd door incidenteel en structureel te investeren in een robuuste, efficiënte en goed functionerende organisatie. Investeren in samenwerken is investeren in op lange termijn zeggenschap houden over belangrijke zaken als veiligheid en gezondheid voor de Zeeuwse inwoners en bezoekers. En het leidt tot minder kwetsbaarheid, verbeterde kwaliteit en betere continuïteit in dienstverlening. Dit vraagt zoals aangegeven financieel om een incidentele en structurele impuls. Voorgenomen besluitvorming algemeen besturen Op basis van het conclusies en aanbevelingen uit het adviesrapport ‘Samen, Sterker en Beter’ hebben de algemeen besturen van GGD en VRZ op 11 april 2025 de volgende voorgenomen besluiten genomen.

De algemeen besturen: 1. Nemen een voorgenomen besluit tot: a. Het samenvoegen van de bedrijfsvoeringstaken van GGD en VRZ én; b. Het vormen van een gemeenschappelijke regeling GGD en VRZ voor de gehele huidige organisaties van GGD en VRZ én; c. Gezamenlijke huisvesting op een nieuw te bouwen locatie in Goes-West (bij brandweerkazerne Goese Poort). 2. Geven de directies van GGD en VRZ de opdracht tot de uitwerking van besluitpunt 1b en 1c, met inachtneming van de aanbevelingen uit het rapport, en deze voor definitieve besluitvorming voor te leggen aan de algemeen besturen in februari 2026. a. Het opstellen van een ontwerp-gemeenschappelijke regeling VRZ en GGD voor de gehele organisaties van GGD en VRZ en het voorbereiden en starten van de wijzigingsprocedure en het uitwerken van de onderliggende documenten van governance (planfase); b. Het uitwerken van een voorlopig ontwerp en een definitief ontwerp voor nieuwbouw ten behoeve van gezamenlijke huisvesting in Goes-West (ontwikkelfase). 3. Geven de directies van GGD en VRZ daarnaast de opdracht tot het uitwerken van een inrichtingsplan, een Sociaal Plan, een formatierapport en transitieplannen voor het harmoniseren van systemen, de inrichting van de P&C cyclus en bedrijfsvoeringsprocessen (ontwerpfase). Deze worden ter besluitvorming aan de algemeen besturen voorgelegd in Q3 van 2026. 4.

Nemen een voorgenomen besluit over de kosten die verbonden zijn aan de plan-, ontwerpen ontwikkelfase zoals bedoeld onder besluitpunten 2 en 3. Hiervoor een krediet van maximaal € 1,875 miljoen voor beide organisaties beschikbaar te stellen in 2025 (incidentele verhoging gemeentelijke bijdragen) voor punt 3 en 2a – waarbij ten aanzien van onderdeel 2b geldt dat de post van € 1,626 miljoen voor voorbereidingskosten onderdeel is van de stichtingskosten nieuwbouw, die zal worden geactiveerd en tot kapitaallasten leidt in het jaar volgend op de oplevering van de nieuwbouw. Het gevraagde krediet (zoals genoemd onder 3, 2a en 2b) wordt als begrotingswijziging 2025 ter zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden. 5. Bieden het rapport ter kennisname aan de gemeenteraden aan en verzoeken hen een zienswijze te geven op het voorgenomen besluit als bedoeld onder besluitpunt 1 en beslispunt 4 (begrotingswijziging). Beide algemeen besturen hebben benadrukt dat het betrekken van de gemeenteraden in het proces van essentieel belang is. Daarom wordt uw gemeenteraad via deze weg gevraagd om hun zienswijze op deze voorgenomen besluiten (incl. begrotingswijzigingen). Zoals aangegeven vindt de definitieve besluitvorming ten aanzien van het beschikbaar stellen van een krediet plaats in de algemeen besturen van 3 juli 2025 (VRZ) en 4 juli 2025 (GGD).

De zienswijze van uw gemeenteraad ontvangen wij derhalve graag uiterlijk 2 juli 2025. Toelichting in gemeenteraad Uiteraard zijn de directies van GGD en VRZ bereid om in uw college of gemeenteraad een toelichting te geven op het adviesrapport ‘Samen, Sterker en Beter’ en de voorgenomen besluiten.

Vervolgstappen De betrokkenheid van uw gemeenteraad is zoals eerder aangegeven essentieel voor een zorgvuldig democratisch proces. Na de ontvangst van de zienswijzen van de gemeenteraden en de besluitvorming van de algemeen besturen op 3 en 4 juli 2025 met betrekking tot de begrotingswijzigingen, wordt bij een positief besluit uitvoering gegeven aan de uitwerking van besluitpunt 2 van de voorgenomen besluiten. U en uw gemeenteraad hebben daarin een belangrijke rol, bijvoorbeeld bij het proces van de vorming van de gemeenschappelijke regeling GGD en VRZ. Hiervoor komen wij op een later moment bij u terug.

De algemeen besturen van GGD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland, Namens deze,

S.G.P. Suij Voorzitter GGD Zeeland

H.J.A. van Merrienboer Voorzitter Veiligheidsregio Zeeland

Bijlagen bij de brief: 1. Derde begrotingswijziging 2025 VRZ. 2. Vijfde begrotingswijziging 2025 GGD. 3. Adviesrapport Samen, Sterker en Beter. Samenwerking GGD en Veiligheidsregio Zeeland. 4. Zienswijze OR-en Veiligheidsregio Zeeland en GGD Zeeland. 5. Advies BAO/ACF van Veiligheidsregio Zeeland. 6. Advies Begeleidingscommissie van GGD Zeeland.