20240311 Vragen en antwoorden uit webinars GGD RUD VRZ 28 en 29 februari 2024 (def)

Vragen en antwoorden uit webinars samenwerking GGD Zeeland, RUD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland 28 en 29 februari 2024 Financiële gevolgen 1. Wat hebben jullie financieel bereikt met de samenwerking? De drie organisaties werken op onderdelen al samen. Dit levert geen kostenbesparing op. Dat is ook niet het doel van samenwerking. Doel is het verhogen van de publieke waarde door betere dienstverlening en/of verminderen kwetsbaarheden van de afzonderlijke organisaties. De samenwerking heeft tot nu toe geleid tot enkele stappen op beide terreinen (op inhoud bijvoorbeeld de samenwerking rondom de omgevingswet, op bedrijfsvoering “delen” GGD en VRZ bijvoorbeeld de controller). 2. Is er een kostenvoordeel te behalen door de samenwerking? De samenwerking heeft als doel de organisaties te verstevigen, minder kwetsbaar te maken. We krijgen als afzonderlijke gemeenschappelijke regelingen te maken met meer complexe uitdagingen. Daar kunnen we beter op inspelen door op gebieden waar dat mogelijk is, samen te werken. Samenwerken verkleint de kwetsbaarheid en zorg voor meer slagkracht. Intensivering van de samenwerking levert echter geen kostenbesparing op. Wel is de verwachting dat intensiever samenwerken zal leiden tot minder meerkosten in de toekomst. Als niet intensiever wordt samengewerkt, zullen de kosten naar verwachting toenemen. Samenwerking 3.

De GGD heeft extra geld gehad voor Basis op orde. Voldoen jullie nu wel? Met het toekennen van de financiele middelen is een start gemaakt om te werven en vervolgens de basis op orde te brengen conform het plan dat bestuurlijk is vastgesteld. Dit loopt in grote lijnen conform de planning en vraagt nog wel tijd. Wel is aangegeven dat de GGD met “de Basis op orde” weliswaar kan doen wat de gemeenten mogen verwachten, maar dat de Zeeuwse schaalgrootte maakt dat de GGD op onderdelen kwetsbaar blijft. De basis is voldoende op orde om de samenwerking verder te kunnen intensiveren. 4. U heeft het over gezamenlijke huisvesting: is er al een visie op de samenwerking van de GRen? Zo niet, is het dan niet verstandiger om dat eerst te hebben en dan pas naar de huisvesting te kijken? In het huidige traject wordt inderdaad eerst gekeken naar de visie op samenwerking en de mogelijkheden die er zijn. De inhoud staat voorop, waarbij het doel is om de publieke waarde door betere dienstverlening te verhogen en/of de kwetsbaarheden van de afzonderlijke organisaties te verminderen. Bij het uitwerken van de samenwerking is nadrukkelijk aandacht voor het uitgangspunt dat de dienstverlening van de drie organisaties dicht bij de burgers en bedrijven voor wie we het doen blijft georganiseerd.

1

Brandweerposten blijven herkenbaar aanwezig in de lokale gemeenschap, consultatiebureaus zijn dicht bij de doelgroep gesitueerd en de medewerkers van de RUD blijven werken vanuit vooruitgeschoven ‘posten’ in de gemeenten. Huisvesting zien we als het sluitstuk van de samenwerking. Al lange tijd wordt gesproken over en gewerkt aan samenwerking, in de tussentijd zijn de huisvestingsvraagstukken bij alle drie de organisaties steeds actueler geworden. Daarom komen deze onderwerpen nu in de tijd samen. 5. Samenwerken op bedrijfsvoering is uiteraard een mooi streven, maar is er geen risico dat de 3 verschillende bedrijfsculturen gaan botsen? Is dit onderzocht? Hier is zeker aandacht voor. We zien dit niet als een probleem. We werken al jaren samen op onderdelen en dit heeft niet tot bedrijfsculturele botsingen geleid. Op het gebied van bedrijfsvoering liggen de culturen dicht bij elkaar en zijn er veel raakvlakken in het type werk. Op de inhoudelijke agenda zien we dat de verschillende organisaties elkaar vinden in de gezamenlijke doelen, zoals bijvoorbeeld de omgevingswet waarin we samenwerken voor een schoon, gezond en veilig Zeeland. Verder verschillende culturen kunnen elkaar ook aanvullen en versterken. 6.

Dus de samenwerking betreft alleen huisvesting en bedrijfsvoering? Het traject gaat om drie zaken: samenwerking op de primaire taken, samenwerking op bedrijfsvoering en verkenning van gezamenlijke huisvesting. In die volgorde kijken we ook. 7. Het zijn wel drie verschillende organisaties en beroepsgroepen, in dat opzicht blijft de RUD, GGD en VRZ ieder zijn eigen activiteiten uitvoeren, is daar dan toch synergie mogelijk? Synergie is zeker mogelijk. Door meer samen te werken op de primaire taken, denk hierbij aan gezamenlijk toezicht houden en gezamenlijk adviseren aan gemeenten en provincie. En door meer samen te werken op de bedrijfsvoeringstaken omdat daar veel soortgelijke taken en vraagstukken leven. Gezamenlijke huisvesting als sluitstuk kan de samenwerking ondersteunen. 8. Eind vorig jaar hebben we een presentatie gehad in Heinkenszand over de toekomst van de RUD Zeeland. Is met deze, beoogde, samenwerking de toekomst van de RUD Zeeland gewaarborgd? Robuustheid bij de RUD gaat niet alleen om de primaire taken van RUD Zeeland, maar ook onder meer over innovatie en informatiemanagement. Het vraagstuk van de robuustheid van onze organisaties wordt hiermee niet opgelost. Wel is het zo dat een sterke bedrijfsvoering de primaire processen beter kan ondersteunen. 9. De RUD moet robuuster worden, kunnen deze "zaken" hierbij helpen? Zie vraag 8. 10.

De GGD kreeg vorig jaar meer geld voor het traject Basis op orde. Waarom is dan toch deze samenwerking nog nodig? De GGD heeft eind 2022 financiële middelen gekregen om de basis op orde te brengen. Dit traject loopt en de GGD is bezig om de basis op orde te brengen, zodat zij haar werk kan blijven doen zoals de gemeenten dat mogen verwachten. Desondanks blijft de GGD, net als RUD en VRZ, een relatief kleine organisatie.

2

Dit maakt dat de organisatie op onderdelen kwetsbaar blijft waar het gaat om nieuwe vraagstukken als gevolg van veranderende wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen. Denk hierbij aan ontwikkeling op het gebied van rechtmatigheid, privacy en informatieveiligheid die steeds aanpassing vragen van de organisatie. Door samenwerking ontstaat meer slagkracht en zijn de organisaties beter in staat om de nieuwe vraagstukken op een kwalitatief goede manier het hoofd te blijven bieden. 11. Is de backoffice bij de GGD nu op orde voor wat betreft de financiële administratie? De financiële administratie van de GGD met als taken de totale P&C cyclus, proces- en kostenbeheersing was te kwetsbaar geworden. Met de middelen uit het traject ‘Basis op orde’ is deze kwetsbaarheid verminderd. Samenwerking met RUD en VRZ biedt naar de toekomst toe meer continuïteit en vermindert de kwetsbaarheid, omdat de GGD, net als RUD en VRZ, een relatief kleine organisatie blijft. Zie ook het antwoord op vraag 10. 12. Als bedrijfsvoering straks door 1 organisatie, in plaats van door drie organisaties, wordt gedaan, gaat dit dan ten koste van arbeidsplaatsen? Dat is niet de verwachting. Om ervoor te zorgen dat er een meer krachtige en wendbare bedrijfsondersteuning komt, zullen we onze huidige medewerkers hard nodig hebben. Huisvesting/ Goes-West 13.

Waarom focus op Goes west? Hoort bij een verkenning niet een bredere oriëntatie naar locaties op basis van criteria? Hoewel niet beschreven in één document, zijn er verschillende criteria waaraan een nieuwe locatie moet voldoen. Het gaat dan om onder andere bereikbaarheid, een centrale ligging in Zeeland, warme en koude functies bij elkaar, huisvesting op de as Middelburg-Goes. Daar komt bij dat het voor de GGD belangrijk is om in Goes te blijven, met het oog op centrale ligging, bereikbaarheid met openbaar en eigen vervoer en bereikbaarheid vanuit West-Brabant (groot arbeidspotentieel). De focus op Goes-West komt voort uit bovenstaande criteria én het feit dat op deze locatie een brandweerpost wordt gebouwd door gemeente Goes. Naast deze nieuwe kazerne is nog veel ruimte beschikbaar. Daarom ligt een verkenning van locatie Goes-West voor de hand. 14. Waar kunnen we de lijst met criteria terugvinden, zoals bijvoorbeeld de behoefte aan combi koud-warm vanuit VRZ? En is duurzaamheid een criterium, bijvoorbeeld dichtbij OV? Zie het antwoord op vraag 13. De criteria zijn niet beschreven in één document, maar komen voort uit de huisvestingsvisies en andere onderzoeken van de drie organisaties. 15. Wat is de reden dat er voor de locatie voor Goes-west is gekozen? En zijn er nog andere locaties onderzocht? Zie antwoord 13 en 17.

3

16. Nu hebben we het over 3 gemeenschappelijke regelingen die onder één dak willen gaan. Gaat men de aanrijtijden voor piketfuncties/kritieke functies oprekken naar 1:15, immers door de nieuwe locatie zou betekenen dat mensen uit bijvoorbeeld de gemeente Sluis of gemeente Hulst niet kunnen solliciteren op deze functies, terwijl deze gemeenten mede-eigenaar zijn van jullie. Huisvesting in Goes-West zal in principe geen afbreuk doen aan de afspraken die we daarover in Zeeland met elkaar hebben gemaakt. 17. Is de locatie Tolplein WesterscheldeTunnel niet centraler? De drie dagelijks besturen hebben de opdracht gegeven de locatie Goes-West te verkennen. Mede om te voorkomen dat er langdurende discussies ontstaan over de locatie. Doordat het bestuur van de GGD om moverende redenen heeft aangegeven in Goes op zoek te zijn, is niet naar andere locaties gekeken. Voor VRZ geldt dat Goes-West tegemoetkomt aan een aantal genoemde criteria (zie vraag 13). Doordat de organisaties alle drie een steeds urgenter huisvestingsvraagstuk hebben zou het omgedraaid ook een gemiste kans zijn om Goes-West, waar sowieso een brandweerkazerne komt en er voldoende plek is, niet te verkennen. 18. Samenwerken tussen de 3 geledingen is heel belangrijk vanwege efficiency voordelen. Maar de huidige tijd leert dat thuiswerken een goede opzet is.

Wordt daar voldoende rekening mee gehouden? Thuiswerken is sinds Covid-19 niet meer weg te denken. Met name als het gaat om de ruimtebehoefte wordt hiermee rekening gehouden. De efficiency wordt hierdoor niet belemmerd. 19. Hoeveel banen gaan er uiteindelijk verloren als de RUD naar Goes gaat? M.n. vanuit ZeeuwsVlaanderen? Door de verhuizing an sich gaan er geen banen verloren, ze worden verplaatst. Toename van reistijd hoeft voor mensen uit Zeeuws-Vlaanderen geen probleem te zijn, omdat de RUD nu ook al plaats- en tijdonafhankelijk werkt. 20. Is er al een kostenopzet gemaakt inzake gezamenlijke huisvesting? In het eindverslag wordt een kostenoverzicht opgenomen. Hierbij wordt rekening gehouden met investeringen (ook verduurzamen), afschrijvingen, et cetera. 21. Komt er een meerjarenplan inzake de kosten? Zie antwoord vraag 20. 22. Betekent dit dat de RUD op termijn zal vertrekken uit Terneuzen? Het kantoor van de RUD dat nu in het stadskantoor van Terneuzen zit, verhuist bij een keuze voor gezamenlijke huisvesting in Goes-West naar Goes. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is voor alle RUD-medewerkers van toepassing, ook voor de medewerkers uit ZeeuwsVlaanderen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid voor een werkplek bij elke deelnemer.

4

23. Zeeuws-Vlaanderen wil groeien naar 125.000 inwoners dus vestiging in Terneuzen zou toch ook logisch zijn? RUD is op zoek naar een centralere locatie binnen Zeeland. Mede door de decentrale ligging, blijkt met name de vervulling van vacatures een oprechte uitdaging. 24. Zal vertrek van de RUD niet tot gevolg hebben dat er medewerkers nu al op zoek gaan naar een andere werkgever daar zij in Zeeuws-Vlaanderen willen blijven? Zie antwoord op vraag 22. 25. De RUD zit in een proces om te komen tot een robuuste omgevingsdienst. Aan de volksvertegenwoordigers is reeds gepresenteerd dat daarbij ook een forse uitbreiding van formatie aan de orde is. Hoe kan dan nu al een inschatting gemaakt worden wat er nodig is voor huisvesting? In het Plan van aanpak Robuust RUD Zeeland is een inschatting gemaakt van de criteria waaraan moet worden voldaan wil er sprake zijn van een robuuste RUD in Zeeland. 26. Nieuwbouw Goes betekent vertrek RUD uit Zeeuws-Vlaanderen; weer een overheidsdienst die vertrekt uit Zeeuws-Vlaanderen! Speelt dat geen rol in de afwegingen? Zie vraag 22 en 23. 27. Wat betekent de locatie van de nieuwvestiging voor de bereikbaarheid; is er Openbaar Vervoer in de buurt? Bij de nieuwe locatie wordt nadrukkelijk gekeken naar de bereikbaarheid met fiets, auto en openbaar vervoer.

Ook een centrale ligging ten opzichte van de rest van Zeeland en WestBrabant (arbeidsmarktpotentie) is belangrijk. 28. Hoeveel geld heeft de VRZ in totaal geïnvesteerd in de locatie Middelburg en is er bij vertrek sprake van een kapitaalvernietiging? Wij werken aan de doorrekening van een aantal huisvestingsvarianten. Daarbij wordt ook gekeken naar eventuele desinvesteringen/kapitaalvernietiging. 29. Hoe oud is het GGD gebouw en wat kost het om dat gebouw aan te passen? Het pand van de GGD (Westwal 37 in Goes) is gebouwd in 1995. Er wordt een doorrekening gemaakt van een aantal huisvestingsvarianten. Daarbij wordt ook gekeken naar de kosten voor het duurzaam aanpassen van het huidige pand van de GGD. 30. Wat kost de nieuwe vestiging en het samenvoegen in totaal en hoe hoog is de totale benodigde investering als de nieuwvestiging niet doorgaat? Zie antwoord op vraag 20 en vraag 28.

5

Bestuursvorm/ Governance 31. Blijven de drie organisaties apart een Jaarverslag leveren? In de eindrapportage worden verschillende vormen van samenwerking uitgewerkt. Afhankelijk van de bestuurlijke keuze zullen de organisaties in meer of mindere mate samenwerken. Uiteraard blijven de GGD, de RUD en VRZ over hun eigen taken rapporteren aan het eigen bestuur en via het bestuur aan de gemeenteraden en Statenleden. 32. Komt er 1 directie? Zie antwoord op vraag 31. 33. Krijgt men niet een extra bestuurslaag door de samenwerking/voeging, waar de andere overheden effectief niks meer over te zeggen hebben? Op basis van de uitkomsten van de samenwerkingsagenda’s zal gezocht worden naar de meest geschikte vorm om dat in te doen. Daarin zal nadrukkelijk aandacht zijn voor de bestuurlijke context. Het is zeker niet de bedoeling extra bestuurslagen te creëren. Gemeenschappelijke Regelingen worden al als complex ervaren. 34. Is er door samenvoeging van de GGD, de RUD en de VRZ sprake van de vorming van een nieuwe bestuurslaag? Zie antwoorden op vragen 31, 32 en 33. Rol raden en Staten/ vervolgtraject 35. Wanneer kunnen de raden de visie op de samenwerking verwachten? De oplevering van het eindverslag is naar verwachting in mei 2024. Het is vervolgens aan de drie besturen om via de reguliere weg de gemeenteraden en Provinciale Staten te voorzien van informatie. 36.

Wordt het rapport ook naar de besturen gestuurd zonder mogelijke aanpassingen door de directeuren, want die zijn formeel de opdrachtgevers. Ja. De eindrapportage wordt zonder wijzigingen door de directeuren voorgelegd aan de besturen. De directeuren voegen een oplegnotitie toe met hun visie op het eindverslag. Dit wordt gebundeld aangeboden aan de besturen. 37. Krijgen de raden ook nog wat te kiezen? Of alleen instemmen met het rapport? Voor het draagvlak dat de drie organisaties in Zeeland nodig hebben is het belangrijk dat de gemeenteraden en Provinciale Staten goed betrokken worden. Daar waar het gaat om thema's die van invloed zijn op bijvoorbeeld de gemeenschappelijke regelingen of het budgetrecht, hebben zij een nadrukkelijke rol.

6