10.1 Memo rechtmatigheidsverantwoording

Aan: Domein/Team: Kopie aan:

Gemeenteraad

Van:

College van burgemeester en wethouders

Gemeentesecretaris/algemeen directeur, Controlling, Griffie

Zaaknummer: Z23.032197 Documentnummer: D23.635736 Datum: Betreft:

Memo over de rechtmatigheidsverantwoording

Geachte raadsleden, INLEIDING Vanaf het boekjaar 2023 moeten wij als college zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarstukken. De accountant controleert dan alleen nog de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De landelijke wijziging is bedoeld om de kaderstellende en controlerende rol van uw raad te versterken. De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid gaat dus van de accountant naar het college. Hoewel dit altijd al een verantwoordelijkheid van ons college was, werd de controle en de rapportage hierop door de accountant uitgevoerd. Om op deze wijziging in te spelen zijn we in 2021 al gestart met de nodige voorbereidingen. Op 1 april 2021 heeft uw raad het ‘plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording’ vastgesteld. Daarin heeft u al voorgesorteerd op die rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. In het jaarverslag geven wij in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op de geconstateerde afwijkingen.

MEMO

Het gesprek over de rechtmatigheid voert uw raad niet langer met de accountant maar met het college. De wijze waarop dit gesprek wordt gevoerd en wat er allemaal moet worden vastgelegd is onderwerp van gesprek geweest in de auditcommissie van 31 oktober 2023. In deze memo wordt achtereenvolgens besproken wat er allemaal nodig is om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording, welke besluiten er al zijn genomen en wat moet nog worden geregeld. WAT IS ER NODIG? Om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken is het nodig dat de raad: A. Kritisch is op de kaders. B. De versterking van de interne beheersing stimuleert. C. De verbreding van de interne beheersing stimuleert. D. Helder is over de gewenste rapportage door het college. E. De natuurlijke adviesfunctie van de accountant benut.

WAT IS ER AL GEREGELD In het voornoemde ‘plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021’ hebben we al enkele kaders meegegeven voor: - De verantwoordings- en rapporteringstolerantie - Het huidige en gewenste niveau met betrekking tot de borging van de rechtmatigheid in de organisatie - De variant van de rechtmatigheidsverantwoording. In het nieuw vastgestelde controleprotocol 2023-2024 en de nieuwe verordening op het financiële beheer van de gemeente zijn deze kaders verder aangescherpt. Kort samengevat: Ad A - Kaders Verantwoordings- en rapporteringstolerantie van het college De verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden is vastgesteld op 1% van het lastentotaal. Dit geldt ook voor de regelingen op grond van de ‘single information, single audit’ (SiSa). De rapporteringsgrens is vastgesteld op een bedrag van € 50.000. Dit is nader uitgewerkt in het plan van aanpak rechtmatigheid 2021 en het controleprotocol 2023-2024. Schematisch is dit onderstaand weergegeven.

Ad B - Versterking interne beheersing Er zijn drie varianten voor het bepalen van het ambitieniveau van de rechtmatigheidsverantwoording. 1. Verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. 2. Verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid plus een aantal relevante processen/thema’s. 3. Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering: een in control statement,

MEMO

Bij de vaststelling van het plan van aanpak rechtmatigheidsverklaring 2021 is als ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording 2021 gekozen voor variant 1. Dit is gelijk aan de reikwijdte van de huidige situatie, waarover tot de jaarrekening 2022 de accountant een oordeel gaf. Ad C - Stimuleren van de interne beheersing Hierbij kan gedacht worden aan het verder doorontwikkelen van het ambitieniveau genoemd onder B. Uw raad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. We kunnen u ook aanvullend informeren over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente.

Ad D - Rapportage van het college Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverklaring informeren wij u over de kwaliteit van de interne beheersing, materiële afwijkingen en de leer- en verbeterpunten in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Deze paragraaf is geen onderdeel van de jaarrekening maar van het jaarverslag. Wij rapporteren alle fouten en onduidelijkheden boven de € 50.000. Er is relatief veel vrijheid om deze paragraaf naar eigen inzicht te structureren. Onderwerpen die daarin mogelijk aan bod komen zijn: - Fouten en afwijkingen binnen het begrotingscriterium. - Fouten en afwijkingen binnen het voorwaardencriterium. - Fouten en afwijkingen binnen het criterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O). - Oorzaken en verklaringen. - Genomen maatregelen, verbetertrajecten en tussentijdse rapportage. Mogelijke elementen van een goede onderbouwing zijn: - Uitkomsten van interne controles inclusief controle op de drie rechtmatigheidscriteria. - Bevindingen naar aanleiding van gesprekken met het management. - Bewuste keuzes om af te wijken van wet- en regelgeving. - Fraudesignalen. - Data-analyses. Ad E - Natuurlijke adviesfunctie accountant Vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie brengt de accountant u op de hoogte van zijn bevindingen en de mogelijkheden tot verbetering van de beheersing en verantwoording.

Vanuit uw controlerende rol neemt u deze bevindingen en adviezen mee in het gesprek met het college. Wat is de reactie van het college? Worden de adviezen opgevolgd? En kunt u de voortgang daarvan monitoren? WAT NOG TE REGELEN/ RECENT AFGESPROKEN MET DE AUDITCOMMISSIE Tijdens de auditcommissie op 31 oktober 2023 is het volgende afgesproken: - Twee keer per jaar, te weten in januari en juli, voert de auditcommissie namens de raad het gesprek met ons. - De wethouder financiën voert namens het college het gesprek met de auditcommissie. - In januari bepaalt u samen met het college wat er in de paragraaf bedrijfsvoering wordt opgenomen (zie hiervoor C en D) en in juli worden de resultaten besproken. - We informeren u actief over geconstateerde afwijkingen met een grote impact. - Bij de programmarapportage rapporteren we over de geconstateerde afwijkingen uit de verbijzonderde interne controlerapporatges (VIC) tot en met oktober van het jaar. - Voor de paragraaf bedrijfsvoering sluiten we aan bij de minimale vereisten (zoals genoemd onder D) en het BBV-voorbeeldmodel.

MEMO

Deze memo dient als richtsnoer voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en toelichting hierop in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening 2023. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Borsele, de secretaris, de burgemeester,