Toelichting voor raadsleden - Raadsvergadering in het Heerbeeck College - 15 maart 2021

Raadsvergadering in het Heerbeeck College Toelichting voor raadsleden voor de raadsvergaderingen op 15 maart 2021 In het seniorenconvent is besloten om de eerste twee raadsvergaderingen van 2021 wederom in de aula van het Heerbeeck College te organiseren. De vergadering op 15 maart 2021 begint om 19.30 uur. De eindtijd is maximaal 23.00 uur. In dit document hebben we de belangrijkste zaken voor u op een rij gezet.

Uitgangspunt: effectieve vergaderingen Dit betekent concreet dat wij u verzoeken uw betogen kort en bondig te houden, met een toelichting van de politieke keuzes/standpunten en het indienen van eventuele moties/amendementen. Indien om 23.00 uur de agenda niet is afgehandeld, worden de niet afgehandelde agendapunten in principe doorgeschoven naar de volgende raadsvergadering.

Voorbereiding •

Reactie uiterlijk zondag 14 maart voor raadsvergadering 15 maart

-

Placering: We gebruiken de placering van de vergadering van 14 december. Uitgangspunt is dat zoveel als mogelijk de woordvoerders in de eerste vergadercirkel plaatsnemen. Deze placering is belangrijk voor het A/V bedrijf, zodat ze naar de juiste personen kunnen schakelen. Daarom verzoeken wij de fracties om deze placering te controleren en uiterlijk a.s. zondag eventuele wisselingen aan de griffie via mail door te geven. Op deze manier kunnen wij maandagmiddag alles goed inrichten en testen. Klachten of in quarantaine?: Geef dit dan uiterlijk zondag via mail aan de griffie door. Dan informeren wij u op maandag over het vergaderen via Teams en kunnen hiermee rekening houden bij de inrichting van de aula. Moties en amendementen: Wij verzoeken u de moties en amendementen die u voornemens bent a.s. maandag in te dienen, uiterlijk a.s. zondag naar de griffie te mailen in een WORD-bestand. Wij kunnen u dan eventueel van advies voorzien. Maandagmiddag publiceren wij alle moties en amendementen als voornemen in het RIS en voegen we een stemming toe. Dit alles om de vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Wilt u dat uw motie of amendement nog niet gedeeld wordt? Mail ze dan toch naar de griffie en geef dit duidelijk aan. Op deze manier kunnen wij u van advies voorzien en het klaarzetten voor publicatie ’s avonds als u ervoor kiest de motie/het amendement in te dienen.

NotuVote: Het stemmen verloopt weer via NotuVote. Bekijk dus vooraf nog even het filmpje hoe dit werkt.

-

-

-

Voor de raadsvergadering -

Wij vragen u om uiterlijk 19.15 uur aanwezig te zijn. In het document Richtlijnen fysiek vergaderen in het Heerbeeck College staat uitgelegd welke maatregelen omtrent Corona gelden.

Pagina 1 van 2

-

-

-

Zijn alle raadsleden aanwezig? Dan vragen de bodes u de presentielijst te tekenen. Als een raadslid/raadsleden deelnemen via Teams, wordt het een digitale vergadering en dient uw deelname aan het begin van de vergadering te worden vastgesteld. In de hal staat koffie/thee klaar om mee te nemen naar uw zitplaats. Een flesje water staat op uw tafel klaar. Neem plaats volgens de placering. Een naambordje staat voor u klaar. Log als volgt in op het wifi-netwerk: WIFI netwerk 'hbc-gast', dan opent een browserscherm. o Gebruikersnaam: vobo-gast o Wachtwoord: Welkom20 Log in op het politiek portaal met uw eigen device. Open de agenda van de vergadering en bevestig uw deelname aan de vergadering, zodat u tijdens de vergadering kunt stemmen met NotuVote. Er is één stroompunt per raadslid geregeld.

Tijdens de raadsvergadering -

-

-

-

Als u met uw fractie wenst te overleggen, kunt u een schorsing aanvragen. Raadsleden kunnen dan naar de ontvangstruimte lopen. Daar is voor iedere fractie een tafel gereserveerd. U kunt dan ook eventueel koffie/thee meenemen van het uitgiftepunt. Amendementen en moties. Vanwege de digitale werkwijze en privacy is het ondertekenen komen te vervallen. Heeft u een wijziging op uw amendement of motie? Bij een kleine (woordelijke wijziging) kan de griffie deze aanpassen. Betreft het een grotere wijziging? Dan kunt u een schorsing aanvragen en samen met de griffie het amendement/de motie aanpassen. De griffie zal de aangepaste versie bij de stukken publiceren en een stemming toevoegen. Neemt u deel via Teams, gebruik dan de chat als volgt: o w: woord vragen o i: interruptie o ?: vraag stellen / voorstel van orde Neemt u deel via Teams en wenst u een stemverklaring af te leggen of wilt u dat er gestemd wordt? Geef dit dan door via de chat: o s: stemmen via NotuVote o sv: stemverklaring afleggen

Na afloop -

Verlaat de aula, zodat er gestart kan worden met de afbouw.

Pagina 2 van 2