Richtlijnen fysieke raadsvergadering in Heerbeeck College - 19 april 2021

Richtlijnen veilig fysiek vergaderen Veilig vergaderen in het Heerbeeck College

Dorpsplein 2 Postbus 50 5680 AB Best T: 0499 360 375 raadsgriffie@gembest.nl www.gemeentebest.nl

De raadsvergadering op 19 april 2021 vindt wederom plaats in de aula van het Heerbeeck College (adres: Willem de Zwijgerlaan 150 te Best). Daarbij willen we het Coronavirus natuurlijk geen kans geven om zich te verspreiden. Door alert te zijn en de volgende richtlijnen op te volgen, nemen wij onze verantwoordelijkheid en beschermen wij onszelf en elkaar: Vooraf: Aandachtspunten bij aanwezigheid in het Heerbeeck College 1. Raadsleden, collegeleden, voorzitter, griffier, medewerkers griffie, gemeentesecretaris, pers (vooraf aangemeld) en bode(s) zijn fysiek aanwezig in de aula bij deze raadsvergadering. 2. Vanuit het Heerbeeck College is er altijd een conciërge aanwezig. 3. Burgerleden, MT-leden, overige ambtenaren, inwoners en alle overige geïnteresseerden kunnen de vergadering online volgen via Best.notubiz.nl. Ook Omroep Best zendt de raadsvergadering uit. 4. De basisregels voor iedereen van de Rijksoverheid zijn leidend. 5. Uitgangspunt is zo min mogelijk verplaatsingen binnen het Heerbeeck. 6. Wij vragen u zo mogelijk vooraf thuis naar het toilet te gaan. Dat scheelt verplaatsingen. Binnenkomst en plaatsnemen 7. U komt het Heerbeeck College binnen via de hoofdingang. 8. U houdt u 1,5 m. afstand tot anderen. Wij begroeten elkaar zonder handen schudden. 9. U ontsmet uw handen met de ontsmettingsmiddelen die bij de toegangsdeur staan. 10.

Uw (eventuele) jas kunt u ophangen aan de kapstokken. 11. Indien alle raadsleden aanwezig: U tekent de presentielijst. 12. We verzoeken raadsleden om uiterlijk 19.15 uur aanwezig te zijn. 13. Koffie of thee wordt u aangeboden en die neemt u vervolgens mee naar de aula. Voor iedereen staat er tevens een flesje water klaar bij uw zitplaats. Op de tafels liggen ook ontsmettingsdoekjes. 14. Bij de ingang van de aula wordt iedere bezoeker verwezen naar zijn/haar plaats. 15. U neemt plaats en blijft dan zitten. U probeert het rondlopen te beperken. 16. In de binnenste ring is plaats voor 21 raadsleden, de voorzitter, de griffier, 1 wethouder/inspreker, 2 medewerkers griffie. De 4 wethouders zitten aan een tafel in een buitenste ring (zonder microfoon). Zie placering. 17. Tegen de achterwand van de buitenste ring zitten de eventuele inspreker(s). De pers zit aan een aparte tafel. Op bijgaande plattegrond is ieders plaats opgenomen. Tijdens de vergadering 18. Tijdens de 1e en de 2e termijn maakt u gebruik van uw eigen microfoon. De inspreker(s) maken gebruik van de microfoon in de binnenste ring. Kijk bij elke verplaatsing goed om u heen of er aan alle kanten voldoende afstand overblijft.

Richtlijnen veilig fysiek vergaderen 19. Voor wat betreft de wethouders en inspreker(s): Na elke wisseling wordt de microfoon door de bodes ontsmet. 20. Wilt u overleggen met uw fractie of met andere fracties tijdens een schorsing? Omwille van de veiligheid doet u dit zoveel mogelijk via Whatsapp. Dit scheelt verplaatsingen en is dus veiliger. Ook zijn er in dat geval geen beperkingen aan het aantal deelnemers. 21. Bij een eventuele schorsing of fysiek overleg: De fracties en het college van B&W kunnen dan gebruik maken van een plek in de ontvangstruimte van het Heerbeeck College. U verlaat de aula volgens de looproute zoals u bent binnengekomen. Op de tafel staat een bordje met de naam van uw fractie/college van B&W. Ook hier geldt: houd rekening met 1,5 m afstand. Voor de overige aanwezigen geldt: wij verzoeken u vriendelijk te blijven zitten.

Na de vergadering 22. Het georganiseerd ‘sociaal samenzijn’ na de vergadering gaat niet door. 23. Verlaat de aula zoals aangegeven op de plattegrond en verlaat rustig en één voor één het gebouw zodat 1,5 m afstand van elkaar gehouden kan worden.

Bedankt voor uw medewerking! Alleen samen houden we Corona onder controle