23031.1 - Raadsvoorstel Verbouwing naar een toekomstbestendige bibliotheek Best

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 26-06-2023

Onderwerp Verbouwing naar een toekomstbestendige bibliotheek Best Aanleiding Ten behoeve van de overname van Openbare Bibliotheek Best (OBB) door Openbare Bibliotheek Eindhoven (OBE) heeft u in december 2021 (IN21-03558) ingestemd met het beschikbaar stellen van € 577.600,00 aan frictiekosten. Daarnaast heeft u ingestemd met het beschikbaar stellen van de onderhoudsvoorziening à € 214.000,00. Medio 2022 heeft OBE aangegeven bij de gemeente Best dat het toegekende budget onvoldoende was. De reden hiervoor is dat er meer onderhoud gepleegd moest worden dan eerder gedacht. Daarnaast werden zij geconfronteerd met gestegen bouwkosten. In opdracht van de OBE heeft een (interieur) architect op basis van een visuele inspectie een verbouwings/ moderniserings- en herinrichtingsplan en kostenraming gemaakt (IN23-06605). Nadat de OBB per januari 2022 formeel onder de verantwoordelijkheid van de OBE kwam te vallen, is het plan en de begroting gepreciseerd en aangepast op basis van nadere inspecties van het gebouw en gesprekken met gebruikers. Het verbouwings/ moderniserings- en herinrichtingsplan geeft de keuze uit verschillende mogelijkheden. Er is gekozen voor de meest optimale variant die bij de wensen (BL23-06610) en functies van de bibliotheek aansluit.

Advies

1. In te stemmen met het verhogen van de eerder toegekende gelden met € 1.543.000,00 zodat de

OBB op de huidige locatie (Raadhuisplein 32) kan voortbestaan en het pand tegelijk verduurzaamd wordt samen met Hartenvier 2, door middel van het vaststellen van de 6 e begrotingswijziging 2023. 2. In te stemmen met het opnemen van een budget in begroting 2024 € 244.000 voor tijdelijke huisvesting en verhuiskosten. 3. In te stemmen met het structureel verhogen van de subsidie voor de activiteiten van de OBB met maximaal € 76.153,00 vanaf 2024 en hiervoor in de begroting 2024 e.v. een budget op te nemen.

*IN23-00467*

IN23-00467/ Pagina 1 van 5

Argumenten

1a. Er ontstaat een toekomstbestendige bibliotheek. Gelet op de ontwikkelingen en het beleid van de Rijksoverheid zien we een duidelijke verschuiving van taken van de bibliotheek die invloed hebben op de ruimte die de bibliotheekfunctie vervult. Dit leidt tot het advies voor de bibliotheekruimte om meer te focussen op ruimte voor activiteiten/ workshops (leeslessen, computerlessen etc.) en minder op fysieke boeken (BL23-07759). De wensen die mede voortomen uit een kwalitatief onderzoek door de bibliotheek (BL23-06610) sluiten dan ook aan op de wettelijke taken.

1b. De bibliotheek op deze locatie met de huidige investeringen de komende 15 jaar vooruit kan. Er is bewust gekeken naar de langere termijn, waardoor er ook aanpassingen worden gedaan die in eerste instantie niet waren meegenomen, zoals de verduurzaming, aanpassen toiletgroep en het realiseren van een extra spreekkamer.

1c. De gemeente geen ander beschikbaar vastgoed voor de bibliotheek in eigen bezit heeft. Op dit moment heeft de gemeente geen ander vastgoed beschikbaar voor de OBB mede gezien de ruimtebehoefte van de OBB (1000m2). Door deze ruimtebehoefte is de gezamenlijke huisvesting in Samen Gaan in verkennende gesprekken afgevallen. Er zijn geen andere alternatieven voorhanden.

1d. De verduurzaming van Raadhuisplein 32 en Hartenvier 2 wordt tijdens de verbouwing meteen meegenomen. Het pand wat door de OBB (Raadhuisplein 32) wordt gehuurd is onlosmakelijk verbonden met het naastgelegen pand Hartenvier 2. Hartenvier 2 wordt aan een andere huurder verhuurd dan de bibliotheek. Bij de oprichting van het gebouw was er sprake van 1 adres. Op een later moment zijn de panden gesplitst, maar niet qua technische voorzieningen, zoals de gastoevoer en het ventilatiesysteem. Daarom is er voor gekozen om met de verduurzaming beide panden samen te voegen. De kosten voor de verduurzaming van Raadhuisplein 32 en Hartenvier 2 naar BENG bedragen € 940.000,00 (BL23-06819). Van voorgenoemd bedrag is € 333.000,00 gereserveerd voor Hartenvier 2. De kosten voor het verduurzamen van deze panden hadden wij op een later moment ook moeten maken.

1e. Er door inflatie, tekorten van bouwmaterialen forse prijsstijgingen zijn. En na deze constatering extra functies zijn toegevoegd waardoor de eerder toegekende gelden onvoldoende bleken. Medio mei 2022 zijn de bedragen conform raadsvoorstel vrij gegeven aan de bibliotheek en heeft de bibliotheek meerdere offertes opgevraagd. Sindsdien zijn de prijzen van bouwmaterialen en aannemers substantieel gestegen. Doordat het ontwerp is aangepast is er geen goede vergelijking te maken in relatie tot de prijsstijgingen.

2. In 2024 is een budget van € 244.000 nodig vooruitlopend op begroting 2024.

Via de 6e begrotingswijziging 2023 wordt de begroting 2023 gewijzigd. Budgetten voor 2024 kunnen nog niet met deze begrotingswijziging worden vastgesteld. Dit vindt standaard plaats via de begroting 2024. Via het raadsbesluit onder 2, kunnen de kosten voor tijdelijke huisvesting en verhuiskosten ad € 244.000 in de begroting 2024 worden opgenomen zonder dat een nieuw raadsbesluit nodig is bij de begroting 2024.

3 Vanaf 2024 zijn er extra middelen nodig om te kunnen voldoen aan een marktconforme huurprijs. De Wet Markt en Overheid vereist dat wij een marktconforme huurprijs hanteren. Door de verbouwing en de verduurzaming uit te voeren ontstaat er een herijking van de huurprijs, waardoor de investering te verantwoorden is. Met de OBB wordt een huurovereenkomst afgesloten van minimaal 10 jaar. De marktconforme huurprijs (prijspeil 2023) bedraagt na verbouwing en verduurzaming maximaal € 187.500,00 per jaar ten opzichte van € 111.347,66. Hierdoor zijn er echter meer middelen nodig, maximaal € 76.153,00. De besparing die de OBB behaald uit de verduurzaming wordt jaarlijks voor een gedeelte terug gehaald bij de OBB.

*IN23-00467*

IN23-00467/ Pagina 2 van 5

Risico’s

1a. Er is nog geen tijdelijke huisvesting gevonden voor de OBB Gedurende periode van verbouwing is het niet wenselijk om de OBB te sluiten hierdoor moet er gekeken worden naar een andere tijdelijke huisvesting voor de OBB. Ten tijde van dit schrijven is deze huisvesting nog niet gevonden. In dit voorstel is een bedrag opgenomen van plusminus € 244.000,00 voor de tijdelijke huisvesting en bijkomende kosten. Kosten en dekking De totale kosten voor de verbouwing bedragen in totaal € 2.301.000,00. In het raadsvoorstel van 22 november 2021 is hiervoor al € 300.000,00 voor de inventaris gereserveerd en voor de kosten van afbouw is € 214.000,00 gereserveerd vanuit de voorziening groot onderhoud. Vanwege de verbouwing zijn daarom een extra middelen nodig van € 1.787.000,00, bestaande uit een investeringskrediet van € 1.543.000,00 in 2023 (6e begrotingswijziging 2023) en € 244.000,00 exploitatielasten verhuiskosten en tijdelijke huisvesting in 2024. De gevolgen voor de exploitatie zijn : De extra subsidie à € 76.153,00 is met ingang van 2024 structureel waar tegenover een huuropbrengstenpost staat die gelijk is aan het bedrag van de extra verleende subsidie (begrotingsresultaat neutraal). De overige kosten zijn kapitaallasten die conform de Financiële verordening 2022 worden bepaald en die leiden tot een jaarlijkse exploitatielast vanaf boekjaar 2025.

*IN23-00467*

IN23-00467/ Pagina 3 van 5

Samenvattend zijn de exploitatielasten :

Participatie De bibliotheek heeft middels een kwalitatief onderzoek de betrokken partijen bevraagd naar de wensen en behoeften van deze partijen. Communicatie Inzet externe communicatiemiddelen zoals social media, website en Best Informatief (pagina in Groeiend Best). Het is van belang dat we inwoners en huurder van Hartenvier 2 meenemen in deze verbouwing via de gebruikelijke kanalen en/of persoonlijk contact. Ook kunnen we informatie delen die de Bibliotheek deelt via haar kanalen. Gemeente en OBB zullen actief samen optrekken in de communicatie, waarbij gemeente penvoerder is. Procedure en planning Zie bijlage (BL23-07756) Evaluatie N.v.t

*IN23-00467*

IN23-00467/ Pagina 4 van 5

Bijlagen die horen bij dit raadsvoorstel: Benoem hier alle documenten die de raad moet behandelen of kennis van moet nemen

IN23-06605

Openbaar Titel (ja/nee) Raadsvoorstel frictiekosten integratie Cultuurspoor ja Best en Openbare Bibliotheek Eindhoven Best-verbouwing-herinrichting-incl-scenario's ja

BL23-07759

Toelichting en advies cultuur verbouwing bibliotheek ja

BL23-06610

Gebruikersonderzoek

ja

BL23-06819

Stichtingskostenopzet 29 maart 2023

ja

BL23-07756

Planning verbouwing

ja

Nummer IN21-03561

e

BL23-07998

6 begrotingswijziging 2023

ja

IN23-01220

Raadsbesluit

ja

Geheim wegens (klik hier voor informatie) <…>

25-04-2023 Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Best

Hans Ubachs Burgemeester

b/a Jolie Hasselman Secretaris

*IN23-00467*

IN23-00467/ Pagina 5 van 5