23014.1 - Initiatiefvoorstel uitwerking aanbevelingen van het RKC rapport Doorwerking - ongetekend

Initiatiefvoorstel

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 08-05-2023

Onderwerp Initiatiefvoorstel uitwerking aanbevelingen van het RKC rapport Doorwerking Aanleiding Op 30 mei 2022 heeft de Rekenkamercommissie Best het rapport “van Onderzoek naar Praktijk” aangeboden aan de raad. Met dit rapport heeft de RKC verslag gedaan van haar onderzoek naar de doorwerking van de door haar uitgebrachte aanbevelingen aan de gemeente Best. De raad heeft de in het rapport gepresenteerde conclusies en aanbevelingen onderschreven en geamendeerd vastgesteld. Om opvolging te geven aan de aanbevelingen uit het RKC rapport is een werkgroep uit de raad ingesteld, aangevuld met een lid van de RKC. Hierbij is tot doel gesteld om uiterlijk in Q2 van 2023 aan de raad de uitkomsten te rapporteren. Aanbevelingen 1 en 3 van het RKC rapport hebben betrekking op de interne werkwijze van de RKC (na 1 januari 2023 Rekenkamer) en zijn in de werkgroep besproken. Dat heeft nog tot enkele wijzigingen geleid. De uitwerking van deze aanbevelingen is door de RKC ter hand genomen en opgenomen in de werkwijze van de Rekenkamer. Bij de aanbevelingen die op de raad, college en ambtelijke organisatie van toepassing zijn, is door de werkgroep uitvoeriger stil gestaan. Bij de uitwerking hiervan heeft de werkgroep twee werksessies georganiseerd met een brede afvaardiging vanuit de raad, ambtelijke organisatie, griffie en college.

Tijdens deze sessies was het doel om de aanbevelingen te vertalen naar concrete verbetervoorstellen over hoe de behandelwijze en informatievoorziening rondom raadsbesluiten verbeterd kan worden, en de uitvoering ervan beter wordt gemonitord. Daarnaast werd onderzocht of, en wanneer (informele) informatieve/verkennende gesprekken van meerwaarde kunnen zijn. Advies 1. Kennis te nemen van de uitwerking van aanbevelingen 1 en 3 voor de Rekenkamer, zoals opgenomen in bijlage BL23-03519. 2. De gemeentesecretaris, griffier en het presidium te verzoeken om de aan hen geadresseerde onderstaande uitvoeringsacties t.a.v. de informatievoorziening richting de gemeenteraad in 2023 te realiseren:

Voorafgaand aan de besluitvorming: a. Op voordracht van de gemeentesecretaris en griffier, het presidium jaarlijks te laten vaststellen welke onderwerpen, op basis van complexiteit, omvang en gevoeligheid, aangewezen worden als majeure dossiers. b. Het presidium te verzoeken actiever te worden in haar agenda bewakende rol om, waar nodig, voorafgaand aan de raadscyclus, een adequate behandelwijze vast te stellen met aandacht voor: tijdigheid, leesbaarheid en complexiteit. Tijdens de besluitvorming: c. Als vervanging van de reguliere RIB’s over de majeure projecten, de gemeenteraad tweemaal jaarlijks voorafgaand aan de begroting en jaarrekening (via een RIB) van een projectvoortgangsrapportage (bv. GROTICK) over de als majeur aangewezen projecten te voorzien.

*IN23-00479*

IN23-00479/ Pagina 1 van 4

Na afloop van de besluitvorming: d. De griffier te verzoeken om evaluaties die zijn opgenomen in raadsbesluiten of als toezegging zijn gedaan voor de raad goed zichtbaar te maken, zodat de raad vanuit zijn controlerende rol hier een beter inzicht in krijgt. 3. De gemeentesecretaris, griffier en het presidium te verzoeken om de, aan hen geadresseerde, onderstaande uitvoeringsacties m.b.t. aanbeveling 4: “het gebruik maken van alternatieve mogelijkheden om met de raad in gesprek te gaan” te realiseren in 2023: a. De griffie en gemeentesecretaris de komende anderhalf jaar bij majeure projecten voorstellen aan het presidium te laten doen over het al dan niet inzetten van informele gesprekken. b. De griffie opdracht te geven kaders te formuleren onder welke voorwaarde een informeel gesprek plaats kan vinden. 4. De gemeentesecretaris en griffier te verzoeken om één of tweemaal jaarlijks een cursus aan te bieden aan (nieuwe) medewerkers van de gemeente Best die (met regelmaat) betrokken zijn bij college- en raadsprocessen. Dit met als doel om ze mee te nemen in de actuele procedures en mogelijkheden m.b.t. de vergadercyclus van college en raad. 5.

De gemeentesecretaris, griffier, gemeenteraad en Rekenkamer te verzoeken om eind 2024 een evaluatie over de effectiviteit van de maatregelen voortvloeiend uit beslispunten 1, 2, 3 en 4 uit te voeren, en de raad hierover te informeren tijdens een ROG-avond. Argumenten

1.1 Aanbevelingen voor de RKC Aanbeveling 1 en 3 uit het RKC rapport Doorwerking zijn kort in de werkgroep besproken en waren zeer praktisch van aard. De RKC heeft deze zelf in hun eigen werkwijze verwerkt. Dit is door de werkgroep voor kennisgeving aangenomen en in december 2022, bij de behandeling van de Verordening Rekenkamer 2022 toegelicht.

2.1 Voorafgaand aan de besluitvorming Tijdens de werksessie op 9 november is in een drietal groepjes gesproken over de informatievoorziening naar de raad voorafgaand aan de besluitvorming. Dit was een informeel gesprek tussen aanwezige ambtenaren (projectleiders en afdelingshoofd), wethouder, raads- en burgerleden en de griffie. Tijdens deze gesprekken kwam naar voren dat de informatiestromen naar de raad over de “going concern” onderwerpen over het algemeen goed lopen. Het wordt met name spannend bij de complexe, gevoelige en/of majeure dossiers waar het handig zou kunnen zijn voor het raadswerk om afhankelijk van het type dossier, de informatie eerder te ontvangen (gezien de gevoeligheid of majeure thema) of door de stukken geleid te worden via een leeswijzer (vanwege de hoeveelheid stukken of complexe aard van het dossier). Het presidium is de agendacommissie van de raad en zou daarom jaarlijks in die hoedanigheid moeten besluiten welke dossiers als majeur worden geclassificeerd, of waarvoor een alternatieve behandelwijze wordt voorgesteld, zodat hier in het ambtelijke voorbereidingsproces rekening mee gehouden kan worden. Tevens is besproken dat het uitgangspunt van de raad bij projecten “vertrouwen” zou moeten zijn.

De raad is van de hoofdlijn en zou op projectbasis op de belangrijkste kaders van het project moeten worden geïnformeerd en of hier afwijkingen op te melden zijn. Binnen het projectmanagement kan dan gedacht worden aan periodieke voortgangsrapportages via de reguliere RIB’s over deze projecten (bv. GROTICK). Al deze acties zouden het presidium kunnen helpen om voorafgaand aan de besluitvorming een goede afweging te maken over de te volgen behandelwijze.

2.2 Tijdens de besluitvorming Tijdens de gesprekken op 9 november kwam tevens naar voren dat het in de politieke realiteit niet altijd mogelijk is om aan de voorkant te kunnen bepalen of voorspellen of een dossier een alternatieve behandelwijze nodig heeft. Het voorbeeld wat hiervoor vaak aangehaald wordt is het afvaldossier in de

*IN23-00479*

IN23-00479/ Pagina 2 van 4

gemeente. Daarom ligt er ook een rol bij de raad en het presidium om actiever te sturen op een juiste agendering van stukken voor de raadsagenda. Als er vanuit een “onderbuik” gevoel of op basis van ontstane ‘reuring’ in de samenleving over een dossier het gevoel ontstaat dat er een alternatieve behandelwijze moet worden gekozen, dan moet dit vaker bespreekbaar gemaakt worden in het presidium. De voorgestelde acties zouden het presidium kunnen helpen om bij te sturen waar nodig gedurende de raadsbehandeling van een voorstel.

2.3 Na de besluitvorming Tijdens de gesprekken op 9 november kwam tot slot naar voren dat de raad op dit moment onvoldoende in beeld heeft of toegezegde evaluaties in raadsbesluiten ook daadwerkelijk uitgevoerd worden. Tijdens het gesprek is de aanbeveling gedaan om bijvoorbeeld deze toegezegde evaluaties voortaan op te nemen op de lijst van moties en toezeggingen. De voorgestelde acties zouden het presidium/raad kunnen helpen om na afloop van de besluitvorming, zicht te houden op de uitvoering van het besluit.

3.1 Inbedding Tijdens de werksessie op 11 januari is in een drietal groepjes gesproken over de informatievoorziening naar de raad voorafgaand aan de besluitvorming. Dit was een informeel gesprek tussen aanwezige ambtenaren (projectleiders, afdelingshoofd), gemeentesecretaris en burgemeester, raads- en burgerleden en de griffie. Tijdens deze gesprekken kwam naar voren dat er op gezette momenten in met name de grotere projecten behoefte is vanuit de projectleider en/of wethouder(s) om op informele en/of laagdrempelige wijze informatie te kunnen delen met de raad. Uit gesprekken kwam naar voren dat deze niet-openbare gesprekken een duidelijke meerwaarde moeten hebben ten opzichte van de bestaande vergaderwijze, en de keuze voor een dergelijke setting omlijnt moet zijn van duidelijke nader te bepalen kaders. De eerste reacties n.a.v. de experimentele informele gesprekken die zijn gehouden in januari 2023, is dat zonder duidelijke kaders vooraf, de meerwaarde van informele gesprekken beperkt is. Met name de vraag waarom het besprokene niet gewoon openbaar kon, bleef terugkomen. Het presidium kan ook voor toekomstige sessies besluiten tot het houden van een niet-openbare themasessie.

3.2 Bewustwording Tevens kwam uit de gesprekken naar voren dat het in de gemeentelijke organisatie door de vele functiewisselingen soms ook een kwestie is van weten hoe je de raad kan benaderen (en wat er allemaal) al wel mogelijk is. Inzetten op bewustwording is dan ook een aandachtspunt. De voorgestelde acties zouden het presidium kunnen helpen om, op basis van adequate aanlevering van informatie, raadsvoorstellen van een geschikt behandeladvies te voorzien. Risico’s Het niet overnemen van de voorgestelde acties t.a.v. de aanbevelingen uit het RKC rapport, zorgt er voor dat er procentueel gezien minder aanbevelingen van de Rekenkamer(commissie) overgenomen zijn door de gemeente Best. Kosten en dekking Niet van toepassing. Participatie Gedurende de totstandkoming van dit initiatiefvoorstel hebben een vijftal vertegenwoordigers vanuit de ambtelijke organisatie bestaande uit projectleiders, MT-leden en de gemeentesecretaris, wethouder Dijkhoff en de burgemeester, op informele wijze hun input geleverd tijdens de interactieve sessies met het college, de griffie en de raad. Vertrouwen en veiligheid stonden centraal tijdens deze sessies. Daarnaast is deze werkvorm door alle aanwezigen als positief ervaren en heeft geleid tot meer begrip voor elkaar.

*IN23-00479*

IN23-00479/ Pagina 3 van 4

Communicatie Over het raadsbesluit wordt op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd. Procedure en planning - Juni - oktober 2022:

-

9 november 2022:

-

11 januari 2023:

-

23 januari 2023:

-

20 februari 2023:

-

Maart - april 2023: 8 mei 2023:

Eerste bijeenkomsten van de werkgroep. Hierin is de planning gemaakt, aanbeveling 1 en 3 uitgewerkt en de werksessies van 9 november en 11 januari voorbereid; Interactieve sessie raadsfracties met ambtelijke organisatie over aanbeveling 2; 2e interactieve sessie raadsfracties met ambtelijke organisatie, burgemeester, gemeentesecretaris en MT over aanbeveling 4; Bespreking werkgroep over vervolg opbrengst interactieve sessies; Aanbieden initiatiefvoorstel voor ‘hoor en wederhoor’ procedure college van B&W; Beeldvormende- en oordeelsvormende sessie; Raadsvergadering.

Evaluatie Nadat de implementatie van de in dit initiatiefvoorstel genoemde uitwerkingsacties van aanbevelingen zijn afgerond, wordt aan het eind van 2024 een evaluatie gehouden over de effectiviteit van de ingezette actiepunten. Deze evaluatie is met name gericht op of de voorgestelde acties een positieve invloed hebben gehad op het raadsproces en de samenwerking met de ambtelijke organisatie, met name gelet op de tijdige informatievoorziening. In de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 worden vervolgens eventuele quick-wins uit deze evaluatie meegenomen.

Bijlagen die horen bij dit raadsvoorstel: Benoem hier alle documenten die de raad moet behandelen of kennis van moet nemen Nummer IN23-00482 BL23-03520 BL23-03518 BL23-03519

Titel Concept Raadsbesluit Verslag interactieve sessie 9 november 2022 Verslag interactieve sessie 11 januari 2023 Samenvattende opbrengst interactieve mogelijke actiepunten aanbevelingen

Openbaar (ja/nee) Ja Ja Ja sessies: Ja

Geheim wegens (klik hier voor informatie) n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Met vriendelijke groet, Namens de raadsleden van de werkgroep RKC; de heren Vader, Crielaars, en mevrouw De Vries.

Wouter Bondt Voorzitter werkgroep

*IN23-00479*

IN23-00479/ Pagina 4 van 4