Raad20140422 09 Besluit handvest 2014
Tekst van het document
Besluit van de burgemeester, burgemeester en wethouders en de gemeenteraad Onderwerp:
Vaststellen Handvest actieve informatieplicht Bergen 2014
De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft; gelet op het bepaalde in artikel 169, tweede lid, en artikel 180, tweede lid, van de Gemeentewet; stellen de volgende uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester vast: 1. 2.
3. 4.
5. 6. 7. 8.
9.
Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van de informatie. Het college verstrekt de raad de besluitenlijst van de vergaderingen van het college maximaal een week na de vergadering. Een voorstel voor een raadsagendapunt wordt minimaal zeven dagen voor de raadsvergadering aan het presidium gemeld door het college. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. Het college informeert de raad volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie; Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen. De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd. De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd: a. Over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f , g, en h, van de Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.
Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit; b. Wanneer een van de genoemde punten van toepassing is op een onderwerp: - Omvangrijk; - Complex; - consequenties: maatschappelijke aandacht, media-aandacht (publiciteitsgevoelig); - voor de gemeente relevante veranderingen: bestuurlijk, financieel, juridisch; - risico’s: politiek gevoelig, integriteit; c. Daarnaast wordt de raad in ieder geval geïnformeerd over de volgende onderwerpen: - Strategische/majeure projecten in de gemeente Bergen; - het aangaan van samenwerkingsverbanden. Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang, zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.
Aldus vastgesteld door de burgemeester van Bergen op 22 april 2014
M.H.E. Pelzer
99-3
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Bergen op 22 april 2014 De secretaris,
De burgemeester,
J.C.T. Bakens
M.H.E.Pelzer
Aldus vastgesteld door de raad van Bergen op 22 april 2014
99-4
De griffier
De voorzitter
I.C. van ’t Hof
M.H.E. Pelzer
2/4
Toelichting op het Handvest 1.
Het college heeft de verplichting om de raad van alle informatie te voorzien die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft op grond van artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet en de burgemeester op grond van artikel 180, tweede lid, van de Gemeentewet. Beide organen hebben de verplichting de raad actief te informeren.
2.
Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig.
3.
Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken op grond van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet. De termijn van verzending van een afschrift van de besluitenlijst van maximaal een week na de collegevergadering zorgt er voor dat de raad tijdig op de hoogte is. Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken aan alle inwoners van de gemeente. Alleen een besluitenlijst toesturen aan de raad is niet voldoende voor het actief informeren van de raad. Belangrijke zaken dient het college uit zichzelf en direct aan de raad te vermelden.
4.
De raad stelt zelf zijn agenda vast, maar het college kan wel aan het presidium aangeven dat zij adviseren een punt op de agenda toe te voegen. Tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering – bij een spoedeisend geval – kan de voorzitter een aanvullende agenda opstellen. Indien dit 48 uur van tevoren gebeurt kunnen raadsleden zich nog op dit punt voorbereiden. De termijnen zijn gerelateerd aan het huidige Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad.
5.
Het college moet er zorg voor dragen dat de raad niet overspoeld wordt met informatie, maar dat de raad met de gegeven informatie wel zijn taak kan uitvoeren. Om de te verspreiden raadsstukken te beperken zal er naar worden gestreefd om de bijlagen bij de raadsvoorstellen te beperken tot het strikt noodzakelijke. Het criteria daarbij is dat een bijlage wordt meegestuurd als ze onderdeel uitmaakt van het te nemen besluit. Indien dit niet het geval is wordt het betreffende document bij de onderliggende stukken gevoegd..
6.
De uitgangspunten bij het informeren van de raad op grond van de actieve informatieplicht zijn dat de raad: - op hoofdlijnen wordt geïnformeerd; - op korte bondige wijze informatie wordt verstrekt; - achterliggende informatie krijgt via ter inzage legging; - algemene informatie via intranet krijgt; - actief om gedetailleerde informatie vraagt Deze uitgangspunten zijn om verschillende redenen genoemd. Het op hoofdlijnen informeren voorkomt, dat de raad wordt overspoeld met informatie en gaat meebesturen. Wanneer informatie echter politiek relevant is, zullen details eventueel ook moeten worden verstrekt. Stukken worden op de gebruikelijke wijze ter inzage gelegd. Het verstrekken van algemene informatie via het intranet zorgt voor vermindering van de hoeveelheid informatie. Een raadslid moet zelf de selectie maken wat hij naast de gegeven informatie nog nodig heeft. Het actief om gedetailleerde informatie vragen door raadsleden geeft aan dat het juist, volledig en tijdig informeren een verantwoordelijkheid is van het college. De raad heeft echter zelf ook een rol in het goed uitvoeren van zijn taken.
7.
Het gehele beleidsproces bestaat uit de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie. Dit zorgt ervoor dat de raad in staat wordt gesteld zijn controlerende en kaderstellende rol uit te voeren. De raadsinformatiebrief is bij uitstek een geschikt middel om de raad gedurende het gehele beleidsproces regelmatig van informatie te voorzien.
99-4
3/4
8.
De voorwaarde om te informeren bij ingrijpende gevolgen voor de gemeente (artikel 169, vierde lid Gemeentewet) is gesteld, zodat bijvoorbeeld niet elk contract (aankoop, aanbesteding e.d.) aan de raad hoeft te worden gemeld. Dit voorkomt dat de raad wordt overspoeld met informatie. De opsomming in lid b is niet uitputtend. Afhankelijk van de omstandigheden of het beleidsterrein kan de interpretatie van de in dit lid genoemde criteria verschillend zijn. omvangrijk: bijvoorbeeld het onderwerp komt financieel boven een bepaald bedrag uit; complex: te denken valt aan veel belanghebbenden, een groot aantal actoren, het onderwerp heeft een groot aantal raakvlakken met andere beleidsvelden of heeft een wijziging van beleid tot gevolg; consequenties: voor het onderwerp is veel maatschappelijke aandacht of is publiciteitsgevoelig; voor de gemeente relevante veranderingen op bestuurlijk, financieel of juridisch vlak; risico’s heeft doordat het politiek gevoelig is of mogelijk de integriteit van het bestuur in het geding komt. Dit is afhankelijk van het concrete geval, zodat steeds een individuele beoordeling nodig is of en hoe de informatie wordt verstrekt. In lid c staat concreet vermeld over welke onderwerpen de raad actief wordt geïnformeerd. Het betreft in ieder geval grote strategische/majeure projecten en het aangaan van samenwerkingsverbanden.
Er wordt geen onderscheid gemaakt in samenwerkingsverbanden die in het kader van de Wet gemeenschappelijke regeling (WGR) worden ingesteld of andere samenwerkingsverbanden, zoals een netwerkorganisatie of een publiek/private samenwerking. Indien het besluit betrekking heeft op de oprichting en deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen is sprake van een verplichte consultering van de raad.
9.
Alleen ingeval van zwaarwegende omstandigheden kan het college besluiten de informatie niet te verstrekken (artikel 169, derde lid van de Gemeentewet). Indien er geen sprake is van strijd met het openbaar belang, zal het college alle informatie moeten verstrekken die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig. Wel kan het college onder geheimhouding stukken aan de raad overleggen (artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet). Van de geheimhouding moet op de stukken melding worden gemaakt. Overlegging van stukken onder geheimhouding is alleen mogelijk op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). Het college kan bijvoorbeeld met het oog op de privacy van in een stuk voorkomend persoon geheimhouding aan de raad opleggen. Het is overigens ter beoordeling van de raad om deze geheimhouding al dan niet over te nemen. Voor de besluitenlijst geldt dat het college hierop niet alle beslissingen hoeft te vermelden. Vermelding op de besluitenlijst kan achterwege blijven wanneer op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of indien openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Door bijvoorbeeld persoonlijke gegevens te anonimiseren kan informatie vaak toch aan de raad worden verstrekt.
99-4
4/4