20220602 Handreiking raads- en commissieleden

Handreiking raads- en commissieleden gemeente Bergen (L) Juni 2022

Voorwoord In maart 2022 zijn er gemeenteraadsverkiezingen gehouden. Dit heeft geleid tot nieuwe gezichten in de raad, maar (vooral) ook in de commissies. Niet iedereen weet (meer) hoe de raad en commissies werken. Hierover zijn formeel vastgelegde en informele afspraken gemaakt. Deze worden in deze handreiking uitgelegd. Dit is de eerste versie van deze handreiking. Suggesties voor aanvullingen zijn welkom. Ideeën voor wijzigingen van afspraken ook, maar deze zullen het hiervoor in het leven geroepen democratische proces moeten doorlopen voordat ze werkelijkheid kunnen worden. Mocht er na het lezen van deze handreiking nog iets onduidelijk zijn: wij, de griffie, zijn altijd bereid vragen te beantwoorden of adviezen te geven.

Ingrid Loos (i.loos@bergen.nl), assistent griffier Sjaak van ’t Hof (i.vant.hof@bergen.nl), 06-55718490, griffier

1

1. Regels

Reglement van orde Het reglement van orde is, naast de Gemeentewet, hét ‘wetboek’ voor raads- en commissieleden. Dit reglement is in 2019 geactualiseerd. Dat kan over enige tijd weer gebeuren als blijkt dat bepaalde zaken in de huidige raadsperiode beter anders geregeld kunnen worden.

Gedragscodes Andere belangrijke documenten zijn de in 2021 door de raad vastgestelde gedragscodes voor de raads- en commissieleden, de wethouders en de burgemeester. In deze functies mag je heel veel, maar niet alles. Het is met name zaak om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Volgens de Gemeentewet is de burgemeester de hoeder van de integriteit. Zij wordt hierin bijgestaan door de griffier en de gemeentesecretaris. Twijfel of iets wel of niet mag? Vraag altijd de griffier om advies.

2

2. Vergaderingen

Vergadercycli Elk kalenderjaar zijn er 9 vergadercycli die bestaan uit 3 commissievergaderingen (samenleving, ruimte en economie, bestuur en financiën), drie weken later gevolgd door een raadsvergadering. In beginsel worden er geen vergaderingen gepland in schoolvakanties. Er zijn twee harde deadlines waarmee in de planning rekening dient te worden gehouden: uiterlijk 15 juli moet de jaarrekening (met accountantsverklaring) over het voorgaande jaar bij de provincie zijn, uiterlijk 15 november de begroting voor het komende jaar. De jaarrekening wordt beoordeeld door de auditcommissie alvorens door de raad te worden vastgesteld. In deze commissie worden, indien aan de orde, ook andere financieel-technische zaken besproken. Het beleid is om zo min mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheid geheimhouding op stukken op te leggen en hierover achter gesloten deuren te vergaderen. Wel worden af en toe documenten vertrouwelijk ter inzage gelegd. Dit is een ‘zachtere’ manier om informatie te verstrekken die niet openbaar is (bijvoorbeeld om te voorkomen dat de onderhandelingspositie van de gemeente bij grondaankopen wordt verzwakt) dan geheimhouding op te leggen.

Vergaderorde Raadsvergaderingen beginnen om 19.00 uur precies, commissievergaderingen om 19.30 uur. Eindtijd: uiterlijk 23.00 uur. Een commissievergadering wordt voorgezeten door een commissievoorzitter, een raadsvergadering door de burgemeester. Net als de scheidsrechter bij voetbal: de voorzitter heeft altijd gelijk, ook als dit niet zo is. Ga niet met hem of haar in discussie. In elke presidiumvergadering worden commissie- en raadsvergaderingen geëvalueerd. Dan kan er ook, indien nodig, iets worden opgemerkt over het voorzitterschap. Commissie- en raadsvergaderingen verlopen via een vast stramien. Belangrijk onderdeel is het vaststellen van de definitieve agenda. Dan kan worden voorgesteld de volgorde van agendapunten te veranderen, onderwerpen van de agenda te halen, moties vreemd aan de agenda aan te kondigen (alleen in raadsvergaderingen), enzovoort. Zoals geldt voor alles wat wordt besproken: dit soort besluiten wordt bij meerderheid genomen. Dit is ook het geval bij voorstellen van orde die op elk moment tijdens een vergadering kunnen worden gedaan. Zo’n voorstel is bijvoorbeeld: het eindtijdstip van de vergadering (23.00 uur) nadert, zullen we dan echt stoppen of nog -naar schatting- tien minuten doorgaan?

3

Agenda’s commissie- en raadsvergaderingen Het presidium (de fractievoorzitters, voorgezeten door de burgemeester en met de griffier als secretaris) stelt agenda’s voor de commissie- en raadsvergaderingen voor (met uitzondering van de agenda’s voor de auditcommissie). Uiteindelijk bepalen de commissies en de raad zelf of zij een voorgestelde agenda daadwerkelijk gaan volgen. Voor de agendering van raadsvoorstellen in commissies geldt: inhoud gaat voor geld. Zo worden kredietverleningen voor grondaankopen geagendeerd in de commissie ruimte en economie en niet in de commissie bestuur en financiën. Raads- en commissieleden kunnen het presidium voorstellen stukken, niet zijnde raadsvoorstellen en -besluiten, op de agenda van (vooral) een commissie te zetten. Te denken valt aan raadsinformatiebrieven of bepaalde ingekomen stukken. Dit soort documenten wordt in commissievergaderingen besproken, niet in raadsvergaderingen. Raadsvergaderingen hebben primair tot doel besluiten te nemen, niet om ‘vrijblijvend’ van gedachten te wisselen over bepaalde onderwerpen.

Raadsvoorstellen en -besluiten De raad neemt besluiten over voorstellen die in de meeste gevallen vanuit het college van B&W komen. Soms komen er ook voorstellen vanuit het presidium, bijvoorbeeld over de benoeming van commissieleden, aanpassing van het reglement van orde, enzovoort. Of vanuit een fractie, als het een initiatiefvoorstel betreft.

Hamer- of bespreekstuk? In commissievergaderingen wordt geïnventariseerd of iets een hamer- of bepreekstuk dient te zijn in de komende raadsvergadering. Dit is geen meerderheidsbesluit: als één fractie zegt ‘bespreekstuk’ en de andere ‘hamerstuk’, dan is het een bepreekstuk. Motiveer de keuze. Toehoorders krijgen dan mee dat er serieus over de inhoud van een voorstel is nagedacht.

4

3. ‘Instrumenten’

Technische vragen Met het doel commissievergaderingen hiermee niet te belasten, kunnen vóór de commissievergaderingen technische vragen over agendapunten worden gesteld. Deze vragen moeten uiterlijk 8.00 uur op de maandag in de commissieweek bij de griffier zijn ingediend en worden ambtelijk beantwoord (met vaak een blik over de schouder van een lid van het college van B&W). Een technische vraag heeft tot doel om verduidelijkt te krijgen wat er in een stuk staat of om meer achtergrondinformatie te vergaren. Dit in tegenstelling tot een in een commissievergadering zelf te stellen politieke vraag: waarom heeft u -collegegekozen voor oplossing x, zou y niet veel beter zijn? Technische vragen worden zo snel mogelijk na het indienen ervan beantwoord.

Schriftelijke vragen Het stellen van schriftelijke vragen is, conform de Gemeentewet, voorbehouden aan raadsleden. Commissieleden mogen geen gebruik maken van dit instrument, maar kunnen natuurlijk wel een raadslid verzoeken dit voor hen te doen. Schriftelijke vragen, gericht aan het college van B&W, hebben als doel politieke kwesties aan de orde te stellen. Daarvoor kun je ook het mondelinge vragenrecht gebruiken, maar niet als je meer dan één of twee vragen over een bepaald onderwerp wil stellen. Het college van B&W dient schriftelijke vragen binnen 20 werkdagen te beantwoorden. Vervolgvragen die uit deze beantwoording voortvloeien, kunnen worden gesteld in de eerstvolgende raadsvergadering. Hiervoor is wel een meerderheidsbesluit nodig.

Mondelinge vragen In zowel commissie- als raadsvergaderingen kan gebruik worden gemaakt van het agendapunt rondvraag, cq. vragenrecht. Aan het college van B&W te stellen vragen (dus NIET aan een specifieke wethouder, het college spreekt met één mond en bovendien kan een wethouder afwezig zijn) dienen uiterlijk 24 uur voor de aanvang van een vergadering bij de griffier te worden aangemeld. Het is niet nodig de vragen exact te formuleren, maar om een volledige beantwoording door het college van B&W te bevorderen, is het wel verstandig om meer dan alleen het onderwerp te benoemen.

Amendement Een amendement is een wijzigingsvoorstel dat je indient wanneer je een voorgesteld raadsbesluit wilt veranderen. Het heeft de voorkeur een amendement al vóór de betreffende vergadering in te dienen bij de griffier en dit 5

door hem te laten controleren. Een amendement mag echter ook staande de vergadering worden ingediend en, met goedkeuring van de voorzitter, zelfs mondeling. Een amendement wordt doorgevoerd in een raadsbesluit als een meerderheid van de raadsleden hiermee instemt.

Motie Een motie is een oproep, meestal gericht aan het college van B&W. Het kan ook een uitspraak van de raad zijn om een gevoel of mening kenbaar te maken. Een motie die met meerderheid van stemmen wordt aangenomen, heeft de status van een raadsbesluit. Is de motie een oproep aan het college van B&W, dan moet dit college er iets mee doen. En dat ‘iets’ ook kenbaar maken aan de raad, bijvoorbeeld als het besluit de motie niet uit te voeren Moties moeten altijd schriftelijk worden ingediend. Doe dit zoveel mogelijk vóór de betreffende raadsvergadering, bij de griffier. Het middel motie wordt ook gebruikt om het hele college of een of meer wethouders te laten weten dat er geen vertrouwen (meer) bestaat in hun functioneren. Wordt zo’n motie aangenomen, dan heeft dit meestal politieke gevolgen. Een wethouder die een aangenomen motie van wantrouwen aan zijn broek of rok krijgt, wordt geacht op te stappen. Doet een wethouder dit niet spontaan, dan kan de raad hem of haar ontslaan. Een lichtere vorm om aan te geven dat het college of een wethouder niet doet wat de raad wenst, is een motie van afkeuring. Zie dit als een gele kaart. Wees spaarzaam met het indienen van moties van wantrouwen of afkeuring, zeker als je van te voren kunt inschatten dat deze geen meerderheid achter zich krijgen. Het beoogde effect gaat dan verloren.

Initiatiefvoorstel Het indienen van raadsvoorstellen is niet voorbehouden aan het college van B&W en het presidium. Ook vanuit de raad kunnen voorstellen worden ingediend. Voor deze zogenaamde initiatiefvoorstellen geldt een aparte procedure. Deze is, gebaseerd op de Gemeentewet, beschreven in het reglement van orde.

6

4. Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Fractieondersteuning Fracties ontvangen elk jaar een financiële bijdrage, bedoeld voor het dekken van (externe) vergaderkosten en dergelijke. Het gaat om 750 euro, vermeerderd met 144 euro per raadslid. Daarnaast worden de fracties -vooral procedureel- ondersteund door de griffie. Voor het volgen van opleidingen, cursussen of trainingen is budget aanwezig. De griffie kan helpen met het bepalen van een keuze. Sowieso moet voor het volgen van een training o.i.d. toestemming worden gevraagd aan de griffier.

Ambtelijke bijstand Raads- en commissieleden hebben recht op (inhoudelijk) bijstand door ambtenaren die onder gemeentesecretaris vallen. Die bijstand kan bestaan uit het toelichten van raadsvoorstellen en degelijke, maar ook uit hulp bij het schrijven van initiatiefvoorstellen. Het laatste kan niet onbeperkt. (Voorgenomen) contacten met ambtenaren moeten altijd worden gemeld bij de griffier.

7

5. Raadsinformatiesysteem NotuBiz

Onze gemeente maakt gebruikt van het raadsinformatiesysteem NotuBiz. Hierin wordt de informatie geplaatst die raads- en commissieleden nodig hebben voor hun werk: vergaderagenda’s, raadsvoorstellen en -besluiten, moties, amendementen, ingekomen stukken, toezeggingen, raadsinformatiebrieven, schriftelijke en technische vragen (en antwoorden), besluitenlijsten (van raads-, commissie- en collegevergaderingen). Via NotuBiz zijn de commissie- en raadsvergaderingen ook live en achteraf te beluisteren. Over enige tijd ook te bekijken, de Raadzaal wordt uitgerust met een camerasysteem. Dat is besteld, maar de levering van onderdelen stagneert. Presidiumvergaderingen, die wel openbaar zijn, worden niet uitgezonden of opgenomen. Dit geldt ook voor de (niet openbare) vergaderingen van de auditcommissie. In NotuBiz kun je zien of toezeggingen al dan niet zijn afgehandeld, technische of schriftelijke vragen al dan niet zijn beantwoord, moties al dan niet zijn uitgevoerd. Vrijwel alle informatie die in NotuBiz voor de raads- en commissieleden beschikbaar is, is door iedereen te raadplegen. Inloggen met behulp van een gebruikersnaam en wachtwoord in bergen.notubiz.nl is dan ook niet altijd nodig. Dat is wél noodzakelijk als je -bijvoorbeeld- aantekeningen wil maken in documenten. Inloggen moet met een tweefactorauthenticatie.

Na het invoeren van de gebruikersnaam en het wachtwoord dient nog een code te worden ingevuld in een authenticatorapp op je smartphone. De webapplicatie van NotuBiz heeft tegenwoordig dezelfde faciliteiten als de app NotuBox die op je iPad staat. Je kunt beide gebruiken. Tijdens een vergadering is het aan te bevelen om de app op je iPad te gebruiken, dit voorkomt dat de uitzending van de vergadering óók wordt gestart. Inloggen in de webapplicatie of de iOS-app is ook nodig om documenten die achter een slotje staan te kunnen lezen. Dit zijn stukken met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. Het beleid is hiervan zo min mogelijk gebruik te maken. Stukken die onder geheimhouding worden verstrekt, worden niet in NotuBiz geplaatst. Die krijg je op papier. Het is mogelijk in NotuBiz groepen aan te maken, bijvoorbeeld één met alle leden van je fractie. Het voordeel hiervan is dat je binnen de groep aantekeningen bij documenten kunt delen.

8

Bijlagen - Reglement van Orde (2019) - Gedragscodes (2021)

9