Besluit (1)

RAADSBESLUIT Onderwerp: Audio-/visuele middelen Van de Wouwzaal (dit onderwerp is rechtstreeks op de raadsagenda geplaatst)

Gemeenteraad: 21 juni 2022

Zaaknummer: 531327

:

:

De raad van de gemeente Barendrecht;

BESLUIT: 1. Een investeringskrediet van € 95.000 beschikbaar stellen voor nieuwe audio-/visuele middelen in de Van de Wouwzaal. Het krediet ten laste te brengen van de begroting en te verwerken in de 2e tussenrapportage.

Aldus besloten in de vergadering van de gemeenteraad Barendrecht van 21 juni 2022.

Raadsvoorstel Onderwerp: Audio-/visuele middelen Van de Wouwzaal (dit onderwerp is rechtstreeks op de raadsagenda geplaatst) Portefeuillehouder

Gemeenteraad 21 juni 2022

Zaaknummer 531327

Openbaar

Geadviseerd besluit 1. Een investeringskrediet van € 95.000 beschikbaar stellen voor nieuwe audio-/visuele middelen in de Van de Wouwzaal. Het krediet ten laste te brengen van de begroting en te verwerken in de 2e tussenrapportage.

Raadsvoorstel Inleiding In de afgelopen raadsperiode zijn er vanuit de raad wensen geuit met betrekking tot de audio-/visuele middelen van de raadszaal en de Van de Wouwzaal. Omdat de aanpassingen voor de raadzaal ook gevolgen hebben voor de inrichting van de zaal en het meubilair zal voorliggende raadsvoorstel alleen betrekking hebben op de Van de Wouwzaal. Beoogd effect De audio-/visuele middelen van de Van de Wouwzaal toekomstbestendig maken Relatie met beleidskaders n.v.t. Argumenten 1.1. Het technisch aanpassen van de Wouwzaal naar de huidige stand van de techniek. De Van de Wouwzaal is een multifunctionele ruimte. Overdag is het een trouwlocatie, vergaderlocatie en een locatie voor algemene bijeenkomsten. s ‘Avonds vinden hier commissievergaderingen, fractievergaderingen en andere bijeenkomsten plaats. Tijdens de vergaderingen worden vaak presentaties gegeven, die via een beamer geprojecteerd worden op een vast scherm. De commissievergaderingen worden tevens uitgezonden via een livestream. De opnames van deze vergaderingen worden via vaste camera’s geregistreerd. Inzoomen op sprekers is niet mogelijk. Noch is het niet mogelijk om de presentatie via de livestream uit te zenden. Op de momenten dat er tijdens de coronaperiode toch fysiek vergaderd kon worden, moest de zaal ingericht worden met in achtneming van 1,5 meter onderlinge afstand.

De vergaderopstelling werd dan een klasopstelling. Gevolg was dat niet alle sprekers zichtbaar waren. De huidige vergaderposten zijn in 2016 geplaatst en zijn aan vervanging toe. De posten vertonen gebreken. Om de zaal multifunctioneel te maken voor de toekomst (ook rekening houdend met een eventuele terugkeer van Corona) is het wenselijk de audio-/visuele middelen hierop aan te passen. 1.2 Eisen aan een nieuw systeem van audio-/visuele middelen Het nieuwe systeem moet aan de volgende eisen voldoen: • Voor de uitzenden van de (commissie)vergaderingen moeten de camera’s kunnen inzoomen op de individuele sprekers. Dit betekent dat de camera’s gekoppeld worden aan de vergaderposten. Om dit te kunnen bewerkstelligen is het noodzakelijk deelnemers via een badge te identificeren. Door in te loggen weet het systeem welke spreker waar zit. • Het vergadersysteem moet draadloos zijn in verband met het multifunctionele gebruik van de zaal. Het draadloze systeem moet vanzelfsprekend goed werken. • Voor presentaties moet het mogelijk zijn om laptops/Ipads o.i.d. draadloos dan wel via een HDMI-verbinding te koppelen met de beamer. • Tijdens commissievergaderingen moeten presentaties live uitgezonden kunnen worden. Tijdens een presentatie moet de deelnemers aan de vergadering zichtbaar blijven.

Het schakelen tussen presenteren en beraadslagen moet eenvoudig door de gebruiker in te stellen zijn. • Gelet op de aard van het gebruik van de zaal moeten de audio-/visuele middelen makkelijk te bedienen zijn door gebruikers. • Bij de aanpassingen moet ook rekening gehouden worden met een ringleiding ten behoeve van personen met een auditieve beperking.

Overleg gevoerd met Het voorstel is voorgelegd aan de agendacommissie.

Kanttekeningen Wanneer er gekozen wordt om geen aanpassingen te doen plaatsvinden, zullen de gebreken van het huidige systeem toenemen. Het huidige systeem is door de jaren heen op onderdelen aangepast. Voor elke wens is een provisorische oplossing gekozen. De kans op storingen neemt hierdoor toe. Uitvoering/vervolgstappen Na goedkeuring van de investering zal een aanbestedingstraject gestart worden. Bij de aanbesteding zal ook rekening gehouden worden met de voorwaarde om bij geschiktheid de aanbesteding lokaal uit te vragen. Evaluatie/monitoring n.v.t. Financiën Om een inschatting te maken van de kosten is een vrijblijvende uitvraag gedaan bij twee leveranciers Voor de hardware, bijbehorende licenties en inrichting zijn de kosten gecalculeerd op circa € 95.000,- exclusief btw. Dit is exclusief onvoorziene posten. Juridische zaken n.v.t. Duurzaamheid n.v.t. Communicatie/participatie na besluitvorming n.v.t.

Bijlagen 1. Ondertekend raadsbesluit Audio-visuele middelen Van de Wouwzaal.pdf