887234 Actualisatie financiële beleidsnota's rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

887234

Onderwerp

Actualisatie financiële beleidsnota's

Besluit in raad

27 maart 2024

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Ilse Lubach

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. de nota Investeren, activeren en afschrijven vast te stellen; 2. de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik vast te stellen 3. de nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen vast te stellen; 4. het treasurystatuut vast te stellen.

Samenvatting van het voorstel Financiële nota's worden minimaal 1x per vijf jaar geactualiseerd, of eerder indien noodzakelijk. De nota Investeren, activeren & afschrijven, de nota Misbruik & oneigenlijk gebruik, de nota Risicomanagement & weerstandsvermogen en het Treasurystatuut worden geactualiseerd om aansluiting te houden met wetgeving enerzijds en de dagelijkse praktijk in de gemeente anderzijds. Aanleiding Met financiële nota's en verordeningen geeft de gemeente aan op welke wijze zij de financiële organisatie en beleid/beheer vorm wil geven. Dit zijn echter geen constanten. Vanwege veranderende wetgeving en/of ontwikkeling van eigen inzichten en wensen moeten deze financiële stukken periodiek worden geactualiseerd. De nota's die nu aan de orde zijn, betreffen: • Investeren, activeren en afschrijven • Misbruik en Oneigenlijk gebruik • Risicomanagement en weerstandsvermogen • Treasurystatuut Beoogd effect Het beoogd resultaat zijn heldere, adequate en toepasbare financiële beleidskaders die zorgen voor het eenduidig kunnen handelen. Voor zowel bestuur als de organisatie is het van belang om transparante en adequate kaders op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. De huidige kaders zijn ruim en bieden niet altijd voldoende houvast, wat van invloed kan zijn op de eenduidigheid.

De nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen heeft als doel het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen. Dit weerstandsvermogen is nodig zodat het effect van de risico's geminimaliseerd worden bij de realisatie van de doelen van de gemeente. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik heeft als doel de integriteit te bevorderen.

1

Argumenten De financiële nota's geven kaders voor het financieel beleid en beheer. Met zo'n kader wordt richting gegeven aan de doelmatigheid en rechtmatigheid van handelen. Naarmate de nota's eenduidig, volledig en toepasbaar zijn, neemt de kans tot doelmatig en rechtmatig handelen toe. Achtereenvolgens lichten we per nota de belangrijkste herzieningen toe. Nota 'Investeren, activeren en afschrijven' De wijzigingen in de nota zijn vooral technisch-financieel van aard en onder andere ingegeven door de gewijzigde regelgeving en opgedane praktijkervaring. Daarnaast is in deze nota een aantal aanpassingen gedaan om de volledigheid van het onderwerp en de leesbaarheid te verbeteren. De aanpassingen dragen bij aan juiste en getrouwe weergave van de financiën. De belangrijkste wijzigingen zijn: • Besluitvorming over nieuwe investeringen vindt in principe uitsluitend plaats in het proces van de perspectiefnota • Beperken van de beschikbaarheidstermijn van kredieten naar twee jaar. Verlenging uitsluitend mogelijk na instemming van college.

• Toevoegen van bepalingen over levensduur verlengende investeringen en groot onderhoud (en het onderscheid ertussen) • Toevoeging van hoofdstuk 'waarderen' • Herformuleren, aanscherpen en aanvullen van een groot aantal artikelen • Categorisering van artikelen naar specifieke hoofdstukken, leidend tot een nieuwe opbouw • Uitbreiding van de lijst afschrijvingstermijnen met installaties. Nota 'Misbruik en Oneigenlijk gebruik' • De Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik biedt het beleidskader voor categorieën die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik • Bewustwording van misbruik en oneigenlijk gebruik • Voldoen aan criteria van rechtmatigheidsverantwoording door het college Risicomanagement en Weerstandsvermogen • Het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente loopt en deze op een eenduidige en uniforme manier in te schatten en vast te leggen • Het maken van verantwoorde keuzes in het al dan niet aanvaarden van risico’s • Normkader bepalen voor het benodigde weerstandsvermogen • Rol van de raad en college expliciet beschreven. Treasury-statuut De leesbaarheid en daarmee de toepasbaarheid is verbeterd onder andere door tekst passages uit te breiden, te verduidelijken en concretiseren en door bepalingen te her rubriceren onder de juiste artikelen.

Verder is de doorwerking van een organisatorisch wijziging in enkele rollen van het treasurybeheer verwerkt en is samenhang aangebracht met bepalingen uit de financiële verordening en de nota borgstellingen. Financiële risico's Nota investeren, activeren en afschrijven; er is altijd risico dat afschrijvingstermijnen of levensduurverwachting administratief afwijken van de werkelijkheid. Ook kunnen door (technische) ontwikkeling en verduurzaming afschrijvingstermijnen wijzigen. Bij nieuwe investeringen zal daarom altijd nog goed gekeken moeten worden naar verwachte levensduur. Kosten, baten en dekking Niet van toepassing Aanpak / Uitvoering

2

In de nota's is een aantal artikelen gewijzigd en zijn er artikelen herschreven, er is een betere onderverdeling gemaakt en proces en besluitvorming is verder uitgeschreven. Voor de volledigheid zijn er 'was-wordt' versies toegevoegd. De nota's zijn op 12 december 2023 voor de eerste keer in de Auditcommissie besproken. Op 12 februari 2024 zijn de nota's nogmaals in de Auditcommissie besproken. Dit heeft geleid tot wijzigingen in twee nota's; 1) pagina 16 nota risicomanagement is de rol van het college en de raad expliciet beschreven. 2) pagina 14 nota investeren, activeren en afschrijven is de lijst van afschrijving op installatie uitgebreid met camera en geluidsapparatuur. 3) de nota borgstelling is een bevoegdheid van het college en wordt op een later moment met een raadsinformatiebrief aan de raad aangeboden. Duurzaamheid n.v.t. Communicatie Na het vaststellen van de financiële verordeningen zal publicatie plaatsvinden op Gemeenteblad van Baarn en op overheid.nl Evaluatie Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Bijlage 1: Nota investeren, activeren en afschrijven 2024 Bijlage 2: Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik

3

Bijlage 3: Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen Bijlage 4: Treasurystatuut 2024 Bijlage 5: Wijzigingen Nota investeren, activeren en afschrijvingen 2021 naar 2024 (was-wordt versie) Bijlage 6: Wijzigingen Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik Bijlage 7: Wijzigingen Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen Bijlage 8: Wijzigingen treasurystatuut 2020 naar 2024 (was-wordt versie) Bijlage 9: Samenvatting van alle wijzigingen in de beleidsnota's

4