750350 Voortgang Uitvoering Integrale Toegang rvs

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

750350

Onderwerp

Voortgang Uitvoering Integrale Toegang

Besluit in raad

27 september 2023

Portefeuillehouder(s)

Wethouder De Vries

Naam steller

Isabelle Teeken

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Het gereserveerde bedrag voor 2024 (€ 800.000) in 2023 beschikbaar te stellen voor de verdere uitvoering van het project Integrale Toegang en de aanpassing van de werkomgeving. Samenvatting van het voorstel De implementatie van de verschillende onderdelen van het raadsbesluit over de Integrale Toegang (Raadsbesluit 2021) is in volle gang. Dit voorstel schetst met een name de voortgang op het onderdeel van de (her)huisvesting. Onderzocht is wat er nodig is voor de inhuizing van Pit Baarn in het gemeentehuis en welke invloed dit heeft op de werkomgeving van de ambtelijke organisatie. De (schets)ontwerpen zijn gaande en een volgende stap is de uitvoering van de verbouwing en aanpassingen. Hiertoe wordt de raad gevraagd het gereserveerde bedrag voor 2024 in 2023 beschikbaar te stellen. Aanleiding Op 21 april 2021 heeft uw raad besloten over de Integrale Toegang (Raadsbesluit 223671). Momenteel wordt gewerkt aan de implementatie. Recent heeft de Raad verzocht om informatie over de stand van zaken. In dit voorstel wordt de voortgang geschetst, waarbij vooral wordt ingegaan op één van de uitvoeringsaspecten, namelijk de (her)huisvesting. Context Sociaal Domein en de functie van Integrale Toegang De gemeentelijke opgave in het sociaal domein groeit.

De vergrijzing slaat toe en het Rijk geeft gemeenten en zorgkantoren de opdracht om samen te bedenken welke zaken vanuit de zorg over kunnen naar het sociaal domein. Het toegankelijk houden van zorg voor de mensen die dat nodig hebben, lukt in de toekomst alleen wanneer optimaal ingezet wordt op een samenleving die veel zelf kan oplossen. Dergelijke transformatiedoelen staan beschreven in het beleid Baarn Vitaal. Ook de regionale inkoop van zorg in het kader van Jeugdwet en Wmo staat in het teken van transformatie. De Integrale Toegang, waar een basis- en een besluitenteam samenwerken vanuit één locatie, is een belangrijk instrument hierin. In het coalitieakkoord 2022, wordt het belang van de Integrale toegang benoemd. Uitgangspunten hierbij zijn: Preventie en eenvoudige toegang tot de zorg staan voorop Integrale toegang is niet alleen een loket, maar ook een vertrouwd gezicht en een plek dichtbij Waaruit bestaat Integrale Toegang Uit het raadsbesluit van 2021 volgt dat de Integrale Toegang bestaat uit drie onderdelen: Vorming Basisteam (Pit Baarn). Functie: informatie & advies en dienstverlening

1

-

Vorming Besluitenteam (Lokaal team en Zorgloket). Functie : zorgindicatie en -verwijzing, begeleiding en hulp Huisvesting: Basisteam en Besluitenteam werken vanuit één gezamenlijke locatie

Het basisteam is belegd bij Pit Baarn. Het basisteam draagt er zorg voor dat inwoners en professionals op een laagdrempelige manier informatie en advies krijgen bij vragen over allerlei levensgebieden binnen het sociaal domein. Het basisteam zorgt voor vraagverheldering, het vinden van juiste ondersteuning en waar nodig doorverwijzing. Het besluitenteam wordt gevormd door het gemeentelijk loket wonen, zorg en welzijn en het lokaal team. Het besluitenteam biedt hulp en begeleiding in het kader van de Jeugdwet en de Wmo, ook bij onveiligheid. Waar nodig wordt specialistische hulp er bij gehaald. Ook indiceert, besluit en verwijst het besluitenteam naar specialistische hulp. Het besluitenteam voert de regie op de ingezette zorg en blijft naast de cliënt staan. Over de gezamenlijke huisvesting heeft uw raad met het vaststellen van het plan Maatschappelijk Vastgoed (2021, 309074) opdracht gegeven om te onderzoeken of de Integrale toegang in het gemeentehuis gehuisvest kan worden (duurzame) Aanpassingen gemeentehuis Met het vaststellen van het Plan Maatschappelijk vastgoed heeft de Raad de opdracht gegeven om te onderzoeken of de Integrale Toegang kan worden gehuisvest in het Gemeentehuis. Dit behelst dan vanzelfsprekend aanpassingen voor de werkomgeving van het Gemeentehuis. De gevolgen van de coronapandemie zijn hier grotendeels van invloed op geweest.

Het omvangrijkere thuiswerken (en inmiddels breed geaccepteerde hybride werken), waarvan is gebleken dat dit een blijvend karakter heeft, leidt er toe dat de gemeentelijke organisatie haar beschikbare ruimte anders kan gebruiken. Dit biedt de kans om een grotere bijdrage aan het sociaal domein te leveren en het pand multifunctioneler en aantrekkelijker te maken. Dat laatste is van belang om ook als gemeentelijk werkgever aantrekkelijk te blijven in een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. De raad beoogt om het pand multifunctioneler te maken zodat het meer optimaal wordt gebruikt en daarmee (stapsgewijs) een bijdrage aan de maatschappelijke opgaven binnen de gemeente kan leveren. Om het gemeentehuis aan te passen naar een duurzame werkomgeving worden er in verschillende fasen aanpassingen gedaan. Fase 1: Inhuizing Pit en aanpassing werkomgeving gemeentehuis (2023 – Q1 2024) inclusief verduurzamende maatregelen aan de binnenzijde zoals slimme thermostaatknoppen, energiezuinige verlichting en beweging sensoren. Het gaat hier om rendabele en eenvoudig te implementeren maatregelen. De klimaat- en warmte installatie blijft ongemoeid: het huidige niveau van duurzaamheid is op orde (energielabel A) en de technische levensduur loopt tot 2035.

In de maanden mei-juni 2023 wordt een quickscan uitgevoerd naar de haalbaarheid van extra verduurzamingsmaatregelen die het energielabel nog verder verbeteren en daarmee onze voetafdruk verkleinen. Dit is aanvullend aan de maatregelen die al gepland zijn. Indien uit de quickscan blijkt dat aanvullende maatregelen een terugverdientijd hebben van <10 jaar, dan zullen we daar aanvullende voorstellen voor doen. De (na de inhuizing) vrijkomende werkruimten van PIT en Vluchtelingenwerk maken onderdeel uit van het Plan maatschappelijke vastgoed. Fase 2: Verduurzaming Oudbouw (2024 – 2025) bestaande uit verduurzamingsmaatregelen binnenzijde, onderhoud en (mogelijke) aanpassingen raadzaal in de oudbouw Gemeentehuis. Wanneer het zich aandient: • Inhuizing andere partners/maatschappelijke organisaties • Aanvullende verduurzamingsmaatregelen passend bij nieuwe inzichten en mogelijkheden / innovaties. Reeds ondernomen stappen in de uitvoering In de ontwikkeling van basisteam en besluitenteam is in 2022 ingezet op de vergroting van de herkenbaarheid van Pit Baarn (basisteam) en opleiding/ontwikkeling voor zowel basis- als het besluitenteam. Ook is gewerkt aan afstemming en samenwerking tussen het basisteam en het besluitenteam.

2

In de totstandkoming van de gezamenlijke huisvesting, is sinds de eerste helft van 2022 en aantal stappen gezet: Inventarisatie benodigde ruimte voor ambtelijke organisatie Globaal kwantitatief onderzoek heeft uitgewezen dat er, zonder concessies te doen aan de geldende (met name ARBO) normen, voldoende ruimte in het gemeentehuis overblijft om de Integrale Toegang te huisvesten. Scenariostudie gedeeld ruimtegebruik Ook is, globaal, gekeken welke gevolgen de inhuizing van andere organisaties in het pand heeft op het gebied van veiligheid, bedrijfsvoering, facilitaire zaken en ICT. Hieruit komt het beeld naar voren dat het wenselijk is om aparte delen voor het gebouw voor deze organisaties te bestemmen. Inrichtingsprincipes Integrale toegang Sinds juni 2022 is er met medewerkers van PIT en het Sociaal Team bekeken hoe gezamenlijke huisvesting voor de Integrale Toegang vorm moet krijgen. Daaruit is gebleken dat de A-vleugel van het gemeentehuis succesvol kan worden aangepast en ingezet om Integrale Toegang op een klantvriendelijke, prettig werkbare en toekomstbestendige manier vorm te geven. Daarmee is het mogelijk om de kantoorfuncties van PIT Baarn, Lokaal Team, Vluchtelingewerk en WZW loket te huisvesten in het Gemeentehuis. De schetsontwerpen zijn gemaakt en besproken met de betrokken.

Opstellen Plan van Eisen en plan van Aanpak De technische en functionele eisen zijn in kaart gebracht. Op basis hiervan heeft een architect een eerste schetsontwerp gemaakt dat wordt besproken met de verschillende groepen gebruikers en aangescherpt tot een voorlopig- en daarna definitief - ontwerp. De volgende uitgangspunten worden hierbij gehanteerd: o Hybride werken wordt beter gefaciliteerd door meer variatie in typen werkplekken. o Geen aanpassingen aan de buitenzijde o Maximaal hergebruik en aan de binnenzijde worden verduurzamingsmaatregelen genomen o Inrichtingsprincipes zijn eenvoudig te kopiëren en te vermenigvuldigen, waarmee het mogelijkheden kan bieden om in de voorliggende periode ook andere organisaties te huisvesten. Vervolgstappen • Groeiende samenwerking tussen Sociaal Team en PIT (doorlopend) • Ontwerpfase (april - juni 23) : uitwerken ontwerp, toetsen aan uitgangspunten en met stakeholders. • Voorbereidende fase (juni - aug): maken bestekken, selecteren aannemer en treffen voorbereidingen • Uitvoeringsfase (sept - dec): uitvoering aanpassingen werkomgeving en inhuizen PIT Baarn • Opvolgend/wanneer het zich aandient: er wordt gekeken naar het onderbrengen van andere maatschappelijke organisaties in het gemeentehuis.

Beoogd effect • Toekomstgerichte, kwalitatief goede dienstverlening kunnen blijven bieden aan inwoners met zorg- en ondersteuningsvragen door het inrichten van een één-loket functie. • Een passende, toekomstbestendige en functionele (samen)werkomgeving die aantrekkelijk is voor potentiële werknemers. • Het gemeentehuis efficiënter, effectiever en multifunctioneler inzetten ten behoeve van de maatschappelijke opgaven Argumenten 1.1 Als gevolg van de inhuizing van Pit Baarn gaat ook de herinrichting van de werkomgeving van de ambtelijke organisatie versneld van start. Het realiseren van de Integrale Toegang op een van de vleugels van het Gemeentehuis, leidt tot het aanpassen van de werkomgeving van de huidige ambtelijke organisatie. Dit wordt als één aanneem opdracht in de markt gezet.

3

Algemene risico's Het niet overgaan tot vervroegd inzetten van de middelen om de nieuwe werkomgeving te realiseren leidt tot opschorting van de plannen en heeft gevolgen voor het werkklimaat van de ambtelijke organisatie en voor het effectiever, efficiënter en multifunctioneler gebruik van het gemeentehuis. Kosten, baten en dekking Er worden voorbereidingen getroffen om PIT Baarn te kunnen huisvesten in het gemeentehuis. Daarmee wordt de Integrale Toegang geeffectueerd. Samenhangend worden de voorbereidingen getroffen voor het aanpassen van de werkomgeving van de ambtelijke organisatie. Beoogd is om uiterlijk Q1 van 2024 de inhuizing en aanpassingen afgerond te hebben. Hiervoor is het nodig dat de raad besluit om de reeds voor 2024 gereserveerde middelen (€ 800.000) in 2023 beschikbaar te stellen. Dat betekent dat een deel van het reeds gereserveerde bedrag naar voren wordt gehaald. Op deze manier kan de uitvoering van het project Integrale Toegang zo snel als mogelijk worden uitgevoerd en gerealiseerd. De begroting 2023 en het MIP zullen hierop worden aangepast. Voor de uitvoering van de (her)huisvesting en de werkomgeving worden de volgende middelen ingezet: • reservering MIP 2023 € 200.000 • vervroegde uitkering MIP 2024 € 800.000 • inzet duurzaamheidsmiddelen € 40.000 t.b.v.

verduurzamen Gemeentehuis • Fase 2: reservering MIP/MJOP voor aanpassing Oudbouw • fase 2: reservering duurzaamheidsmiddelen voor Oudbouw

Aanpak / Uitvoering In aanvulling op de fysieke voorbereiding van de inhuizing, worden ook op operationeel en organisatorisch niveau vraagstukken nader uitgewerkt in een gezamenlijke agenda met Pit Baarn. Hiermee wordt onder andere geanticipeerd op de aansluiting van de verschillende werkprocessen (AVG proof), werkafspraken, ICT plan en culturele veranderingen. Vervolgstappen • Groeiende samenwerking tussen Lokaal Team en PIT (doorlopend) • Ontwerpfase (april - juni 23) : uitwerken ontwerp, toetsen aan uitgangspunten en met stakeholders. • Voorbereidende fase (juni - aug): maken bestekken, selecteren aannemer en treffen voorbereidingen • Uitvoeringsfase (sept - dec): uitvoering aanpassingen werkomgeving en inhuizen PIT Baarn

Duurzaamheid Er worden duurzaamheidsaanpassingen doorgevoerd in het gemeentehuis. Ook het efficiënter gebruik van het gemeentehuis heeft duurzaamheidsvoordelen. Communicatie Te zijner tijd wordt over de opening van het ‘sociaal plein’ en de integrale toegang informatie gepubliceerd. Evaluatie Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Baarn,

4

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

5