749463 Motie Speeldoos en RIB Exploitatieprognose Speeldoos Beantwoording technische vragen VoorBaarn en CU

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Beantwoording technische vragen VoorBaarn en CU over Uitvoering motie theater-bibliotheek en RIB Exploitatieprognose De Speeldoos : Mark Veldhuizen : 11-09-2023

Geachte raadsleden en steunfractieleden, De fracties van VoorBaarn en ChristenUnie hebben technische vragen gesteld over het raadsvoorstel Uitvoering motie theater – bibliotheek en de RIB Exploitatieprognose De Speeldoos. Hieronder de vragen en de antwoorden. Vragen VoorBaarn Op bladzijde 5 van het rapport Berenschot wordt gesproken over 442 zitplaatsen, verdeeld over 2 zalen, dus (en dat is een aanname) inclusief de kleine zaal. Tot nu toe is altijd gerekend met de 340 stoelen in de grote zaal, mede omdat de kleine zaal niet echt gebruikt kan worden en zeker niet met een dubbele programmering (geluidsoverlast etc.) Vraag 1A: Waarom is er gekozen om toch met 442 zitplaatsen te werken? Antwoord: Er is gebenchmarkt met theaters met twee zalen. Dus de totale capaciteit van de grote en de kleine zaal zijn hier bij elkaar opgeteld (inderdaad 340+100 stoelen). Vraag 1B: Gezien bovenstaande, is dan een benchmark vergelijk met andere theaters tussen 350 en 550 zitplaatsen reëel? Antwoord: Er is gekozen voor een marge van 100 stoelen. Dit omdat een kleinere marge te weinig theaters oplevert om mee te benchmarken. Vraag 1C: Als er wel vergeleken was met theaters met dezelfde omvang (dus rond de 340 zitplaatsen), was er dan een andere uitkomst geweest? Antwoord: Er zijn geen theaters met een grote zaal van 340 stoelen in gemeentes van ongeveer dezelfde omvang als Baarn.

Deze benchmark is dus helaas niet mogelijk. Vraag 2: Om een goed vergelijk te maken in exploitatie, lopen wij de diverse reeds beschikbare jaarrekeningen van Stichting De Speeldoos na. De volgende kunnen wij niet vinden in het archief, of in ons eigen dossier. Jaarrekening 2018, 2020, 2021 en 2022, kunt u deze alsnog beschikbaar stellen?

1

Antwoord: Zie in de bijlage de gevraagde jaarrekeningen (met voor de volledigheid ook die van 2019). Vanaf 2019 wordt er een andere vorm van boekingen gehanteerd (andere penningmeester?) bij bijvoorbeeld de post personeelslasten. Eerder werden de posten Personeelslasten, Sociale lasten en overige personeelslasten genoemd, maar vanaf 2019 alleen een post personeelslasten. Vraag 3A: Klopt onze aanname dat vanaf 2019 de 3 posten (die voorgaand werden gehanteerd) samengevoegd zijn? Antwoord: Dat klopt. De achterliggende boekingen zijn niet veranderd. In 2018/2019 heeft De Speeldoos in overleg met de gemeente de presentatie aangepast zodat deze aansloot bij de meerjarenbegrotingen voor de raadsvoorstellen gezamenlijke huisvesting met de bibliotheek. Ook is de begroting verdeeld over de hoofdactiviteiten van het theater. Vraag 3B: Waaruit bestaat de post overige personeelslasten? (wij gaan uit van inhuur) Antwoord: De overige personeelskosten bestaan grotendeels uit payrollmedewerkers horeca, inhuur theatertechnici, filmprogrammeur en de verzuimverzekering. Overige personele kosten zijn (bhv-)trainingen, bedrijfskleding, kantinekosten en personeelsbijeenkomsten. (antwoord door De Speeldoos). Zie hieronder de toelichting op deze post zoals vermeld in de jaarrekening:

Vraag 3C Zijn er de afgelopen 5 jaar grote mutaties geweest bij deze post, waardoor er een andere verhouding is ontstaan tussen de algemene personeelskosten en de overige personeelskosten? Zo ja, wat was hier debet aan? Antwoord: Dat klopt. Vanaf januari 2015 is onze toenmalige directeur Francine Boske tijdelijk vervangen door zzp’ers. Vanaf september 2020 is de directeur weer in dienst bij de stichting gekomen. Ook binnen horeca en techniek zijn er verschuivingen geweest.

2

2018

2019

Hieronder de toelichting op deze post van de afgelopen vijf jaar zoals vermeld in de jaarrekeningen:

Vraag 3D Het aantal Fte’s fluctueert ergens tussen de 7,8 en 5, maar staat niet steeds vernoemd in de jaarrekening, kunt u de aantallen aangeven van de afgelopen 10 jaar?

3

Kunt u daarnaast het eventuele verloop aangeven? Antwoord:

Er wordt in het rapport gesproken over 79 professionele voorstellingen, terwijl in eerdere stukken over 110 voorstellingen wordt gesproken. Vraag 4A: Waar zit dit verschil? Antwoord: In het jaarverslag 2022 staat dat er 79 voorstellingen zijn vertoond in het theater (zie het jaarverslag 2022 in de bijlage, pagina 17). Wellicht kan u aangeven waar het getal van 110 staat vermeld, dan kan dat vanzelfsprekend worden toegelicht. 2022 geldt nog als een coronajaar. In januari was De Speeldoos grotendeels gesloten. Jaarlijks worden er gemiddeld 80 professionele voorstellingen geboekt, daarnaast rekent De Speeldoos de livestream opera, de muziek op zondagmiddag en soms ook de voorstellingen van Karakter en Vorstelijke Jazz mee (de voorstellingen waarvoor De Speeldoos de kaartverkoop doet). Dat verklaart het verschil in aantallen. Vraag 4B: Wat is de verdeling qua voorstellingen in de grote- en in de kleine zaal? Antwoord: Van de gemiddeld 80 professionele theatervoorstellingen zijn er nu 14 in de kleine zaal (7 jeugdvoorstellingen op zondagmorgen, 7 aanstormend talent op de donderdagavond). Vraag: Op bladzijde 4 staat in het exploitatie overzicht een post “kostprijs van de omzet” Kunt u aangegeven waaruit deze post bestaat? Antwoord: Deze post staat op pagina 18 van de jaarrekening 2022 toegelicht. Zie hieronder geknipt en geplakt:

4

2022

2021

Vraag 5: Is er tijdens de oprichting van Stichting De Speeldoos een soort van gezamenlijk doel geformuleerd en/of uitgangspunten opgesteld? Antwoord: De doelstellingen staan geformuleerd in de statuten:

Vraag 6: Kunt u een differentiatie geven van (onderzoeks) kosten? In de motie worden 3 scenario’s geschetst: 1. € 4 miljoen investering ten opzichte van een exploitatie van 10 jaar 2. Een exploitatie van 20 jaar 3. Een exploitatie van 40 jaar Het lijkt onbestaanbaar dat uitwerking van de 3 afzonderlijke scenario's gelijke kosten met zich mee brengen. Het verschil moet er zijn en onze vraag is dan ook of u dit wil verduidelijken. Antwoord: In de bijlage bij het raadsvoorstel zijn de onderzoekskosten gespecificeerd. Daarbij is – zoals in de motie gevraagd - uitgegaan van de ontwikkeling en uitwerking van drie scenario’s (10, 20, 40 jaar) in één proces. Als er in plaats daarvan zou worden gekozen voor het uitwerken van één of twee

5

scenario’s, zal dat wat schelen in de onderzoekskosten. Echter, deze zullen zeker niet evenredig lager worden, omdat nog steeds dezelfde onderzoekstappen, met dezelfde adviseurs zullen moeten worden doorlopen. Precieze bedragen zijn zo snel niet te geven. Vraag 7: In de afgelopen jaren zijn er diverse onderzoeken geweest ten behoeve van nieuw en/of verbouw van het pand aan de Rembrandtlaan. 1 van deze onderzoeken ging juist uit van 3 verschillende scenario's waarbij de mate van verbouwing of zelf complete nieuwbouw ook een termijn werd geschetst. Daarnaast zijn er ook diverse in ieder geval een tweetal onderzoeken gedaan naar de staat van het pand. Waarom kunnen deze rapporten al dan niet afgestoft en geactualiseerd worden en zodoende in ieder geval als basis dienen voor de nu aangekondigde onderzoeken? Antwoord In het scenario-onderzoek zal gebruik worden gemaakt van de al opgedane kennis over het pand van De Speeldoos. Het is de bedoeling de architect en andere technische adviseurs daar weer bij worden ingeschakeld. Met het enkel actualiseren van de in 2020 ontwikkelde scenario’s zouden we de plank mis slaan. Er is nu immers sprake van een ander programma van eisen. Zonder bibliotheek, waarbij ook opnieuw moet worden nagedacht over bijvoorbeeld de kleine zaal en de horecafunctie.

Op basis van de actuele inzichten en kennis over het bestaande gebouw, zal voor elk scenario een samenhangend plan worden gemaakt. Vraag 8: Het bestuur en de directie van de Speeldoos heeft de gemeenteraad van Baarn tijdens een werkbezoek een lijstje gepresenteerd met prioriteiten, hierin onder andere een beter artiesten verblijf (kleedkamers), een omloop en nog andere zaken. Hieraan hing een duidelijke begroting en zou voor de komende 10 jaar voldoende moeten zijn. Waarom is er voor gekozen om dit opnieuw met de bijbehorende kosten te onderzoeken? Antwoord: Uw raad heeft in de motie van februari jl. gevraagd om ‘de kosten’, oftewel de investering, voor een gezonde exploitatie te onderzoeken. Visie, programmering, huisvesting, investering en exploitatie hangen daarbij met elkaar samen. De vraag van uw raad is dus breder dan het enkel in beeld brengen van de kosten voor het opknappen van delen van het gebouw. Vraag 9: In het raadsvoorstel (en de motie) wordt gesproken over 431.000 euro tbv onderhoud, dit bedrag was gereserveerd en door middel van de motie ook beschikbaar gesteld. Kunt u aangeven wat er de afgelopen zomer aan achterstallig onderhoud is weggewerkt? Als dit onderhoud niet is gebeurd, waarom niet? Onderdeel van dit noodzakelijke en achterstallige onderhoud is ook de brug in de grote zaal.

Is deze inmiddels vervangen? Antwoord: De afgelopen periode is gewerkt aan het wegwerken van achterstallig onderhoud. Er is prioriteit gegeven aan risicovolle situaties, zoals gebreken in de elektrische installaties, een beveiliging op de roldeur, beweegbare led-belichting aan de zaalbrug (zodat deze niet langer hoeft te worden betreden door technici en waardoor deze niet hoeft te worden aangepast of vervangen) en airconditioning om de temperatuur te kunnen beheersen. Enkele toiletgroepen moeten nog worden gerenoveerd. We

6

zijn in overleg met De Speeldoos over onder meer het opknappen van de keuken, enkele kleinere zalen en verdere vervanging van de conventionele theaterbelichting door led-lampen. Er moeten prioriteiten worden gesteld om binnen het beschikbare budget te blijven. Ongeacht het toekomstscenario zullen we de komende jaren moeten blijven investeren in het gebouw, zodat De Speeldoos het kan exploiteren. Vragen ChristenUnie Vraag 1: Is er in de berekening aangaande de tekorten in de exploitatie begroting een indexering van de subsidie mee genomen conform de landelijke norm? Antwoord: De Speeldoos houdt in de exploitatiebegroting rekening met een indexering van 4% per jaar. Dit is een inschatting van De Speeldoos. Graag merken we op dat voor 2024 de subsidie met 11,2% zal worden geïndexeerd. Hierdoor komt het geprognotiseerde tekort voor 2024 rond de €30.000 lager uit dan de exploitatiebegroting. Vraag 2: Heeft er de afgelopen 5 jaar een indexering van de subsidie plaats gevonden? Antwoord: Ja, er wordt elk jaar geïndexeerd. De indexatie van de gemeente Baarn wordt sinds 2022 gebaseerd op de kerngegevenstabel van het Centraal Economisch Plan, die in maart wordt gepubliceerd door het CPB. Bij de indexatie wordt er een onderscheid gemaakt in: 1. Loongevoelige budgetten (loonvoet sector overheid) 2. Prijsgevoelige budgetten (afgeleide nationale consumentenprijsindex) 3.

Voor het indexeren van de subsidies wordt een combinatie van deze twee gebruikt. De afgelopen vijf jaar waren dit de indexaties: Jaar

Grondslag

Indexering

2019

Indexering volgens IMOC = prijs overheidsconsumptie, netto materieel

1,4%

2020 2021 2022 2023

2024

Indexatie volgens IMOC Indexatie volgens CPI = consumenten prijs index Indexatie volgens CEP = nieuwe systematiek vastgesteld bij PPN 2023 Indexatie volgens CEP

geen indexatie toegepast 1,5% 1,5% 3,26%

11,2%

Vraag 3: Kan en mag het voorbereidingskrediet wel gebruikt worden als dekkingsmiddel, dit is geoormerkt geld wat door de raad beschikbaar is gesteld om het project De Kroon te ontwikkelen?

7

Antwoord: Als de reeds voorziene investeringen sowieso noodzakelijk waren, kunnen deze ook voor het nieuwe project c.q. de daarvoor benodigde onderzoeken gebruikt worden en is geen afboeking ten laste van het resultaat noodzakelijk. We komen nog terug op de vraag of het voorbereidingskrediet ook als dekking voor de Kunst- en Cultuurvisie en het Plan Maatschappelijk Vastgoed mag worden ingezet. Vraag 4: Had het voorbereidingskrediet niet na stopzetting versnelt afgeschreven moeten worden? Antwoord: In principe wel, maar de accountant heeft desgevraagd aangegeven dat we dit mogen inzetten met de intentie om het vernieuwbouwplan De Kroon te wijzigen in een renovatie van De Speeldoos. Vraag 5: Wat is er gebeurd met de eerdere aanvragen, 2019 3,7 miljoen en 2021 8,273 ( totaal ongeveer 12 miljoen) welke door de raad zijn bevestigd? Antwoord: Deze zijn bij de Perspectiefnota 2024 uit het meerjaren investeringsplan (MIP) gehaald. Vraag 6: Waarom is er zonder raadsinmenging een budget van 4 miljoen in de begroting opgenomen terwijl we al ruim 12 miljoen aan kredieten hebben vrij gegeven waar is het overige budget gebleven? Antwoord: Omdat in de aangenomen motie Theater en bibliotheek van 22 februari 2023 is verzocht de planvorming te staken en uit te gaan van separate huisvesting van de bibliotheek en het theater op de huidige locaties.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is een investering in renovatie van het theatergebouw van € 4 miljoen opgenomen in de begroting. Dit bedrag wordt in de motie genoemd als richtinggevende investering voor een theater met een gezonde exploitatie. Dit is met de Perspectiefnota 2024 met de raad gecommuniceerd. De hierover gestelde technische vragen zijn destijds beantwoord. Vraag 7: Klopt het dat de gemeente pand eigenaar is? Dat de gemeente dan ook verantwoordelijk is voor de staat van het pand, er veilig en verantwoord gewerkt kan worden, dat de veiligheid van bezoekers gewaarborgd is. Hoe wil de gemeente dit de komende jaren (tot aan de oplevering van de vernieuwbouw) garanderen? Antwoord: De gemeente is eigenaar van het pand. De gemeente heeft samen met huurder Stichting De Speeldoos een gedeelde verantwoordelijkheid ten aanzien van de veiligheid, veilig gebruik en het verantwoord werken. De gemeentelijke verantwoordelijkheid heeft voornamelijk betrekking op het (casco) gebouw, denk bijvoorbeeld aan een deugdelijke elektrische installatie (meterkasten e.d.) of constructieve en brandveiligheid. De Stichting De Speeldoos heeft een verantwoordelijkheid die meer ziet op

8

het gebruik, zoals het volgen van ARBO-regelgeving en het toelaten van een maximaal aantal bezoekers. Veiligheid voor de medewerkers en bezoekers van De Speeldoos is een absolute prioriteit. Mede hierom zijn de afgelopen maanden de volgende maatregelen genomen: oplossen van gebreken in de elektrische installaties, een beveiliging op de roldeur voor de theaterlogistiek, beweegbare led-belichting aan de zaalbrug (zodat deze niet langer hoeft te worden betreden door technici en waardoor deze niet hoeft te worden aangepast of vervangen) en airconditioning om de temperatuur te kunnen beheersen. We blijven de veiligheid actief monitoren en zullen onderhoud plegen om de veiligheid te waarborgen. Ongeacht het toekomstscenario zullen we de komende jaren moeten blijven investeren in het gebouw, zodat De Speeldoos het kan exploiteren.

Ik ga er van uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Mark Veldhuizen Wethouder

9