478464 12. 201117 Quickscan Raadsrapporteurs Baarn def

Quickscan Raadsrapporteurschap Baarn

Rekenkamercommissie Baarn, oktober 2020

Hoofdstuk 1:

Inleiding

Voor u ligt de rapportage ‘Quickscan Raadsrapporteurschap Baarn’, uitgevoerd door de rekenkamercommissie van Baarn. Wij hopen dat deze rapportage het gewenste inzicht en bruikbare handvatten geeft om een goede beslissing omtrent de verdere invulling van het rapporteurschap te kunnen nemen. Op verzoek van het presidium wordt dit onderzoek op een nader te bepalen moment aan de hele raad gepresenteerd om vervolgens met elkaar in gesprek te gaan over het vervolg van het raadsrapporteurschap. U ontvangt daartoe een nog een definitieve uitnodiging. Aanleiding voor deze quickscan en onderzoeksvragen • Het raadsrapporteurschap is ingevoerd om grip op en betrokkenheid bij Gemeenschappelijke Regelingen (verder GR) te krijgen. • De raadsrapporteurs liepen tegen hindernissen aan. • De helft van de rapporteurs is voortijd gestopt. • Het Presidium vraagt de Rekenkamercommissie Baarn een quickscan uit te voeren.

Onderzoeksvragen die het presidium mee geeft: • Welke hindernissen ervaren de raadsrapporteurs van de gemeente Baarn? • Welk advies kunnen je geven voor het vervolg?

Onderzoeksaanpak Vanuit de rekenkamercommissie heeft Carlijne Philips de uitvoering van het onderzoek op zich genomen. Voor het onderzoek zijn diverse relevante sites bezocht (o.a. over wettelijke ontwikkelingen rond Gemeenschappelijke regelingen), documenten bestudeerd (van Baarn en de betrokken gemeenten) en is gesproken met: • de 6 (ex) rapporteurs en de 3 betrokken portefeuillehouders • een beleidsadviseur bestuurlijke aangelegenheden (BBA) en • de beleidsmedewerker bestuurlijke aangelegenheden van Baarn • 5 griffiers: Baarn, Utrechtse Heuvelrug, Soest, Leusden en Zeist • een onderzoeker die veel met raadsrapporteurs heeft gewerkt • een adviseur / beleidsmedewerker RMN • adviseur verbonden partijen Maarten Hageman Het betreft geen rekenkameronderzoek, vandaar geen ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Wel zijn alle verslagen ter controle bij de zes (ex) rapporteurs, drie portefeuillehouders en griffier van Baarn teruggelegd. Wij willen alle geïnterviewden danken voor de open gesprekken.

2

Opzet van deze rapportage H1: (dit hoofdstuk) aanleiding voor deze quickscan en de onderzoeksopzet. H2: hoe krijgt het rapporteurschap in Baarn vorm en welke hindernissen worden ervaren. H3: hoe ziet dit er uit in andere gemeenten, hoe gaan ze om met vergelijkbare hindernissen. H4: landelijke ontwikkelingen, conclusies en advies. Bijlage 1: Taken rapporteurs en gemaakte aanvullingen en wijzigingen daarop Bijlage 2: Gemeenten werken/experimenteren met verschillende oplossingen

•

Voor de beknoptheid, overzichtelijkheid en het waarborgen van de anonimiteit van de geïnterviewden is gekozen voor een puntsgewijze rapportage op hoofdlijnen.

•

N.B. het onderzoek is uitgevoerd in de periode november 2019 tot en met februari 2020. Dit rapport beschrijft dan ook de periode tot februari 2020 en gaat niet in op de periode daarna. 1

1

Maart 2020 stond behandeling van deze quickscan in het presidium gepland. Vanwege Covid 19 en o.a. Soestdijk en het zomerreces is dat september 2020 geworden. Zo ook is de presentatie en bespreking van deze quickscan met de raad, die gepland stond op 19 november 2020, komen te vervallen. De raad zal daartoe een nieuwe uitnodiging ontvangen. 3

Hoofdstuk 2: raadsrapporteurschap in Baarn

In dit hoofdstuk komt aan bod: • Redenen om met raadsrapporteurs te gaan werken • De Baarnse uitwerking van het raadsrapporteurschap • De belangrijkste activiteiten in aanloop naar en tijdens het rapporteurschap • Ervaringen van de raadsrapporteurs • Ervaringen van de portefeuillehouders Redenen om met raadsrapporteurs te gaan werken • Behoefte aan meer grip en betrokkenheid. Beoogd resultaat is dan ook: ‘het vergroten van het zicht van de raad op het functioneren van de verbonden partij. Daarnaast ook het vergroten van de betrokkenheid van raadsleden bij verbonden partijen teneinde als raad beter te kunnen sturen en te kunnen controleren.’2 • Verdelen van de lasten. Als raadsrapporteur kun je bovendien dieper gaan, zonder dat je echt specialist hoeft te worden. • De raad helpen om betere besluiten te kunnen nemen.3 De Baarnse uitwerking van het raadsrapporteurschap • Gekozen wordt voor 6 rapporteurs voor 3 GR-en: BBS (verhoogd risico en de ruimte om als raad invloed uit te oefenen), de RID (verhoogd risico) en de RMN (zichtbare impact voor de inwoners).’4 • Raadsleden konden zichzelf op basis van interesse opgeven. • Bij de benoeming is geen rekening gehouden met oppositie of coalitie • De benoeming is voor de hele raadsperiode Rapporteurschap in vogelvlucht 2018 Maart: Mei: Oktober: 28 november: 4 december:

Raad bespreekt rekenkameronderzoek Verbonden partijen5 en besluit unaniem om na de verkiezingen met raadsrapporteurs te gaan werken. Presidium verzoekt griffie memo op te stellen waarin opdracht / taakomschrijving voor rapporteurs wordt geconcretiseerd. Ambtelijke voorbereidingen: Per GR werkbezoek voorbereid en contactpersonen voor de rapporteurs geïnventariseerd (wethouder /accounthouder /GR). Benoeming rapporteurs. Start inwerken. Een rapporteur is het oneens met focus op zienswijze / jaarstukken.

2

Memo Rapporteurs Verbonden Partijen 13 november 2018 Bron: de interviews met raadsrapporteurs 4 Memo Rapporteurs Verbonden Partijen 13 november 2018 5 Verbonden Partijen: de positie van de Baarnse raad. Een onderzoek van de rekenkamercommissie Baarn (2 februari 2018). 3

4

2019 21 januari: Januari: 6 februari: 11 februari : 2 april: 16 april: 6 mei: 15 mei: 17 mei: 22 mei:

29 mei: 26 juni: Oktober: 28 november:

presidium behandelt memo die griffie i.o.m. rapporteurs heeft opgesteld6 rapporteurs hebben veel vragen, lopen tegen problemen aan griffie heeft overleg met de rapporteurs over hoe het gaat actie: rapporteurs RMN rapporteren aan raad werksessie o.l.v. externe Hageman. Afspraken gemaakt ter ondersteuning. Resulteert in werkwijze die ambtelijk wordt voorbereid/opgesteld.7 Coördinator verbonden partijen nodigt rapporteurs uit voor overleg met wethouder en evt accounthouders Coördinator verbonden partijen stuurt planning jaarstukken en plant overleggen driehoek en GR-en in actie: rapporteurs RID rapporteren aan raad Een rapporteur trekt zich terug vanwege dubbele petten. Collega-rapporteur is sindsdien niet meer zichtbaar actief.8 werksessie “Toetsingscriteria jaarstukken verbonden partijen”. Met een aantal ambtenaren, afvaardiging college, raad en raadsrapporteurs toetsingscriteria verkennen en formuleren. Onder leiding van Maarten Hageman. actie: Amendement RID Brede bijeenkomsten Rapporteurs RID o.l.v. Hageman Twee andere rapporteurs trekken zich terug vanwege dubbele petten en werkdruk Bijeenkomst alle RID rapporteurs op verzoek van Baarn

Ervaring van de zes rapporteurs (waarvan drie voormalig): • Moeizame informatievoorziening (niet open/niet pro-actief/niet leveren). Rapporteurs delen de behoefte om vroegtijdig, goed en open geïnformeerd te worden. Een wethouder deelde twee keer informatie met de raad en niet eerst met de rapporteurs. Een paar rapporteurs hadden het gevoel dat de portefeuillehouder niet open was tijdens de gesprekken. Daarnaast hebben alle rapporteurs herhaaldelijk om stukken moeten vragen en hebben die (tijdens dit onderzoek) deels nog steeds niet ontvangen (o.a. verslagen AB en belangrijke organisatorische en inhoudelijke informatie over de GR/een startersset). Een rapporteur concludeert: ‘het voelt als trekken aan een dood paard’. • Moeite met houding (politiek neutraal/vertrouwelijk). Twee rapporteurs kwamen in een politiek complexe situatie toen zij over informatie kwamen te beschikken die zij gezien de verlangde vertrouwelijkheid, niet direct met de raad konden delen. Daarnaast voelden enkele rapporteurs zich minder vrij politiek te bedrijven door hun rol als raadsadviseur. Deels vanwege de afgesproken vertrouwelijkheid waardoor je informatie niet politiek uit kunt nutten, deels omdat je als raadadviseur door de wethouder in de besluitvorming wordt meegenomen. Al met al geven vier van de zes rapporteurs geven aan dat zij het lastig vinden om politiek neutraal te blijven.

Twee delen die opvatting nadrukkelijk niet. 6

Zie bijlage taken rapporteurs. Memo is afgestemd met de rapporteurs en de twee Beleidsadviseurs Bestuurlijke aangelegenheden die toen een raadsbijeenkomst over verbonden partijen voorbereidden (4 dec 2018). 7 Zie bijlage taken rapporteurs 8 Ten tijde van het onderzoek 5

•

•

•

Oneens met (deels onduidelijke) opdracht aan de rapporteur • Twee rapporteurs zijn het oneens met focus op P&C producten. Dat verlangt specifieke kennis en het geeft geen ruimte om als rapporteur inhoudelijk mee te ontwikkelen, aan tafel te zitten. • Twee rapporteurs vinden advisering logischerwijs wel bij de rol van een rapporteur horen. Het ligt in het verlengde van signaleren en rapporteren. • De rapporteurs zijn het eens met de concrete afspraken in de werkbeschrijving, zoals dat zij de stukken van het AB ontvangen en dat zij hun visie op raadsbesluiten mogen geven voordat die in het college worden behandeld. • Een rapporteur vindt de opdracht onduidelijke. De meeste rapporteurs kunnen niet goed aangeven wat ‘focus op het proces’ precies verlangt. • Een rapporteur stelt voor dat de opdracht aan de rapporteurs opnieuw wordt geformuleerd, door de raad wordt vastgesteld en als opdracht wordt meegegeven aan alle nieuwe rapporteurs. Werkdruk De meeste rapporteurs melden een hoge werkdruk. Punten die daarbij genoemd worden zijn ‘grote dossiers die tegelijkertijd lopen’, ‘kleine fractie’, ‘veel tijd kwijt om aan informatie te komen’, ‘contact leggen met andere rapporteurs is tijdrovend’. In relatie tot dit punt spreken bijna alle rapporteurs behoefte uit aan extra ondersteuning.

Deels inhoudelijk (in andere gemeenten ontvangen de rapporteurs een oplegger van de griffie die het lezen vereenvoudigt) deels organisatorisch (het organiseren van bijeenkomsten met andere gemeenten is zeer tijdrovend. Dat kan een rapporteur er niet bij doen. ‘Het is fijn dat de griffie dat op zich heeft genomen’). Goede bereikbaarheid portefeuillehouder & belang bestuursadviseur Enkele rapporteurs geven aan dat hun portefeuillehouder zeer goed bereikbaar is voor vragen. Een rapporteur benoemt expliciet het belang van de bestuursadviseurs. Dat je bij hen terecht kunt.

Samenvattend ervaren wethouders: • Enthousiasme bij raadsrapporteurs Portefeuillehouders zien dat raadsleden enthousiast en energiek van start zijn gegaan. Een portefeuillehouder spreekt van ‘bevlogen en sterk bij de inhoud betrokken’. • Lastig wat je wel of niet deelt – vertrouwen – neutraliteit Sommige raadsrapporteurs lijken het moeilijk te vinden om hun neutraliteit te bewaren. In het verlengde daarvan geeft een portefeuillehouder aan het lastig te vinden wat je bij een heel gevoelig dossier wel of niet deelt. Ook omdat er nog geen vertrouwensband is. Als je dan wel informatie deelt, dan maakt dat je wel heel erg kwetsbaar. ‘Misschien moeten we accepteren dat het lastig is en dat het een keer fout kan gaan’. Het thema neutraliteit is in het college aan de orde geweest en heeft bij de griffie aangedrongen op een neutrale, niet politieke houding aangedrongen. • Technische vragen – behoefte aan balans – rollen Daarnaast wordt opgemerkt dat er rapporteurs zijn die veel technische vragen stellen. Dat wordt gewaardeerd. Tegelijkertijd legt dit druk op de ambtelijke organisatie. Als het zo de diepte in gaat, speelt ook de vraag: ‘wat is ieders taak’. Een

6

•

portefeuillehouder geeft aan behoefte te hebben aan meer balans en heeft dit ook met de rapporteurs besproken. Instrument is nog niet vanzelfsprekend Opgemerkt wordt dat de rapporteurs nog niet altijd genoeg op het netvlies staan en dat niet altijd duidelijk is waarbij je de rapporteurs wel of niet betrekt. De afspraak was alleen bij P&C-documenten, maar in de praktijk lijken rapporteurs breder betrokken te willen worden. Twee portefeuillehouders geven uit zichzelf aan dat het wat hen betreft ook best iets breder zou getrokken zou kunnen worden. Het is wel belangrijk dat er helderheid over is.

Verder • Alle rapporteurs en portefeuillehouders zien het belang en de mogelijkheden / meer grip, zeker ook als goed wordt opgetrokken met collega rapporteurs. Ook de wethouders zien daar mogelijkheden. Je kunt je bijvoorbeeld samen sterk maken voor het moment waarop een document beschikbaar komt. • Coördinatie doorontwikkelen/nakomen afspraken niet duidelijk belegd Het ontbreekt aan een aangewezen persoon die de doorontwikkeling van het rapporteurschap en het nakomen van afspraken bewaakt. • Al snel de stekker er uit Na het ontstaan van drie vacatures wordt het doorontwikkelen van het rapporteurschap gestaakt. Een overleg na het zomerreces in 2019, waar de rapporteurs behoefte aan hadden, wordt niet meer georganiseerd. • Kleine griffie De griffie van Baarn is dusdanig klein dat tijdrovende extra taken, waaronder met name het beleggen van bijeenkomsten met rapporteurs uit anderen gemeenten, ten koste zullen gaan van andere werkzaamheden. • Geen profiel voor rapporteurs Zowel vanuit de rapporteurs als de portefeuillehouders wordt opgemerkt dat het ontbreekt aan een profiel waaraan je als rapporteur moet voldoen. Dat is er bijvoorbeeld wel voor een voorzitter. • Geen discussie in de raad als rapporteurs er mee stoppen In de raad is geen discussie gevoerd toen eerst een en later nog twee rapporteurs stopten.

• Geen animo vanuit fracties om nieuwe rapporteurs te leveren Al bij de start kwamen er maar net genoeg aanmeldingen. Bij het ontstaan van vacatures meldden zich ook na herhaalde oproep geen nieuwe kandidaten.

7

Hoofdstuk 3: ervaringen – invulling andere gemeenten

In dit hoofdstuk komt aan bod: • Rapporteurschap in de regio • Inzoomen op gemeente Utrechtse Heuvelrug, Leusden, Zeist en Soest o Redenen om te werken met raadsrapporteurs o Organisatie rapporteurschap o Taken raadsrapporteurs o Ervaringen, hindernissen en oplossingen Rapporteurschap • Het werken met raadsrapporteurs gebeurt vaker. 9 Zo noemt een inventarisatie van de gemeente Stichtse Vecht circa 14 gemeenten. Zonder te streven naar representativiteit of vergelijkbaarheid met Baarn, hebben we hieruit vier gemeenten geselecteerd waar met rapporteurs gewerkt wordt: Utrechtse Heuvelrug, Soest, Leusden en Zeist. We hebben de griffiers gevraagd hoe het rapporteurschap is georganiseerd en wat al dan niet goed werkt of eventueel is aangepast. Hieronder doen we verslag. Inzoomen op gemeente Utrechtse Heuvelrug, Leusden, Zeist en Soest • Utrechtse Heuvelrug, Leusden en Zeist werken sinds het begin van de vorige raadsperiode (2014) met raadsrapporteurs. Soest werkt er, net als Baarn, sinds het begin van de huidige raadsperiode mee (2018) en heeft dus minder ervaring dan de andere gemeenten. • Het instrument wordt in alle vier de gemeenten door de raadsleden gewaardeerd. Raadsrapporteurs vinden het belangrijk om er tijd in te investeren. Een griffier zegt dat raadsleden het ook echt leuk vinden om te doen.

• In alle gemeenten is het instrument een keer of vaker geëvalueerd of besproken en zijn er tussentijds kleine wijzigingen doorgevoerd. Ook nu zijn er vanzelfsprekend nog verbeterpunten zegt een griffier.

Utrechtse Heuvelrug: Leusden: Soest: Baarn: Zeist:

29 raadsleden 8 fracties 20VP, 40 raadrapporteurs 21 raadsleden 6 fracties 6VP, 12 raadsrapporteurs 29 raadsleden 12 fracties 10VP, 20 raadsrapporteurs 19 raadsleden 8 fracties 3VP, 6 raadsrapporteurs 33 raadsleden 9 fracties 6VP, 12 raadsrapporteurs

9

Alphen aan den Rijn, Baarn, Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen (gaat net starten), Ijsselstein, Leusden, Nieuwegein, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede (formeel niet, maar in praktijk wel), Woudenberg, Zeist en waarschijnlijk Stichtse Vecht. Bron: Notitie raadsrapporteurs verbonden partijen, gemeente Stichtse Vecht (20190528 JAH).

8

Redenen om te werken met raadsrapporteurs • De reden om met rapporteurs van start te gaan, was dezelfde als in Baarn: er was behoefte aan meer grip op en/of betrokkenheid bij verbonden partijen. Raadsrapporteurs kunnen daar (deels) 10 een bijdrage aan leveren. Organisatie rapporteurschap • Voor alle vier de gemeenten geldt dat twee rapporteurs per GR worden benoemd. Daarbij werd net als in Baarn niet gelet op combinatie coalitie/oppositie maar wel rekening gehouden met de voorkeur van de raadsleden voor bepaalde verbonden partijen. • Een griffier gaf aan dat er meer animo was dan plaats. Daar besloot de raad uiteindelijk wie benoemd zouden worden. De benoeming is overal voor een periode van vier jaar. • Het aantal GR-en met rapporteurs verschilt onderling sterk (van 6 tot 20) en is overal groter dan in Baarn (3) en daarmee is ook overal het aantal rapporteurs groter. Bij een gemeente leveren alle fracties ten minste een rapporteur. Dat is essentieel voor het slagen van dit instrument volgens de betrokken griffier: ‘Dat maakt het een gedeelde uitdaging.’ Taken rapporteurs – wat doen de rapporteurs • Alle vier de gemeenten hebben de taken van hun rapporteurs vastgelegd. • In tegenstelling tot Baarn, hebben de rapporteurs in de vier gemeenten wel een adviserende taak richting de raad. De focus op P&C-documenten staat overal centraal.

In een gemeente adviseren de rapporteurs (in eerste instantie) alleen over de zienswijzen. Zij doen dat volgens een vast protocol. In andere gemeenten gaat het erom dat de rapporteurs in principe alle ontwikkelingen rond hun GR volgen en de raad daarover adviseren. Dat kan betekenen dat zij bij P&C-documenten een presentatie geven of een brief sturen. Soms is daarvoor een format beschikbaar. • Een griffier gaf aan dat raadsrapporteurs ook los van de P&C-cyclus opereren. Zo organiseerden de rapporteurs een bredere bijeenkomst over het gewenste niveau van dienstverlening (n.a.v. klachten over een GR). • Om de ontwikkelingen te kunnen volgen, onderhouden de rapporteurs contact met de betrokken ambtena(a)r(en), portefeuillehouder, zo mogelijk de rapporteurs van andere gemeenten en eventueel de GR zelf. Ook bezoeken ze belangrijke bijeenkomsten en een enkele rapporteur woont ook vergaderingen van het AB bij. Het contact met rapporteurs van andere gemeenten kan beter en wordt als wens voor betering genoemd tijdens evaluaties. Ervaringen met het werken met raadsrapporteurs, hindernissen en oplossingen Werkdruk – ondersteuning – planning Werkdruk is geen obstakel voor de rapporteurs. Als het al bij een evaluatie genoemd wordt, dan is dat volgens een van de griffiers in algemene zin. Namelijk dat het raadslidmaatschap veel van het raadslidmaatschap vraagt.

In alle gemeenten ontvangen de rapporteurs beperkt steun van hun griffie. 10

Een griffier merkte op dat met deze werkwijze natuurlijk nog steeds maar twee raadsleden per GR echt betrokken zijn, maar dat niets beters beschikbaar is. 9

Het gaat onder andere om het beantwoorden van vragen over hoe je iets het beste aan kunt pakken. Een griffier probeert de complexe jaarstukken te doorgronden zodat deze goed behandeld kunnen worden. Twee griffiers geven aan dat zij ondersteunen bij het leggen van contacten met rapporteurs van andere gemeenten. Een van hen investeert daar tijdelijk extra uren in. Het kan zijn dat de andere twee griffiers dat ook doen. In alle gemeenten hebben de rapporteurs last van de korte reactietijd nadat zij een zienswijze in bezit krijgen. Die tijd is langer (en de piekbelasting dus wat minder) in de gemeenten waar de rapporteurs al bij het opstellen van de zienswijze worden betrokken. Het helpt ook als de rapporteurs alle stukken van de GR tegelijk met het college ontvangen. N.B. De fracties van de hier besproken gemeenten zijn gemiddeld wat groter dan in Baarn, waardoor het raadswerk over meer personen verdeeld kan worden. Daarnaast is ook de griffie groter, waardoor wellicht iets makkelijker steun geboden kan worden al geven de griffiers aan dat die ondersteuning weinig tijd vraagt. Een griffier besteedt wel tijdelijk extra tijd om het contact met rapporteurs in de regio een impuls te geven. Informatievoorziening – politiek complexe situaties De griffiers geven aan dat de informatievoorziening goed is. Er worden bijeenkomsten door de GR georganiseerd waar de rapporteurs ook heen gaan.

‘Het is hun eer te na als een ander raadslid ergens mee komt en de rapporteur weet het niet of is er niet geweest’ zegt een van de griffiers. Rapporteurs ontvangen informatie van hun GR doorgaans gelijktijdig met het college. Er is rechtstreeks contact met de portefeuillehouder en de ambtelijk betrokken medewerkers (bestuursmedewerker en/of beleidsmedewerker en soms ook financiële accounthouder). De griffiers hebben het over ‘een open driehoek waarin de rapporteur vaak al benaderd wordt voordat een zienswijze wordt opgesteld’, ‘korte lijnen’ en rapporteurs die zeer tevreden zijn over het contact met hun bestuursmedewerkers en vice versa. Een griffier gaf aan dat een enkele raadsrapporteur ook de vergaderingen van het AB bezoekt en zo direct hoort wat daar aan de orde komt. Deze positieve woorden zeggen niet dat het altijd goed loopt of is gegaan. De wijze waarop informatie gedeeld wordt kan tot politiek complexe situaties leiden. De gekozen rolopvatting speelt daarbij een belangrijke rol. We illustreren dat met vier voorbeelden die de griffiers gaven. 1. In een gemeente wil een rapporteur vanwege zijn rolopvatting precies weten wat er in zijn GR speelt. Hij stelt daarom erg veel vragen. Niet alle vragen worden beantwoord, waardoor hij ontevreden wordt over de informatievoorziening en het gevoel krijgt dat de portefeuillehouder geen antwoord wil geven.

De portefeuillehouder heeft het gevoel dat de rapporteur op zijn stoel gaat zitten en ervaart veel werkdruk door alle vragen. De griffier heeft verschillende gesprekken gevoerd. Het loopt nu iets beter. 2. In een gemeente mochten rapporteurs op zienswijzen reageren voordat deze naar het college gingen. Het college vond het niet passend dat enkele raadsleden de zienswijze eerder zagen dan zij. De rapporteurs morgen daarom nu formeel tegelijk met het college op de zienswijze reageren. (Noot CP: deze optie sluit niet uit dat rapporteur en portefeuille/accounthouder daarvoor beelden uitwisselen).

10

3. In een gemeente mochten de rapporteurs reageren op de zienswijze voordat deze naar de raad ging. Die werden dan vaak meegenomen waardoor de rapporteurs zich gebonden voelden aan die zienswijze en zich niet meer vrij voelen politiek te bedrijven. Daarom is afgesproken dat de zienswijze ‘van het college’ blijft en de rapporteurs op de definitieve zienswijze reageren. Zo nodig door een eigen zienswijze in te brengen. In lijn daarmee is ook het protocol voor zienswijzen aangepast11. 4. In een gemeente wisten twee rapporteurs iets ruim voor de raad het wist. Dit bracht die rapporteurs in een lastig parket. Enerzijds nam een aantal raadsleden het de rapporteurs kwalijk dat zij die informatie niet met de raad hadden gedeeld. Anderzijds konden de rapporteurs politiek gezien niets met die informatie omdat zij die alleen als rapporteur en nog niet als raadslid hadden ontvangen. Sindsdien is de afspraak daarom dat 1) rapporteurs nooit andere informatie krijgen dan de raad. Mocht een rapporteur desondanks veel eerder van iets op de hoogte zijn, dan 2) vraagt hij/zij de portefeuillehouder om die informatie binnen een bepaalde tijd met de raad te delen. Daarna zal de rapporteur dat vanuit zijn/haar functie als vooruitgeschoven post zelf moeten doen. Neutraliteit bewaren Net als in Baarn wordt in alle gemeenten verwacht dat de rapporteurs zich politiek neutraal opstellen.

In een gemeente ziet de raad daar volgens de griffier ook streng op toe. Raadsleden moeten tenslotte op de neutraliteit van de rapporteurs kunnen vertrouwen. Er zijn altijd raadsleden die de stukken ook goed lezen en die hebben zich tot nu toe herkend in de punten die de rapporteurs inbrachten. In een andere gemeente toetst de griffier alle stukken die naar de raad gaan en benadert zo nodig de rapporteur. Dit is echter nog niet nodig geweest. Een griffier merkt op dat het helpt als een raad goed op hoofdlijnen stuurt. Dan wordt het minder snel politiek. Uit het tweede voorbeeld onder informatievoorziening, blijkt dat rapporteurs ook minder snel in spagaat komen als zij dezelfde informatie krijgen als de raad. Expertise Een griffier gaf aan dat nieuwe rapporteurs, ook al wordt voor de tweede raadsperiode met rapporteurs gewerkt en zijn al ervaren rapporteurs aanwezig, toch (meer) ondersteuning hadden willen krijgen in het begin. Met name om zicht te krijgen op wat precies van hen verwacht wordt. Implementatie van en aandacht voor het instrument Voor alle gemeenten geldt dat het tijd vroeg om het instrument vorm te geven. Er wordt periodiek geëvalueerd en, zoals uit de voorbeelden hierboven (indirect) blijkt, ook het nodige ondernomen om onwenselijke situaties bij te stellen.

11

Het protocol bestaat er uit dat de raadsrapporteurs de stukken en zienswijze als eerste ontvangen en vervolgens een alternatieve zienswijze op kunnen stellen. Als een alternatieve zienswijze is opgesteld, dan worden beide zienswijzen (die van het college en die van de rapporteurs) aan de raad aangeboden, waarna gestemd wordt voor een van beide. Raadsrapporteurs zijn daardoor niet (meer) medeverantwoordelijk voor een (eventueel in overleg aangepaste) zienswijze van het college. 11

Concluderend (b)lijkt een goede invulling van rapporteurschap te vragen om: • Wennen, tijd, evalueren en investeren in het instrument / relaties • Heldere rolopvatting en (toezicht op) neutraliteit, o.a. ter voorkoming van politiek lastige situaties • Duidelijke afspraken (o.a. proces, taken) ook qua ondersteuning (inwerken, tijdig toesturen stukken) • Gezamenlijke uitdaging raad (alle fracties betrokken) • Gevoelde noodzaak in de raad en ambitie rapporteurs • Tijd / ondersteuning om regionale samenwerking tot stand te brengen

12

Hoofdstuk 4: bredere context, conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk komt aan bod: • Raadsrapporteurschap in bredere context • Belangrijkste conclusies • Aanbevelingen Raadsrapporteurschap in bredere context • Landelijk is er meer behoefte aan grip op gemeenschappelijke regelingen. • De Wet op Gemeenschappelijke regelingen wordt momenteel deels aangepast om democratische sturingsmogelijkheden te verbeteren. Er zijn meerdere mogelijkheden om grip te vergroten. • In de praktijk werken/experimenteren gemeenten al met verschillende oplossingen (zie bijlage) • Ook bij raadsrapporteurs zijn er meerdere uitwerkingen denkbaar (zie bijlage). • In de regio van Baarn is hoofdzakelijk gekozen voor raadsrapporteurs. Belangrijke bevindingen-conclusies • Raadsrapporteurs zijn in Baarn tegen verschillende hindernissen aangelopen. • De portefeuillehouders hebben eveneens hindernissen ervaren.

• Afspraken zijn nog niet voldoende doorontwikkeld en belegd • Qua formatie en huidige taken kan de griffie weinig steun bieden • Er is nog geen sprake van heldere, eenduidige rolopvatting • Deel rapporteurs heeft moeite met bewaken van neutraliteit • De raad heeft behoefte aan meer grip, maar wij zien niet dat het rapporteurschap wordt omarmd in gesprek noch in de vorm van het invullen van vacatures • In andere gemeenten is animo voor rapporteurschap groot • In de regio is ervaring met het oppakken van hindernissen gelijk aan die in Baarn. • Een instrument als dit verlangt tijd, wennen, evalueren en investeren. • Al na een paar maanden is in Baarn niet meer in het instrument geïnvesteerd. • Het instrument heeft in Baarn eigenlijk geen kans gekregen. Aanbevelingen Goed invoeren van raadsrapporteurschap (en vrijwel elke andere vorm die resulteert in meer grip) verlangt tijd, energie en inzet die tot nu toe niet is geïnvesteerd. Vrijwel alle vormen verlangen ook een neutrale houding. Voordat zinvol over verdere invulling van het rapporteurschap gesproken kan worden, zal de raad daarom in elk geval stil moeten staan bij de twee volgende vragen: 1.

Of de raad het realiseren van meer grip en het werken met raadsrapporteurs als gedeelde uitdaging ziet, waar men ook raadsbreed in wil investeren (bijvoorbeeld door iedere fractie een rapporteur te laten leveren, meer GR-en aan te wijzen). 2. Of de benodigde neutraliteit haalbaar is, gezien de geschetste oplossingsrichtingen in andere gemeenten, een werkwijze als de methode Duisenberg, mogelijk in combinatie met een takenpakket/omschrijving waaraan rapporteurs moeten voldoen.

13

Als het antwoord op beide vragen positief is, dan is het advies met een nader vast te stellen vertegenwoordiging vanuit de raad te kijken hoe de raad de belangrijke hindernissen structureel aan gaat pakken. Hierbij in elk geval aandacht te hebben voor rolduidelijkheid, formuleren en beleggen van heldere ondersteunende afspraken over informatievoorziening en ondersteuning van rapporteurs en goede sturing daar op. En natuurlijk wijzen wij op de andere hindernissen die in dit rapport zijn genoemd waaronder de beperkte ondersteuningsmogelijkheden vanuit de griffie. Het advies is om in dit vervolg traject nadrukkelijk op te trekken met de ambtelijke organisatie, de betrokken portefeuillehouders en vanzelfsprekend met de griffie.

14

Bijlage 1:

Taken rapporteurs en gemaakte aanvullingen en wijzigingen daarop

Memo beschrijft hoofd- en subtaken rapporteur De rapporteurs hebben als hoofdtaak om ‘de gemeenschappelijke regeling van nabij te volgen en de raad te rapporteren over de jaarstukken’. Dat staat in het raadsbesluit (maart 2018) waarmee de raad ervoor kiest om na de verkiezingen met rapporteurs te gaan werken. Om op een zelfde manier aan de slag te kunnen, vraagt het presidium de griffier in mei 2018 een memo op te stellen waarin deze hoofdtaak verder worden uitgewerkt. Dit memo is voorbereid met de rapporteurs en vermeldt de volgende subtaken: • De rapporteurs kunnen de raad gevraagd en ongevraagd adviseren. Zij doen dat in elk geval naar aanleiding van de P&C-producten van de verbonden partij, schriftelijk, voorafgaand aan informatie in de raad. • De rapporteur neemt kennis van zienswijzen van andere gemeenten. • Rapporteurs wonen in elk geval de voor gemeenteraden georganiseerde bijeenkomsten van de gemeenschappelijke regeling bij. • Rapporteurs onderhouden contacten met de ambtenaar en/of portefeuillehouder. • De rapporteurs onderhouden contact met de rapporteurs van andere gemeenten. • Als daartoe noodzaak ontstaat kan ook contact worden gezocht met de verbonden partij. De rapporteur gaat zo nodig zelf op pad en neemt kennis van AB-stukken. • Rapporteurs gaan vertrouwelijk om met de informatie die zij verkrijgen.

• Rapporteurs stellen zich onafhankelijk op en opereren apolitiek. • In de raad zelf vervult de rapporteur de politiek rol. • Een rapporteur richt zich op feiten en richt zich niet op operationele zaken. • De rapporteurs adviseren de raad. Alle raadsleden blijven zelf verantwoordelijk voor de eigen oordeelvorming.12

Werkbeschrijving verandert hoofdtaak, enkele subtaken en voegt werkafspraken toe De memo, waarin genoemde subtaken staan, wordt januari 2019 in het presidium behandeld. Omdat ook daarna nog veel vragen bij de rapporteurs leven, wordt de memo aangevuld met een werkbeschrijving. Deze werkbeschrijving is net als de memo met de raadsleden, het college en in de driehoek gedeeld. Belangrijk is dat de hoofdtaak van de rapporteurs verandert in: “De raadsrapporteurs focussen zich op het proces, de financiën en de beleidsontwikkelingen binnen de P&C-producten. Dat doen zij door middel van het rapporteren en het signaleren. De raadsrapporteurs onthouden zich van advies richting de raad.” 12

Memo Rapporteurs Verbonden Partijen 13 november 2018

15

De focus ligt alleen nog op P&C-documenten en er is op verzoek van een aantal rapporteurs geen sprake meer van advisering. Daarmee komen enkel subtaken in de memo te vervallen, al wordt dat nergens formeel gemaakt. Verder bevat de werkbeschrijving een aantal werkafspraken die het rapporteurschap moeten vergemakkelijken. Zo wordt de griffier benaderd als het voor rapporteurs lastig wordt om apolitiek te opereren en worden afspraken gemaakt opdat de informatievoorziening beter verloopt. Belangrijk is ook het verzoek van de rapporteurs aan het college om concept-raadsvoorstellen behorend bij de jaarstukken van de verbonden partijen vooraf te bespreken met de portefeuillehouder om evt. opmerkingen vanuit de raadsrapporteurs mee te kunnen geven. Het is dan nog wel aan het college c.q. portefeuillehouder om de opmerkingen over te nemen. Hoewel in de werkwijze staat dat dit verzoek nog met het college moet worden afgestemd, gaat het volgens de griffier van Baarn om een staande afspraak.

16

Bijlage 2:

Gemeenten werken/experimenteren met verschillende oplossingen

Alternatieven voor werken met raadsrapporteurs die tijdens het onderzoek zijn ingebracht of online zijn gevonden: • • • • •

Regioraad (regio rivierenland) – regionale raadscommissie GR gebonden Whatsapp-groep met raadsleden diverse gemeenten (Den Haag) Deelnemen aan AB (Leiden), eventueel tegen vergoeding Situationele werkgroepen (bijv. bij ontwikkelen visie) Externe of interne adviseur die resume met aandachtspunten/info vanuit raadsperspectief verzorgt (eventueel samen met andere gemeenteraden)

• •

Rapporteurschap aanvullen met methode Duisenberg Rapporteurschap aanvullen met standaard bezoek openbare vergaderingen van AB

Methode Duisenberg Om jaarstukken beter te behandelen, heeft Duisenberg de volgende methode bedacht: • Benoem per jaar 2 rapporteurs (coalitie/oppositie) per programma (of GR) • Laat die een presentatie geven over de begroting of rekening van dat programma (of GR) • Zij doen dat aan de hand van zes hoofdvragen. • Zij worden in de voorbereiding ambtelijk ondersteund Zes hoofdvragen 1. Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen? 2. Welke doelen zijn gepland/behaald? 3. Welke prestaties zijn gepland/geleverd? 4. Wat gaat het kosten/heeft het gekost? 5. Wat is het oordeel over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? 6. Welke conclusies en aanbevelingen heb ik (als rapporteur aan de commissie)?

Standaard bezoek AB De vergaderingen van het AB zijn openbaar (Wgr art 22 lid 3), al mogen 'de deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte der aanwezige leden daar om verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Het AB beslist vervolgens of met gesloten deuren vergaderd zal worden'. Er zijn verschillende redenen om de vergaderingen als rapporteur te bezoeken. Door er bij te zijn krijg je inzage in wat er speelt (ook als de deuren gesloten worden is dat informatief), en hoe de andere gemeenten er in zitten en waar je je eventueel samen sterk kunt maken. Je bent niet afhankelijk van wat de wethouder communiceert en de filter die de wethouder daar per definitie in toe moet passen. Je bent ook niet afhankelijk van het verslag dat soms erg summier is, vaak pas na maanden wordt vastgesteld en ook dan nog lastig te verkrijgen is (overigens zou je daar afspraken over kunnen maken). Bovendien zou je de drie a vier 17

vergaderingen per jaar aan kunnen grijpen om met de andere raadsrapporteurs vooraf of naderhand te vergaderen en in elk geval om elkaar periodiek te ontmoeten en direct actie te ondernemen en daarbij taken te verdelen als de vergadering daar aanleiding toe geeft. Plus je kunt direct vragen stellen aan het bestuur. Los daarvan zorgt aanwezigheid er mogelijk voor dat rapporteurs nog meer op het netvlies komen en in het verlengde daarvan kan het invloed hebben op het (eerder) delen van informatie. Daarbij weet je op deze manier altijd wat het AB bespreekt. Wellicht kan de agenda ook vooraf verspreid worden onder de rapporteurs als het eenmaal goed gebruik is dat de rapporteurs aanschuiven.

18