478141 Concept Protocol integriteitsschendingen politieke ambtsdragers gemeente Baarn 2022

Protocol omgang vermoeden van integriteitsschendingen politieke ambtsdragers gemeente Baarn 2022 Integer handelen van politiek ambtsdragers is de voorwaarde voor het vertrouwen van de burger in de overheid. Openheid, transparantie en actief handelen zijn centrale begrippen bij een integere uitoefening van de taken. In de gedragscode hebben gemeenteraadsleden, steunfractieleden, wethouders en de burgemeester vastgelegd welke normen zij volgen voor integer bestuur. Die richtlijn helpt bij het maken van de juiste keuzes. Toch kan het voorkomen dat er twijfel ontstaat over hoe integer het gedrag van een politiek ambtsdrager is. In dat geval is het in het belang van alle betrokkenen om een zorgvuldig proces te doorlopen. Het vroegtijdig uitlekken van integriteitskwesties kan onbedoeld leiden tot persoonlijke schade. Zolang vermoedens niet bevestigd zijn, staat vertrouwelijkheid daarom altijd op de eerste plaats. Om dit te kunnen waarborgen wordt de kring van geïnformeerden zo klein als mogelijk gehouden. Dit protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoedelijke integriteitsschending door raadsleden, steunfractieleden, wethouders en de burgemeester. Het biedt de melder bescherming, de betrokkene een eerlijke beoordeling en de uitvoerders handvatten. Het uitgangspunt daarbij is: transparant waar kan, met bescherming van betrokkenen.

A. Rollen en verantwoordelijkheden De burgemeester heeft een centrale rol bij vermoedens van integriteitsschendingen door een wethouder, raadslid of steunfractielid. Die rol komt voort uit artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet, waarin de burgemeester wordt belast met de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. Tijdens het doorlopen van het protocol laat de burgemeester zich bijstaan door de griffier (indien betrokkene raadslid of steunfractielid is) of door de gemeentesecretaris (wanneer het een wethouder betreft). Daarnaast kan de burgemeester advies inwinnen bij de compliance officier of juridisch adviseurs. Daarbij staat de vertrouwelijkheid van de kwestie altijd voorop. Op verschillende momenten in het proces wordt de commissie integriteit in vertrouwen geïnformeerd. De commissie integriteit fungeert daarbij als afvaardiging van de raad en kan op diverse momenten worden geraadpleegd. Leden van de commissie integriteit zullen daarbij altijd in het belang van de gemeente adviseren, zonder partijpolitieke voorkeuren. Indien leden van de commissie integriteit betrokken zijn bij de kwestie (bijvoorbeeld omdat het vermoeden over hen gaat of omdat zij de melding hebben gedaan), nemen zij niet deel aan de beraadslaging. De griffier en gemeentesecretaris kunnen als adviseur aansluiten bij vergaderingen van de commissie integriteit.

Het protocol dient sturing en handvatten te bieden voor handelen in het geval van een vermoeden van een integriteitsschending. Een ieder is in deze gevallen gebaat bij helderheid en een zorgvuldig proces. Toch kan het voorkomen dat het in het belang van de gemeente, de melder of de betrokkene is om af te wijken van het protocol. De burgemeester mag daar eigenstandig toe beslissen en dient de keuze achteraf te kunnen verantwoorden aan de commissie integriteit. Indien mogelijk informeert de burgemeester de melder en de betrokkene hierover. Voorbeelden van situaties waarbij de burgemeester kan afwijken van het protocol zijn: ▪ de privacy van de melder of de betrokkene is in het geding; ▪ verantwoordelijken in dit protocol kunnen hun taken niet onafhankelijk uitvoeren; ▪ het publieke belang vraagt hierom.

1

Uiteraard vervalt het recht van de burgemeester om af te wijken van het protocol indien het een melding over de burgemeester betreft. Indien er een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester is, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de griffier en de gemeentesecretaris. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘griffier en gemeentesecretaris’ gelezen moet worden. Griffier en gemeentesecretaris zullen bij een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de commissaris van de Koning, onder andere over de te doorlopen processtappen. Zolang vermoedens niet bevestigd zijn, wordt er vanuit de gemeente en de politieke ambtsdragers niet extern gecommuniceerd over het vermoeden. In het geval dat de kwestie al extern bekend is en vraagt om reactie, is de burgemeester belast met de communicatie. De burgemeester zal hierover afstemming zoeken met de commissie integriteit. In de communicatie gaat de burgemeester enkel in op het proces. Terughoudendheid staat voorop. Aangifte Als er in enige fase van de behandeling van de melding een vermoeden is van een wetsovertreding, doet de burgemeester aangifte.

B. Werkwijze De werkwijze bij het vermoeden van een integriteitsschending bestaat uit 5 fases. Hieronder worden de fases uitgewerkt. Op deze werkwijze zijn de bovengenoemde uitgangspunten van toepassing. 1) Twijfelen en bespreken Politiek ambtsdragers zijn zelf primair verantwoordelijk voor integer handelen. In de open cultuur van Baarn is het mogelijk om elkaar aan te spreken op gedrag en handelen wanneer hier twijfels bij zijn. Ook is het mogelijk om twijfels over het eigen (voorgenomen) handelen te bespreken. Door met elkaar het gesprek aan te gaan kunnen politieke ambtsdragers elkaar helpen bij het maken van integere keuzes. Indien een politiek ambtsdrager twijfels heeft over een eigen handeling, kan deze dit bespreekbaar maken bij collega raadsleden of collegeleden, de griffier, gemeentesecretaris en/of de burgemeester. Bij twijfels over het handelen van een andere politieke ambtsdrager is het goed daar eerst met de persoon in kwestie over in gesprek te gaan. Wellicht is er sprake van onwetendheid of een misverstand, wat met een gesprek al opgelost kan worden. Deze stap is wenselijk, maar niet verplicht. Vervolgens worden twijfels in vertrouwelijkheid besproken met de burgemeester en de griffier of gemeentesecretaris. Zij kunnen adviseren over de kwestie en over het al dan niet indienen van een melding. De melder beslist uiteindelijk zelf of deze een melding wil indienen.

De burgemeester is vrij om op basis van de ontvangen signalen zelf een onderzoek te starten, ook als er geen melding wordt gedaan. Al in deze voorfase is vertrouwelijkheid van groot belang. Indien twijfels met een breed publiek gedeeld worden, wordt het moeilijk om de vertrouwelijkheid in een eventueel vervolgproces te waarborgen. Politieke ambtsdragers hebben de mogelijkheid om twijfels over een andere politieke ambtsdrager met één sparringpartner te delen, mits deze hier prudent mee omgaat.

2

2) Melden en wegen Politieke ambtsdragers, maar ook inwoners, ambtenaren of ondernemers, kunnen een melding doen van een vermeende integriteitsschending van een politieke ambtsdrager. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen. 1. De melding van de vermeende integriteitsschending wordt schriftelijk gedaan bij de burgemeester. Om een melding op schrift te stellen kan een melder hulp inroepen van de griffier, gemeentesecretaris of de sparringpartner. De melder dient de melding altijd zelf in. Bij een melding over de burgemeester zelf, zet de burgemeester de melding door naar de griffier en de gemeentesecretaris. Een melder kan een melding over de burgemeester ook direct bij griffier en gemeentesecretaris indienen. 2. De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt ook vermeld dat de identiteit van de melder gedurende het gehele proces geheim blijft. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek, wordt de melder verzocht niet de publiciteit te zoeken. Zonder akkoord van de melder op deze afspraak, kan de melding niet in behandeling genomen worden. 3. De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. 4.

Overigens kan de burgemeester ook op basis van eigen waarnemingen of externe berichtgeving worden geattendeerd op een vermeende integriteitsschending. De burgemeester kan dan op eigen initiatief een melding opstellen. 5. De burgemeester bespreekt de melding over een raadslid of steunfractielid met de griffier, en de melding over een wethouder met de gemeentesecretaris. Zij wegen de melding op vijf punten: a. de aard van de (vermeende) handeling; b. de mate waarin de melding te controleren is; c. de respectievelijke posities van melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft; d. de geloofwaardigheid; e. de ernst en spoedeisendheid. 6. De burgemeester stelt de betrokken wethouder of het betrokken raads- of steunfractielid op de hoogte van het feit dat er een melding is gemaakt, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Voorbeelden daarvan zijn: ▪ een risico dat eventueel bewijsmateriaal wordt vernietigd; ▪ risico’s voor de veiligheid of het functioneren van de melder. Op basis van het gesprek met de griffier of met de gemeentesecretaris kan de burgemeester tot drie conclusies komen: A. De melding kan direct beoordeeld worden, omdat de melding niet over integriteit gaat, of er geen sprake is van een integriteitsschending. De burgemeester koppelt dit besluit terug aan de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan. B.

Er is een eerste screening nodig om de melding te beoordelen. In dat geval informeert de burgemeester de commissie integriteit over het feit dat er een melding is gedaan en dat hij een screening zal starten (fase 3 van het protocol). De burgemeester doet daarbij geen uitspraken over de inhoud van de melding. C. Er is direct een uitgebreid onderzoek nodig. In dat geval informeert de burgemeester de commissie integriteit over zijn afweging en gaat direct over op fase 4 van het protocol.

3

3) Eerste screening In eerste instantie bestaat het onderzoek enkel uit een eerste screening van de melding door de burgemeester. Mochten de twijfels door deze screening niet weggenomen zijn, dan kan vervolgens worden overgegaan op een feitenonderzoek (fase 4). De burgemeester voert zo spoedig als mogelijk een eerste screening uit. Daarbij kan de burgemeester zich ambtelijk laten ondersteunen. 1. Tijdens de eerste screening voert de burgemeester in ieder geval een gesprek met de melder en met de politieke ambtsdrager in kwestie. Indien de melding een wethouder betreft is de gemeentesecretaris bij dit gesprek aanwezig. Indien de melder een raadslid of steunfractielid betreft, is de griffier aanwezig. 2. De gesprekspartners ontvangen voor aanvang van het gesprek een schriftelijke uitnodiging. Hierin staat een korte omschrijving van de aard van de melding. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt hierbij geen kopie van de melding. 3. Van de gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf dagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hier melding van gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd.

De gespreksverslagen vallen onder de vertrouwelijkheid. 4. Daarnaast kan de burgemeester andere bronnen raadplegen, waaronder documenten of direct betrokkenen. 5. De burgemeester beslist na de eerste screening of er feitenonderzoek nodig is. Hierbij hanteert de burgemeester onder andere de volgende criteria: ▪ Ontvankelijkheid ▪ Ernst van het feit ▪ Valideerbaarheid ▪ Waarschijnlijkheid 6. Op basis van de eerste screening kan de burgemeester tot twee conclusies komen: 1. Er is een feitenonderzoek nodig. De burgemeester gaat direct over op fase 4. 2. Er is geen feitenonderzoek nodig. De burgemeester stelt een screeningsverslag op. Persoonsgegevens van de melder worden in dit verslag geanonimiseerd. Het screeningsverslag wordt gedeeld met de melder en de betrokken politieke ambtsdrager. Bij voorkeur wordt dit screeningsverslag persoonlijk besproken met de melder en separaat met de betrokken politieke ambtsdrager. De burgemeester informeert de commissie integriteit op procesniveau over de uitkomsten. De melder en de betrokken ambtsdrager mogen binnen twee weken na ontvangst van het screeningsverslag verzoeken om alsnog een feitenonderzoek uit te laten voeren. Zij doen dit door een schriftelijk verzoek in te dienen bij de commissie integriteit, via de griffier. De commissie integriteit ontvangt met dit verzoek ook het screeningsverslag.

De commissieleden besluiten binnen twee weken over dit verzoek. Indien het verzoek tijdens het reces wordt ingediend, besluiten de commissieleden uiterlijk tijdens de eerste vergadering na het reces. Om alsnog over te gaan op een feitenonderzoek is er een twee/derde meerderheid van de commissieleden benodigd.

4

4) Feitenonderzoek De burgemeester kan op twee momenten besluiten tot een feitenonderzoek: na het wegingsgesprek over de melding, en op basis van de resultaten van de eerste screening. Als wordt besloten dat er een feitenonderzoek nodig is, geeft de burgemeester een extern bureau hier opdracht toe. Verder kan de commissie integriteit tot een feitenonderzoek besluiten op basis van verzoeken daartoe van de melder of de betrokken ambtsdrager (zie 3.6.2). Het gehele feitenonderzoek vindt plaats onder geheimhouding. Dat betekent dat er ook geheimhouding rust op (concept-)gespreksverslagen en (concept-)onderzoeksrapportages. Een feitenonderzoek bestaat uit de volgende stappen: 1. De burgemeester komt met de externe onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen, met daarin de onderzoeksvragen, de methoden, de planning en kosten, het team en de wijze van rapportage. De externe onderzoekers dienen zich te houden aan dit protocol. De commissie integriteit is niet betrokken gedurende het feitenonderzoek. De enige uitzondering hierop is wanneer het onderzoek plaatsvindt op verzoek van de commissie (zie 3.6.2). In dat geval neemt de commissie kennis van de onderzoeksopdracht. 2. In overleg met de externe onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld en overgedragen aan de onderzoekers.

Wanneer het gaat om gegevens op elektronische apparaten (in bruikleen) van de gemeente wordt conform de gebruikersovereenkomst en het internetreglement gehandeld. 3. De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en de commissie integriteit dat er een feitenonderzoek wordt ingesteld. Een vast onderdeel van dit informeren is het verzenden van een brief met daarin in ieder geval de aanleiding voor het feitenonderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers. 4. Er wordt zorgvuldig afgewogen welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het feitenonderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden. 5. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de gemeente als externe partijen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan. 6. Van de interviews worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de geïnterviewde personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf dagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hier melding van gemaakt in het verslag.

Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de externe onderzoekers en worden niet gedeeld met de gemeente en/of burgemeester. 7. De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek. Als het onderzoek het functioneren van de burgemeester betreft, nemen de griffier en gemeentesecretaris deze rol over. 8. De betrokken politiek ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen. 9. De betrokken politiek ambtsdrager mag een zienswijze geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport. 10. Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de externe onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester. Als het onderzoek de burgemeester betreft, leveren de onderzoekers het rapport op bij de gemeentesecretaris en griffier.

5

5) Behandelen en afronden De burgemeester zorgt na oplevering van de rapportage voor een goede afronding van het traject. 1. De burgemeester stelt het rapport onder geheimhouding ter beschikking aan de onderzochte politiek ambtsdrager en de commissie integriteit. 2. De commissie integriteit agendeert het onderzoek in een besloten raadsvergadering en biedt het onderzoeksrapport aan de raad onder oplegging van geheimhouding aan. 3. De commissie integriteit bespreekt met de burgemeester of het nodig is om het onderzoeksrapport onder geheimhouding aan te bieden aan (leden van) het college en (een deel van) hen uit te nodigen voor de besloten raadsvergadering. 4. Bij aanvang van de besloten raadsvergadering beslist de gemeenteraad of de geheimhouding die op het onderzoeksrapport rust wordt bekrachtigd. Uitgangspunt is dat een rapport waaruit geen belastende feiten blijken niet openbaar wordt gemaakt, tenzij dit in het belang van de betrokkene is.

C. Nazorg en evaluatie Communicatie Indien er een onderzoeksrapport wordt opgeleverd en deze openbaar is, dan vervalt de geheimhoudingsplicht voor melder, betrokkene en raadsleden. Als er een reactie vanuit de gemeente wordt gevraagd, is de burgemeester daarvoor de aangewezen persoon. Nazorg De burgemeester plant een gesprek in met de melder. Ook plant de burgemeester een evaluatiegesprek in met het raadslid, het steunfractielid of de wethouder, waarnaar onderzoek is verricht. Evaluatie Na afronding van de kwestie vindt samen met de commissie integriteit, de burgemeester, de griffier en/of de gemeentesecretaris een evaluatie plaats. Daarbij wordt ook nagegaan in hoeverre het protocol toereikend was en of deze aanpassing behoeft. Ook wordt er besproken of er lessen te trekken zijn voor behandeling van een eventuele volgende melding. Opzettelijk valse melding Bij het vermoeden van een opzettelijk valse melding, kan de burgemeester een feitenonderzoek instellen naar de melder. De persoon tegen wie de mogelijk opzettelijk valse melding is gedaan, kan besluiten hier aangifte van te doen. Rapportage Jaarlijks brengt de burgemeester verslag uit aan de gemeenteraad over het aantal meldingen en onderzoeken op het gebied van integriteit.

6