240228 Evaluatie buurtbudgetten (888785)
Tekst van het document
inlichtingen bij
Krystle Hemken
Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn
doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk
885984 / 888785
datum
28 februari 2024
portefeuillehouder(s)
Wethouder Prakke
onderwerp
Evaluatie Buurtbudgetten
Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de evaluatie van ‘Baarn buurt mee’. Het college vindt het belangrijk om de kennis, ervaring en creativiteit van Baarnse inwoners in te zetten en ruimte te bieden aan initiatieven van inwoners. Hiervoor is in de begroting 2023, die in oktober 2022 is vastgesteld door de gemeenteraad, de ambitie en financiële ruimte opgenomen om aan de slag te gaan met Buurtbudgetten. Vervolgens heeft op 22 februari 2023 de gemeenteraad het Plan van Aanpak Buurtbudgetten vastgesteld. De uitvoering van dat plan kreeg vorm in ‘Baarn buurt mee’ en vond plaats tussen april en november 2023. Daarna is uitgebreid geëvalueerd, zowel binnen de organisatie als met de inwoners die een initiatief hadden aangemeld. Deze evaluatie vindt u als bijlage aangehecht aan deze raadsinformatiebrief. Conclusie Als we kijken naar alle resultaten en dit vergelijken met referentiegemeenten, dan mogen we concluderen dat Baarn buurt mee succesvol is: · · · · · ·
24% van de cheques zijn gedoneerd (gemiddelde in andere gemeenten is 19%) 38 initiatieven zijn geslaagd 11 buurten hebben hun buren beter leren kennen De initiatieven zijn mooi verspreid over heel Baarn en Lage Vuursche Veel positieve reacties ontvangen vanuit inwoners Meer samenwerking met inwoners
De helft van de initiatiefnemers kijkt met een positief gevoel terug op het project ‘Baarn buurt mee’. Ze vonden het proces gebruiksvriendelijk, waarderen het contact met de gemeente en zien graag dat
1
het project vervolg krijgt in de komende jaren. Initiatiefnemers wijzen op het belang van continuïteit hierin, zodat ‘Baarn buurt mee’ kan groeien in verschillende opzichten: qua bekendheid, qua soorten initiatieven en qua betrokkenheid van de buurten. Vervolg Er is uit 2023 nog budget over, waarmee we in 2024 wederom uitvoering kunnen geven aan ‘Baarn buurt mee’. Hiervoor is een budgetoverheveling noodzakelijk. In de raadscyclus van april 2024 volgt daarom het verzoek voor een budgetoverheveling van het overgebleven budget. Bij deze vraag voor budgetoverheveling ontvangt u een beknopt plan van aanpak. De aanbevelingen vanuit de evaluatie zijn vooral praktisch van aard. Deze nemen we uiteraard mee in de uitvoering van 'Baarn buurt mee' in 2024. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,
drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris
M.A. Röell burgemeester
Bijlagen: Evaluatie Buurtbudgetten
2
EVALUATIEVERSLAG PILOT BUURTBUDGETTEN ‘BAARN BUURT MEE’ NOVEMBER 2023 K. HEMKEN A. VAN DER GROEP R. BOOT
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
Inhoud 1
2
3
4
Inleiding ........................................................................................................................................................... 3 1.1
Aanleiding en doel ................................................................................................................................. 3
1.2
Werking ................................................................................................................................................. 3
Inhoudelijke evaluatie ..................................................................................................................................... 4 2.1
Cheques ................................................................................................................................................. 5
2.2
Initiatieven ............................................................................................................................................. 7
Procesevaluatie ............................................................................................................................................... 9 3.1
Planning ................................................................................................................................................. 9
3.2
Platform ................................................................................................................................................. 9
3.3
Coördinator en samenwerking .............................................................................................................. 9
3.4
Communicatie...................................................................................................................................... 10
Conclusies ...................................................................................................................................................... 11
2
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
1
Inleiding
Op 22 februari 2023 heeft de gemeenteraad het Plan van aanpak Buurtbudgetten vastgesteld. Omdat het hier om een pilot gaat en deze bijna afloopt, is het belangrijk om te evalueren. In dit evaluatieverslag wordt het project zowel op inhoud als proces geëvalueerd. Ook is door middel van een enquête aan de initiatiefnemers gevraagd naar hun ervaringen. De resultaten zijn in een apart hoofdstuk opgenomen.
1.1
Aanleiding en doel
Het college van burgemeester en wethouders vindt het belangrijk om de kennis, ervaring en creativiteit van Baarnse inwoners in te zetten en ruimte te bieden aan initiatieven van inwoners. In de begroting die in oktober 2022 is vastgesteld door de gemeenteraad is de ambitie én financiële ruimte opgenomen om aan de slag te gaan met Buurtbudgetten. Op pagina 6 van desbetreffende begroting wordt gezegd: “Het deelnemen van inwoners, ondernemers en instellingen (participatie) is heel belangrijk bij veel van de plannen van het College. De incidentele financiële ruimte die beschikbaar is tot en met 2025 zetten wij hier voor in. Het College wil namelijk nog beter gebruik maken van de ideeën en deskundigheid in de Baarnse samenleving.” Ook in de Visie op Burgerparticipatie die in januari 2023 in de Raad is vastgesteld, staat beschreven dat we als gemeente meer ruimte willen bieden aan initiatieven die vanuit de samenleving komen. Het inzetten van buurtbudgetten is een praktische uitwerking van dit deel van de Visie en een vervolg op de reeds vastgestelde begroting. Met het inzetten van buurtbudgetten wordt het voor inwoners mogelijk gemaakt om eigen initiatieven voor hun directe leefomgeving uit te voeren. Dit doen zij met behulp van financiële middelen die door de gemeente beschikbaar zijn gesteld.
Het is daarbij de bedoeling dat de inwoners het initiatief zélf gaan uitvoeren, alleen waar nodig met ondersteuning vanuit de gemeente. Buurtbudgetten kunnen op verschillende manieren worden vormgegeven. Na meerdere methodes te hebben onderzocht, hebben we gekozen om te experimenteren met buurtcheques.
1.2
Werking van het online platform
We werkten voor de Buurtbudgetten met een online platform waar inwoners hun initiatieven kunnen aanmelden. De naam van het platform is gekozen door de inwoners zelf, middels een poll: Baarn buurt mee. Alle huishoudens in Baarn hebben per brief een cheque ter waarde van € 5,- ontvangen. Deze konden zij via www.baarnbuurtmee.nl doneren aan hun eigen initiatief of aan het initiatief van iemand anders. Ook is op deze website mogelijk om een donatie via iDeal te doen of om hulp, gereedschap en materiaal te vragen en aan te bieden. De website is begin juni online gegaan en vanaf dat moment konden mensen hun initiatieven al aanmelden. De officiële kick-off vond plaats op 7 september in Lokaal O en vanaf dat moment konden mensen hun cheques doneren tot en met 1 november, zie ook de tijdlijn hieronder. Let op: nog niet alle initiatieven zijn uitgevoerd. Mensen hebben tot november 2024 de tijd om de initiatieven uit te voeren, mits zij hiervoor al voldoende budget hebben verzameld.
Poll April
Lancering baarnbuurtmee.nl
Kick off en uitgifdte cheques
Laatste kans om cheques te doneren
juni
september
1 november
3
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
2
Evaluatie door initiatiefnemers
Alle initiatiefnemers zijn begin 2024 uitgenodigd om een enquête in te vullen, waarin gevraagd wordt naar hun ervaringen met ‘Baarn buurt mee’. Meer dan 50% gaf hier gehoor aan. Het uitgebreide rapport met de resultaten is opgenomen in de bijlagen. De vragen in de enquête zijn gericht op de duidelijkheid van het proces, de gebruiksvriendelijkheid van het platform, de hulpvaardigheid van de gemeente en de mate van tevredenheid over de uiteindelijke resultaten. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
74% van de respondenten is tevreden tot zeer tevreden over de te doorlopen stappen om hun initiatief te realiseren. 75% van de respondenten was tevreden tot zeer tevreden over de deskundigheid van onze medewerkers. 94% van de respondenten is tevreden tot zeer tevreden over de vriendelijkheid van onze medewerkers en de helpdesk. 65% van de respondenten vindt de website www.baarnbuurtmee.nl gebruiksvriendelijk. De overige 35% was neutraal. 75% van de respondenten vond het eenvoudig om een initiatief aan te melden, 17% was neutraal en 8% vond het minder eenvoudig. 57% van de respondenten vond het eenvoudig om declaraties in te dienen, 33% was hierin neutraal en 9% vond het niet gemakkelijk om de declaraties in te dienen. 72% van de respondenten is tevreden tot zeer tevreden met de resultaten van hun initiatief. 85% van de respondenten zou meedoen aan ‘Baarn buurt mee’ aanbevelen aan andere inwoners.
Grafiek 1. Kunt u meedoen aan ‘Baarn buurt mee’ aanbevelen aan andere inwoners? Links: ja. Rechts: nee.
Daarnaast
2.1
Conclusie
De meeste respondenten kijken met een positief gevoel terug op het project ‘Baarn buurt mee’. Ze vonden het proces gebruiksvriendelijk, waarderen het contact met de gemeente en zien graag dat het project vervolg krijgt in de komende jaren. Initiatiefnemers wijzen op het belang van continuïteit hierin, zodat ‘Baarn buurt mee’ kan groeien in verschillende opzichten: qua bekendheid, qua soorten initiatieven en qua betrokkenheid van de buurten.
4
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
3
Inhoudelijke evaluatie
De inwoners van Baarn hebben dit jaar laten zien dat zij zich graag inzetten om Baarn nog mooier, leuker en beter te maken. Maar liefst 24% van de huishoudens heeft in 2022 meegedaan aan Baarn buurt mee. Ter vergelijking: in het eerste jaar dat andere gemeenten (waaronder Ede, Rheden en Capelle aan de den IJssel) de buurtbudgetten op deze manier uitrolden, deed circa 19% van de huishoudens mee. Belangrijk om daarbij in gedachten te houden is dat deze gemeentes twee keer per jaar cheques uitgeven en wij slechts één ronde hebben gedraaid en dat de waarde van de cheques € 7,50 in de andere gemeenten bedroeg. In dit overzicht evalueren we de activiteiten op www.baarnbuurtmee.nl. We kijken onder andere naar het aantal deelnemende huishoudens, het aantal aangemelde en uitgevoerde initiatieven en het soort initiatieven dat werd aangemeld en uitgevoerd.
3.1
Cheques
In juni is de website www.baarnbuurtmee.nl gelanceerd. Alle huishoudens kregen een brief met informatie over hoe Baarn buurt mee werkt en een oproep om alvast hun initiatieven aan te melden op de website. In september ontvingen alle huishoudens de daadwerkelijke cheque ter waarde van € 5,-. Deze konden zij doneren aan hun eigen initiatief of aan initiatieven van anderen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal verstuurde en geactiveerde cheques. Totaal gedoneerd Verstuurde cheques Geactiveerde cheques iDeal donaties Vrijwilligers Tabel 1. Aantal donaties
11.208 2640
€ 17.638,77 € 56.040 € 13.200 € 4.438,77 1
Al snel werden mensen creatief bij het inzamelen van cheques voor hun initiatief: zo werd er geflyerd bij bijeenkomsten en evenementen, gingen mensen huis-aan-huis, werden whatsappgroepen aangemaakt en hebben mensen hun initiatieven toegelicht tijdens de officiële kick off in Lokaal O.
5
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
6
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
3.2
Initiatieven
Vanaf het moment dat de vooraankondiging op de mat viel, druppelden de initiatieven langzaam binnen. Na een aantal weken nam dit aantal steeds sneller toe tot een totaal van 58 initiatieven, zie de tabel hieronder voor een overzicht. In de tabel is te zien dat er 13 initiatieven zijn afgekeurd. Dit zijn initiatieven die niet voldeden aan de spelregels zoals beschreven in het plan van aanpak (deze stonden uiteraard ook op de website vermeld). Voorbeelden hiervan zijn verbeteringen aan bedrijfspanden, tuinaanleg op particulier eigendom, wijzigingen aanbrengen op monumenten, et cetera. In het geval van afkeuring heeft de coördinator altijd eerst contact gezocht met de initiatiefnemer om te kijken of het initiatief op een andere manier wel doorgang kon vinden. Dit heeft bij een aantal initiatieven voor creatieve oplossingen gezorgd. Aantal aangemelde initiatieven Geslaagd
71
Niet geslaagd
20
Afgekeurd
13
38
Tabel 2. Aantal initiatieven Er kwamen allerlei soorten initiatieven binnen, zowel om de buurt fysiek te verbeteren als voor sociale verbinding, maar ook vanuit het oogpunt van veiligheid werden initiatieven opgestart. Denk aan buurt AED’s, het aanleggen van hinkelpaden en er werden burenklusdagen georganiseerd. Ook was er veel behoefte aan ontmoeting. Na 2 coronajaren en veel verhuizingen, vonden buren het hoog tijd om elkaar weer te leren kennen. Dit deden zij vooral door burendagen te organiseren. Juist deze verbinding is belangrijk om gebruik te kunnen maken van het sociaal kapitaal. Dit zorgt ervoor dat mensen zich prettiger voelen in hun buurt, elkaar makkelijker weten te vinden en dit leidt hopelijk weer tot meer initiatieven. Grafiek 1 geeft de percentages van de geslaagde initiatieven per thema weer.
GESLAAGDE INITIATIEVEN PER THEMA Opknappen buitenruimte
Communicatie
Duurzaamheid
Groen en natuur
Ontmoeting
Spelen
Sport en beweging
Veiligheid
Zorg voor elkaar
14%
7%
5% 10% 10%
5% 5% 17%
27%
Grafiek 1. Geslaagde initiatieven per thema Onderstaande kaart laat de spreiding van de initiatieven zien. Hieruit blijkt dat de initiatieven in heel Baarn en Lage Vuursche plaatsvonden. Het noordwesten van Baarn kan bij een volgende ronde wel een extra impuls gebruiken.
7
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
Kaart 1. Spreiding initiatieven in gemeente Baarn
8
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
4
Procesevaluatie
Dit gedeelte van het evaluatierapport gaat over het proces dat is doorlopen om de buurtbudgetten uit te kunnen rollen. Tijdens het draaien van de pilot zijn we tot de conclusie gekomen dat een aantal factoren cruciaal zijn voor het laten slagen van Baarn buurt mee, namelijk: een strakke planning, een assertieve coördinator, heldere communicatie en samenwerking en een soepel draaiend platform.
4.1
Planning
De oorspronkelijke planning zoals deze genoemd stond in het Plan van Aanpak Buurtbudgetten hebben we vrij vroeg moeten loslaten, doordat onze eerste coördinator zich na een aantal weken terug trok. Eind mei hadden we een nieuwe coördinator gevonden. Met wat creativiteit hebben we het proces zodanig vorm kunnen geven, dat we toch nog dit jaar de pilot konden doen. Daarbij hebben we gekozen voor een planning waarbij we Baarn buurt mee voor de zomer al uitgebreid hebben aangekondigd. Vanaf juni was het platform online en konden mensen hun initiatieven aanmelden. De kick off hebben we begin september georganiseerd, in dezelfde week als dat de cheques op de mat zouden moeten vallen. Helaas gooide PostNL daar wat roet in het eten, maar dat hebben we in samenwerking met Bruis Advies kunnen ondervangen. Tot en met 1 november konden mensen de cheques doneren en de initiatieven kunnen tot en met volgend jaar worden uitgevoerd (mits de initiatiefnemers voldoende hebben gespaard). Tijdens de opstartfase hebben meerdere collega’s een training gevolgd over de inhoud van Baarn buurt mee, maar ook over hoe de website precies werkt. De trainingen werden verzorgd door Bruis Advies en zorgden ervoor dat we intern soepel konden samenwerken en de inwoners snel konden helpen.
Terugkijkend op deze planning heeft dit goed uitgepakt, juist omdat mensen langer de tijd hadden om hun initiatieven aan te melden dan in eerste instantie de planning was. Mensen leken eerst even af te wachten en raakten vervolgens geïnspireerd door elkaars initiatieven. Hierdoor nam het aantal initiatieven in de zomer exponentieel toe. Een volgende keer is het wellicht handiger om de cheques halverwege september te versturen in plaats van begin september, zodat er waarschijnlijk minder cheques kwijtraken tussen de zomerpost en het oud papier.
4.2
Platform
Het platform wordt gehost en onderhouden door Bruis Advies. Zij zijn een adviesbureau dat dit platform aan meerdere gemeenten “verhuurd”. Om het op maat te maken, hebben we middels een poll op meedoen.baarn.nl inwoners de naam laten kiezen. Er werd met een ruime meerderheid voor Baarn buurt mee gekozen. Onder die naam werd het platform in juni gelanceerd. Het platform werkt intuïtief. Voor mensen die digitaal minder vaardig zijn, is er tijdens kantooruren een telefonische helpdesk beschikbaar. De meeste initiatiefnemers gaven aan dat zij het platform als heel bruikbaar ervaren. Zoals aangegeven zorgde het platform voor inspiratie onder bewoners en maakte de QR-codes die aan de initiatieven gehangen werden het makkelijker om donaties op te halen. Op de website staan ook de verslagen van de reeds uitgevoerde initiatieven. Ook daarin zien we dat mensen trots laten zien (in woord en beeld) wat zij met hun buurtcheques hebben gedaan.
4.3
Coördinator en samenwerking
Baarn buurt mee valt of staat met het hebben van een proactieve Coördinator die graag verbindt en meedenkt met de initiatiefnemers over de mogelijkheden. Onze Coördinator heeft veel contact gehad met
9
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
initiatiefnemers en heeft mee gedacht over hoe initiatieven te laten slagen waar dat eerst onmogelijk leek. Ook zocht zij de verbinding met vakinhoudelijke collega’s bij onder andere Beheer openbare ruimte en in het Sociaal domein. Deze samenwerking is belangrijk zodat we meer uit initiatieven kunnen halen, omdat het bijvoorbeeld aansluit op acties vanuit de gemeente, of omdat we als gemeente kunnen faciliteren in materiaal, ruimtes beschikbaar stellen of verbindingen tot stand kunnen brengen in ons netwerk. Vanuit team communicatie waren een Communicatieadviseur en Adviseur Bewonersparticipatie betrokken. Zij zorgden samen met de Coördinator voor onder andere de communicatiestrategie, het aanjagen van initiatieven en het uitdragen van pilot binnen het gemeentehuis zelf en bij andere organisaties. Het aantal uren dat voor deze pilot was ingeschat, bleek al gauw aan de lage kant. Bij een volgende ronde is het daarom nuttig om de Coördinator meer uren te geven en bij team communicatie, beheer en het sociaal domein rekening te houden met de workload die Baarn buurt mee met zich meebrengt. Er is bovendien een begin gemaakt aan de samenwerking met andere organisaties zoals de bibliotheek en Pit Baarn. Dit kan bij een volgende ronde verder worden uitgebreid.
4.4
Communicatie
Externe communicatie Vanaf het begin zijn de Communicatieadviseur en de Adviseur Bewonersparticipatie betrokken geweest vanuit team Communicatie. Omdat Baarn buurt mee nieuw is, hebben we ingezet op een uitgebreide communicatiestrategie. Hierbij hebben we verschillende communicatiekanalen ingezet, waaronder elke week een artikel in het gemeentenieuws, berichten op social media, maar ook flyers neergelegd, banners gezet en posters opgehangen op belangrijke plekken in Baarn. Denk aan Lokaal O, de bibliotheek, Pit Baarn, et cetera. Door de pilot heen hebben we af en toe een extra boost gegeven in de externe communicatie, bijvoorbeeld bij de vooraankondiging, de Kick off en tijdens de periode dat de cheques geldig waren. Begin september hebben we een kick off georganiseerd bij Lokaal O als feestelijke aftrap voor Baarn buurt mee. De uitnodiging was tegelijk met de cheque verstuurd aan alle huishoudens in Baarn. Helaas heeft vertraging bij PostNL ervoor gezorgd dat de uitnodiging bij een groot gedeelte te laat kwam. De uitnodiging is ook via andere kanalen gecommuniceerd, waardoor er toch nog tientallen mensen aanwezig waren. Op deze avond konden initiatiefnemers hun ideeën pitchen, vond vraag en aanbod elkaar en konden mensen hun ervaringen uitwisselen. De reacties waren zeer positief.
We zijn dan ook van plan om begin 2024 een vervolgbijeenkomst te organiseren voor alle initiatiefnemers en andere geïnteresseerden, om te verbinden, te inspireren en (voor ons) om te leren van hun ervaringen. Interne communicatie Overheidsparticipatie is redelijk nieuw voor de gemeente Baarn en vraagt om een andere manier van werken. Het is daarom belangrijk dat de hele organisatie op de hoogte is van projecten als Baarn buurt mee. Maar het vraagt ook om een andere manier van werken. De kunst is om niet het initiatief over te nemen maar om te kijken of we ergens kunnen stimuleren of faciliteren zodat inwoners zelf hun initiatief tot uitvoering kunnen brengen. Ook als dit in eerste instantie niet mogelijk lijkt te zijn. Dan is het noodzaak dat vakinhoudelijke collega’s meedenken over de mogelijkheden. Intern moest het project daarom eerst bekendheid krijgen. Verschillende afdelingen krijgen er namelijk mee te maken. Daarom hebben we bij de trainingen breed uitgenodigd. Het afstemmen met collega’s over initiatieven ging in de loop van de tijd steeds beter. Het is belangrijk te beseffen dat dit een groeiproces is.
10
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
5
Conclusies
Als we kijken naar alle resultaten en dit vergelijken met referentiegemeenten, dan mogen we concluderen dat Baarn buurt mee succesvol is: • • • • • •
24% van de cheques zijn gedoneerd (gemiddelde in andere gemeenten is 19%) 38 initiatieven zijn geslaagd 11 buurten hebben hun buren beter leren kennen De initiatieven zijn mooi verspreid over heel Baarn en Lage Vuursche Veel positieve reacties ontvangen vanuit inwoners Meer samenwerking met inwoners
11
Evaluatieverslag Buurtbudgetten ‘Baarn buurt mee’
12