223671 Integrale toegang sociaal domein bijlage 2 Advies van de Adviesraad Sociaal Domein Baarn

Aan College B&W, Gemeente Baarn Baarn, 10 februari 2021 Onderwerp: gevraagd advies over Rapport Project Integrale Toegang Sociaal Domein Baarn Betrokken bij dit advies: de gehele Adviesraad Sociaal Domein Baarn (ASDB). Samenvatting ASDB advies Waarborg dat de vraag van de inwoner centraal staat, niet het systeem. Geef handen en voeten aan de gevolgen van de maatregelen in de nota voor inwoners met een zorgvraag. Zorg bij de concrete uitwerking van de doelstellingen dat het invullen van de geplande organisatorische maatregelen niet ten koste gaat van de zorg aan de burgers (zowel kwalitatief als financieel). Realiseer het beoogde loket op een neutrale, centrale en bereikbare locatie. Van belang hierbij is dat er een duidelijke naamgeving komt voor HET loket, met één centrale toegang, centraal telefoonnummer en casemanager (toegangsmedewerker / probleemoplosser). Kies voor één manager voor de gehele organisatie. Belangrijk vinden wij dat er voldoende spreekkamers zijn voor de hoog nodige privacy. Het kan niet zo zijn dat je je verzoek om bijstand of andere hulp in een open ruimte moet doen. Voorkom het ontstaan van wachtlijsten en waarborg toezicht en controle. Geef ook direct gevolg aan signalen vanuit de wijken, inwoners en organisaties. Door snelle acties verhoog je het vertrouwen in betrokken instellingen en de gemeente.

De ASDB is van mening dat - zeker in de beginsituatie van het veranderproces jaarlijks geëvalueerd wordt om de beoogde doelstellingen te kunnen volgen en bij te sturen. De uitkomsten worden met betrokkenen gedeeld, waaronder de ASDB. 1. Inleiding rapport Het rapport geeft in de inleiding aan wat de huidige knelpunten zijn in de advisering van burgers door de verschillende partners in het Sociaal Domein; zowel voor de burger als voor de partners waarvan er een deel ‘naast elkaar’ functioneren. We zien dat er de volgende belangrijke knel- c.q. verbeterpunten zijn: - signalen van inwoners dat er behoefte is aan een duidelijkere toegang tot informatie en advies, zorg en ondersteuning; - behoefte van medewerkers tot betere samenwerking; - de afspraak in het collegeprogramma om te komen tot een geschiktere locatie voor PIT met toevoeging van het Lokaal team en Loket Wonen, Zorg en Welzijn; - onderzoek naar versterking samenwerking PIT, Lokaal team en Huisartsen.

adviesraadsociaaldomein@baarn.nl

Pagina | 1

In ons advies kijken we of deze verbeterpunten terugkomen in de nieuwe opzet ‘naar een integrale toegang’. Daarnaast denken we mee over de organisatorische gevolgen. We gaan na in hoeverre de reorganisatie beantwoordt aan de doelstellingen op het gebied van: de bereikbaarheid en toegankelijkheid, de doorontwikkeling transformatie en de samenwerking. Positief vinden wij dat de insteek voor het verkrijgen van informatie van de stuur- en projectgroep niet alleen intern gericht was. Er is ook inspiratie opgedaan bij andere gemeenten die met het vormen van een Integrale Toegang een stap verder zijn dan de gemeente Baarn. 2. Visie Integrale Toegang Dit onderdeel van het rapport riep veel vragen bij ons op. Bijvoorbeeld: wat wordt er nu echt bedoeld onder het kopje missie? Of onder visie: wat is nou eigenlijk de opgave die opgelost moet worden door de organisaties om te komen tot hun doel? Hoezo, is in de uitingen niet zichtbaar van wie of wat we zijn? In de nieuwe situatie wordt sterk gedacht vanuit slechts twee teams. Echter als je goed leest blijkt dat GGD, Werk en Inkomen en anderen eerst nog apart verder gaan. Zo lijkt het of de hulpvrager toch weer met meerdere teams te maken krijgt en het integrale doel dus per definitie niet wordt gehaald. Woorden als “minder, lang, snel” zijn vaak niet nader gespecificeerd.

Ook hier weer missen wij antwoorden op vragen als “wanneer zijn deze doelstellingen gehaald”, “wanneer is de stuurgroep tevreden”. Wij vragen ons af of de beoogde doelstellingen sowieso haalbaar zijn als je het hebt over het beperken van specialistische hulp? Het eerste uitgangspunt ‘we begeleiden u naar de juiste plek, als generalist’ lost ons inziens niet altijd de veelgehoorde klacht op zoals PIT beschrijft op haar website. Betreft het dan voornamelijk ‘eenvoudige’ vragen? Bij ingewikkelder vragen wordt intern informatie gevraagd door de toegangsmedewerker aan wie de vraag is gesteld. Deze toegangsmedewerker wordt verantwoordelijk voor het uiteindelijke advies, nadat hij/zij informatie heeft ingewonnen bij de ‘specialist’. Wij zijn van mening dat eenduidigheid qua informatie op de websites, één format, de snelheid waarmee een vraag beantwoord wordt, zo mogelijk één locatie waar men duidelijk kan zien bij wie men moet zijn, mogelijk evenzeer bijdragen aan een ‘tevreden en geholpen’ klant. Binnen PIT wordt al gewerkt met een klein team specialisten die getraind zijn om klanten “kort van vraag naar advies te brengen”. Nu is het plan om dit concept in feite breder uit te rollen, maar in het voorstel wordt de samenwerking juist verengd.

De GGD die eerst zitting had voor vier uur in het PIT-concept, staat nu erbuiten en “er moet onderzocht worden hoe zij erbinnen geplaatst kan worden”. Werk en Inkomen staan er naast, evenals vluchtelingenwerk, PING en de rechtswinkel. Geen oplossing in onze ogen.

adviesraadsociaaldomein@baarn.nl

Pagina | 2

Het was verhelderend geweest wanneer de ervaringen met het PIT-model en de knel- en positieve punten in het rapport opgenomen zouden zijn. Advies ASDB: 1. Herformuleer missie en visie in begrijpelijke taal en wees in de visie duidelijk over de bijkomende doelstellingen, o.a. het bevorderen van de eigen kracht van de hulpvrager. 2. Zorg bij de concrete uitwerking van de doelstellingen dat het invullen van de geplande organisatorische maatregelen niet ten koste gaat van de zorg aan de burgers (zowel kwalitatief als financieel). 3. Maak de ervaringen, voordelen en knelpunten bij de PIT-werkwijze voor medewerkers en hulpvragers inzichtelijk. 4. Positioneer de onafhankelijke cliëntondersteuning in het T-model. 5. Er wordt gesproken over een warme overdacht van team 1 naar team 2, maak duidelijk hoe deze warme overdracht er concreet uit gaat zien. 6. Zorg vooral voor een duidelijk uitvoeringsplan. 7. We kunnen het niet vaak genoeg herhalen, maar maak doelstellingen SMART. 3. Scenario’s organisatorische vertaalslag Bij een vertaalslag speelt een rol hoe je samenwerking het meest optimaal kunt realiseren, en door welke organisatievorm dit te bereiken is. Bij de inrichting van het nieuwe basisteam betreft het dezelfde partijen als die nu binnen PIT werkzaam zijn. Onduidelijk in dit rapport is wat nu nieuw en anders is dan de huidige werkwijze van PIT.

Als voorbeeld, hoe gaat de rol van de manager in het geheel er uit zien en wat wordt de zwaarte van deze functie? Er worden twee scenario’s beschreven en de voordelen worden met een of meerdere plusjes gescoord. Onze vraag hierbij is waarop deze scores zijn gebaseerd? Ook hier weer wordt veel gezegd over de beoogde organisatie, maar te weinig over de werkwijze. Advies ASDB: 8. Onderbouw de weging van scenario’s. 9. Werk de werkwijze verder uit. Let hierbij op het beperken van de administratieve last voor medewerkers en burgers en zorg ervoor dat het dossier de cliënt goed volgt als de cliënt naar specialistische hulp gaat. 4. Voor- en nadelen met advies Wij zijn van mening dat de gekozen organisatie (samenwerkingsovereenkomst) geen garantie biedt voor duurzame veranderingen. Partners kunnen er in en uit stappen. Dat is een enorm risico voor het slagen van dit traject. Een organisatie waarbij Team 1 een eigen entiteit is lijkt ons een betere basis voor de langere termijn. Waarom is hier niet voor gekozen?

adviesraadsociaaldomein@baarn.nl

Pagina | 3

Ook het mandaat van de manager verdient zeker een nadere uitwerking. Over deze functie moet geen misverstand mogelijk zijn. Zoals het plaatje nu op papier staat blijven de medewerkers formeel vallen onder hun moederorganisatie en bij conflicten zal de manager van Team 1 dus altijd het onderspit delven. Om dit te voorkomen moet er één manager komen die met een helicopterblik naar de gehele organisatie kijkt. Advies ASDB: 10. Maak de samenwerking minder vrijblijvend en geef de manager een ECHT mandaat. 11. De ASDB is van mening dat - zeker in de beginsituatie van het veranderproces jaarlijks geëvalueerd wordt om de beoogde doelstellingen te kunnen volgen en bij te sturen. De uitkomsten worden met betrokkenen gedeeld, waaronder de ASDB. Conclusie Wat de ASDB betreft geeft het rapport op hoofdlijnen aan “wat willen we bereiken”. Stel je vervolgens de vraag “hoe willen betrokken instanties een betere bereikbaarheid en service voor de inwoner bereiken” dan missen wij hierop concrete antwoorden. Voor het inschatten van de gevolgen voor de inwoners is er toch echt meer nodig. Wij missen een uitvoeringsparagraaf of een aparte uitvoeringsnota met antwoorden op onze vraag “HOE” en antwoord op de vraag “wat zijn de directe gevolgen van genoemde maatregelen voor onze doelgroepen”. Het ideaal volgens ons is dat alle genoemde organisaties in één gebouw worden ondergebracht.

Uit het rapport wordt duidelijk dat daar nog geen zicht op is. De één na beste optie is voor ons één bereikbare locatie in het centrum waar inwoners met al hun zorgvragen terecht kunnen. Een ruimte waar meerdere spreekkamers te realiseren zijn en wachtrijen worden voorkomen. Op welke wijze dit organisatorisch bereikt kan worden laten we over aan de stuur- en projectgroep. Dit proces zal de nodige problemen met zich mee brengen. Hierbij denken wij aan de gewenste cultuurverandering, de verschillende cao’s, enzovoort. Denk je echter vanuit de inwoner, dan is het vooral van belang dat deze niets merkt van het proces dat achter de schermen plaats vindt. Het gaat er om dat de hulpvrager niet meer van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Welke keuze er ook op organisatorisch gebied wordt gemaakt is voor ons minder relevant, als maar voor iedereen helder is wie de leiding over het geheel heeft. Daarnaast is het belangrijk dat de toegangsmedewerker de regie heeft over de acties die nodig zijn voor de oplossing van het probleem van de hulpvrager. Centraal staat het proces van de inwoner/cliënt, de toegangsmedewerker ondersteunt en onderhoudt zonodig contacten met zijn of haar collega’s.

Zie: het schema van de VNG voor Betere Toegang Sociaal Domein adviesraadsociaaldomein@baarn.nl

Pagina | 4

adviesraadsociaaldomein@baarn.nl

Pagina | 5