221215 Toekomstbestendig beheer en onderhoud (590135)

inlichtingen bij

Torsten Kooistra

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

570476

datum

13 december 2022

portefeuillehouder(s)

Wethouder Eijbaard

onderwerp

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

Toekomstbestendig beheer en onderhoud

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Inleiding We willen het Beste voor Baarn. Dagelijks heeft iedere Baarnaar te maken met de openbare ruimte. We willen zorgen voor een schone en veilige openbare ruimte die kwalitatief in orde is. Het is daarvoor belangrijk dat we niet alleen acute of ad-hoc zaken oplossen, maar ons vooral richten op toekomstbestendig beheer en onderhoud. Op dit moment is het team Beheer Ruimte & Omgeving niet in staat om dit op een adequate manier uit te voeren. Niet ingrijpen is geen optie. Binnen het team is sprake van een structurele onderbezetting en het team heeft het afgelopen jaar te kampen gehad met een groot verloop van personeel. Daarom heeft het college een ingrijpend en noodzakelijk besluit genomen om uiteindelijk onze samenleving het beste te kunnen bedienen. Het besluit houdt in dat na afronding van de lopende projecten voorlopig geen nieuwe projecten meer worden voorbereid of uitgevoerd. Het college kiest er voor om te investeren in structurele oplossingen om het Beste voor Baarn te realiseren. Stap 1 is het op orde brengen van de beheerorganisatie, stap 2 het analyseren van de status van de objecten in de openbare ruimte (de kwaliteit ervan) en stap 3 het (her)prioriteren van de projecten. In de tussentijd worden geen nieuwe projecten opgepakt en geplande projecten 'on hold' gezet.

Waar mogelijk wordt voor de projecten ‘Eemstraat’, ‘Lage Vuursche’ en 'Vondellaan' wel verder gegaan met de voorbereiding, zodat deze projecten vanaf 2024 in uitvoering kunnen komen. In deze raadsinformatiebrief nemen we u mee in de problematiek, zetten we de oorzaken en gevolgen uiteen en beschrijven we de gekozen aanpak. We eindigen deze raadsinformatiebrief met de vervolgstappen richting een structurele oplossing voor de toekomst. Een ingrijpend besluit Het team Beheer Ruimte & Omgeving van onze organisatie is momenteel niet in staat om het beheer en onderhoud van de openbare ruimte op een goede en gezonde manier uit te voeren. Het

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

ontbreekt aan capaciteit, goed beleid en een planmatige aanpak. Daarom hebben we besloten om na afronding van de lopende projecten ‘Wittelaan, Altalaan en Sophialaan’ en ‘Rioolrenovatie Van Speijklaan’ voorlopig geen nieuwe projecten meer voor te bereiden en uit te voeren, maar eerst de basis op orde te brengen. Dit betekent dat we zowel de voorbereiding als de uitvoering van projecten zoals ‘Staatsliedenbuurt’, ‘Stationsplein’ en grote verkeerskundige aanpassingen minimaal een jaar uitstellen. Voor de projecten ‘Eemstraat’, ‘Lage Vuursche’ en 'Vondellaan' wordt wel verder gegaan met de voorbereiding, zodat deze projecten vanaf 2024 in uitvoering kunnen komen. In 2023 zetten we ons primair in op het schoon, heel en veilig houden van Baarn. Dit doen we door te focussen op intensief op orde brengen van het dagelijkse beheer en onderhoud van de openbare ruimte, het uitvoeren van (planmatig) klein onderhoud en het direct oppakken en afhandelen van meldingen woon- en leefomgeving. Naast deze maatregel is ook kritisch gekeken naar alternatieve mogelijkheden. Deze leiden echter niet tot een betere en op langere termijn stabiele oplossing. De gekozen maatregel zien we als ‘het Beste voor Baarn’, op de langere termijn.

In gesprek met betreffende bewoners We beseffen dat dit voor onze inwoners die het betreft vervelende consequenties heeft en dat dit niet is wat er eerder aan hen is gecommuniceerd. En dat vinden we heel vervelend. Tenslotte werken we voor hen, zodat zij prettig in Baarn kunnen wonen. We gaan daarom in gesprek met de bewoners van de betreffende projecten en bieden een luisterend oor en verstrekken duidelijke informatie. Onze inwoners hebben recht op duidelijke, eerlijke informatie en zorgvuldige communicatie en daar gaan we ook voor zorgen. Het probleem In de huidige vorm is onze beheerorganisatie niet meer in staat om invulling te geven aan alle taken, ambities en beloften op het gebied van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. In het voorjaar van 2022 is een doorlichting van het team Beheer Ruimte & Omgeving uitgevoerd. Dit onderzoek heeft, zoals reeds is aangegeven in de Perspectiefnota 2023-2036, aangetoond dat de grens is bereikt van de belastbaarheid van het team. Dit jaar is de druk op het team, door het grote verloop van personeel, nog groter geworden waardoor de organisatie de controle kwijt is en continu achter de feiten aanloopt. Momenteel is het team enkel gericht op calamiteiten en ad-hoc situaties, waardoor het team en daarmee het strategische overzicht in een neerwaartse spiraal is beland.

Dit heeft duidelijk zijn weerslag op de medewerkers van het team en dat heeft uiteraard vanzelfsprekend effect op wat we kunnen doen voor onze inwoners. De druk op de beheerorganisatie is zo groot dat medewerkers om deze reden hun baan opzeggen. Zelfs zeer ervaren ingehuurde medewerkers, die juist waren aangetrokken als tijdelijke stabiele basis richting een toekomstbestendige organisatie, hebben aangegeven niet meer onder deze omstandigheden te willen werken. De problematiek is dusdanig en zit zodanig diep geworteld in onze beheerorganisatie, dat we het tij niet kunnen keren zonder stevig en noodzakelijk ingrijpen. Als we dit niet doen vrezen we voor een volledige personele leegloop van onze beheerorganisatie, waardoor de realisatiekracht en daarmee het beheer van de openbare ruimte in nog ongunstiger vaarwater terecht komt.

2

Oorzaken Aan de problematiek liggen - op hoofdlijnen - een zestal, in elkaar grijpende, oorzaken ten grondslag: Oorzaak 1: vervangingsprojecten, een nieuwe uitdaging Het beheren en onderhouden van de openbare ruimte is een belangrijke kerntaak van de gemeente. Een kwalitatief goede openbare ruimte draagt bij aan het welzijn en de veiligheid van onze inwoners. Beheer en onderhoud is een cyclisch proces. Alle onderdelen van het beheerareaal (assets), zoals wegen, riolering, groen en bruggen hebben een (vaak verschillende) levensduur. In onderstaande afbeelding is het mogelijke verloop van een levenscyclus weergegeven. Tijdens de levensduur wordt de kwaliteit van het areaal in stand gehouden. Dit noemen we dagelijks onderhoud. Deze vorm van onderhoud is veelal reactief. Aan het einde van de levensduur wordt het areaal vervangen. Bij een vervanging wordt (bij voorkeur) de openbare ruimte volledig integraal vernieuwd, waarna een nieuwe levenscyclus van het areaal begint. Vervangingen bieden dus de mogelijkheid om het functioneren van de openbare ruimte te optimaliseren en invulling te geven aan alle ontwikkelingen en ambities.

De afgelopen decennia lag het zwaartepunt op dagelijks onderhoud en in mindere mate op groot onderhoud. Vanwege de aard van deze vorm van onderhoud is binnen onze organisatie logischerwijs een reactieve werkwijze ontstaan. Kenmerkend voor deze werkwijze is dat het beheer en onderhoud van de openbare ruimte voornamelijk als een technische en financiële aangelegenheid wordt gezien. De komende jaren ligt er een belangrijke uitdaging op het gebied van het vervangen van de openbare ruimte in de wijken uit de jaren ’50 en ’60 en ’70. Dit komt doordat de openbare ruimte in deze wijken het einde van de technische levensduur heeft bereikt. De wijkvervangingsprojecten gaan verder dan enkel het in stand houden van het areaal. Ze bieden de mogelijkheid om een bijdrage te leveren aan diverse maatschappelijke opgaven. Dit vereist een andere manier van werken; een werkwijze waarin de gemeente vooruitkijkt, de regie in handen heeft en integrale en duurzame

3

afwegingen maakt tussen de verschillende opgaven. Dit vereist aanzienlijk meer inzet dan dagelijks onderhoud en het vraagt andere aanvullende competenties van onze medewerkers. Deze capaciteit en competenties zijn momenteel onvoldoende aanwezig binnen het team, waardoor het dagelijks beheer onder druk komt te staan en wijkvervangingsprojecten vertraging op lopen. Oorzaak 2: nieuwe ambities in een veranderd speelveld De afgelopen decennia is de wereld in een rap tempo veranderd. De bevolkingsdichtheid is hoger dan ooit en met de opkomst van persoonsgebonden mobiliteit is de druk op de openbare ruimte toegenomen. Met alle ambities en ontwikkelingen op het gebied van onder andere klimaat, afvalinzameling, elektrische auto’s en fietsen, deelvervoer, energie, smart city en duurzaamheid groeit de druk op de openbare ruimte. Dit maakt dat steeds vaker complexe, integrale afwegingen moeten worden gemaakt. Ook ontwikkelingen op het gebied van participatie, social media, particulier afkoppelen, privacy, inkoop, circulaire economie en social return hebben tot gevolg dat het proces van beheer en onderhoud aanzienlijk ingewikkelder is geworden. Naast de hiervoor genoemde nieuwe competenties van de medewerkers, is een integraal afgewogen en bestuurlijk gedragen beleidskader daarom belangrijker dan ooit.

De toegenomen complexiteit van de werkzaamheden vragen extra capaciteit van het team, die niet beschikbaar is. Oorzaak 3: onvolledig en deels verouderd beleid De afgelopen jaren is er veel energie gestoken in het opstellen en actualiseren van beleidskaders, zoals het Beeldkwaliteitsplan, de Groenvisie, de Mobiliteitsvisie, het Handboek inrichting openbare ruimte en het Integraal Beheerplan Openbare Ruimte (IBOR). Dit beleid is opgesteld met de kennis en informatie die destijds aanwezig was. De afgelopen maanden is gebleken dat deze kennis en informatie niet volledig was. Hierdoor is het opgestelde beleid onvolledig en is sprake van een ‘beleidsgat’: voor verschillende vakdisciplines is er verouderd, incompleet en/of (nog) geen beleid. De meest in het oog springende discipline is openbare verlichting, maar dit geldt onder andere ook voor civieltechnische kunstwerken, straatmeubilair, klimaat en parkeren. Daarnaast geeft het mobiliteitsbeleid nog enkele belangrijke keuzemogelijkheden. Kortom: er ontbreekt een eenduidige integrale blik op de openbare ruimte, hét fundament voor de vervangingsprojecten. Dit zorgt ervoor dat in projecten iedere keer afwegingen opnieuw moeten worden genomen en tot andere keuzes kunnen leiden. Dit leidt tot een versnippering van de inrichting van de openbare ruimte en zorgt voor extra inzet van het team, die niet beschikbaar is.

Hierdoor komt het dagelijks beheer opnieuw onder druk te staan en lopen wijkvervangingsprojecten vertraging op. Ook leidt het ontbreken van een integrale inrichtingsvisie tot hogere kosten in zowel de projecten als beheer en onderhoud. Oorzaak 4: structurele onderbezetting en extreem verloop van personeel Als gevolg van de hoge personeelsomloop zijn kennis, kunde en noodzakelijke informatie niet geborgd. Er is sprake van een kennisvlucht en hierdoor is veel kennis over de lokale omstandigheden binnen de gemeente en de organisatie verdwenen. Dit zorgt ervoor dat (zelfs eenvoudige) werkzaamheden meer tijd kosten, als gevolg van het moeten zoeken naar de juiste informatie of procedure. Het hoge verloop binnen het team is dus zowel oorzaak als gevolg en houdt elkaar in stand: er is een neerwaartse spiraal ontstaan. In onderstaande afbeelding is de huidige situatie van het team (exclusief buitendienst) op hoofdlijnen weergegeven. De afbeelding geeft een vereenvoudigde weergave van de verschillende

4

taakvelden binnen de beheerorganisatie en is bedoeld om inzichtelijk te maken waar we ons als organisatie op moeten richten. Niet elke functie (of vakje) staat voor één persoon. Sommige medewerkers vervullen meerdere rollen en sommige functies kunnen (afhankelijk van de hoeveelheid werk) worden ingevuld door meerdere personen.

Uit de afbeelding blijkt dat de beleidsformatie en – bezetting recent redelijk op orde zijn, met uitzondering van het taakveld afval. Echter, vrijwel de gehele beheer- en projectorganisatie ontbreekt of wordt ingevuld door tijdelijke inhuur. Het gaat hierbij om de functionele laag die het beheer en onderhoud uitvoert en de projecten realiseert. Het ontbreken van beheerders in een team dat primair verantwoordelijk is voor het beheer van de openbare ruimte is zorgwekkend. Doordat een solide personele basis al langere tijd ontbreekt, is het team zich dientengevolge gaan richten op ad-hoc situaties. De gemeente is nu niet in staat om vooruit te kijken, het areaal planmatig te beheren en wijkvervangingsprojecten te realiseren. De afgelopen periode is getracht om openstaande functies door middel van inhuur of uitbesteding in te vullen, maar deze tijdelijke invulling is geen oplossing voor de langere termijn. Dit komt onder andere doordat de inhuur slechts beperkt beschikbaar is. Het draagt bovendien niet bij aan kennisbehoud en collectief geheugen. Oorzaak 5: organisatie op afstand en externe ontwikkelingen Vanuit de wens om ondanks een structurele onderbezetting toch zaken in beweging te krijgen, zijn de afgelopen jaren verschillende zaken extern belegd. Het gaat onder andere om beheertaken, inhoudelijke advies en projectleiding.

Ook de voorbereiding en het toezicht van enkele projecten is volledig extern weggezet. Voor een deel is dit een effectieve oplossing gebleken, omdat de voortgang van enkele projecten met deze keuze was geborgd. Door het personele verloop in 2022 is de regie op deze externe werkzaamheden echter volledig verdwenen en kost het de nieuwe medewerkers erg veel tijd en energie om hier weer grip op te krijgen. Ook blijven extern georganiseerde werkzaamheden inzet van interne medewerkers vragen. Zo blijven de interne medewerkers verantwoordelijk voor zaken zoals bestuurlijke advisering, principiële afwegingen en keuzes, meldingen en vragen vanuit de samenleving en/of het bestuur.

5

Daarbij komt dat externe ontwikkelingen, bijvoorbeeld vanuit het rijk, de provincie, nutsbedrijven of op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, een grote druk leggen op onze beheerorganisatie. Oorzaak 6: de gewekte verwachtingen blijken niet realistisch Met de vaststelling van het IBOR 2021-2030 zijn er verwachtingen gewekt die, naar nu is gebleken, niet realistisch zijn. Het IBOR is opgesteld om in te spelen op de nieuwe uitdagingen binnen onze gemeente en om een kapstok te vormen voor een integrale gebiedsgerichte aanpak voor het beheer van de openbare ruimte voor de periode van 2021 t/m 2030. Bij het opstellen van het IBOR is voorbijgegaan aan het eerder genoemde ‘beleidsgat’. Ook de structurele onderbezetting maakt het onmogelijk om invulling te geven aan alle plannen, projecten en gewekte verwachtingen. Het IBOR wekt de indruk dat de beheerorganisatie ‘in control’ is, echter is dit niet het geval. Het IBOR 20212030 heeft bovendien enkele belangrijke beperkingen, waardoor het gewenste effect niet wordt bereikt: • Integraliteit: Het IBOR 2021-2030 is niet volledig integraal. Onderdelen zoals civiele kunstwerken, openbare verlichting, oeverconstructies en speelplaatsen zijn niet in het IBOR opgenomen, waardoor niet de gehele onderhoudsbehoefte voor de openbare ruimte inzichtelijk is.

Hierdoor vallen er zaken tussen wal en schip, waardoor de beheerorganisatie ad-hoc moet reageren en achter de feiten aan loopt. Daarnaast zijn niet alle ambities op het gebied van verkeer en ruimtelijke ontwikkeling integraal in het IBOR meegenomen. • Financieel: In de financiële onderbouwing wordt het IBOR gerealiseerd met een realisatiegraad van 90%. Deze achten we niet realistisch, zeker niet in de huidige markt en stijgende prijzen. Daarnaast sluiten niet alle projectbudgetten aan bij de opgaven uit het IBOR. Dit is voor een deel te verklaren doordat de projecten enkel worden gefinancierd uit wegen en riolering. In het Projectenboek IBOR zijn per project wel ambities genoemd op het gebied van bestrating, riolering, verkeer, groen/bomen en duurzaamheid, echter de projectbudgetten beperken zicht tot wegen en riolering. • Planning: De planning van de projecten in het IBOR was zeer ambitieus, met name de eerste jaren. In combinatie met de onderbezetting en het personele verloop heeft dit ertoe geleid dat vrijwel alle projecten uitlopen. Doordat de voorbereiding van alle projecten wel is gestart lopen we hier voortdurend achter de feiten aan en kunnen we onze afspraken niet nakomen. • Technische onderbouwing: De basis van het IBOR wordt gevormd door de beheerplannen voor wegen en groen, alsmede het geactualiseerde vervangingsprogramma voor riolering.

De prioritering van de vervangingsplanning is gemaakt op basis van technische kwaliteit, leeftijd en beheersing van risico’s. Zoals hierboven reeds benoemd zijn de beheerplannen, die als input dienden voor het IBOR, niet compleet. Van de disciplines civieltechnische kunstwerken, openbare verlichting, oeverconstructies en speelplaatsen is geen beheerplan, terwijl op deze terreinen aanzienlijke uitdagingen liggen. Op basis van het aantal meldingen en calamiteiten in het afgelopen jaar, waaronder de rioolcalamiteit aan de Van Speijklaan, ontstaat er een groeiende twijfel aan de volledigheid van de technische onderbouwing van het IBOR. Het gevolg Door de bovenstaande oorzaken is onze beheerorganisatie enkel gericht op ad-hoc situaties en is er geen ruimte voor planmatig beheer, de voorbereiding en uitvoering van projecten en noodzakelijke beleidsontwikkelingen. Dit heeft de volgende, elkaar versterkende en in elkaar grijpende, gevolgen, die we nogmaals op een rijtje zetten:

6

•

•

•

•

•

•

Achterstanden lopen op: Door het ontbreken van een solide beheer- en projectorganisatie lopen achterstanden op het gebied van beheer en onderhoud steeds verder op. Dit wordt versterkt doordat de ‘achtergebleven’ medewerkers continu ad-hoc moeten werken, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. Met name op het gebied van openbare verlichting en riolering worden de achterstanden beoordeeld als ‘zeer kritisch’. Neerwaartse spiraal: Door de steeds grotere achterstanden en het gebrek aan een goede beleidsmatige basis stapelen de meldingen en ad-hoc situaties zich op. Het stilleggen van de realisatie van de fietsverbinding Hilversum-Soest en de rioolcalamiteit aan de Van Speijklaan zijn twee recente voorbeelden van projecten die de organisatie veel tijd hebben gekost, waar dit bij een gedegen planmatige aanpak niet nodig was geweest. Onze medewerkers lopen hierdoor continu achter de feiten aan en belanden in een neerwaartse spiraal. Er is geen ruimte om deze spiraal te doorbreken en vooruit te kijken. Hierdoor haken medewerkers af en gaan op zoek naar een andere baan. Dit geldt niet alleen voor vast personeel, maar inmiddels ook voor tijdelijke inhuurkrachten die aangeven niet meer onder deze omstandigheden te willen werken.

Betrouwbaarheid gemeente Baarn gaat achteruit: Doordat we onze afspraken niet na kunnen komen zijn we geen betrouwbare partij voor onze inwoners en externe partijen. Laat staan dat we een servicegerichte organisatie kunnen zijn. Hierdoor gaat veel tijd en energie zitten in het beantwoorden van vragen, afhandelen van meldingen en het herstellen van fouten. Dit, terwijl het nu meer dan ooit noodzakelijk is om vooruit te kijken en de neerwaartse spiraal te doorbreken. We hebben gemerkt dat hierdoor de nodige onvrede in en over de gemeente Baarn is ontstaan, onder andere bij het project aan de Wittelaan, Altalaan en Sophialaan. Door het verloop van personeel hebben de bewoners in dit project te maken gehad met zes verschillende projectleiders. Doordat we bovendien onze planning niet halen en tijdens de uitvoering aanpassingen moeten doen aan het ontwerp, is veel onvrede ontstaan en neemt het vertrouwen in de gemeente af. Er ontstaan nieuwe problemen: het team Beheer Ruimte & Omgeving heeft een adviserende rol binnen ruimtelijke ontwikkelingen, vergunningen en initiatieven van andere overheden. Dit is een belangrijke taak van het team, want hiermee wordt geborgd dat de openbare ruimte als geheel goed blijft functioneren en dat de plannen die worden voorgesteld passend en haalbaar zijn.

In de huidige situatie is echter onvoldoende ruimte om op een gedegen wijze te kunnen adviseren en zijn we onvoldoende aangehaakt bij ruimtelijke ontwikkelingen en externe initiatieven. Hierdoor zijn we onvoldoende op de hoogte van de ontwikkelingen in onze gemeente en ontstaan er problemen na oplevering of in de uitvoering. Het werkt kostenverhogend: Door het huidige werkklimaat ontstaan meer fouten in de voorbereiding dan gebruikelijk. Dit komt doordat onvoldoende tijd beschikbaar is om ontwerpen goed te beoordelen. De fouten moeten tijdens de uitvoering worden hersteld, waardoor de uitvoeringskosten toenemen. Daar komt bij dat het herstellen van fouten in de uitvoering meer kost dan het voorkomen van fouten in de voorbereiding. Er is een financieel risico: Door de gefragmenteerde aanpak, de onderbezetting en het verloop van personeel is er onvoldoende regie op de financiën. Het risico op onvoorziene overschrijdingen is daardoor groot. Ook onderschrijding van budgetten is een risico. Door onderbezetting is het niet altijd mogelijk om de beschikbare gelden tijdig, rechtmatig en doelmatig te besteden.

7

•

De beeldkwaliteit blijft onder niveau: Het doel van het IBOR 2021-2030 is om in 2028 te voldoen aan de vastgestelde beeldkwaliteitsniveaus zoals vastgelegd in het Beeldkwaliteitsplan. Dit doel kunnen we alleen halen als we voldoende aandacht gaan schenken aan structureel planmatig onderhoud en dagelijks beheer. Als we doorgaan op de huidige weg zal het areaal met sprongen achteruit gaan, waardoor we niet kunnen voldoen aan de vastgestelde beeldkwaliteitsniveaus. Daarnaast zullen er meer calamiteiten ontstaan en zullen de achterstanden (en de beheerkosten om het op te knappen) oplopen.

Gewenst eindbeeld Om bovenstaande redenen beseffen we dat we onmogelijk op de huidige weg door kunnen gaan en dat we een andere weg moeten inslaan. Het eindbeeld waar we naartoe willen is een slagvaardige, efficiënte en duurzame organisatie voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, die zorgt voor een kwalitatief goede openbare ruimte van Baarn. Lange termijn denken, planmatig werken, integrale aanpak en proactieve advisering zijn belangrijke kernwaarden van de werkwijze van het team. Hierdoor houden we de regie en kan de raad op de juiste momenten worden betrokken. Het team Beheer Ruimte & Omgeving is voorbereid op de toekomst, kan tijdelijke tegenvallers opvangen en is servicegericht naar de inwoners van de gemeente Baarn. Zo dragen we bij aan het Beste voor Baarn. Wat we ervoor gaan doen Voordat we aan een toekomstbestendige beheerorganisatie kunnen bouwen, moeten we eerst de neerwaartse spiraal doorbreken. Dit kan alleen als er tijd en ruimte is om uit de waan van de dag te komen en vooruit te kijken. Met de capaciteit die hiermee vrij komt gaan we eerst bouwen aan een solide beheerorganisatie als ruggengraat van het team en de gemeente. We werken toe naar een interne organisatie zonder structurele inhuur die in staat is om dicht bij de inwoners te staan.

Vervolgens zetten we de noodzakelijke stappen op het gebied van beleid, het inzichtelijke maken van (de staat van) de objecten van de openbare ruimte, het opstellen van beheerplannen en het wegwerken van beheerachterstanden. Parallel hieraan zullen we de prioritering van de projecten heroverwegen, om uiteindelijk projecten te kunnen uitvoeren. Hoe zorgen we ervoor dat Baarn schoon, veilig en kwalitatief in orde blijft? Naast het bouwen aan een toekomstbestendige beheerorganisatie zetten we ons in op het schoon, veilig en kwalitatief in orde houden van Baarn. Dit doen we door te focussen op intensieve begeleiding van het dagelijkse beheer en onderhoud van de openbare ruimte, het uitvoeren van (planmatig) klein onderhoud en het direct oppakken en afhandelen van meldingen woon- en leefomgeving. Het afgelopen half jaar is de begeleiding/aansturing van het groenonderhoud en de onkruidbestrijding op verhardingen geïntensiveerd. Dit heeft er toe geleid dat de openbare ruimte beter onderhouden wordt. Hierdoor is het aantal meldingen over het groenonderhoud en de onkruidbestrijding sterk gedaald. De intensieve begeleiding/aansturing zetten we komend jaar door. Komend jaar worden alle openbare wegen geïnspecteerd. Op basis van de uitkomsten van deze inspectie gaan we de locaties, waar klein onderhoud wordt geadviseerd, herstellen.

Daarnaast pakken we meldingen woon- en leefomgeving binnen twee werkdagen op en zorgen ervoor dat de

8

meldingen op een correcte manier worden opgelost en afgehandeld. Door hierop te focussen zorgen we ervoor dat de openbare ruimte schoon, veilig en kwalitatief in orde blijft. Niet ingrijpen is geen optie De gevolgen van de huidige werkwijze zijn benoemd. Als niet wordt ingegrepen en dus niet gefocust wordt op het bouwen aan een toekomstbestendige beheerorganisatie, leidt dit tot meer incidenten en calamiteiten (zoals de Van Speijklaan), meer problemen in projecten (zoals bij het project Altalaan/Wittelaan/Sophialaan), verder verloop van personeel (met alle gevolgen van dien) en een verdere toename van meldingen. Financiële consequenties De financiële consequenties van het uitstellen van nieuwe projecten worden meegenomen in de P&C-cyclus. De reeds beschikbaar gestelde kredieten voor de projecten blijven voor de uitgestelde projecten beschikbaar. Dit geeft voor de projecten de zekerheid dat ze in de toekomst uitgevoerd kunnen worden. Het is echter nog niet vast te stellen wat de gevolgen van het uitstellen van de projecten zijn voor de begroting. Daarnaast is het nu nog niet te bepalen wat de gevolgen zijn voor de toekomstige beheerbudgetten. Dit is afhankelijk van de uitkomsten van het in beeld brengen van de staat en omvang van de objecten van de openbare ruimte. Dit kan namelijk er toe leiden dat de huidige budgetten onvoldoende toereikend blijken te zijn.

Hierbij is het de bedoeling om in een keer alle beheerbudgetten voor beheer openbare ruimte te beschouwen. Waar nodig komen we hiervoor met raadsvoorstellen terug bij de raad. Globaal stappenplan We volgen hierbij de volgende stappen (met indicatieve planning): • Stap 0: Inrichten beheerorganisatie (personeel en processen) / werving nieuwe medewerkers beheerorganisatie met beschikbaar gestelde middelen in de begroting 2023 (Q1-Q3 2023); • Stap 1: Afronden lopende projecten en bepalen eindbeeld beheerorganisatie (Q1 2023); • Stap 2: In beeld brengen kwaliteit areaal en onderhoudsbehoefte korte termijn en uitvoering dagelijks beheer (Q2-Q3 2023); • Stap 3: Opstellen en actualiseren ontbrekende beleidsdocumenten en beheerplannen met afgewogen prioritering en reële planning (Q3-Q4 2023); • Stap 4: Actualisatie beeldkwaliteitsplan en IBOR (Q1-Q2 2024); • Stap 5: Vervolgen voorbereiding en uitvoering wijkvervangingsprojecten (Q3 2024). Parallel hieraan blijven we onze adviserende taken uitvoeren bij ruimtelijke ontwikkelingen, vergunningen en initiatieven van andere overheden, zodat we ook bij deze ontwikkelingen de regie houden.

9

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

10