Verslag van de rekeningencommissie 2025.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

2 juni 2026 Verslag van de rekeningencommissie over het jaarverslag 2025 van de gemeente Amsterdam

Geachte leden van de gemeenteraad, Inleiding Hierbij doet de Rekeningencommissie (de commissie) verslag van haar bevindingen bij het jaarverslag 2025 en het financieel beheer van de gemeente Amsterdam (de gemeente) en doet zij aanbevelingen ter verbetering. Taak Rekeningencommissie De commissie is een apolitieke commissie en adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van het jaarverslag. Daartoe voert zij jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het budgetrecht van de raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan het jaarverslag. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlfunctie (kaderstellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen.

Gemeente Amsterdam

Datum (02/06/26) Pagina 2 van 5

Werkwijze Rekeningencommissie Het onderzoek naar het jaarverslag vindt plaats met behulp van het accountantsverslag van Auditdienst ACAM (de accountant) over de controle van de jaarrekening van de gemeente Amsterdam. De accountant heeft de controle inhoudelijk toegelicht aan de commissie. Naar aanleiding van eerdere verslagen en adviezen van de commissie en het accountantsverslag 2025 heeft de commissie informatie ingewonnen en gesproken met de wethouder financiën & inkoop, de wethouder ICT en digitale stad, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. De commissie heeft de gesprekken met de bestuurders in openbaarheid gevoerd en niet achter gesloten deuren, om zodoende de aandacht voor het bestuur en de gemeenteraad te stimuleren. Controleverklaring gemeenteaccountant De commissie is tevreden met de goedkeurende verklaring van de accountant. Een goedkeurend oordeel betekent dat de jaarrekening 2025 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2025 alsmede van het vermogen per 31 december 2025 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Een goedkeurend oordeel betekent ook dat de onrechtmatigheid op een juiste manier is verantwoord in het jaarverslag. Zoals blijkt uit de rechtmatigheidsverantwoording zijn de onrechtmatige inkopen over 2025 gedaald ten opzichte van 2024.

De commissie verwacht dat de organisatie grip blijft houden op dit onderwerp. Advies ter vaststelling De commissie adviseert de gemeenteraad het jaarverslag 2025 vast te stellen. Opvolging aanbevelingen De commissie probeert het aantal aanbevelingen beperkt te houden om de haalbaarheid en effectiviteit ervan te vergroten. Het is aan de gemeenteraad om deze aanbevelingen over te nemen en deze door middel van een raadsuitspraak te bekrachtigen. Hiertoe zijn de aanbevelingen opgenomen in de voordracht bij dit verslag. De commissie is van mening dat door het opnemen van de voortgang aanbevelingen van de rekeningencommissie, Auditdienst ACAM en Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad in hoofdstuk 4 van het jaarverslag de navolgbaarheid van de aanbevelingen wordt vergroot. Wij constateren dat meerdere aanbevelingen langdurig open staan en dat er sprake is van terugkerende aanbevelingen. Wij gaan ervan uit dat de aanbevelingen in de toekomst sneller worden opgepakt.

Gemeente Amsterdam

Datum (02/06/26) Pagina 3 van 5

Stand van zaken AFIS blijft onduidelijk De implementatie van AFIS zou veel van de eerdere bevindingen en aanbevelingen helpen oplossen. Hierbij kan gedacht worden aan prestatiemeting bij inkopen, rechtmatigheid (aanbestedingen), contractmanagement, financiële projectbeheersing en verhoging van de kwaliteit van de P&C-producten. Zoals bekend is de implementatie niet goed verlopen en heeft de organisatie veel capaciteit moeten inzetten om de herstelacties uit te voeren. Afgelopen jaar is de raad meermaals geïnformeerd over de oorzaken en de stand van zaken van de problemen rondom AFIS. Op basis van de gevoerde gesprekken en de meest recente raadsbrief (d.d. 12 mei 2026) heeft de commissie begrepen dat er stappen zijn gezet rondom het contractenregister en dat voor de betaaltijdigheid van de facturen weer het gewenste niveau is behaald. Ondanks deze positieve ontwikkelingen is de commissie van mening dat ruim een jaar na de implementatiedatum nog te veel onduidelijkheden zijn op dit onderwerp. De laatste stand van zaken is soms erg beschrijvend en daardoor niet concreet genoeg. De commissie constateert dat er verschillende onderzoeken lopen en heeft tot op heden geen volledig beeld van de stand van zaken en de (financiële) risico’s.

De organisatie is voor de onderwerpen basisinrichting, financiële projectbeheersing en financiële sturing en verantwoording nog in een onderzoekende fase. De commissie had op dit onderwerp meer voortgang verwacht en maakt zich zorgen over de risico’s die hierbij gepaard gaan. Mede omdat de begrotingsmodule niet optimaal werkt, is LIAS weer tijdelijk in gebruik genomen voor het opstellen van de begroting. De integratie van de begrotingsmodule was één van de beloofde verbeteringen die het nieuwe AFIS zou brengen. Door het ontbreken van een adequaat werkende begrotingsmodule van AFIS maakt de commissie zich zorgen over de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de (financiële) sturingsinformatie en dus ook over de bestuurbaarheid van de gemeente. Het is voor de commissie onduidelijk wat de vervolgstappen zijn voor deze module. De conclusie uit de health checks is dat de huidige inrichting van AFIS in onvoldoende mate aansluit op de bestuurlijke behoefte aan sturing conform de eisen en wensen van de gemeente Amsterdam. Een fundamentele herziening van AFIS en een nadere investering is vereist. De commissie deelt de mening van de accountant dat deze conclusie zorgelijk is. De commissie heeft begrepen dat de raad na de zomer wordt geïnformeerd over de benodigde vervolgstappen en de uitkomsten van de gesprekken met de implementatiepartner over de aanvullende kosten.

De commissie is niet gerustgesteld en maakt zich grote zorgen over de planning, benodigde capaciteit en financiële gevolgen van deze herimplementatie en doorontwikkeling van AFIS. De commissie/raad wordt bij de periodieke rapportages graag op de hoogte gehouden over de voortgang van de werksporen waaronder de opvolging van de health checks. Hierbij adviseert de commissie om per werkspoor een uniforme voortgangsupdate te hanteren, waarbij ten minste de concrete resultaten, planning, benodigde investeringen en risico’s worden opgenomen.

Gemeente Amsterdam

Datum (02/06/26) Pagina 4 van 5

Ondanks de verbeteringen nog steeds onvoldoende voortgang met betrekking tot SaaStoepassingen De gemeente gebruikt ter ondersteuning van haar bedrijfsprocessen steeds meer toepassingen op basis van software as a service (SaaS) in plaats van het in eigen beheer ontwikkelen en/of onderhouden van IT-systemen. De gemeente blijft hierbij echter onverminderd verantwoordelijk voor de uitbestede IT-diensten. De commissie acht het van belang dat gestuurd wordt op risico’s rond continuïteit, informatiebeveiliging en privacy. Inmiddels heeft de gemeente meer inzicht gekregen in de gebruikte SaaS-toepassingen en zijn voor een groot deel afspraken gemaakt met de leveranciers over het leveren van assurance rapportages. De focus ligt hierbij op applicaties die betrekking hebben op de “kritische bedrijfsprocessen” van de gemeente. Er zijn natuurlijk veel meer applicaties binnen de gemeente die mogelijk ook zijn uitbesteed en waar mogelijk ook risico’s worden gelopen. De met de leveranciers afgesproken assurance rapportages worden nog niet voor elke applicatie ontvangen. Daar waar die rapportages wel voorhanden zijn ontbreekt het aan zichtbare opvolging van aandachtspunten uit de assurance rapportages.

Voor het verkrijgen van een centraal inzicht (op het verkrijgen en beoordelen van assurance rapportages en het ondernemen van acties op geconstateerde aandachtspunten) wordt in 2026 een dashboard ontwikkeld. Op dit punt vindt de commissie de voortgang nog onvoldoende. Deze applicaties raken direct of indirect belangrijke gemeentelijke processen en processen die rechtstreeks de inwoners (en hun gegevens) raken. Daarom moeten bestaande risico’s in beeld zijn en worden beheerst. De commissie beveelt aan een planning te maken voor de SAAS-toepassingen waarbij prioriteit wordt gegeven aan de toepassingen met betrekking tot de kritische bedrijfsprocessen en in het bijzonder aan de applicaties die essentieel zijn voor de burger en data van de burger bevatten. Tevens adviseert de commissie om inzichtelijk te maken welke risico’s de organisatie loopt bij het niet verkrijgen van de assurance rapportages en welke beheersingsmaatregelen hiervoor geïmplementeerd of gewenst zijn.

Blijf aandacht houden voor de risico’s die AI met zich meebrengt Het stemt de commissie positief dat de organisatie bewust omgaat met de implementatie van AI toepassingen. Door de vele mogelijkheden van AI kunnen processen van de gemeente efficiënter en effectiever worden ingeregeld. Het gebruik van deze toepassingen brengt ook risico’s met zich mee rondom informatiebeveiliging, data-lekken, privacy en bias. De organisatie wil het gebruik van AI doordacht inzetten en zet daarbij voor de beheersing van de risico’s voornamelijk in op vertrouwen in de medewerkers, bewustwording en het bieden van alternatieven, zoals Chat Amsterdam, in plaats van de toepassingen van commerciële partijen. De commissie heeft begrepen dat er geen specifieke beleidsregels zijn opgesteld waarin de consequenties van ongeautoriseerd gebruik van AI toepassingen zijn opgenomen. De commissie maakt zich zorgen over het zicht op en de beheersing van de risico’s bij het gebruik van beschikbare toepassingen van commerciële partijen.

Gemeente Amsterdam

Datum (02/06/26) Pagina 5 van 5

De commissie adviseert om bij gebruik van AI toepassingen niet alleen in te zetten op vertrouwen en bewustwording maar ook de eventuele consequenties van ongeautoriseerd gebruik te bepalen en vast te leggen. Daarnaast adviseren wij om de risico’s rondom het gebruik van ongeautoriseerde maar (online) beschikbare toepassingen inzichtelijk te maken en waar nodig mitigerende maatregelen te nemen.

Naleving Wet DBA is een aandachtspunt De Wet DBA, ingevoerd in 2016, is bedoeld om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Dit houdt in dat iemand officieel als zzp’er werkt, maar feitelijk in een situatie zit die lijkt op een dienstverband. Door de omvangrijke inhuur van zzp’ers loopt de gemeente financiële risico’s als de wet DBA niet wordt nageleefd. In de organisatie ontbreekt op dit moment een volledig beeld van de naleving van de wet. Inmiddels is een onderzoek gestart naar de naleving en is er regelmatig overleg met de Belastingdienst. De commissie constateert dat sinds de invoering van de wet DBA (mogelijk) lange tijd niet is voldaan aan de gestelde eisen van deze wet en dat pas bij het hervatten van de handhaving een onderzoek wordt uitgevoerd om de (financiële) risico’s in kaart te brengen. De commissie maakt zich zorgen om de financiële risico’s en mogelijke reputatieschade als gevolg hiervan. De commissie is van mening dat de gemeente Amsterdam bij dit soort onderwerpen het goede voorbeeld moet geven. De commissie/raad wordt graag spoedig geïnformeerd over de resultaten van de uitgevoerde onderzoeken en de uitkomsten van de gesprekken met de Belastingdienst. Waarbij ook het mogelijke financiële risico is gekwantificeerd.

Slotwoord De commissie wil de gemeenteraad wijzen op de eigen rol in het toezien op het verbeteren van het financiële beheer in onze gemeente. De commissie roept alle raadsleden op om actief en kritisch toe te zien op uitvoering van besloten beleid, budgetrealisatie en risicobeheersing in het algemeen en de door de rekeningencommissie genoemde aanbevelingen in het bijzonder. Ook roept de commissie de raadsleden op om voldoende aandacht te besteden aan de brieven over het afdoen van aanbevelingen die het college gedurende het jaar agendeert in diverse commissies. Indien aanbevelingen worden afgedaan hoort dit vergezeld te gaan van een advies van Auditdienst ACAM. Het is dan ook relevant kennis te nemen van deze brieven. Met vriendelijke groet, Elisabeth IJmker Voorzitter rekeningencommissie