Raadsinformatiebrief Evaluatie Club Raum definitief

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 9 mei 2025 Ruimtelijke Ordening, Kunst en Cultuur Zita Pels, Touria Meliani Josja van der Veer (j.van.der.veer@amsterdam.nl)

Onderwerp

Evaluatie proces Club Raum: inzichten en lessen

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over het volgende. Op 26 maart 2024 is door de gemeente Amsterdam de vergunning aan Club Raum verleend. U bent hierover in de raadsinformatiebrief van 26 maart 2024 geïnformeerd. Het college heeft destijds benadrukt dat er geen eendimensionale afweging gemaakt kon worden en dus maatwerk moest worden toegepast: een proces dat veel tijd heeft gekost. Het college deelde de eerder geuite zorg van de Raad dat dit proces te veel tijd heeft gekost en dat dit niet de wijze is waarop de gemeente haar dienstverleningsrol behoort te vervullen. Mede daarom heeft het college de opdracht gegeven een feitenrelaas op te stellen, dat ook op 26 maart aan u is aangeboden. Daarnaast is, zoals in dezelfde brief is aangekondigd, in de afgelopen periode aan de hand van dit feitenrelaas door een extern onderzoeksbureau onderzocht hoe we onze gemeentelijke dienstverlening kunnen versnellen en verbeteren. Onder begeleiding van dit externe onderzoeksbureau hebben verschillende bijeenkomsten met de meest betrokkenen plaatsgevonden. In deze bijeenkomsten is het gesprek gevoerd over het proces en de werkwijze rondom de vergunningverlening. Ook met de initiatiefnemers van Club Raum is een evaluatiegesprek gevoerd. De resultaten van deze gesprekken en de evaluatie zijn in de bijlagen opgenomen.

De lessen, en het gezamenlijk opstellen van de lessen, helpen de organisatie om mogelijke toekomstige situaties (red flags) eerder te duiden en met elkaar bespreekbaar te maken. En daarmee ook opvolging te geven aan de lessen. Focus ligt daarbij op het versterken van het lerend vermogen van de huidige organisatie, en niet zozeer op opstellen van aanvullende regels en procedures. In de Uitvoeringsagenda Nachtcultuur 2023-2026, die aan de start van deze collegeperiode is vastgesteld, staat dat de gemeente “gemeentelijke processen en procedures zal stroomlijnen” ten behoeve van nachtcultuur. De gemeente werkt daarvoor aan werkafspraken voor het ketenproces van beleidsbepaling, afstemming tot en met uitvoering en vergunningsverlening voor (aanvragen) nachtcultuur. Deze set afspraken maakt ook gebruik van de aanbevelingen uit de evaluatie Club Raum maar gaat een stap verder door deze aanbevelingen verder te concretiseren, aan te vullen en generiek toepasbaar te maken.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 mei 2025 Pagina 2 van 3

In Q2 ontvangt u de raadsinformatiebrief Voortgangsrapportage Uitvoeringsagenda Nachtcultuur. Hierin zal worden gerapporteerd over de interne verbeteringen en afspraken die zijn gemaakt voor het stroomlijnen van het ketenproces ten behoeve van de nachtcultuur, alsmede het locatieonderzoek naar permanente en tijdelijke locaties en de evaluaties van andere maatregelen uit de Uitvoeringsagenda. Het college herkent en onderschrijft de aanbevelingen (lessen) in de evaluatie en constateert dat met het feitenrelaas en de opgeleverde lessen de volgende conclusies kunnen worden getrokken: • Les 1: voer bij de start van het vergunningsverleningsproces een uitvoeringstoets uit, mede vanuit de eventueel conflicterende beleidskaders. Ten aanzien van de uitvoeringstoets kan worden medegedeeld dat een dergelijke toets reeds onderdeel vormt van de zogeheten integrale adviestafel waarin complexe aanvragen worden besproken. De integrale adviestafels zijn in 2024 als vast onderdeel van het vergunningsverleningsproces ingericht. Dit instrument bleek nog niet optimaal te functioneren en er wordt nu gekeken naar optimalisatie mede n.a.v. deze evaluatie. •

Les 2: hanteer een maatwerkproces voor complexe en gevoelige vergunningprocedures. Voor complexe aanvragen (voor oa. nachtcultuurlocaties) hanteren we het ‘maatwerkaanpak, tenzij’-principe. Hiervoor zijn bovengenoemde integrale adviestafels ingericht. Deze tafels geven de mogelijkheid om vraagstukken vanuit alle verschillende beleids- en omgevingsperspectieven te bekijken en helpen om sneller duidelijkheid te geven over de (on)haalbaarheid van een initiatief. Er worden concrete stappen gemaakt om de integraliteit van de adviezen te verbeteren en te waarborgen.

•

Les 3: heb oog voor de positie van de aanvrager en maak in complexe vergunningsverleningsprocessen of processen met een grote politiek-bestuurlijke component expliciet tijd om periodiek gesprekken te voeren met de aanvrager over de voortgang van het proces. In de maatwerkaanpak voor nachtcultuur wordt de afstemming met de aanvrager verbetert. Vanuit de gemeente wijzen we een vast gemeentelijk aanspreekpunt aan voor de aanvrager. Dit vraagt van aanvrager en andere organisatieonderdelen binnen de gemeente goede werkafspraken en discipline om dit aanspreekpunt ook daadwerkelijk positie te geven. Bij bestuurlijke gesprekken met aanvrager dient dan ook te allen tijde ambtelijke ondersteuning aanwezig te zijn.

•

Les 4: zorg voor heldere en zorgvuldige verslaglegging en maak bij dit type casussen gemeente-breed concrete afspraken van welke overleggen er in ieder geval verslaglegging moet plaatsvinden. Er komen procesafspraken om te borgen dat verslaglegging bij overleg met zowel interne als externe partijen vast onderdeel van het proces wordt.

•

Les 5: maak, in processen met een grote tijdsdruk en/of politiek-bestuurlijke component, expliciet tijd om met alle betrokkenen vanuit de gemeente periodiek gesprekken te voeren over het proces, de samenwerking en de belangen van de verschillende betrokkenen. In de ketensamenwerking is zowel inhoud als proces standaard onderwerp van gesprek. De leerpunten van het proces rondom Club Raum worden hierin meegenomen. De standaard bij uiteenlopende standpunten is, ook (of juist) bij complexe casussen zoals

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 mei 2025 Pagina 3 van 3

nachtcultuur, het komen tot integrale, ambtelijke advisering; alleen in het uiterste geval dat tot niet-verenigbare adviezen gekomen wordt, dienen deze helder bestuurlijk te worden voorgelegd. Het is belangrijk dat waar nodig eerst binnen directies tot één advies wordt gekomen, alvorens eventuele dilemma’s tussen directies worden besproken aan de integrale adviestafel om tot integrale advisering richting bestuurders te komen. •

Les 6: erken de eigen rol en het mandaat en de rol en het mandaat van de ander en handel daarnaar. De mandaten worden bij maatwerkprocessen expliciet aan de voorkant benoemd zodat alle betrokkenen bewust op de hoogte zijn. Ook dient open gesproken te worden door de betrokkenen organisatieonderdelen over hun belangen en overwegen en die van betrokken wethouders. Hierdoor krijgen de verschillende rollen en perspectieven van verschillende afdelingen, directies, stadsdelen en bestuurders volwaardig aandacht en een plaats in het proces. De bestuurders kunnen hierdoor goed en volledig geïnformeerd hun afweging maken.

•

Les 7: investeer in de kennis en kunde (ambtelijk vakmanschap) van medewerkers in het hanteren van complexe vergunningsverleningsprocedures. Ten aanzien van de aanbeveling uit het evaluatierapport om te investeren in de kennis en kunde van medewerkers in het hanteren van complexe vergunningsverleningsprocedures zet de gemeente in om één of meer adviseurs op stedelijk niveau gericht en flexibel inzetbaar te maken voor aanvragen voor nachtcultuur, zowel aan de beleidskant als de vergunningenkant.

Het college is blij met de evaluatie en de waardevolle aanbevelingen die eruit volgen. De complexe situatie rondom Club Raum en de evaluatie laten zien dat we als gemeente onze processen altijd kunnen en moeten blijven verbeteren. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Zita Pels Waarnemend wethouder Woningbouw en Stedelijke Ontwikkeling

Touria Meliani Wethouder Kunst en Cultuur

Bijlagen - Evaluatie Club Raum: inzichten en lessen - Feitenrelaas vergunningverlening Club Raum

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl