Gemeenteraad Voordracht

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

Portefeuille

Financiën

Agendapunt

5

Datum besluit

9 april 2024 Onderwerp

Vaststellen van het Jaarverslag 2023 (inclusief de Jaarrekening 2023) De gemeenteraad van Amsterdam besluit

Gelezen hebbende de Gebiedsverslagen 2023 (bijlage 2): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Het Jaarverslag 2023 (inclusief de Jaarrekening 2023) van de Gemeente Amsterdam zoals opgenomen in bijlage 1 vast te stellen. Het positieve rekeningresultaat van € 122,1 miljoen over 2023 aan de algemene reserve toe te voegen. De frictiekosten van € 10,7 miljoen ten laste te brengen van de reserve frictiekosten. De looptijd van de kredieten groter dan € 20,0 miljoen tot het aangegeven jaar zoals opgenomen in bijlage 3 te verlengen. De kredieten groter dan € 20,0 miljoen zoals opgenomen in bijlage 4 te beëindigen. Kennis te nemen van het Accountantsverslag 2023 Gemeente Amsterdam zoals opgenomen in bijlage 5. Kennis te nemen van de reactie van het college op het Accountantsverslag 2023 Gemeente Amsterdam.

Wettelijke grondslag

Gemeentewet artikel 197, waarin onder meer is opgenomen dat het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag; Gemeentewet artikel 198, waarin onder meer is opgenomen dat de raad de jaarrekening en het jaarverslag vaststelt in het jaar volgend op het begrotingsjaar; Gemeentewet artikel 156, tweede lid, aanhef en onder d, waarin is opgenomen dat raad in ieder geval niet kan overdragen de bevoegdheid tot de vaststelling van de jaarrekening, bedoeld in artikel 198; Gemeentewet artikel 200, waarin onder meer is opgenomen dat het college de door de raad vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag binnen twee weken na vaststelling maar in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan gedeputeerde staten zendt. Bestuurlijke achtergrond

Met deze voordracht wordt de gemeenteraad het Jaarverslag 2023 (inclusief de Jaarrekening 2023) van de Gemeente Amsterdam formeel ter vaststelling aangeboden. Daarnaast wordt de gemeenteraad geïnformeerd dat de volgende toezeggingen en motie op de volgende wijze met de volgende acties zijn afgedaan: 1.

Gegenereerd: v1.44

Toezegging ‘jaarverslag leesbaarder maken’(TA2022-000516): • Vanaf de Begroting 2024 hebben we een digitaal magazine gemaakt, waarin op een aantrekkelijke en toegankelijke manier kennis kan worden genomen van de hoofdpunten uit de begroting.

1

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

2.

• Dit magazine hebben we ook voor het Jaarverslag 2023 gemaakt. Toezegging ‘in het jaarverslag rapporteren over de geleerde lessen n.a.v. fraudegevallen’ in de vergadering van de Rekeningencommissie met de wethouder Financiën op 11 december 2023:

• In de bedrijfsvoeringparagraaf van het Jaarverslag 2023 is hier informatie over opgenomen. 1.

De motie ‘indicatoren toevoegen aan het jaarverslag’ (394): • Het aantal ontbrekende indicatoren is in het Jaarverslag 2023 afgenomen. • De indicatoren die niet ingevuld kunnen worden, zijn voorzien van een toelichting. • De inhoud van de bronnen waar indicatoren naar verwijzen, is opgenomen in de toelichtingen. Een verwijzing met een link naar een bron is op dit moment niet mogelijk in verband met de toegankelijkheidseisen waar de P&C-boekwerken in pdf aan dienen te voldoen. Uiteraard nemen we dit mee met de ontwikkeling (waaronder digitalisering) van de P&C-producten.

In het Jaarverslag 2023 komt ook voor het eerst de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer in hoofdstuk 4 Voortgang aanbevelingen van ACAM, Rekeningencommissie en Rekenkamer. Dit naar aanleiding van onder andere een wetswijziging van de Gemeentewet die het college per 1 januari 2023 verplicht om de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de opvolging van aanbevelingen die de lokale rekenkamer aan het college heeft gedaan. Tot slot is ons voornemen om bij het volgende jaarverslag de toelichtingen in de programmaonderdelen in omvang gelijk te trekken. In de huidige werkwijze lichten we in het jaarverslag alle afwijkingen tussen de jaarrekening en de najaarsnota van minimaal € 200.000 toe. Dit grensbedrag willen we vervangen door een tweetal varianten die niet in strijd zijn met de regelgeving (BBV): • Bij grote programmaonderdelen, zoals de onderdelen van programma 2 ‘Openbare ruimte, Water, Groen en Vervoer’, lichten we alleen de afwijkingen toe gelijk aan of groter dan € 1 miljoen. • Bij kleinere programmaonderdelen, zoals de onderdelen van de programma’s 6 ‘Sport’ en 8 ‘Veiligheid’, lichten we alleen de afwijkingen toe die minimaal 10% van de totale baten/lasten betreffen. We hopen hiermee de leesbaarheid van het jaarverslag nog verder te verbeteren. Onderbouwing besluit

Ad 1. Het Jaarverslag 2023 (inclusief de Jaarrekening 2023) van de Gemeente Amsterdam zoals opgenomen in bijlage 1 vast te stellen. Conform Gemeentewet artikel 198 worden de jaarrekening en het jaarverslag ter vaststelling voorgelegd aan de raad. In bijlage 2 zijn de gebiedsjaarverslagen 2023 opgenomen. Het College van B&W heeft op 14 april 2020 besluiten genomen over verbetering van gebiedsgericht werken, waaronder ”Het verbinden van de gebiedscyclus aan de P&C-cyclus van de gemeente door onder andere gebiedsjaarverslagen over resultaten, gekoppeld aan gebiedsplan en uitvoeringsagenda, als bijlage bij de jaarrekening mee te sturen in plaats van een losse monitor.”

Gegenereerd: v1.44

2

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

De gebiedsjaarverslagen 2023 maken inzichtelijk wat de resultaten in 2023 zijn, in woord, cijfers en beeld. Deze verslagen worden tegelijk aangeboden met het financiële jaarverslag. Daarmee realiseren we een onderdeel van de bestuurlijke opdracht uit 2020. Ad 2. Het positieve rekeningresultaat van € 122,1 miljoen over 2023 aan de algemene reserve toe te voegen. Zoals aangeven door de commissie BBV wordt bij de vaststelling van de jaarrekening door de raad besloten hoe een positief resultaat bestemd en een negatief resultaat gedekt wordt. Het rekeningresultaat is € 122,1 miljoen voordelig. Ad 3. De frictiekosten van € 10,7 miljoen ten laste te brengen van de reserve frictiekosten. Er is een reserve frictiekosten om initiële kosten te dekken van efficiencyverbeteringen die op termijn leiden tot besparingen. Om de frictiekosten zo laag mogelijk te houden, wordt van de organisatieonderdelen verwacht dat ze zoveel mogelijk dekking vinden voor de gemaakte kosten binnen de eigen begroting. Conform de regeling frictiekosten kunnen alleen de daadwerkelijk gemaakte frictiekosten - die niet gedekt zijn in het resultaat van het desbetreffende organisatieonderdeel - aan de reserve onttrokken worden. In totaal is er voor € 11,9 miljoen aan frictiekosten, waarvan € 10,7 miljoen ten laste van deze reserve. De onttrekking is onderdeel van het huidige rekeningresultaat.

De frictiekostenreserve bedraagt eind 2022 € 17,0 miljoen. Na verwerking van toevoegingen en onttrekkingen, komt de nieuwe eindstand van de frictiekostenreserve uit op € 20,9 miljoen. Ad 4. De looptijd van de kredieten groter dan € 20 miljoen tot het aangegeven jaar zoals opgenomen in bijlage 3 te verlengen. Ad 5. De looptijd van de kredieten groter dan € 20 miljoen zoals opgenomen in bijlage 4 te beëindigen. Kredieten worden – conform de regeling kredieten – beëindigd als de looptijd van het krediet is verstreken of als de werkzaamheden ten laste van het krediet zijn afgerond. Als de beheerder van een krediet voor het afronden van het project een verlenging van de looptijd noodzakelijk acht, verzoekt hij dit expliciet bij de jaarrekening. Kredieten groter dan € 20 miljoen worden ter vaststelling aan de raad voorgelegd. De te verlengen kredieten groter dan € 20,0 miljoen en de overige kredieten zijn opgenomen in bijlage 3. De te beëindigen kredieten groter dan € 20,0 miljoen en de overige kredieten zijn opgenomen in bijlage 4. Ad 6. Kennis te nemen van het Accountantsverslag 2023 Gemeente Amsterdam zoals opgenomen in bijlage 5. Het algemene beeld van ACAM over de interne beheersing is dat er voorzichtige stappen zijn gezet op de onderwerpen waarover eerder is gerapporteerd.

ACAM geeft daarnaast ook aan dat de druk op de financiën onverkort aanwezig blijft door de onzekerheden rondom kortingen en de systematiek van het gemeentefonds, en merkt op dat het maken van keuzes hierdoor onvermijdelijk lijkt. Desondanks roept de begrotingskwaliteit vragen op bij ACAM. De opbouw van het rekeningresultaat wijkt bijvoorbeeld aanzienlijk af van de begroting. ACAM verwacht daarom dat de gemeente hier nog een slag in kan maken.

Gegenereerd: v1.44

3

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

De controleverklaring van ACAM bevat een oordeel met een beperking vanwege de gebreken in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023. ACAM geeft een goedkeurend oordeel voor getrouwheid van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten alsmede de financiële positie van de gemeente Amsterdam. En geeft een oordeel met beperking vanwege de tekortkomingen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betreft een kwalitatieve bevinding. ACAM geeft aan niet in staat te zijn geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Naast de hierboven genoemde kwalitatieve bevinding over de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording, constateert ACAM voor € 25,5 miljoen aan getrouwheidsfouten en € 101,7 miljoen aan onzekerheden. Een groot deel betreft de SiSa-verantwoording: € 9,7 miljoen aan fouten en € 64,7 miljoen aan onzekerheden. Ad 7. Kennis te nemen van de reactie van het college op het Accountantsverslag 2023 Gemeente Amsterdam. Algemene reactie De controleverklaring van ACAM bevat een oordeel met een beperking vanwege de gebreken in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023. Zoals ook in de raadsinformatiebrief van 15 april 2024 gemeld gaat het niet goed met het terugdringen van het aantal onrechtmatige aanbestedingen.

Ook het proces van rechtmatigheidsverantwoording liep moeizaam. Het college begrijpt het oordeel van de ACAM dan ook. Daarom hebben we besloten om –net als in de tijd van de bestuursopdracht– terug te gaan naar een strakke monitoring en sturing op de zaken die randvoorwaardelijk zijn voor het voorkomen van onrechtmatigheid en voor een goede verantwoording. We zien dat het beleid en de processen zijn ingeregeld, maar de naleving van regels en afspraken te wensen overlaat. De sturing op en de verantwoording over de inkoop moet duidelijker en beter. Om eigenaarschap, sturing en verantwoording te versterken zijn we gaan werken met kritische prestatie-indicatoren voor de verbetermaatregelen. Die gaan over centrale registratie van de inkoopcontracten en de uitnutting daarvan, een inkoopkalender met de startmomenten van inkoopvoorbereiding boven de Europese drempel, kennis direct en laagdrempelig beschikbaar stellen en het volledig krijgen van de inkoopdossiers. In september 2024 zullen we een raadsinformatiebrief sturen over de stand van zaken. 1.

Reactie op de adviezen van ACAM

De bestuurlijke reactie van het college in deze voordracht volgt de volgorde van de adviezen zoals ze gepresenteerd zijn in hoofdstuk 2 van het Accountantsverslag 2023 (bijlage 5, pagina 6 tot en met 9). Het college stelt overigens het nieuwe overzicht in het verslag waarin alle adviezen en aandachtspunten zijn samengevat, zeer op prijs. 1 Begroting versus realisatie Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Onderzoek wat de oorzaak is van de relatief grote afwijkingen tussen de begroting en de realisatie en pas indien mogelijk de begroting daarop aan. Reactie college:

Gegenereerd: v1.44

4

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

Het college erkent dat de ramingen uit de najaarsnota op onderdelen (substantieel) afwijken van de realisatie. We vinden evenals ACAM dat onze ramingskracht op onderdelen verbeterd moet worden en nemen het advies ter harte om de oorzaken hiervan te onderzoeken. We willen daarbij graag gebruik maken van het onderzoek dat de Rekenkamer momenteel uitvoert naar de voorspellende waarde van de begroting. De publicatie van dit onderzoek vindt waarschijnlijk kort na het zomerreces plaats. We zullen in de bestuurlijke reactie op dit onderzoek ingaan op onze plannen om de ramingskracht te verbeteren. 2 Kaderstelling Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Neem alle (begrotings)regels van de raad met een financieel effect op in de financiële verordening. Neem de (begrotings)regels van het college niet op in het boekwerk begroting. • Besteed bij wijzigingen ten aanzien van het financieel stelsel voldoende aandacht aan de bestendige gedragslijnen. Reactie college: De begrotingsregels zijn werkafspraken van het college binnen de kaders van de financiële verordening. Bij de start van een nieuwe collegeperiode spreekt het college de begrotingsregels met elkaar af. De raad krijgt bij toepassing van deze begrotingsregels – zoals die over de eindejaarsmarge – het financieel effect ter besluitvorming voorgelegd, waardoor het budgetrecht van de raad onaangetast blijft.

Daarom is het inderdaad niet noodzakelijk om de begrotingsregels in het boekwerk van de begroting op te nemen. We kijken naar een vorm waarin we de raad bij de start van een nieuwe collegeperiode actiever informeren over de werkafspraken van het college, dan via de bijlage van de begroting. Regelmatig houden we (onderdelen van) van het financiële stelsel tegen het licht. Afspraak met de raad is om dit minstens eens in de vier jaar te doen. Het is niet de bedoeling of de praktijk om telkens tot andere grondslagen te komen, we onderschrijven het belang om eenmaal gekozen uitgangspunten te bestendigen. Wegens voortschrijdend inzicht of veranderde interne of externe omstandigheden kan het echter wenselijk zijn om wijzigingen in het stelsel voor te stellen. Wijzigingen in het financieel stelsel stellen we voor als daar aanleiding voor is en we zetten in op het continueren van uitgangspunten die hun waarde hebben bewezen. 3 Reserves en voorzieningen Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Beoordeel reserves en voorzieningen integraal op nut, noodzaak en voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de eigen beleidsnota. Kijk daarbij of het mogelijk is het aantal reserves en voorzieningen te verminderen door middel van het samenvoegen van posten of het via de exploitatie laten lopen van structurele lasten.

Gegenereerd: v1.44

5

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

Reactie college: Het college onderschrijft het belang. In 2024 zullen we de reserves en voorzieningen opschonen. Dit vindt plaats in samenhang met het actualiseren van de beleidsnota reserves en voorzieningen. De punten die ACAM adresseert nemen wij hierin mee. Op voorhand geven wij aan dat we de specifiek door ACAM benoemde reserves willen aanpassen of laten vervallen. Advies ACAM: • Verbeter het inzicht in de verschillen tussen de begroting en jaarrekening per individuele reserve. • Breid de toelichting in de verloopstaten van reserves en voorzieningen uit zodat deze zelfstandig leesbaar(der) zijn. Reactie college: Het college onderschrijft het belang voor de raad van een goed inzicht in de reserves en voorzieningen. Wij zullen in overleg met ACAM onderzoeken hoe we de informatieve waarde van toelichtingen op de (mutaties van) reserves en voorzieningen kunnen verhogen. Hierbij zullen wij ook kijken naar een betere verbinding tussen de toelichtingen op de balans, de programmaverantwoording en de paspoorten van de reserves en voorzieningen. Door verdere digitalisering van de P&C-boekwerken zullen we het doorklikken naar de verschillende onderdelen vergemakkelijken.

4 Waardering van onderhanden werken grondexploitaties Portefeuillehouders Grond en Ontwikkeling (Wethouder Reinier van Dantzig) Advies ACAM: • Onderzoek of het mogelijk is om de meest actuele inzichten te betrekken bij het proces van ramen van de grondexploitaties en/of het proces te bekorten. Reactie college: Om ervoor te zorgen dat alle grondexploitaties tijdig zijn geactualiseerd voor controle in het jaarrekeningproces hanteren we een peildatum van 1 oktober. Onze methodiek voorziet erin dat we daarna op portefeuilleniveau ontwikkelingen meenemen en verwerken in risicoposten en weerstandsvermogen en daarover verantwoorden, maar dit niet meer verwerken in de afzonderlijke grondexploitaties. Ontwikkelingen na de rapportagedatum zullen er altijd zijn. We streven altijd naar verbetering van processen en rapportages, maar geven aan dat de omvang van de portefeuille (circa 150 grondexploitaties) het niet mogelijk maakt het proces verder te bekorten en volledig tegemoet te komen aan het advies. Aandachtspunt ACAM: • Wij vragen aandacht voor de toelichtingen in de paragraaf grondbeleid van het jaarverslag waarin wordt ingegaan op de (inherente) onzekerheden bij de waardering van de grondexploitatie-portefeuille.

Gegenereerd: v1.44

6

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

Reactie college: Het college ondersteunt het aandachtspunt van ACAM. 5 Vanaf jaarrekening 2023: de rechtmatigheidsverantwoording Portefeuillehouder Financiën en Coördinatie Inkoop (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Overweeg een andere aanpak van de spendanalyse, voer deze periodiek uit en zorg voor de benodigde kennis van het aanbestedingsrecht in het proces. • Laat de planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium aansluiten op de P&C-cyclus zodat uitkomsten tijdig beschikbaar komen voor evaluatie en opname in de rechtmatigheidsverantwoording. • Reactie college: Het college herkent zich in de adviezen van ACAM. Voor het borgen van de aanbestedingskennis in het proces van de spendanalyse organiseren we trainingen en presentaties voor betrokkenen. Dit gaan we verder uitbreiden en blijven we herhalen. We evalueren het proces van de rechtmatigheidscontrole 2023 van de inkoopuitgaven. Deze evaluatie richt zich onder andere op de verdeling van taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen binnen het proces. De conclusies nemen we mee om het proces te verbeteren en de uitvoering van de controle efficiënter, effectiever, transparanter en voorspelbaarder te laten verlopen. De spendanalyse zal iedere 4 maanden uitgevoerd worden (bij de 4-, 8-maandsrapportage en eindejaarsrapportage).

In samenspraak met ACAM zullen we ook onderzoeken hoe we de aanpak van de spendanalyse effectiever kunnen inrichten. De verbeterpunten uit de evaluatie passen we toe bij de 8-maandscontrole. In de aankomende 4-maandsrapportage zal, als gevolg van de forse stijging van de onrechtmatigheid van inkoopuitgaven in 2023, extra aandacht worden gegeven aan de volgende aspecten: • De spendanalyse om een beeld te krijgen van de omvang van de onrechtmatigheid over de eerste 4 maanden van 2024 en eventuele uitschieters of bijzonderheden in de eerste 4 maanden te signaleren. De directies voeren de spendanalyse uit. De directie Financiën en Inkoop rappelleert op de tijdige aanlevering, stuurt op de kwaliteit van de spendanalyse en signaleert waar zich risico's voordoen. Op basis van de signalen van de directie Financiën en Inkoop neemt het GMT waar nodig actie richting directies. De 2e en 3e lijns-controle zal bij de volgende spendanalyse (8-maands) plaatsvinden. • De 1%-plannen die directies met onrechtmatige uitgaven van meer dan 1% van hun inkoopuitgaven in 2023 of van meer dan € 500.000, in mei 2024 opleveren of, bij een lopend 1%-plan, actualiseren.

• De kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) die het college in de raadsinformatiebrief over de stand van zaken eindejaarscontrole inkoopuitgaven 2023 van 15 april 2024 heeft toegezegd om eigenaarschap, sturing en verantwoording te versterken. Deze hebben onder andere

Gegenereerd: v1.44

7

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

betrekking op contractmanagement en -beheer. Als de uitkomsten daar aanleiding toe geven zal daar per geval actief op gestuurd worden. 6 Single Information Single Audit (SiSa) Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren Advies ACAM: • Investeer in een grondige analyse en verbetering van de informatiehuishouding, zodat deze volledig is afgestemd op de geldende, door het Rijk gestelde, normen en vereisten. Investeer in trainingen voor medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van een regeling en het verantwoordingsproces. Zorg ervoor dat zij goed op de hoogte zijn van de geldende normen en procedures. • Implementeer interne controlemechanismen om ervoor te zorgen dat de juistheid en rechtmatigheid van bestedingen nauwlettend worden gevolgd. Van belang daarbij is mogelijke risico's proactief te identificeren en hierop in te spelen. Reactie college: Om het proces rond de SiSa-verantwoording verder te verbeteren stelt het college voor opvolging te geven aan de adviezen van ACAM. Investeer in een grondige analyse en verbetering van de informatiehuishouding We zullen analyseren hoe de informatiehuishouding kan verbeteren, zodat de lijnorganisatie in de uitvoering kan voldoen aan de door het Rijk gestelde normen en eisen.

We denken hierbij met name aan afstemming tussen de lijnfunctionaris en de financieel adviseur, waarbij bestaande en nieuwe SiSa-regelingen worden getoetst op het kunnen voldoen aan de voorwaarden van de regelingen en eventuele risico’s. Dit betekent ook afspraken maken met eventuele externe partijen over het tijdig aanleveren en organiseren van adequate informatievoorziening (zowel de interne als externe informatiehuishouding). Hiermee verwachten wij herstelwerkzaamheden en extra tijdsinspanning achteraf zo veel mogelijk te voorkomen. Investeer in trainingen Net als voorgaande twee jaren gaan we ook in 2024 voorafgaand aan de interim- en eindejaarscontrole, centraal informatiebijeenkomsten organiseren voor collega’s in de lijn en financials, waarbij we in samenwerking met ACAM ingaan op het proces, richtlijnen en tijdslijnen. Implementeer interne controlemechanismen Om ervoor te zorgen dat toekenning en bestedingen van de specifieke uitkeringen van het Rijk goed gevolgd kunnen worden zal een periodieke monitoring plaatsvinden. Deze monitor ziet erop toe dat inzichtelijk is welke uitkeringen zijn toegekend (monitor op de geldstroom), onder welke voorwaarden bestedingen te realiseren en de realisatie van de bestedingen.

Risicogericht en steekproefsgewijs zal aanvullend op de monitor een toets plaatsvinden of de bestedingen voldoen aan de voorwaarden die aan de uitkering zijn gesteld. 7 Weerstandsvermogen in relatie tot de financiële risico’s Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM:

Gegenereerd: v1.44

8

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

• Rapporteer in het jaarverslag op een vergelijkbare wijze als in de begroting over het weerstandsvermogen en risicobeheersing. Reactie college: Het college neemt dit advies over. 8 Beheersing van frauderisico’s Portefeuillehouder Algemene Zaken (Burgemeester Femke Halsema) Advies ACAM: • Geef prioriteit aan het implementeren van beheersingsmaatregelen gericht op het voorkomen van fraude en corruptie. • Richt gestructureerde periodieke controle in om vast te stellen of sprake is geweest van mogelijke fraude ofwel om uit te sluiten dat mogelijke fraudes hebben plaatsgevonden. Reactie college: Het college onderschrijft de adviezen. 9 Nieuw beleidskader subsidies Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Aandachtspunt ACAM: • Besteed voldoende aandacht aan het creëren van een gezonde balans tussen doelmatigheid en vertrouwen enerzijds en rechtmatigheid anderzijds. Reactie college: De raad heeft met vaststellen van het nieuwe beleidskader voor de subsidies bewust gekozen voor minder administratieve rompslomp en daarmee minder verantwoording voor kleine subsidieontvangers. Door middel van steekproefsgewijze controle proberen we het risico op fraude en oneigenlijk gebruik te beperken. De bestaande controlemechanismen zoals noodzakelijke functiescheidingen in het proces, vier-ogen principes en (verbijzonderde) interne controle continueren we.

Het openbaar subsidieregister zorgt er voor dat transparant is welke partijen welk bedrag aan subsidie krijgen. Daarnaast is er de afgelopen periode gewerkt aan een verbeterde interne signalering om het aandelen van subsidies te versnellen. Hierdoor wordt de kans dat misbruik en oneigenlijk gebruik en frauduleuze praktijken onopgemerkt blijven beperkt. De voorwaarden voor het verlenen van een subsidie zijn voor de aanvrager opgenomen op de subsidiepagina van de gemeente Amsterdam en hiermee vooraf beschikbaar voor de aanvrager. Ook geven we daar aan dat we steekproefsgewijs controles uitvoeren op toegekende subsidies. Om misbruik en oneigenlijk tegen te gaan wordt er een nieuw kader “risicogestuurd toetsen en verantwoorden” uitgewerkt om een gezond evenwicht te bereiken tussen meer vertrouwen en minder controle enerzijds en het borgen van rechtmatige verstrekking anderzijds. Hiermee richten wij een aanvraag- en verantwoordingsproces in waar, op basis van risicoanalyse, de controlelast in

Gegenereerd: v1.44

9

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

verhouding staat tot de risico’s. Dit betekent minder verantwoordingslast voor de aanvrager waar het kan en intensiever controleren waar het moet. Het college meent hiermee voldoende aandacht te geven aan de door de ACAM genoemde aandachtspunten. 10 Voldoen aan wet- en regelgeving in het I-domein Portefeuillehouder ICT en digitale stad (Wethouder Alexander Scholtes) Advies ACAM: • Wij adviseren u de voortgang de BIO, AVG, Wpg, Woo in 2024 te blijven volgen. Reactie college: Het college neemt het advies over. 11 Assurance-rapportages uitbestede diensten (SaaS-applicaties) Portefeuillehouder ICT en digitale stad (Wethouder Alexander Scholtes) Advies ACAM: • Maak gemeentebreed (centraal) inzichtelijk bij welke applicaties de assurance-rapportages er niet zijn en bij welke applicaties deze er wel zijn. De rapportages die er wel zijn dienen jaarlijks te worden beoordeeld door de gemeente, voor rapportages die er niet zijn dienen deze alsnog te worden verkregen. Reactie college: Het college neemt het advies over. Het is in lijn met de eerdere aanbevelingen hierover en de acties die naar aanleiding hiervan in gang gezet zijn.

12 Autorisatiebeheer van applicaties in scope jaarrekeningcontrole Portefeuillehouder ICT en digitale stad (Wethouder Alexander Scholtes) Advies ACAM: Wij vragen er aandacht voor dat: • De periodieke controle in 2024 in lijn met de BIO wordt uitgevoerd, dat is (minimaal) twee keer per jaar. • De periodieke controle van uitgegeven speciale rechten, eveneens in lijn met de BIO, per kwartaal wordt uitgevoerd. • De monitoring op ongewenste functievermenging in lijn met de BIO wordt uitgevoerd. Reactie college: Het college geeft opvolging aan het advies. • Voor de applicaties die meelopen voor de jaarrekening betekent dit dat de betrokken directies opdracht krijgen om, conform het stedelijke proces, de periodieke controles uit te voeren, gefaciliteerd door Functioneel Beheer. • De vakgroep Functioneel Beheer zal de controle van uitgegeven speciale rechten doorvoeren. • De monitoring op ongewenste functievermenging zal door de betrokken directies samen met Functioneel Beheer worden doorgevoerd.

Gegenereerd: v1.44

10

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

13 Vaststellen van de geleverde prestaties bij inkoopfacturen Portefeuillehouder Coördinatie Inkoop (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Onderzoek of het mogelijk is centrale monitoring in te richten voor de controle op het toereikend onderbouwen van de levering van prestaties in de financiële administratie (AFIS) en of daarbij een relatie kan worden gelegd tussen contractafspraken, de daaruit voortvloeiende opdrachten en de daadwerkelijke prestatie. Reactie college: Er is een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheid om centrale monitoring in te richten voor de controle op het toereikend onderbouwen van de levering van prestaties in de financiële administratie (AFS). Dit betreft het leggen van de relatie tussen opdrachten en de daadwerkelijke prestatie. Het onderzoek wijst uit dat het inrichten van centrale monitoring mogelijk is, dus we voeren het in. Vervolgens, als AFIS is geïmplementeerd kunnen we contractafspraken, opdrachten en prestaties registreren en analyseren. Door middel van controles en rapportages gaan we dan evalueren of de geleverde prestaties voldoen aan de contractuele verplichtingen.

14 Volledigheid inkoopcontractenregister Portefeuillehouder Coördinatie Inkoop (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Wij achten het van belang dat de contractregistratie bij de livegang van AFIS volledig is zodat bestellingen via AFIS kunnen plaatsvinden en daarmee de koppeling tussen de inkoop- en financiële administratie gerealiseerd wordt. Reactie college: Het college onderschrijft het grote belang van een volledige registratie van inkoopcontracten. In AFIS zal dat namelijk zorgen voor een efficiënt bestelproces en een beter zicht op het gebruik van de inkoopcontracten. Immers, met de ingebruikname van AFIS zullen bestel- en contractinformatie zich in één systeem bevinden. We zullen ons maximaal inspannen om te zorgen dat de contractenregistratie in AFIS zo volledig mogelijk is bij livegang. In het kader van de randvoorwaarde voor contractmanagement op het juiste volwassenheidsniveau én effectief gebruik van het systeem AFIS, zullen alle actieve (in gebruik zijnde) inkoopcontracten moeten zijn geregistreerd in het centrale contractenregister. Het huidige gebruikte register is niet compleet. Daarom is alle directies opgedragen om ontbrekende inkoopcontracten alsnog te laten registeren. Zij worden daarbij ondersteund. Het doel is om in het derde kwartaal van 2024 de ontbrekende contracten te hebben geregistreerd, ruim voor het in gebruik nemen van AFIS.

De KPI hiervoor hebben we op een registratie van minimaal 90% van de inkoopcontracten bepaald. Aan de hand van de huidige uitvraag bij directies kan inzichtelijk worden gemaakt in hoeverre de doelstelling is gerealiseerd. Het inventariseren zal periodiek herhaald worden. De frequentie bepalen we aan de hand van de resultaten van de huidige uitvraag. Het beleid en processen die leiden tot registratie van inkoopcontracten zijn uitgewerkt en vastgesteld. Door middel van monitoring en sturing op de naleving daarvan werken we toe naar een blijvend sluitende administratie van inkoopcontracten.

Gegenereerd: v1.44

11

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

15 Afdoening aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Advies ACAM: • Besteed voldoende aandacht in de raad (en raadscommissies) aan opvolging van aanbevelingen. Enerzijds door, waar nodig, inhoudelijk het gesprek te voeren over de opvolging in raadscommissies, en anderzijds door bij besluitvorming met betrekking tot het jaarverslag en opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie alert te zijn op aanbevelingen die niet worden overgenomen door het college. Reactie college: Het college onderschrijft het belang van de controlerende taak van de raad. Het is daarbij aan de raad zelf om aan te geven hoe de opvolging van aanbevelingen te bespreken. We brengen graag onder de aandacht dat hoofdstuk 4 van het jaarverslag inzicht geeft in de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer. De stand van zaken van alle dan nog openstaande aanbevelingen en de in dat jaar afgedane aanbevelingen is daarin toegelicht. Het college heeft de wens om de reacties op diverse stukken over het jaarverslag te stroomlijnen (verslag ACAM, verslag rekeningencommissie, verslag commissie methode Duisenberg, brief rekenkamer). We zullen met de rekeningencommissie en de griffie bespreken hoe een verandering in het proces hierbij kan helpen. Financiële onderbouwing Overige toelichting

Niet van toepassing. Conclusie

De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Geheimhouding

Niet van toepassing.

Welke stukken treft u aan

Gegenereerd: v1.44

12

Gemeenteraad

VN2024-006644 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2024-032098

394_23 Motie van de leden Garmy c_s_ inzake indicatoren toevoegen aan het jaarverslag.pdf (pdf)

AD2024-027573

Bijlage 1 - Jaarverslag 2023.pdf (pdf)

AD2024-027571

Bijlage 2 – Gebiedsjaarverslagen 2023.pdf (pdf)

AD2024-027572

Bijlage 3 – Te verlengen kredieten.pdf (pdf)

AD2024-027574

Bijlage 4 – Te beëindigen kredieten.pdf (pdf)

AD2024-031217

Bijlage 5 - Accountanstverslag 2023 gemeente Amsterdam.pdf (pdf)

AD2024-027567

Gemeenteraad Voordracht (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Directie Middelen en Control , Pernille Stomp, 06-28504129, p.stomp@amsterdam.nl Soufyan Akoudad, 06-39270579, soufyan.akoudad@amsterdam.nl

Gegenereerd: v1.44

13