Evaluatie Gidso - Buurtteams.pdf

Projectevaluatie Gidso BTO’s Doel van de evaluatiegesprekken: Het inzichtelijk krijgen wat het perspectief van de BTO’s is op het verloop en de dynamiek van het Gidso project. Bovendien is het doel geweest om gezamenlijke leerpunten te identificeren die van waarde zijn voor de toekomstige informatievoorziening en samenwerking.

Dit verslag toont de weergave van de BTO’s

Projectevaluatie Gidso Evaluatie interview met Dataspecialist en Teamleider IV Perspectief en ingebrachte punten van de buurtteams 30 november 2023

Aanloop 2019-2020 / Aanbesteding / Systeemkeuze • Er is voor het traject aangesloten bij lopende aanbesteding van het OKT: Dit lijkt voor de BTO’s een onlogische keuze en het is wenselijk geweest om de reden achter deze aanpak helder te communiceren en te overwegen of dit het meest geschikte traject was. • Communicatie tijdens subsidietender BTO’s: Er is door de BTO’s ervaren dat er geen ruimte was om mee te denken in de systeemkeuze en projectaanpak. Dit had mede te maken met de timing van het aanbestedingstraject en subsidietender van de BTO’s waardoor er beperkte ruimte voor communicatie was. Dit is ervaren als een valse start voor de verhoudingen/samenwerking tussen de BTO’s en gemeente. Het is belangrijk om goede communicatielijnen te handhaven om input te verkrijgen en consensus te bereiken. • BTO’s zijn zes verschillende partijen: De BTO’s zijn zes verschillende organisaties, dit draagt bij aan een complexere afstemming/besluitvorming en consequenties voor de AVG. Bij het Gidso project zijn op stuurgroepniveau gemandateerden aangewezen om de BTO’s te vertegenwoordigen en namens alle partijen te spreken. Voor het vervolg is het essentieel om weer één of twee aanspreekpunten te hebben namens de BTO’s om afstemming te verbeteren, slagvaardigheid in het nemen van beslissingen te vergroten en communicatie te stroomlijnen.

• Gebrek aan duidelijkheid over het proces, de huidige techniek en datastromen: De keuze voor het systeem lijkt te zijn gemaakt zonder voldoende onderbouwing op werkprocessen, technologie en beschikbare data. Het is belangrijk om in de toekomst een solide grondslag te hebben voor een weloverwogen keuze en om het succes van een toekomstige keteninformatievoorziening te kunnen verzekeren. • Systeemkeuze in plaats van procesoverwegingen rondom de Amsterdammer: De focus lag voornamelijk op het implementeren van het systeem, terwijl de inhoudelijke vraag en organisatieverandering centraal had moeten staan, met als doel om de ondersteuning voor de Amsterdammers beter te maken.

• Overwegingen IV-architectuur: Bij het maken van de systeemkeuze is de IV-architectuur van de BTO’s niet voldoende in acht genomen, mede doordat deze op het moment van gunning nog niet opgericht waren. Het is van belang om in de toekomst de infrastructuur en architectuur van bestaande organisaties zorgvuldig te overwegen voor een soepele integratie en werkwijze met de systemen. Hierbij moet ook gedacht worden aan het opstellen van een doelarchitectuurplaat. • Privacy: Er is geen brede aandacht geweest voor het privacy aspect, dit is voornamelijk vanuit de gemeente beslecht. In de toekomst is een inclusieve benadering met alle partijen noodzakelijk om de privacyvraagstukken effectief te adresseren en aan te pakken. Daarbij moet ook worden gedacht aan het uitvoeren van een DPIA / Risico-analyse voor de marktverkenning.

Projectfase 2021-2023 •

Implementatie: De implementatie van het systeem bracht al snel een uitgebreide lijst met veranderingen met zich mee, waaruit bleek dat de standaardconfiguratie van Gidso niet voldeed aan de eisen van het ketenproces. Tijdens de implementatie lag er aanzienlijke druk om het systeem in te voeren, waarbij de implementatiedata herhaaldelijk werden uitgesteld en de risico's van implementatie werden genegeerd. Hoewel de afvaardiging van de buurtteams in overleg met de projectleider vanuit de gemeente vele documenten opleverden, ontbrak het aan daadwerkelijke besluitvorming. Het essentiële leerpunt hieruit is het belang van striktere randvoorwaarden en duidelijke no-go criteria vroeg in het proces. Een betere afstemming en duidelijkheid in de vroege fasen van het project zouden hebben bijgedragen aan het voorkomen van escalaties, uitgestelde implementatiedata en het ontbreken van effectieve besluitvorming. Dit onderstreept de noodzaak om vanaf het begin scherpe randvoorwaarden en doelstellingen vast te stellen.

•

Projectleider: Er hebben veel verschuivingen plaatsgevonden van projectleider, waarbij er een aanzienlijke druk op de projectleider lag om te slagen. Daarbij zijn er situaties geweest waarbij er nadruk lag op het bereiken van succes zonder een realistisch beeld te schetsen aan de stuurgroep. Dit resulteerde in een gebrek aan juiste informatie en het uitblijven van besluitvorming. Het is van belang om in de toekomst een onpartijdige projectleider aan te stellen die in staat is objectief en transparant de realiteit van het project te communiceren, waarbij druk op succes niet ten koste gaat van het presenteren van een accuraat beeld van de situatie. Een effectieve projectleider moet in staat zijn om de stuurgroep een realistisch beeld te schetsen waardoor er weloverwogen keuzes gemaakt kunnen worden.

•

Deepdivesessie 2023: Dit is ervaren als een eerste gezamenlijke sessie en procesverkenning. Het bleek een lastige opgave om het proces in kaart te brengen en de verschillende rollen/belangen van de partijen te herkennen. Het is desondanks als waardevol ervaren om gezamenlijk rond de tafel te zitten.

•

Gartner rapport: Er is door de BTO’s meegewerkt aan het Gartnerrapport en de vraag hoe toekomstgericht het systeem is. Oplevering van het rapport heeft niet in samenspraak met de BTO’s plaatsgevonden. Toekomstige samenwerking vraagt meer afstemming en gezamenlijke besluitvorming.

Samenwerking •

Betrokkenen: De projectgovernance is voorgesteld vanuit de gemeente en de BTO’s zijn niet in ieder gremium vanaf het begin af aan voldoende betrokken en vertegenwoordigd geweest. BTO management, medewerkers en zorgaanbieders moeten beter vertegenwoordigd worden in het project om tot kwalitatief beter resultaat te komen. In een vervolg is het belangrijk om alle partijen te betrekken bij de opdrachtformulering en het vaststellen van de doelstelling.

•

Governance: Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk besproken en benoemd. Het is belangrijk dat er een governance is waarbij iedereen vertegenwoordigd is en er werkafspraken zijn gemaakt over de rollen, verantwoordelijkheden en communicatie- en escalatielijnen.

•

Samenwerking: De samenwerking tussen de partijen is door de BTO’s als onplezierig ervaren, met het gevoel niet aan tafel te zitten. Er was onvoldoende aandacht voor open communicatie, gezamenlijke inspanningen, afstemmen van spelregels en het vinden van een gedeelde weg. De perceptie van eeen dominante rol en houding van de gemeente in het besluitvormingsproces heeft de verhoudingen en samenwerkingsdynamiek negatief beïnvloedt. Het leerpunt hieruit is de noodzaak om een evenwichtige en inclusieve samenwerking te waarborgen, waarbij alle betrokken partijen op gelijkwaardige basis deelnemen. Dit omvat het respecteren van elkaars perspectieven, belangen en bijdragen om een constructieve en gelijkwaardige samenwerking te bevorderen.

•

Cultuur: Er is een situatie ervaren waarin kritische punten meermaals zijn aangekaart, met onder anderen een omvangrijke changelist en privacykwesties die als no-go’s zijn bestempeld. Echter is het proces desondanks doorgegaan en is er geen gehoor gegeven aan de signalen en escalaties vanuit de projectgroep of BTO’s. Er is door de BTO’s een druk en dreiging gevoeld vanuit de gemeente om mee te werken en er is meermaals voorbijgelopen en/of doorgedrukt op no-go’s. Het is van belang om binnen de samenwerking een cultuur te cultiveren waarin openheid en veiligheid worden aangemoedigd en waar besluitvorming meer wordt gedragen door collectieve input van alle partijen. Dit zal ook de mogelijkheid bieden om tijdig en adequaat in te spelen op veranderingen en problemen.

Samenvatting en afspraken voor het vervolg In de evaluatie zijn verschillende leerpunten benoemd, samenvattend benadrukken deze het belang van: •

Betrokkenheid van alle partijen;

•

Een heldere en gezamenlijke doestelling;

•

Focus op de samenwerking in de keten en informatiebehoeften;

•

Transparante en duidelijke projectgoverance;

•

Een evenwichtige en inclusieve samenwerking tussen de partijen.

Concrete afspraken: •

Als contactpersoon van De Sociale Maatschap kan voor het vervolg op projectniveau worden geschakeld met de IV teamleider

•

Daarnaast is gesproken over het betrekken van registratiecoaches en de betrokken zorgaanbieders bij de Deep-Dive.

•

Er vindt nog werving plaats voor een gezamenlijke coördinator vanuit de BTO’s.

Projectevaluatie Gidso Evaluatiegesprek directie BTO’s Perspectief en ingebrachte punten van de buurtteams 7 december 2023

Aanloop 2019-2020 / Aanbesteding / Systeemkeuze •

Samenloop aanbesteding en subsidietender: Vanuit de BTO’s is initieel voornamelijk aandacht geweest op de subsidietender voor de buurtteams zelf en daarmee minder aandacht voor de ontwikkelingen van de IV-voorziening vanuit de gemeente, welk traject parallel liep. Twee jaar daarvoor was vanuit de Madi’s het besluit genomen om met één systeem te gaan werken, de BTO’s gingen er vanuit dat er nog gesprekken zouden volgen en hebben de keuze voor IV-voorzieningen niet als fundamenteel genoeg ingeschat.

•

Voor de aanbesteding van Gidso voor de buurtteams en partners is aangesloten bij de aanbesteding van Gidso voor het OKT: De aanbesteding voor Gidso liep samen voor de buurtteams en de OKT’s met als doel één systeem voor BT, OKT en zorgaanbieders. De keuze om aan te sluiten bij een lopende aanbesteding lijkt voor de BTO’s onlogisch en het was wenselijk geweest de rationele achter deze aanpak te communiceren.

•

Gebrek aan duidelijkheid over het proces, de huidige techniek en datastromen bij de systeemkeuze: De keuze voor het systeem lijkt voor de BTO’s te zijn gemaakt zonder voldoende onderbouwing op werkprocessen, een programma van eisen voor het systeem en huidige architectuur van betrokken organisaties. Er heeft daarmee voor de BTO’s geen weloverwogen en gezamenlijke systeemkeuze plaatsgevonden. Daarnaast werd het doel om tot één systeem te komen en huidige systemen te vervangen door de BTO’s niet gedragen.

•

Onduidelijkheid over visie en doel van keteninformatievoorziening: De focus lag voornamelijk op het implementeren van één systeem, terwijl de inhoudelijke visie en het doel achter het in gebruik nemen van één systeem voor de BTO’s niet helder was. Hierdoor is een tweedeling ontstaan in de visie achter het in gebruik nemen van een systeem. De inhoudelijke vraag en organisatieverandering met als doel om de ondersteuning voor de Amsterdammers beter te maken stond voor de BTO’s onvoldoende centraal.

Projectfase 2021-2023 •

Zorgen over systeemeisen, juridische aspecten en algehele visie na gunning: Het systeem bleek al snel niet aan te sluiten op de processen en systemen van de buurtteams. Er is vanuit de BTO’s vanaf november 2020 meerdere malen aangegeven dat er grote zorgen zijn omtrent juridische aspecten, privacy en systematische integratie. Desondanks werd er vanuit de gemeente gestart met het project en lag de focus op implementatie van het systeem.

•

Implementatie: Vanaf de start zijn er zorgen over de capabiliteit van het systeem op de processen. De BTO’s benadrukken het onvermogen om met Gidso te werken, ondersteund door een issuelijst van tien punten. Echter wordt ervaren dat het streven naar implementatie ertoe heeft geleid dat argumenten terzijde werden geschoven en de risico’s van implementatie werden genegeerd. Er heeft een gebrek aan effectieve communicatie en samenwerking tussen de partijen plaatsgevonden, en ondanks meerdere overleggen en documentatie ontbrak het aan de noodzakelijke besluitvorming. Er is voornamelijk gesproken over een implementatiedatum en plannen van aanpak om implementatie mogelijk te maken. Hierbij heeft er volgens de BTO’s onvoldoende reflectie plaatsgevonden op de initiële keuze en is continue vastgehouden aan implementatie van Gidso.

•

Scenario 2: Tijdens directiegesprekken is een eenduidige richting vastgesteld, waarbij scenario 2 als keuze naar voren kwam. Desondanks ontstonden er interpretatieverschillen omtrent deze keuze, waarbij de conceptuele invulling van dit scenario bij de BTO’s niet in lijn was met de verwachtingen. Dit leidde tot een discrepantie: de gemeente veronderstelde consensus en voortgang, terwijl de BTO’s deze consensus niet ervoer. Dit onderstreept de noodzaak van een heldere communicatie en gedeeld begrip tussen betrokken partijen om toekomstige interpretatieverschillen te voorkomen en een effectieve voortgang te waarborgen.

•

Deepdive: De deepdive sessie is als prettig en waardevol ervaren, voornamelijk omdat gezamenlijk met de zorgaanbieders aan tafel werd gezeten. Hierbij is geconcludeerd dat de registratie bij de individuele partijen ligt en het doel is het realiseren van informatie uitwisseling. Er kwam duidelijkheid over terminologie en inhoud om te verifiëren of alle partijen hetzelfde bedoelen. Een verdere uitwerking hiervan is als noodzakelijk benoemd. Daarna ontstond tot verbazing van de BTO´s een andere dynamiek waarbij de gemeente leek weg te drijven van de conclusies uit de deepdive.

•

Escalatie BTO’s om te stoppen met Gidso: Er heeft opschaling plaatsgevonden vanuit de BTO’s, wat resulteerde in gesprekken op directieniveau en gesprekken met de wethouder. De BTO’s hadden ook te maken met personeelstekorten en hebben vanuit die hoek aangegeven dat het implementatietraject beter met hen moest worden afgestemd.

9

Samenwerking •

Projectgovernance: De projectstructuur en –aanpak zijn beheerd binnen de gemeente, waar de BTO’s geen directe deelname aan hadden. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk besproken en benoemd. Dit resulteerde in een gebrek aan helderheid omtrent de projectscope en een voortdurende vermenging van inhoud en proces in de gevoerde gesprekken. De BTO’s hebben mede hierdoor van het begin af aan zich niet als gelijkwaardige samenwerkingspartner gevoeld.

•

Personeelswisselingen: Binnen de gemeente waren er gedurende het project verschillende projectleiders. Vanuit de BTO’s hebben consistent dezelfde mensen aan tafel gezeten.

•

Betrokkenheid zorgaanbieders: Er zijn herhaaldelijk suggesties gedaan om zorgaanbieders meer te betrekken bij het project om een integrale benadering te waarborgen. Deze aanbevelingen zijn, met uitzondering van de georganiseerde deepdivesessies, niet voldoende opgevolgd.

•

Samenwerking: De BTO’s hebben vanaf de aanloop het gevoel gehad niet als gelijkwaardige samenwerkingspartner aan tafel te zitten en de samenwerking op meerdere punten als onplezierig ervaren. Er is onvoldoende aandacht geweest voor open communicatie, afstemmen van spelregels en het vinden van een gezamenlijke weg. De perceptie van een dominante rol en houding van de gemeente in het besluitvormingsproces heeft de verhoudingen en samenwerkingsdynamiek negatief beïnvloed. Er zijn situaties ervaren waarin kritische no-go punten zijn aangekaart, maar niet op dezelfde manier in de stuurgroep zijn benoemd. Daarmee is de ervaring van de BTO’s dat er voorbijgelopen is aan kritische signalen en escalaties.

10

Samenvatting en afspraken voor het vervolg Tijdens de evaluatie en op basis van benoemde evaluatiepunten zijn de volgende leerpunten te benoemen: •

Een evenwichtige samenwerking op basis van gelijkwaardig partnerschap: Het is cruciaal om een continue dialoog te organiseren over samenwerkingsprocessen, niet alleen bij projecten. Het is belangrijk om met elkaar te streven naar een gelijkwaardige relatie tussen alle betrokken partijen om een effectieve en inclusieve samenwerking te bevorderen. Om interpretatieverschillen te voorkomen te waarborgen dat alle betrokkenen gezamenlijk naar dezelfde doelen streven, is het van belang om regelmatig met elkaar af te stemmen om te verzekeren dat alle partijen elkaar goed begrijpen en op één lijn liggen.

•

Een gezamenlijke doelstelling met focus op meerwaarde voor de Amsterdammer: Het doel moet gericht zijn op ketensamenwerking en het ontsluiten van data, waarbij recht wordt gedaan aan de verantwoordelijkheid en taak van de gemeente en alle betrokken partijen (BTO’s en zorgaanbieders) een rol spelen.

•

Helderheid in governance en verantwoordelijkheden: Het belang van een heldere governancestructuur en het vaststellen van verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen moet worden benadrukt. Dit draagt ook bij aan de gelijkwaardigheid in gesprekken.

Concrete afspraken: •

In het voorjaar 2024 zal een raadsinformatiebrief worden opgeleverd met de geleerde lessen die meegenomen worden in het vervolgtraject.

•

Doel is om een goede doorstart te maken en een productieve samenwerking te realiseren.

•

Op directieniveau bij de BTO´s zal het stokje worden overgedragen wanneer het vervolgtraject gaat starten.

•

Op uitvoeringsniveau zal de IV Teamleider BTO Noord & Zuid vertegenwoordigen, er wordt op dit moment een proces coördinator geworven die voor het hele vervolgtraject aanspreekpunt zal zijn.