Eindrapportage 2023 OD NZKG.pdf

In 2023 is er bij een zestal teams een SPP-traject doorlopen. Onderdeel van SPP is een personeelsscan: aan de hand van interne organisatorische en externe maat­ schappelijke ontwikkelingen wordt onderzocht wat er aanwezig is in het huidige team, wat in de toekomst nodig is en wat er dan nog ontbreekt. Afhankelijk van de uitkomsten wordt bekeken welke instrumenten en processen nog voor de sturing op in-, door- en uitstroom ontbreken of aangepast moeten worden. Arbeidsmarkt / werving & selectie De arbeidsmarkt was ook in 2023 onverminderd krap, zeker voor de ervaren specialistische medewerkers die de OD NZKG nodig heeft. Het plan van aanpak Werving en Selectie is door het team W&S verder opgepakt en uitgewerkt. Waarmee naar een meer toekomstbestendige OD NZKG wordt toegewerkt, met voldoende gekwalificeerde medewerkers om ons werk goed te blijven uitvoeren. Bij de werving richt de organisatie zich steeds meer op gewenste competenties voor de functie dan op gevolgde opleidingen of ervaring. En wordt ervoor gekozen meer intern op te leiden. Er zijn in 2023 een aantal grootschalige acties uitgevoerd.

Jaarstukken 2023

77

In de eerste helft van 2023 zijn twee grote wervingscampagnes uitgevoerd voor de start van twee interne opleidingspools: • De eerste pool is de zogenaamde ‘milieu-pool’ waarvoor nieuwe medewerkers zijn geworven om het vak van vergunningverlener of handhaver te leren. Er is met een snelle en laagdrempelige manier van solliciteren gewerkt en een open dag georganiseerd met workshops en stands bemand door interne medewerkers. De uitgenodigde kandidaten hebben een ‘succes met je sollicitatie’ kaartje ontvangen om zo de betrokkenheid te vergroten. Verder is er een voorselectie geweest, zodat de teammanagers slechts de positief bevonden sollicitanten hebben gesproken. De teammanager ging hierbij na de eerste ronde binnen zeer korte tijd het gesprek aan met de sollicitanten. Deze manier van werven heeft z’n vruchten afgeworpen. Er zijn 108 reacties geweest, 25 sollicitatiegesprekken en 15 medewerkers daadwerkelijk aangenomen. • De milieu-pool is gestart op 1 juni 2023 en bestaat grotendeels uit oudere zijinstromers; medewerkers met een hele andere werkervaring die de overstap hebben gemaakt. De opleiding is door de ODSchool verder ingericht. Er vindt onder leiding van gepensioneerde oud-medewerkers centrale casuïstiek bespreking plaats, naast de dagelijkse begeleiding door mentoren op de werkvloer. De eerste ervaringen zijn positief.

Wel wordt deze aanpak als intensief voor de werkvloer ervaren. • De tweede pool waarvoor in 2023 is geworven is de zevende Technisch Trainee Ship (TTS) waar al jaren succes mee wordt geboekt. Ook hier is dezelfde wervingsaanpak ingezet. Dit heeft geresulteerd in een pool bestaande uit 11 nieuwe medewerkers, voornamelijk HBO/universitair net afgestudeerden. Deze pool is gestart op 1 september 2023. De wervingscampagnes voor deze pools hebben naast de succesvolle plaatsingen in de twee pools als bij-effect gehad dat er ook voor andere functies bij de OD NZKG meer interesse is gegenereerd. Er is verder gewerkt aan het verbeteren van de zichtbaarheid van de OD NZKG als werkgever. Zo is er deelgenomen aan de tweedaagse carrièrebeurs in de RAI en hebben er medewerkers op stagemarkten gestaan. En is er aangesloten bij het omscholingsprogramma van de provincie NoordHolland, wat direct al geresulteerd heeft in twee nieuwe medewerkers. Meer zichtbaarheid op vacaturesites als gemeentebanen en LinkedIn is gegenereerd en potentiële kandidaten worden actief benaderd. De samenwerking tussen de vier Noord-Hollandse omgevingsdiensten op het gebied van werving en selectie bestaat nog steeds. Ongeveer één keer in de 3 maanden vindt er een digitale meeting plaats. Er worden vacatures en sollicitanten gedeeld en ontwikkelingen met elkaar besproken.

In 2023 waren er 106 verschillende vacatures, waarvan er 64 (60%) zijn ingevuld. In totaal zijn er echter 101 medewerkers ingestroomd daar op 1 functie meerdere mensen kunnen instromen, als bij een traineefunctie. Er zijn 18 medewerkers onder de 30 jaar ingestroomd. 38 medewerkers zijn intern doorgestroomd en hebben een functiewijziging gekregen. 43 medewerkers zijn uitgestroomd. De extra stimuleringsmaatregel voor zittende medewerkers die een nieuwe collega aanbrengen is in 2023 in totaal 15 keer uitgekeerd. De externe inhuur is teruggelopen door overstap van inhuur naar vast te stimuleren en door positieve wervingen.

78

Opleiden en ontwikkelen en ODSchool De OD NZKG is een aantrekkelijke werkgever en weet medewerkers te ‘binden en te boeien’. Dit door de voorwaarden te scheppen voor medewerkers om prettig en goed te kunnen werken. Daarbij hoort ook de mogelijkheid om te blijven ontwikkelen, leren en werken aan kennisontwikkeling en kennisbehoud. In 2023 is 2,4% van de loonsom beschikbaar gesteld voor opleidingen (exclusief incidentele budgetten). Dit wordt verhoogd naar 3% in 2024 conform de robuustheidscriteria voor omgevingsdiensten. Wij beogen een ‘Lerende Organisatie’ te zijn waarin management en medewerkers een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor ontwikkeling en kennisoverdracht. In de ODSchool komen reeds bestaande ontwikkelingen overzichtelijk samen, worden de behoeften aan opleiden en ontwikkeling gemonitord en wordt zorg­ gedragen voor verdere ontwikkeling en aanbod van opleidingen. De ODSchool heeft een stuurgroep waarin managers uit de verschillende directies plaats hebben, en een directeur als opdrachtgever. Onderdeel van de ODSchool is faciliteiten te ontwikkelen en aan te bieden die een ‘Lerende Organisatie’ nodig heeft. Verder biedt de ODSchool wettelijk verplichte en vakinhoudelijke (zie kwaliteitscriteria), maar ook vanuit de organisatieontwikkeling gewenste trainingen aan. In dit aanbod is aandacht voor toekomstige ontwikkelingen die onze vakgebieden kunnen raken.

Naast het opleidings- en trainingsaanbod worden ook zaken als intervisie en teamsessies georganiseerd, waarbij samen leren centraal staat. De OD NZKG is betrokken bij de ontwikkeling van een ODNL Academie, die zorg zal dragen voor een centraal, uniform aanbod van opleidingen aan alle Omgevingsdiensten ter stimulering van de kwaliteit VTH in Nederland. Naam training ODSchool

Aantal trainingen

Aantal deelnemers

Afvalstoffen

3

18

Agressie en weerbaarheid

7

30

Basiscursus ZZS

1

12

Bestuurlijke sensitiviteit

11

234

Bestuurlijke sensitiviteit verdieping

4

22

Communicatie en feedback

3

30

Begeleiden DISC sessie

1

3

Inspirerend presenteren

1

5

Intervisie begeleiden

1

8

Mentorentraining

1

8

Morele Oordeelsvorming

9

93

Opfris Morele Oordeelsvorming

4

29

Projectmatig werken

1

19

Timemanagement

5

23

UPD en PGS15

1

17

VCA – VOL

2

23

Curriculum Technisch Traineeship (’23-’24)

1

11

Curriculum Zij-instromers (’23-’24)

1

14

Curriculum Technisch Traineeship (’22-’23)

1

8

Jaarstukken 2023

79

Technisch Traineeship (TTS) en zij-instromerspool Op basis van uitstroom wegens pensionering, krapte in de arbeidsmarkt en kennisborging binnen de organisatie, vindt er jaarlijks een inventarisatie plaats van de benodigde aanwas op de diverse deskundigheidsgebieden. Om invulling te geven aan tijdige vervanging is het Technisch Traineeship (TTS) ontwikkeld. In 2023 hebben 8 trainees hun traineejaar afgesloten en hebben een contract voor onbepaalde tijd gekregen. Daarnaast zijn er maar liefst weer 11 nieuwe trainees gestart met hun opleiding in verschillende vakgebieden. Naast de inhoudelijke trainingen gerelateerd aan het vakgebied waarin trainees ieder individueel worden opgeleid, hebben zij ook basistrainingen in de andere disciplines van de OD NZKG gekregen. Hiermee wordt een inhoudelijke mogelijkheid geboden om binnen het eigen vakgebied integraal te (leren) denken. Dit ook met het oog op de Omgevingswet. Verder wordt er in de praktijk geleerd onder begeleiding van speciaal daarvoor opgeleide mentoren. De ODSchool draagt hierbij zorg voor de inhoud van het curriculum én de begeleiding van de trainees. In 2023 is naast de jaarlijkse TTS-pool tevens een zij-instromerspool van 15 mede­ werkers door de ODSchool opgeleid en begeleid.

Naast de begeleiding door inhoudelijke mentoren worden de trainees en de zij-instromers dit jaar ook opgeleid door middel van casuïstiek besprekingen. Hiervoor is gekozen ter ontlasting van de mentoren in verband met de grootte van de pools. De begeleiding en opleiding vindt plaats door twee gepensioneerde oud-medewerkers van de OD NZKG. Leiderschapsontwikkeling Vanuit de Visie op Leiderschap OD NZKG en de strategische agenda is eind 2022 het Leiderschapstraject ‘Bezielde Zakelijkheid’ van start gegaan. Doelstelling is de beweging te maken naar de meer coachende en leidersrol van de leidinggevende en de versterking van zakelijkheid. Het gaat hierbij om individueel en teamleiderschap, waarbij tools en vaardigheden worden aangereikt om de rollen van manager, coach en leider als professional in te kunnen nemen. De visie en de doelen van de organisatie worden naar continue ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van medewerkers vertaald. De leidinggevende heeft hierbij een actieve rol van verbinder; binnen het team, de organisatie, maar ook daarbuiten. Binnen de directies zijn ook eigen bijeenkomsten gehouden, met als centraal thema de strategische agenda en wat dit van de teams en het leiderschap bij de OD NZKG vraagt. Intervisie maakt onderdeel uit van het traject, evenals het werken met een buddy, zodat ervan en met elkaar wordt geleerd.

Waar in 2023 veel focus lag op de rol van leider, zal in 2024 meer de focus komen te liggen op de rol van coach. Talentontwikkeling Verandering is van alle tijden, maar veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. Dit betekent dat wat wij als organisatie nodig hebben om succesvol te zijn, ook sneller verandert. Het talent dat wij nodig hebben is schaars. Talentmanagement stelt onze organisatie in staat wendbaar te reageren op deze snel veranderende omstandigheden, en te kunnen blijven innoveren. En is dus ook voor onze organisatie een noodzaak. Daarnaast zorgt talent ontwikkeling ervoor dat medewerkers meer plezier hebben in wat zij doen, beter presteren én dat zij beter in hun vel zitten. Daarmee laten wij

80

zien een aantrekkelijke werkgever te zijn, waarmee we ook medewerkers kunnen binden en (blijven) boeien. Dit betekent wel een nodige investering in tijd en geld, als ook aandacht niet alleen voor de ‘high potentials’, maar voor het talent van iedere medewerker. Het bij de OD NZKG jaarlijks te houden goede gesprek tussen medewerker en leidinggevende is hierbij een uitstekend moment om te praten over wensen op het gebied van persoonlijke- en talentenontwikkeling en hier afspraken over te maken. Aan de organisatie de taak om omstandigheden te creëren waarin het talent van iedere medewerker kan worden ontdekt en verder kan worden ontwikkeld. In 2023 zijn diverse sessies met leidinggevenden en medewerkers gehouden om behoeftes en voorwaarden voor talentontwikkeling bij de OD NKZG op te halen. Een eerste conclusie is dat er behoefte bestaat aan een 2-ledige aanpak, wat in 2024 verder zal worden ontwikkeld. 1. Instrumenten en faciliteiten om iedere medewerker de mogelijkheid te bieden om het eigen talent te kunnen (h)erkennen en dit te ontwikkelen. Als ook de mogelijkheden van een loopbaanadvies en stage te kunnen lopen. 2. Een vorm van een programma, gekoppeld aan organisatie doelen. Ook ter stimulering van interne doorstroom (horizontaal of verticaal) en creëren van een pool voor (toekomstige) vacatures.

Kwaliteitscriteria De gedane actualisatie op de Kwaliteitscriteria 2.2 laat zien dat de OD NZKG er ten opzichte van de VTH-kwaliteitscriteria goed voor staat. De organisatie voldoet aan alle deskundigheidsgebieden door middel van ‘comply or explain’. Dat betekent dat er voor de OD NZKG geen directe verbeteracties opgesteld hoeven te worden. Het (digitale) e-portfolio wordt hierbij door de medewerkers bijgehouden. (Nieuwe) bewijsstukken en certificaten worden geüpload en gedeeld met de teammanager. Verder zal het totale overzicht middels het VTH-dashboard onderhouden worden en mutaties doorgevoerd, zodat de OD NZKG blijvend kan aantonen te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Vanaf 1 januari 2024 zijn de Kwaliteitscriteria 2.2 aangepast naar de Kwaliteitscriteria, versie 2.3, met onder meer een aanvulling met competenties gerelateerd aan de Omgevingswet. De OD NZKG participeert in de landelijke werkgroep om te komen tot verdere herziening van de versie 2.3 naar 3.0. Dit ter versteviging van het VTH-werkveld. Analyse op exit-interviews Het houden van exitgesprekken met uitstromers én doorstromers is van grote waarde. Het is belangrijk dat mensen met een goed gevoel uitstromen en daarmee een ambassadeur blijven voor de dienst.

Maar meer is het belang er nog in gelegen dat de gesprekken informatie opleveren voor redenen van vertrek waarmee het management inzicht krijgt, ook in wat nog beïnvloedbaar is. De verslagen van de gesprekken zijn in 2023 geanalyseerd en gerapporteerd aan het management, voorzien van aanbevelingen. Dit vindt voortaan jaarlijks plaats. Voorts is het proces herontworpen en geüpdatet en de doelgroep is uitgebreid, met bijvoorbeeld ook externe inhuurkrachten. Een belangrijk aandachtspunt uit de analyse over 2022 was de gevoelde noodzaak tot meer aandacht voor een ‘zachte’ landing van nieuwe collega’s en de behoefte aan meer begeleiding en coaching in het kader van de ontwikkeling van medewerkers. Zowel het management als het team HR met de ODSchool zijn hiermee aan de slag gegaan.

Jaarstukken 2023

81

Onboarding Bij de OD NZKG is er een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers voor het inwerken op de werkvloer door collega’s met ondersteuning vanuit de app Appical. Middels deze app krijgen nieuwe medewerkers deels al voor hun eerste werkdag informatie over de organisatie en de gang van zaken. De app is in 2023 compleet geactualiseerd. Hiernaast wordt elk kwartaal de ambtseed afgelegd, hetgeen afgesloten wordt met een boottocht door ons werkgebied. Aan de hand van stellingen wordt er bij de ambtseed een verkenning gedaan met de algemeen directeur omtrent de kernwaarden. In juni 2023 is gestart met een pilot waarbij nieuwe medewerkers hun eerste werkmaand bij de OD NZKG in een programma starten met inhoudelijke bijeen­ komsten gegeven door collega’s. Hierin wordt informatie verstrekt over de systemen waarmee wordt gewerkt binnen de OD NZKG en over de organisatie zelf (fysieke rondleiding door het gebouw, arbozaken, diverse HR-onderwerpen). Maar ook over de politieke context waarin de organisatie werkt (het ontstaan van de omgevingsdiensten in Nederland, het politieke speelveld van de OD NZKG en de totstandkoming van DVO’s en UVO’s). Daarnaast zijn er ook inhoudelijke bijeenkomsten waarin ‘een dag uit het leven van...’ wordt gepresenteerd.

Er is opdracht gegeven voor het vervaardigen van een speciaal onboarding-boekje, waar nieuwe medewerkers opvallende zaken in kunnen noteren. Idee is dat na een dag of 100 een centrale bijeenkomst met de directeur plaatsvindt, waarin wordt gesproken over opgedane ervaringen en initiatieven. De gedachte achter deze meer uitgebreide manier van onboarding is tweeërlei: medewerkers krijgen dezelfde informatie bij aanvang én leren nieuwe collega’s kennen buiten het eigen team om, wat de toekomstige samenwerking en kennisdeling kan bevorderen. De onboarding geldt voor alle nieuwe instroom, dus ook voor de tijdelijke inhuur-collega’s. Deze krijgen wel een afgeslankt programma aangeboden. In totaal hebben in 2023 80 nieuwe collega’s deelgenomen aan de onboarding. De pilot is succesvol gebleken, en wordt omgezet naar een definitieve manier van onboarden. Waarbij ook gekeken zal worden hoe het proces zoveel mogelijk te automatiseren. Onboarding eindigt hierbij niet na het doorlopen van het programma. Op meerdere fronten is het nodig om aandacht te geven aan een gastvrij onthaal. Te denken valt aan een minder zakelijke toon in mailverkeer tussen kandidaat en sollicitant tot en met het blijven bevragen hoe het iemand bevalt in de nieuwe werksfeer. Duurzame inzetbaarheid In 2023 is er meer aandacht gegenereerd voor de duurzame inzetbaarheid (DI) in de diverse levensfases van medewerkers.

Vanuit goed werkgeverschap en zorg voor de gezondheid, het welzijn, veiligheid en ook het werkplezier van medewerkers. Sociaal-economische redenen, als stijging van de pensioengerechtigde leeftijd en langer doorwerken, spelen hierbij ook een rol. Binnen de OD NZKG zijn al veel elementen van DI aanwezig. Maar deze kunnen nog effectiever en vollediger benut worden. Een belangrijke rol hiervoor ligt bij de teammanagers, om duurzame inzetbaarheid te bespreken met het team en de medewerkers. Maar ook bij de medewerkers zelf, om eigen verantwoordelijkheid te nemen voor hun gezondheid en goed voor zichzelf te zorgen. Er zijn een aantal acties op dit gebied geformuleerd. Als het structureel onder de aandacht brengen van bestaande regelingen en mogelijkheden hiervan. Waarbij

82

extra aandacht voor mantelzorg en de balans werk-privé. Het onderwerp wordt hierbij periodiek op de arbo agenda gezet. De fietsregeling is in het kader van vitaliteit per 1 januari 2023 verruimd van € 749 per drie jaar naar € 2.000 per vijf jaar. Ook vanuit de cao-partijen wordt aandacht besteed aan duurzame inzetbaarheid. De doelstellingen voor het persoonlijk ontwikkelbudget (POB) zijn vanuit de cao verruimd tot een 4-tal duurzame inzetbaarheids-doelen. Hiermee is het POB omgezet naar een breed persoonlijk duurzaam inzetbaarheidsbudget (‘PBDI’). Dit betreft een bedrag van € 5.000,- voor een periode van 5 jaar. 1. Loopbaan en arbeidsmobiliteit: om carrièrekansen en/of doelen te kunnen bereiken. Als om-, her- of bijscholing. 2. Leren en ontwikkelen: bijvoorbeeld voor persoonlijke leerbehoeftes voor de huidige of toekomstige functie. 3. Balans werk & privé: inzet van tijd in het kader van een goede werk-privé balans, als tijd voor mantelzorg. 4. Gezondheid en vitaliteit: onderhoud van een gezonde lichaam en geest en voor verkrijgen van (meer) vitaliteit en energie. In 2024 zetten we in op de thema’s vitaliteit en gezondheid/leefstijl en houden we aandacht voor mantelzorg. Tijd- en Plaatsbewust Werken (TPBW) Bij de OD NZKG wordt inmiddels alweer geruime tijd deels vanuit huis en deels op kantoor of elders gewerkt.

Hiervoor is een richtlijn Tijd- en Plaats Bewust Werken (TPBW) opgesteld, die medewerkers en leidinggevenden handvatten geeft als het gaat om werken conform TPBW. TPBW staat hierbij voor het bewust kiezen van de locatie en de tijd waarop het werk plaatsvindt. Het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers, collega’s en opdrachtgevers zijn leidend voor de locatiekeuze. En ook een uurtje buiten de afgesproken tijden werken, is hierbij uiteraard mogelijk. Hiermee zijn de keuzes in tijd en ruimte groter dan in ons oude normaal. De OD NZKG dient er hierbij zorg voor te dragen dat werknemers niet enkel op kantoor maar ook vanuit huis en elders in staat zijn om veilig en gezond te werken. Dit vereist dan ook een vast aanbod aan faciliteiten (ICT-middelen en inrichting thuiswerkplek) om hier blijvend goede uitvoering aan te kunnen geven. Hiervoor is in 2023 een (tijdelijke) faciliteitenregeling met instemming van de OR vastgesteld. Hiernaast wordt medewerkers ook de mogelijkheid geboden vanuit andere landen binnen de EU te werken voor een periode van maximaal 3 maanden per jaar. Dit creëert verder een mooi secundaire arbeidsvoorwaarde, waarmee medewerkers gebonden kunnen worden aan onze organisatie. Voor 2024 staat een evaluatie van het TPBW op de planning.

Uitvoering Medewerkers Betrokkenheid Onderzoek (MBO) Als organisatie is het belangrijk om te weten wat de medewerkers van onze organisatie drijft, hoe het ervoor staat met het welzijn en de werkbeleving van het belangrijkste kapitaal van onze organisatie: onze mensen. Het laatste medewerkers­ onderzoek van de OD NZKG dateerde uit 2016. Vanwege de vele ingrijpende ontwikkelingen (in- en extern) de laatste jaren was het belangrijk om een nieuw medewerkersonderzoek te organiseren.

Jaarstukken 2023

83

Begin 2023 is een organisatiebreed MBO uitgevoerd. Uit dit onderzoek kwamen de hoge werkdruk en samenwerking tussen teams als belangrijkste thema’s naar voren. Tevens als aandachtspunt werd benoemd de waardering van de teams. Om werkdruk te kunnen verlagen, is het eerst zaak om te achterhalen wat de verschillende oorzaken van deze ervaren hoge werkdruk zijn. Hiervoor is een aanvullend werkdrukonderzoek uitgevoerd. De uitslagen leveren input voor het aangaan van de dialoog; op organisatie, team en individueel niveau. Resultaten van het onderzoek bieden ook inhoudelijke aanknopingspunten voor het gesprek tussen medewerkers en leidinggevenden over verbeterkansen. Integriteit Gezien het werkterrein van de OD NZKG van vergunningverlening en toezicht en handhaving, kunnen de beslissingen die de OD NZKG neemt een grote impact hebben op de niveaus bestuur, economie, veiligheid en milieu. Het is daarom zaak de zorgvuldigheid en integriteit bij het handelen te borgen. De OD NZKG vindt integriteit dan ook erg belangrijk. Niet alleen om ons als integere organisatie te kunnen presenteren, maar ook ter bescherming van de medewerkers van de OD NZKG zelf. Alle nieuwe medewerkers leggen daarom de ambtseed af en krijgen het boekje ‘Zo zijn onze manieren’ (ook wel de gedragscode).

In 2023 is de ambtseed vernieuwd van de OD NZKG; de ambtseed is nu meer van deze tijd en de kernwaarden van de OD NZKG zijn erin verwerkt. Hiernaast zijn diverse trainingen Morele Oordeelsvorming gefaciliteerd. In 2024 zal het integriteitsbeleid verder worden bekeken en geactualiseerd. Vertrouwenspersonen Integriteit en Ongewenste Omgangsvormen Er zijn bij de OD NZKG twee interne vertrouwenspersonen werkzaam en één externe vertrouwenspersoon. Alle drie de vertrouwenspersonen behandelen zaken omtrent integriteit én ongewenste omgangsvormen. Net als vorig jaar bestaat de indruk dat medewerkers de vertrouwenspersonen goed weten te vinden. Er zijn in totaal 21 cases behandeld van 25 melders in 93 (telefoon)gesprekken. In 15 cases was (mede) sprake van spanningen in de arbeidsrelatie, met name tussen medewerker en leidinggevende of met een collega in een coördinerende rol. 8 cases betroffen ongewenste omgangsvormen. In 1 casus was sprake van seksuele intimidatie/discriminatie. In 3 cases is doorverwezen naar de bedrijfsmaatschappelijk werker. Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag In 2022 heeft de OD NZKG zich aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag (LKOG), waar eventueel extern een formele klacht ingediend kan worden. Er zijn in 2023 geen formele klachten over ongewenst gedrag ingediend bij de LKOG.

84

Bedrijfsmaatschappelijk werk De OD NZKG hecht er waarde aan om medewerkers die problemen ervaren in de werksfeer, in de privé situatie of in de balans daarvan die het werk beïnvloeden, preventieve hulp te bieden. Daarom maakt de OD NZKG gebruik van de dienst­ verlening van een bedrijfsmaatschappelijk werker. Medewerkers kunnen hier zelf naar toe gaan, maar ook op verwijzing van de leidinggevende of de bedrijfsarts. In mei 2023 is er een nieuwe bedrijfsmaatschappelijk werkster bij de OD NZKG gestart. En zijn de medewerkers hierover, onder meer met een videoboodschap, geïnformeerd. In 2023 zijn er 30 aanmeldingen geweest. Er zijn met deze medewerkers in totaal 100 gesprekken gevoerd. Dit komt neer op een gemiddelde van 3,3 gesprekken per medewerker. Dit is conform de kortdurende hulpverlening die bedrijfsmaat­ schappelijk werk biedt. In 2023 zijn er 30 dossiers afgesloten en 5 gaan mee naar 2024. Bedrijfshulpverlening (BHV) In juni 2023 is de jaarlijkse ontruimingsoefening geweest. De bedrijfshulpverlening kwam hierbij snel in actie en binnen slechts 10 minuten stonden 300 medewerkers buiten. Voor het pand is een bord waar te verzamelen geplaatst. Het aantal BHV’ers is uitgebreid, onder meer voor de 6e etage van het pand waar andere organisaties huizen. En 1 medewerker extra speciaal voor ondersteuning op de vrijdag.

De meeste BHV’ers hebben hun jaarlijkse herhalingstraining gedaan. Tevens is er een Safeguard training gehouden en zijn vier BHV’ers speciaal getraind om medewerkers uit de lift te bevrijden. Er zijn dit jaar 2 incidenten geweest, die goed zijn afgelopen. Bij de jaarlijkse controle van de BHV-tassen zijn ook de drie AED’s in het pand meegenomen. Alles is aangevuld en goedgekeurd. Herziening Risico-Inventarisatie en–Evaluatie (RI&E) In 2023 is een voorstel voor herziening van de huidige RI&E goedgekeurd, met instemming vanuit de Ondernemingsraad. Deze herziening was nodig vanwege veranderingen bij de OD NZKG. Onder meer door invoering van het hybride werken, de ingebruikname van het kantoor in Wijk aan Zee en de komst van de Omgevingswet. De risico’s bij deze werkzaamheden en nieuwe taken moeten opnieuw in kaart worden gebracht. Ook zijn er metingen nodig voor elektromagnetische straling. Het plan van aanpak wordt zo aangepast dat dit ook als informatie voor mede­ werkers goed ontsloten kan worden. In 2024 wordt deze nieuwe aanpak verder uitgerold. Certificering CO2-prestatieladder De CO2-prestatieladder is hét duurzaamheidsinstrument van Nederland dat bedrijven en overheden helpt bij het reduceren van CO2 en kosten. De OD NZKG heeft in 2023 de CO2-prestatieladder geïntroduceerd.

Het hele proces, inclusief een audit door een extern bureau is doorlopen en aan het einde van het jaar kregen we het officiële certificaat. Er is ingestapt op niveau 3 (stappen lopen van 1 tot en met 5). In de organisatie zijn hierbij gegevens verzamelt over het energieverbruik van de kantoren in Zaandam en in Wijk aan Zee, over reisbewegingen van medewerkers en de uitstoot van ons wagenpark. We zijn de eerste omgevingsdienst met dit certificaat, een heel mooi resultaat!

Jaarstukken 2023

85

Paragraaf Bedrijfsvoering Overzicht formatie/bezetting d.d. 31 december 2023 in fte (excl. inhuur) formatie totaal

bezetting 513,41

verschil 473,92

39,49

Verhouding man/vrouw aantal

percentage

man

296

58 %

vrouw

214

42 %

totaal

510

100 %

Aantal parttime/fulltime naar man en vrouw fulltime

parttime

totaal

man

233

63

296

vrouw

91

123

214

Nieuwe cao provinciale sector In 2022 is een nieuwe cao afgesloten. Deze cao heeft een looptijd van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023. Enkele belangrijke wijzigingen uit de cao in 2023: • Per 1 januari 2023 zijn de salarissen gestegen met 4%. • Per 1 januari 2023 ontvangt elke medewerker per thuiswerkdag een vergoeding van € 3,- netto. Dit is deels een thuiswerkvergoeding en deels een internet­ vergoeding. Daarnaast is een pilot gestart waarin de werknemer de in de cao genoemde feestdagen kon ruilen voor andere belangrijke religieuze of culturele dagen. Voor belangrijke dagen in de privésfeer kan de werknemer twee extra verlofdagen per jaar opnemen (lief & leed dagen). Tot slot is het Persoonlijk Opleidingsbudget (POB) gewijzigd naar het Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI). De onderhandelingen voor de cao van 2024 en verder zullen in januari 2024 gaan starten. Boter bij de Vis 54 medewerkers ontvingen in 2023 de flexibele beloning ‘Boter bij de vis’. Daarnaast hebben diverse medewerkers op basis van bijzondere geleverde prestaties een gratificatie ontvangen zoals cadeaus, cadeaubonnen, of geheel of gedeeltelijke vergoeding van opleidingskosten etc. Zowel op individueel- als op teamniveau.

86

Verzuim Het organisatie breed verzuim is in 2023 gedaald met 0,27% van 5,90% in 2022 naar 5,63% in 2023. De meldingsfrequentie is van 1,31 in 2022 afgenomen tot 1,03 in 2023. Het aantal personen dat zich 3 of meer keer heeft ziekgemeld is tevens gedaald in 2023. Van 76 personen in 2022 naar 65 personen in 2023. Er is wel een stijging waarneembaar van het aantal medewerkers dat langdurig ziek is. Het aantal medewerkers hierbij langer dan een jaar ziek is gestegen van 5 in 2022 naar 14 in 2023. Al deze dossiers zijn goed in beeld en de medewerkers krijgen de nodige begeleiding. Dit heeft voor een deel te maken met het hybride en dus deels ook vanuit huis werken. Dit heeft bij een aantal medewerkers geleid tot een toename van de psychische belasting, werkdruk en meer disbalans in werk- en privézaken. Deze disbalans wordt voor een deel veroorzaakt door toename van stress door (extra) zorgtaken door ziekte van een partner, kind of een ouder. Gestuurd wordt op verdere preventie van verzuim. Hiervoor zijn diverse acties ingezet. Aandacht voor en training op de balans werk-privé bij het Tijd- en Plaats­ bewust Werken (TPBW). Frequenter overleg met de bedrijfsarts, teammanagers en HR, om ook meer preventief interventies te kunnen inzetten. Daarnaast wordt ook goed samengewerkt tussen de bedrijfsarts en de bedrijfsmaatschappelijk werkster.

Jaarstukken 2023

87

Bijlage 7 Controleverklaring accountant

88

Jaarstukken 2023

89

Colofon Redactie Arnold Joustra Vormgeving Vorm de Stad, Amsterdam www.odnzkg.nl