Afd. motie 717''.21

Raadsinformatiebrief Afdoening motie

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 8 maart 2022 Algemene Zaken, ICT en Digitale Stad, Dienstverlening, Touria Meliani, Femke Halsema CIO Office, bestuurszaken.cio@amsterdam.nl Afdoening motie Whatsapp en Facebook ontmoedigen van de leden IJmker (GL), Biemond (PvdA), Veldhuyzen (Bij1)

Geachte leden van de gemeenteraad, In de vergadering van de gemeenteraad van 11-11-2021 heeft uw raad bij de behandeling van de begroting 2022 de motie 717’’ van de raadsleden IJmker (GL), Biemond (PvdA), Veldhuyzen (Bij1) aangenomen waarin het college gevraagd wordt om:  Waar mogelijk in te zetten op privacy-vriendelijke en verantwoorde alternatieven voor WhatsApp en Facebook, voor zowel communicatie binnen de gemeentelijke organisatie als contact met bewoners en buurt-apps. De indieners van de motie spreken expliciet over diensten WhatsApp en Facebook. Het college gebruikt in deze beantwoording respectievelijk de verzameltermen ‘berichtenapplicaties’ (afgekort: berichtenapps) en ‘sociale media’. Het college geeft als volgt uitvoering aan de motie. 1. Communicatiebeleid 2. Beleidslijn berichtenapps 3. Digitale Rechten 1. Communicatie met bewoners via berichtenapps en sociale media Amsterdammers maken veel gebruik van WhatsApp, Facebook en andere sociale media. De gemeentelijke organisatie heeft een vastgesteld communicatiebeleid. Sociale media worden ingezet om doelgroepen te informeren, de dialoog aan te gaan en expliciete en impliciete klantvragen over gemeentelijke diensten en producten te beantwoorden. Het college kiest ervoor te communiceren via de kanalen waar Amsterdammers gebruik van maken, zodat Amsterdammers laagdrempelig met de gemeente in contact kunnen komen.

We belichten hieronder twee voorbeelden van gebruik van de door de indieners genoemde diensten door de gemeente zelf.  Het Contactcenter Amsterdam (CCA) is bereikbaar een berichtendienst, omdat dit een laagdrempelige manier van contact leggen is. Het CCA gebruikt WhatsApp, omdat er op dit moment voor deze service geen alternatief beschikbaar is. In geen andere berichtenapp is het technisch mogelijk om meerdere medewerkers gelijktijdig berichten

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief



8 maart 2022 Pagina 2 van 4

te laten beantwoorden die binnenkomen op één account. Op de website (https://www.amsterdam.nl/contact) is aangeven dat via deze WhatsAppdiensteverlening geen privacygevoelige informatie moet worden verstuurd. In de stadsdelen werken ambtenaren in de functie van gebiedsmakelaar. Zij hebben als opdracht dicht in de wijken te staan en nauw contact te onderhouden met bewoners en ondernemers. Daarvoor gebruiken zij ook sociale media om op de hoogte te blijven wat er speelt in de wijken, maar ook om zelf te communiceren met bewoners of ondernemers. Veel van hen hebben daarom ook een Facebook-account. Daarin wordt vaak gekozen voor een ‘werk’ account, los van een privé-account.

2. Beleidslijn berichtapps Op 31 maart 2021 heeft het college de beleidslijn berichtenapps Amsterdam vastgesteld. Het collegebesluit (bijlage 2.1) en de beleidslijn berichtenapps (bijlage 2.2) zijn bij deze brief meegestuurd. Daarmee is Amsterdam (voor zo ver bekend) de eerste gemeente die een dergelijke beleidslijn heeft vastgesteld. Het beleid is opgesteld onder de stelselverantwoordelijkheid van de wethouder ICT en Digitale Stad en beschrijft de kaders en randvoorwaarden waarbinnen de berichtenapps gebruikt kunnen worden. Vakwethouders zijn verantwoordelijk voor de afweging van inzet van deze middelen binnen hun inhoudelijke domein, bijvoorbeeld in het communicatiebeleid. De vastgestelde beleidslijn Vastgesteld is dat de gemeentelijke organisatie: • voor communicatie via een berichtenapp binnen de organisatie primair gebruik maakt van de app Signal; • voor communicatie via een berichtenapp met externe partijen primair de app Signal gebruikt. Waar dat niet mogelijk blijkt, omdat de partij waarmee gecommuniceerd wordt geen Signal kan/wil gebruiken), kan er gecommuniceerd worden via WhatsApp of andere diensten. • voor communicatie via een berichtenapp met Amsterdammers blijft WhatsApp gebruikt worden. Het aspect bereikbaarheid en beschikbaarheid is essentieel, dus daar blijft WhatsApp vooralsnog de eerste keuze.

Wanneer een Amsterdammer Signal gebruikt, kan daar ook voor gekozen worden. Beleidsaspecten bij besluitvorming Bij de totstandkoming van deze beleidslijn heeft toetsing plaatsgevonden op een groot aantal beleidsaspecten. Verschillende berichtenapps zijn zo tegen elkaar afgewogen. Op basis van de uitkomst is de beleidslijn opgesteld. Deze afweging is terug te lezen in bijlage 2.1 beleidslijn berichtenapps.  De raad neemt in de motie vooral de privacyaspecten van de genoemde diensten in overweging. Het college heeft bij haar afweging ook gekeken naar de bescherming van persoonsgegevens, zoals de mogelijkheid tot uitschakelen van locatievoorzieningen. De berichtenapplicatie moet voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.  Daarnaast heeft zij de afweging gemaakt in het kader van duurzaam informatiebeheer voor bijv. de openbaarheid van informatie. Idealiter worden tekstberichten automatisch opgeslagen in de database, voorzien van meta-dat en blijven ze eigendom van de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

 

8 maart 2022 Pagina 3 van 4

gemeente Amsterdam. Ook is het wenselijk dat ze toegankelijk zijn, en kunnen worden vernietigd. Ook geeft het college de voorkeur aan een open source oplossing. De eenvoud van de techniek is belangrijk zodat de berichtenapp eenvoudig te gebruiken is en eenvoudig te beheren is.

Stand van zaken implementatie Signal gemeentelijke organisatie Bij het vaststellen van de beleidslijn is ook een voorstel vastgesteld voor de implementatie. Deze bevatte vier stappen: impactanalyse, pilot, alternatief invoeren, communicatie/gedragsverandering. Pilot en impactanalyse Begin 2022 wordt gestart met een pilot bij de directie Openbare Orde en Veiligheid. In de pilot wordt met name onderzocht hoe het informatiebeheer van berichten goed georganiseerd kan worden. Signal berichten zijn, net als WhatsApp berichten, onderhevig aan de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Onderzoek in de pilot richt zich op het eenvoudig opslaan van informatie uit berichtendiensten. Technische mogelijkheden verschillen per applicatie. Gedurende de pilot zal werkende-weg worden gekeken naar de impact en knelpunten die invoering met zich meebrengt. Communicatie Het collegebesluit is onder de aandacht gebracht via intranet en het hogere management van de gemeente Amsterdam. Dit heeft ertoe geleid dat veel collega’s uit zichzelf de overstap hebben gemaakt naar Signal. Het management ziet een blijvende toename doordat het gebruik zich als een olievlek verder uitspreidt onder de werknemers. In verband met de privacywetgeving kan niet worden achterhaald op welke telefoon wel of geen Signal is geïnstalleerd. Exacte aantallen van gebruik kunnen niet gegeven worden.

Een belangrijk aspect bij de implementatie is bewust en juist gebruik van berichtenapps. Bij het opstellen van de beleidslijn is gebruik gemaakt van de handreiking van de Rijksoverheid ‘App met beleid: niet over beleid’. Ofwel het uitgangspunt voor gebruik van een berichtenapp is snelle afstemming en collegiaal overleg, maar geen inhoudelijke gesprekken of besluitvorming via berichten. Berichtenapps zijn snel en makkelijk in gebruik, wat het gebruik ook heel laagdrempelig maakt. Door het laagdrempelige gebruik is bewustwording noodzakelijk dat alles wat gecommuniceerd wordt op deze apps onder de verantwoordelijkheid valt van de gemeente, dat de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is en dat ook hier de integriteit en gedragsregels van de gemeente gelden. Berichtenapps, ook op het werk, lijken vaak te worden beschouwd als een privédomein. Om het beheer van berichtenapps en de gestelde beleidskaders goed te kunnen toepassen wordt het mobile device management uitgerold. Dit betekent dat mobiele apparatuur die ambtenaren in gebruik hebben voor hun werk wordt beheerd door de gemeentelijke organisatie. Dit heeft als voordeel dat informatiebeveiliging en –beheer beter geborgd is.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

8 maart 2022 Pagina 4 van 4

3. Digitale Rechten Het college heeft Digitale Rechten als speerpunt binnen de Agenda Digitale Stad. Zij ziet een rol om Amsterdammers zich bewust te laten worden van hun digitale rechten, en daarin zelf afwegingen te kunnen maken in het gebruik van applicaties. Vanuit de Agenda Digitale Stad wordt gewerkt aan de ambitie dat Amsterdammers moeten kunnen profiteren van technologische mogelijkheden, zonder dat dit ten koste gaat van basale mensenrechten zoals privacy, gelijkheid en vrijheid van meningsuiting. Bescherming van persoonsgegevens zijn een randvoorwaarde voor deze mensenrechten, ook bij berichtenapps en sociale media. De gekozen beleidslijn draagt de volgende afwegingen vanuit digitale rechten perspectief. Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Touria Meliani Wethouder ICT en Digitale Stad

Bijlagen 1. Motie 717’’ van de raadsleden IJmker (GL), Biemond (PvdA), Veldhuyzen (Bij1) 2. Collegevoordracht beleidslijn berichtenapps 3. Beleidslijn berichtenapps

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl