A - 27 Inkoop (12) 3 Brief ACAM inkoopcasussen Zuidoost

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 1000 BB Amsterdam Telefoon 020 254 9000 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

Wethouder Groot Wassink Amstel 1 Postbus 202 1000 AE Amsterdam

7 december 2020 Kenmerk 713.300.17 Behandeld door F. Nillesen, Auditmanager, 06 8362 9034, f.nillesen@amsterdam.nl Datum

Onderwerp

Aanvullend onderzoek inkoopcasussen Stadsdeel Zuidoost

Geachte heer Groot Wassink, Op 2 juli 2020 heeft u de gemeenteraad toegezegd ACAM te vragen nader te bezien in hoeverre het onderzoeksrapport Rechtmatigheid inkopen en aanbesteden (17 mei 2019) van Deloitte aanknopingspunten biedt voor een aanvullend onderzoek gericht op de bedrijfsprocessen binnen het stadsdeel Zuidoost en bij het daadwerkelijk constateren van die aanknopingspunten een dergelijk aanvullend onderzoek uit te voeren. Dit verzoek vloeit voort uit een aangenomen motie op 9 november 2019 afd.1 nr. 1905 van de raadsleden Temmink (SP) en Yilmaz (Denk) om een nader onderzoek uit te voeren naar de inkoopcasussen waarover de raadsvragen zijn gesteld. Wij hebben het rapport van Deloitte bestudeerd. Wij hebben naar aanleiding van dit rapport voorgesteld om specifiek voor de casussen zoals vermeld in de beantwoording van de schriftelijke vragen van het lid Flentge (SP) van 6 november 2017 inzake mogelijke misstanden in Zuidoost (gepubliceerd op 16 januari 2018, onder nr. 37.2018) na te gaan of gehandeld is conform het inkoopen aanbestedingsbeleid. Dit voorstel is ambtelijk afgestemd, waarbij onder andere de informatiebehoefte is gedeeld, waarna de opdracht daadwerkelijk is verstrekt. Wij hebben de aan Deloitte beschikbaar gestelde informatie en de verzamelde informatie in het kader van het WOB- verzoek opgevraagd en ontvangen.

Deze informatie had niet direct betrekking op de genoemde casussen. Deloitte heeft met betrekking tot inkoopcasussen een reconstructie gemaakt over de opzet van het inkoopproces. Deze reconstructie is tot stand gekomen door het beoordelen van het destijds geldend inkoopbeleid en het afnemen van interviews. De interviews zijn onder meer afgenomen met de melder van misstanden bij Zuidoost, een inkoopadviseur, de coördinator projectbureau/fysieke projecten, managers van het stadsdeel en manager centrale inkoopafdeling. Deloitte heeft de uitkomsten verwerkt in haar rapportage. Het beoordelen van

Gemeente Amsterdam

19 november 2020 713.300.17 Pagina 2 van 2

inkoopdossiers of het inkoopproces daadwerkelijk is gevolgd was destijds niet mogelijk vanwege het ontbreken van informatie. Voor de aanvullende opdracht heeft het stadsdeel aangegeven de volgende acties te hebben ondernomen: Gevraagd is aan het management en een aantal medewerkers van het stadsdeel of er aanvullende informatie aanwezig is naast de informatie die ten tijde van het onderzoek van Deloitte voorhanden was; Er is nagegaan of nog andere (oud) medewerkers van het stadsdeel geïnterviewd zouden kunnen worden; Er is navraag bij de F-desk (helpdesk voor collega’s m.b.t. het uitvoeren van financiële taken) navraag gedaan of er een (digitale) back-ups bewaard gebleven zijn; Het Decos (Documentmanagement systeem, waarin officiële documenten worden opgeslagen) is geraadpleegd en is gezocht op informatiedragers (harde schijven) van het stadsdeel. De bovenstaande acties hebben uiteindelijk niet geleid tot aanvullende informatie. Het stadsdeel heeft aangegeven alle beschikbare/gevonden informatie en documentatie te hebben verstrekt. Verder blijkt uit eigen navraag dat er geen archief/opslag bekend is waar nog documentatie bewaard zou kunnen zijn. Het Stadsarchief heeft aangegeven dat het geen inkoopdocumentatie van stadsdeel Zuidoost heeft over de periode waarin deze inkopen plaatsvonden.

In de Archiefwet 1995 en de onderliggende wet- en regelgeving en Amsterdamse beleidskaders hebben wij geen voorschriften aangetroffen die eisen dat van de geselecteerde inkoopdossiers nog documentatie aanwezig moet zijn. Wij hebben geen aanknopingspunten voor verder onderzoek naar de vijf casussen aangetroffen. Daarom zijn wij helaas niet in staat om de opdracht uit te voeren. Deze brief is afgestemd met de stadsdeelsecretaris van Zuidoost. Met vriendelijke groet,

Frank Nillesen RO Auditmanager Auditdienst ACAM