2021216_verkenning inbesteding manbeveiliging_def.pdf

Verkenning mogelijkheden inbesteding manbeveiliging

10-1-2022

Managementsamenvatting Aanleiding: Verzoek van wethouder Groot Wassink om de mogelijkheden te verkennen om manbeveiliging (meer) zelf uit te voeren en daarover te adviseren. Aanpak: • Vier varianten in beeld gebracht op schaal van minder tot meer zelf doen. • Varianten beoordeeld op basis van duurzame werkgelegenheid, kwaliteit dienstverlening, interne organisatie en financiën. Resultaat: De bestuurlijke doelen voor duurzame werkgelegenheid met goede arbeidsvoorwaarden en vaste gezichten op het stadhuis worden veelal niet beter gerealiseerd door meer zelf uit te voeren. Daarentegen zijn de consequenties voor de interne organisatie en financiën fors. Vervolgstappen: Dit is een eerste verkenning op basis waarvan de nieuwe coalitie een besluit kan nemen. • Indien de huidige hybride situatie behouden wordt, kan de huidige dienstverlening worden voortgezet. • Indien een keuze wordt gemaakt voor één van de andere scenario’s tot inbesteden moet dit scenario nog in detail uitgewerkt worden en worden omgezet in een concreet ontwerp en vervolgens worden geïmplementeerd. Hiervoor moet minimaal 2 jaar worden uitgetrokken.

10-1-2022 | 2

Inleiding Aanleiding • Het college zet zich in voor duurzame werkgelegenheid met goede arbeidsvoorwaarden. Onderdeel daarvan is onderzoeken welke diensten de gemeente zelf kan uitvoeren zodat zij geen gebruik meer hoeft te maken van externe expertise. • De gemeente zet dagelijks beveiligers in van dienstverlener G4S en heeft deels beveiligers in vaste dienst. Deze hybride vorm van externe en interne beveiligers is historisch gegroeid. • Op het Stadhuis is behoefte aan meer vaste gezichten in de manbeveiliging. • Per 1 april 2023 is de eerste mogelijkheid om het contract manbeveiliging met dienstverlener G4S te beëindigen. Bovenstaande heeft geleid tot het verzoek van wethouder Groot Wassink om de mogelijkheden te verkennen om manbeveiliging (meer) zelf uit te voeren. Doel In beeld brengen van verschillende varianten zodat dit kan worden meegenomen in coalitieonderhandelingen van het nieuwe bestuur. Resultaat verkenning • Varianten zijn in beeld en beoordeeld op basis van een set criteria.

10-1-2022 | 3

Aanpak Het onderzoek geeft een eerste verkenning voor de bestuurlijke vraag om manbeveiliging (meer) zelf uit te voeren. Er worden verschillende varianten gedefinieerd en onderzocht wat de impact van de varianten is op duurzame werkgelegenheid, kwaliteit van dienstverlening, interne organisatie en financiën. Informatie opgehaald bij betrokken partijen binnen en buiten gemeente Amsterdam. • Gesprekken binnen Facilitair Bureau (o.a. P&O, Beveiliging, Financiën, Inkoop en Contractmanagement) • Marktonderzoek bij het Rijk (M.v.Straalen & L.Leoné), Gemeente Rotterdam (E.Verboom) • QuickScan inbestedingsonderzoeken en ervaringen receptiedienstverlening en schoonmaak. Opbouw verkenning: sheet 13 Vervolgstappen sheet 12 sheet 8-11 sheet 6-7 sheet 4-5 Aanpak & Uitgangssituatie

Varianten & Beoordelingscriteria

Beoordelen varianten

Overzicht scores varianten

Uitgangssituatie Wat is manbeveiliging binnen gemeente Amsterdam? • Manbeveiliging zijn alle beveiligers die dagelijks op de verschillende locaties aanwezig zijn. Deze medewerkers beveiligen de gemeentelijke objecten op locatie en zijn onder te verdelen in objectbeveiligers/ coördinatoren (vast & op afroep), centralisten (meldkamer) en evenementenbeveiligers op afroep. • Alarmopvolging én persoonsbeveiliging valt buiten het contract van manbeveiliging met dienstverlener G4S en buiten de scope van de verkenning.

• Ca 30 FTE in vaste dienst bij gemeente Amsterdam • Ca 153 FTE dagelijks ingezet via dienstverlener G4S

• Start contract G4s op 1 april ‘21 • Looptijd 2 jaar en 4x1jaar verlenging • Contractwaarde ca €8,5 miljoen per jaar

• Facilitair Bureau grootste afnemer voor panden waar alleen of hoofdzakelijk collega’s werken • Overige afnemers o.a. Grond&Ontwikkeling, Sport&Bos, WPI

Wat is inbesteden? • Er is sprake van inbesteden wanneer de gemeente besluit zelf de beveiligingstaken uit te voeren, in plaats van daarvoor een dienstverlener in te schakelen. • Gezien de al bestaande hybride situatie binnen manbeveiliging waarin interne medewerkers gelijk werk verrichten als de medewerkers van G4S is het voor gemeente Amsterdam niet de vraag óf we willen inbesteden, maar of we een groter deel van de beveiligingsdienstverlening zelf willen uitvoeren. 10-1-2022 | 5

Te verkennen varianten Huidige situatie

minder zelf uitvoeren

1

Alle vaste manbeveiliging 100% bij een dienstverlener onderbrengen

De gehele dienstverlening wordt aanbesteed en bij een dienstverlener ondergebracht inclusief medewerkers in vaste dienst.

meer zelf uitvoeren

2

Huidige, hybride situatie behouden

De huidige situatie wordt gecontinueerd. Er wordt geen selectie van locaties gemaakt die in aanmerking komen voor zelf uitvoeren. De gemeente zet dagelijks ca 150 beveiligers in van dienstverlener G4S en heeft 30 FTE aan eigen beveiligers en centralisten in vaste dienst.

3

Meer manbeveiliging zelf uitvoeren op basis van opgestelde spelregels .

Zelf uitvoeren op een selectie van locaties. Spelregels hiervoor zijn; - locaties waar alleen of hoofdzakelijk collega’s werken, - Locaties waar de te beschermen belangen hoog zijn - Locaties waar het bestuur zetelt

4

Alle vaste manbeveiliging 100% zelf uitvoeren (alleen flexibele schil inhuren) .

Zelf uitvoeren op alle locaties waar het Facilitair bureau de dienstverlening verzorgt, én op locaties waar directies (o.a. WPI, Sport&Bos) zelf de beveiliging inzetten. Flexibele inhuur (bijv tijdelijke inzet op teststraten, bijzondere situaties, calamiteiten of langdurige uitval) blijft aanbesteed vanwege het incidentele en specialistische karakter.

10-1-2022 | 6

Beoordelingscriteria te verkennen varianten De varianten zijn beoordeeld op basis van de volgende criteria; Duurzame werkgelegenheid

o.a. baanzekerheid, doorgroei en ontplooiingsmogelijkheden en salaris

Kwaliteit dienstverlening

o.a. vaste gezichten (op het stadhuis), kwaliteit medewerkers en flexibiliteit inzet beveiligers

Bedrijfsvoering

o.a. passend binnen sturingsfilosofie en marktpositie

Financiën

o.a. in dienst te nemen FTE en kosten per jaar

Algemene uitgangspunten • Volledige huidige (pré-corona) dienstverlening op alle gemeentelijke locaties. • Er is keuze om de medewerkers van de dienstverlener over te nemen of een open vacatures uit te zetten. Beoordelingssystematiek • Ja = 2 punten • Gedeeltelijk = 1 punten • Nee = 0 punten

10-1-2022 | 7

Bijdrage aan duurzame werkgelegenheid Alle vaste manbeveiliging 100% bij een dienstverlener onderbrengen?

Baanzekerheid

Doorgroeimogelijkheden

+

±

Huidige, hybride situatie behouden

+

+

Meer manbeveiliging zelf uitvoeren op basis van opgestelde spelregels

+

+

Alle vaste manbeveiliging 100% zelf uitvoeren (alleen flexibele schil inhuren)

Toelichting

+

In alle varianten is sprake van baanzekerheid voor medewerkers. Beveiliging heeft een landelijke CAO waarin baanzekerheid geborgd is met vergelijkbare arbeidsvoorwaarden als gemeente Amsterdam • 38uur aanstelling (per 1-1-22), geen verplicht flexibel urencontract. • Veelal vaste contracten (binnen contract G4S heeft 77% vast contract) en vaste opdrachtgevers.

±

Binnen het vakgebied beveiliging zijn de doorgroeimogelijkheden voor beveiligers vergelijkbaar. Zowel bij de gemeente als bij een beveiligingsbedrijf heb je beveiligers, coördinatoren en centralisten. De gemeente heeft echter meer alternatieve baanmogelijkheden (buiten het vakgebied) dan een beveiligingsbedrijf. Dit betekent in theorie meer doorgroeimogelijkheden. In de praktijk zijn beveiligers relatief baanvast binnen hun vakgebied en het aantal plekken voor doorgroeien is beperkt. Ervaring leert dat de functie beveiliger niet méér kansen biedt voor o.a. mobiliteitskandidaten, interne kandidaten en uitzendkrachten (>6mnd in dienst) vanwege de specifieke functie-eisen. Het pakket aan salarisvoorwaarden van gemeente Amsterdam biedt meer perspectief dan op de markt (o.a. groei in functiejaren en IKB).

Salaris

-

±

+

+

Score variant

3

5

6

5 + Ja =2 punten

± Gedeeltelijk = 1 punt

- Nee = 0 punten 10-1-2022 | 8

Bijdrage aan kwaliteit dienstverlening Alle vaste manbeveiliging 100% bij een dienstverlener onderbrengen?

vaste gezichten op het stadhuis

Kwaliteit medewerkers

+

+

Huidige, hybride situatie behouden

+

+

Meer manbeveiliging zelf uitvoeren op basis van opgestelde spelregels

+

+

Alle vaste manbeveiliging 100% zelf uitvoeren (alleen flexibele schil inhuren)

Toelichting

+

Op het stadhuis wordt al gewerkt met vaste inzet van interne medewerkers. Daarnaast zijn er contractuele afspraken met de dienstverlener G4S over (zoveel mogelijk) vaste inzet van externe beveiligers. Een vast gezicht en herkenning is echter geen garantie voor beveiligingskwaliteit.

+

Er zijn verschillende manieren om de kwaliteit te garanderen, dit kan middels intern beleid maar ook middels contractuele afspraken. Zelf doen betekent niet automatisch dat er meer kwaliteit gegarandeerd kan worden. In het huidige contract worden klikgesprekken gevoerd waarin de gemeente zelf de kwaliteit van de externe medewerkers toetst. We stellen hoge eisen aan de in te zetten beveiligers, dit is contractueel vastgelegd. Als de gemeente de beveiliging zelf uitvoert, dan kan de kwaliteit geborgd worden in de functie eisen en wervingsprocedure. Bij beide manieren zijn echter afhankelijk van de krappe arbeidsmarkt. Zelf doen betekent meer invloed op de planning en roostering, maar minder flexibiliteit. Planning is complex vanwege de diversiteit van diensten, de incidentele inzet, verlof en wensen medewerkers en capaciteiten medewerkers. Daarnaast betekent zelf doen dat de gemeente staffuncties (o.a. planners) moet aannemen en een overcapaciteit moet creëren om te anticiperen op regulier verlof en verzuim. Deze overcapaciteit is nodig om te allen tijde de kwaliteit van de dienstverlening en het gevoel van veiligheid bij de collega`s te kunnen borgen.

Flexibiliteit inzet beveiligers

±

+

±

-

Score variant

5

6

5

4

+ Ja =2 punten

± Gedeeltelijk = 1 punt

10-1-2022 |9 - Nee = 0 punten

Impact op interne organisatie Alle vaste manbeveiliging 100% bij een dienstverlener onderbrengen?

Passend binnen organisatiestructuur Facilitair Bureau

-

Huidige, hybride situatie behouden

+

Meer manbeveiliging zelf uitvoeren op basis van opgestelde spelregels

-

Alle vaste manbeveiliging 100% zelf uitvoeren (alleen flexibele schil inhuren)

Toelichting

-

Per 1 september ‘21 is de nieuwe FB organisatie gestart met een nieuwe organisatiestructuur. Als we de dienstverlening zelf gaan uitvoeren is een grote organisatorische wijziging vereist. Indien we de dienstverlening 100% bij een dienstverlener onderbrengen is ook een organisatorische wijziging nodig. Bij zelf doen is gemeente nog weinig aantrekkelijk voor een contract voor flexibele inhuur (bijv. tijdelijke inzet op teststraten, bijzondere situaties, calamiteiten of ziekte). Wij vragen heel veel van onze contractpartners. Enerzijds op de dienstverlening zelf (opleidingsniveau, competenties per locatie, etc.), maar ook op het aansluiten op de gemeentelijke ambities (sociaal, duurzaam, inclusief). Dit is lastig te realiseren bij een klein contract en dit werkt prijsopdrijvend in de krappe arbeidsmarkt.

Marktpositie opdracht

+

+

±

-

Score variant

2

4

1

0

+ Ja =2 punten

± Gedeeltelijk = 1 punt

- Nee = 0 punten 10-1-2022 | 10

Financiële impact Alle vaste manbeveiliging 100% bij een dienstverlener onderbrengen?

# in dienst te nemen FTE

-30 FTE

Huidige, hybride situatie behouden

0 FTE

Meer manbeveiliging zelf uitvoeren op basis van opgestelde spelregels

Alle vaste manbeveiligin g 100% zelf uitvoeren (alleen flexibele schil inhuren)

Ca 50-125 FTE

Ca 150 FTE

Toelichting

Aantal in dienst te nemen FTE is bepaald per variant en o.b.v. de spelregels. Hiernaast zijn op dit moment 30 FTE beveiligers en centralisten reeds in dienst van de gemeente.

Ca 9,9 miljoen Ca 3% minder

Totale kosten beveiliging per jaar

Score variant

Dit is enkel de contractwaarde Hier bovenop komt de vergoeding voor het uit dienst treden (o.a. salariscompensatie van 30FTE)

Ca 10,2 miljoen

Ca 12,2-14 miljoen

Ca 14,5 miljoen

(19-37% extra)

(42% extra)

Meer dienstverlening zelf uitvoeren betekent extra kosten. Extra geld uitgeven in het licht van de hervormingen en besparingen zal erg goed uitgelegd moeten worden om geen verkeerd beeld naar de organisatie en de Amsterdammer te scheppen. Voor de extra kosten moeten extra middelen aangevraagd worden. De financiële consequenties kunnen niet binnen de huidige begroting gerealiseerd worden. Nb. Berekening o.b.v. financiële gegevens juli 2021.

-

+

-

-

0

2

0

0

+ Ja =2 punten

± Gedeeltelijk = 1 punt

- Nee = 0 punten 10-1-2022 | 11 10-1-2022 | 11

Overzicht scores varianten Variant Alle vaste manbeveiliging 100% bij een dienstverlener onderbrengen Duurzame werkgelegenheid

Meer manbeveiliging zelf uitvoeren op basis van opgestelde spelregels

Alle vaste manbeveiliging 100% zelf uitvoeren (alleen flexibele schil inhuren)

3

5

6

5

5

6

5

4

2

4

1

0

Financiën

0

2

0

0

Totaal score variant

10

17

12

9

Kwaliteit dienstverlening

Criteria

Huidige, hybride situatie behouden

Interne organisatie

De bestuurlijke doelen voor duurzame werkgelegenheid met goede arbeidsvoorwaarden en vaste gezichten op het stadhuis worden veelal niet beter gerealiseerd door meer zelf uit te voeren. Daarentegen zijn de consequenties voor de interne organisatie en financiën fors.

10-1-2022 | 12

Vervolgstappen Op basis de verkenning en het advies kan de nieuwe coalitie een besluit nemen voor een voorkeursvariant. Na het besluit kan deze variant op hoofdlijnen worden omgezet in een concreet ontwerp en planning. 

Indien wordt besloten de huidige hybride situatie te behouden en niet in te besteden, kan de huidige dienstverlening worden voortgezet. Komend jaar 2022 kan gebruikt worden om te verkennen óf en wat mogelijkheden zijn voor gemeente Amsterdam om na 1 april 2023 gezamenlijk aan te besteden met het Rijk en/of in G4 verband.



Indien een keuze wordt gemaakt voor één van de andere varianten tot inbesteden moet deze variant nog in detail uitgewerkt worden en worden omgezet in een concreet ontwerp en planning. De gevolgen voor de organisatie en medewerkers moeten in kaart worden gebracht. Ook de medewerkers en medezeggenschap (instemming OR) zal dan worden betrokken. Vervolgens volgt de verdere besluitvormingsfase. In deze fase worden het ontwerp en alle bijbehorende documenten voorgelegd aan het college van Burgemeester & Wethouders ter besluitvorming. Indien van toepassing start ook de adviesprocedure aan de Ondernemingsraad van de latende en/of ontvangende organisatie. Voor de definitieve besluitvorming in B en W tot de daadwerkelijke implementatie van de (gedeeltelijke) inbesteding moet minimaal 2 jaar uitgetrokken worden.



•

Via Invoegen | Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

10-1-2022 | 13

Bijlage

Via Invoegen | Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

10-1-2022 | 14

Bijlage 1: Juridisch kader •

Als de gemeente beslist om meer beveiliging zelf uit te voeren is er keuze om de medewerkers van de dienstverlener over te nemen of een open vacatures uit te zetten. De juridische gevolgen zijn van deze keuze afhankelijk.

•

De gemeente is niet gebonden aan de cao Particuliere Beveiliging omdat zij geen partij bij die cao is. Daarnaast is de gemeente geen werkgever in de zin van de cao: De natuurlijke-of rechtspersoon die, al of niet in hoofdzaak, een bedrijf uitoefent als particuliere beveiligingsorganisatie. Voorts is er geen sprake van een contractwisseling als bedoeld in artikel 95 A of B van de cao. De gemeente neemt de dienstverlening niet over maar beëindigt deze en gaat de activiteit voortaan zelf uitvoeren.

• Indien de gemeente beslist de activiteit zelf uit te voeren én ze beslist tevens om het personeel van de huidige dienstverlener wel over te willen nemen, dan is er in principe sprake van overgang van een onderneming (per in te besteden locatie). • Als er sprake is van overgang van een onderneming, dan biedt de cao aanknopingspunten voor het antwoord op de vraag welk personeel de gemeente moet overnemen op grond van het Burgerlijk Wetboek. Echter, het bepaalde in artikel 7:663 van het Burgerlijk Wetboek (overgang van een onderneming) gaat voor op het bepaalde in de cao. Het kan dus voorkomen dat de gemeente bepaalde personeelsleden op grond van de cao niet hoeft over te nemen, maar daar op grond van het Burgerlijk Wetboek wel tot gehouden is. • Consequenties overgang van een onderneming: Overname van medewerkers die daar op grond van de cao en het Burgerlijk Wetboek voor in aanmerking komen. Dit zijn werknemers die minimaal 1 jaar onafgebroken werkzaam zijn op het object en voor minimaal 50% plus 1 uur van hun gewerkte uren voor de opdracht werkzaam zijn. •

Indien de gemeente beslist de activiteit zelf uit te voeren én ze beslist het personeel van de huidige dienstverlener niet over te willen nemen, óf indien de gemeente beslist niet meer activiteiten zelf uit te voeren (advies), is de cao noch het Burgerlijk Wetboek en overgang van onderneming van toepassing.

10-1-2022 | 15

Bijlage 2a: Financiële onderbouwing

Gebruikte normen en aannames: • • • • • • • • •

Salarisnormen Begrotingsnormbedragen per salarisgroep voor 2022 Productieve uren : GMT-memo uurtarieven 2021 Salarisgroepindeling : Functieboek gemeente Amsterdam Norm per leidinggevende : Directie P&O Aantal teams per afdeling : Inschatting o.b.v. ervaringen Normen planners : Inschatting o.b.v. ervaringen Kosten overhead: Conform meebeweeg systematiek Kosten voor implementatie van de inbesteding. Tariefstijging inhuurtarief a.g.v. lager volume dat extern wordt weggezet door inbesteding.

10-1-2022 | 16

Bijlage 2b: Financiële onderbouwing Uit welke componenten is de berekening opgebouwd? • •

• • • •

Salariskosten extra formatie Variabele loonkosten, o.a. • (rooster)toeslag en overige vergoedingen per maand • Opleidingen en cursussen • Variabele vergoedingen • Dienstkleding Overige materiële kosten Kosten voor overhead. (15K per FTE) Kosten tijdens vervanging van ziektes en vakanties Kosten voor extra teamleiders / management (1:25 FTE)

Huidige begroting/overige directies • •

Dekking, van de externe kosten, is voor 2021 in de begroting van FB € 6.300.000. Dit betreft +/- 75% van de totale uitvraag. Overige dekking bij andere directie zoals o.a. Parkeren, Sport & Bos en WPI. Deze dekking is o.b.v. huidige afname bij G4S.

10-1-2022 | 17

Bijlage 3a: Onderbouwing impact op huidige organisatie Facilitair Bureau Huidige organisatie Facilitair Bureau • •

Per september 2021 is het Facilitair Bureau gereorganiseerd. Manbeveiliging valt onder de afdeling Facilitair Beheer. Deze afdeling bestaat uit 344 fte uitvoerende functies, aangestuurd door 16 fte locatiemanagers en 2 fte afdelingsmanagers.

Gevolgen voor organisatie indien volledig wordt inbesteed bij FB •

Toename met +/- 150 fte uitvoerende beveiligers binnen het FB. Dit betekent dat het huidige organisatieplan moet worden herzien en een nieuwe reorganisatie (binnen relatief korte periode) vereist is.

•

Indeling bezetting locatieteams huidige en bij 100% inbesteding:

10-1-2022 | 18

Bijlage 3b: Onderbouwing impact op huidige organisatie Facilitair Bureau Gevolgen voor organisatie indien volledig wordt inbesteed •

De toename van fte kan binnen het Facilitair Bureau worden ondergebracht door: • Een herindeling van alle teams binnen de afdeling Facilitair Beheer. • De span of control van de huidige managers wordt te groot en een uitbreiding van c.a. 1 fte Afdelingsmanager en c.a. 6 fte locatiemanager is benodigd waardoor alle teams opnieuw ingedeeld dienen te worden. • In dienst name van staffuncties zoals planners en een opleidingscoördinator. • Manbeveiliging uit de huidige teams halen en in een nieuw op te richten afdeling onderbrengen • De span of control van enkele huidige managers wordt mogelijk te klein en moet worden herzien. • Visie van de huidige reorganisatie om locatieteams te vormen inclusief manbeveiliging wordt teniet gedaan.

Openstaande vragen die hierbij nog aandacht vragen: • Hoe om te gaan met de in dienst name van +/- 25 FTE vallend onder andere directies, als Grond&Ontwikkeling, Sport&Bos, WPI. De indienstname kan hier worden gerealiseerd door: • Overdracht van taken/ budget van de betreffende directies naar het FB. Dit vereist een ingrijpende reorganisatie over de directies heen en vertroebelt het dienstverleningskader van FB. óf • Aansturing van desbetreffende beveiligers binnen de aangegeven directies. Dit vraagt inhoudelijke en additionele expertise van deze directies. • Hoe gaan we om met de aansturing van medewerkers voor incidentele beveiligingsissues zoals op dit moment de test- en vaccinatielocaties?

10-1-2022 | 19